Mengelola administrasi penggajian di perusahaan sering membuat pusing bagian HR dan finance karena prosesnya yang cukup kompleks. Penggajian bukan hanya masalah menghitung kehadiran karyawan dan membayar upah, tetapi juga melibatkan bermacam regulasi pemerintah mengenai perburuhan, seperti pajak penghasilan, jaminan kesehatan nasional, dan lembur.
Pencatatan data menggunakan kertas hingga perhitungan manual dengan bantuan Excel di komputer berisiko mengandung kesalahan sekaligus menghabiskan waktu. Tidak cermat memasukkan data, misalnya, bisa berakibat salah hitung gaji karyawan.
Baca Juga: Tugas HR yang Terganti dengan Aplikasi HRIS
Karena sistem manual tidak lagi efisien, Anda butuh otomatisasi sistem administrasi penggajian karyawan. Caranya adalah menggunakan aplikasi payroll yang memiliki banyak fitur terintegrasi untuk memudahkan pencatatan maupun penghitungan, minimal meliputi:
- PPh 21. Menghitung pajak penghasilan (PPh 21) merupakan bagian yang penting dan cukup rumit. Selain harus teliti, Anda juga wajib mengetahui peraturan perpajakan yang berlaku sebagai dasar perhitungan, seperti ketentuan PPh pegawai tetap dan tidak tetap, Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP), dan biaya jabatan.
- BPJS. Setiap perusahaan wajib mengikutkan seluruh karyawannya menjadi peserta program jaminan sosial ekonomi dan kesehatan yang dikelola BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Perhitungan iurannya masuk dalam slip gaji.
- Lembur. Uang lembur merupakan salah satu komponen penambah penghasilan karyawan yang masuk dalam perhitungan gaji. Cara menghitungnya yang cukup rumit, yakni berdasar jam kerja dan upah per jam, akan lebih mudah dikerjakan dengan aplikasi payroll.
- THR. Menghitung Tunjangan Hari Raya (THR) keagamaan merupakan pekerjaan penggajian yang ketentuannya ditetapkan oleh pemerintah. Menghitung THR dengan aplikasi lebih mudah dan cepat daripada secara manual.
- Absensi. Menghitung kehadiran dan jam kerja secara otomatis dan akurat sangat penting dalam penggajian. Karena ini terkait dengan perhitungan tunjangan tidak tetap yang didasarkan pada absensi dan upah lembur, seperti uang makan dan transport.
- Pinjaman. Dalam penggajian, angsuran pinjaman karyawan juga merupakan komponen pemotong upah di slip gaji. Karena itu, aplikasi yang dapat mengelola pinjaman karyawan akan membantu perhitungan, terutama bagi perusahaan yang sering mengizinkan kasbon karyawan.
- Berbasis online. Platform operasi payroll software sangat menentukan cara HR menangani pekerjaan administrasi penggajian. Aplikasi HRIS online lebih efisien dan efektif karena sistemnya menawarkan kecepatan, akurasi, kemudahan akses, dan biaya yang kecil.
Paket lengkap dalam satu aplikasi semacam itu bisa Anda temukan di Gadjian, sebuah HRIS software canggih berbasis komputasi awan. Gadjian terintegrasi dengan aplikasi e-absensi Hadirr, Urbanhire, Jurnal, dan Mandiri Cash Management. Apa manfaatnya?
Hadirr merupakan aplikasi absensi online yang mencatat data kehadiran karyawan dengan teknologi biometrik wajah dan GPS, mencatat jam lembur, mengelola reimbursement, serta memantau jadwal karyawan. Data ini bisa ditransfer ke Gadjian untuk perhitungan gaji.
Urbanhire menawarkan fitur pengelolaan data personalia dalam satu langkah. Data pencari kerja yang direkrut perusahaan melalui Urbanhire otomatis tersinkronisasi dengan Gadjian hanya dengan sekali klik.
Baca Juga: 5 Keuntungan Penggunaan Layanan Payroll Bank dalam Penggajian Karyawan
Sedangkan aplikasi akuntansi Jurnal memungkinkan perusahaan melakukan pembukuan beban gaji dan beban kas bon karyawan dengan mudah. Anda hanya butuh menyambungkan akun Gadjian dengan Jurnal, dan otomatis jurnal beban gaji dan kas bon terkoneksi ke dalam pembukuan jurnal perusahaan.
Mandiri Cash Management memudahkan Anda yang menggunakan rekening Bank Mandiri untuk membayar seluruh gaji karyawan secara online. Anda hanya perlu mengklik “bayar gaji” di dashboard Gadjian dan gaji akan ditransfer ke masing-masing rekening karyawan.
Gadjian memiliki fitur lengkap yang bekerja secara otomatis, dari mulai menghitung gaji, lembur, tunjangan, THR, PPh 21, BPJS, pinjaman, absensi, hingga mengelola cuti dan izin karyawan. Semua perhitungan komponen penggajian akan terakumulasi di slip gaji karyawan.
Keuntungan lainnya, aplikasi payroll ini sangat fleksibel dijalankan di mana saja melalui internet. HR bisa mengerjakan perhitungan cepat dengan kalkulator gaji Gadjian sambil meeting di luar kantor, atau HR dan atasan bisa menyetujui izin/cuti karyawan lebih mudah dan cepat lewat aplikasi. Mau coba aplikasi ini sekarang?
