Sistem Penggajian Karyawan Terbaru Sesuai Undang-Undang

Gaji merupakan hak karyawan yang wajib dibayar oleh perusahaan sebagai imbalan atas tanggung jawab pekerjaan yang telah dijalankan. Umumnya, penggajian di perusahaan dilakukan secara sistematis melalui payroll, yakni sistem penggajian yang meliputi pengolahan data gaji, perhitungan gaji, hingga pembayaran gaji secara rutin dan teratur pada tanggal tertentu setiap bulan.

Sistem Penggajian Karyawan Sesuai Aturan Perundang-Undangan

Hukum ketenagakerjaan di Indonesia tidak mengatur sistem penggajian karyawan swasta secara detail, namun sejumlah ketentuan dalam Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah memberikan rambu-rambu sebagai panduan. 

Baca Juga: Begini Cara Menghitung Gaji Bersih Karyawan

Nominal dan komponen penggajian

UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 yang direvisi melalui Omnibus Law, Pasal 88 A ayat (3), menyebutkan bahwa pengusaha wajib membayar upah kepada pekerja/buruh sesuai dengan kesepakatan. 

Ketentuan itu ditegaskan lagi dalam PP Pengupahan No 36 Tahun 2021, Pasal 53, bahwa pembayaran upah oleh pengusaha dilakukan berdasarkan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Artinya, baik nominal dan komponen penggajian ditentukan berdasarkan kesepakatan. Sebagai contoh, jika karyawan dijanjikan gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan BPJS dalam kontrak kerja, maka komponen-komponen tersebut wajib ada dalam perhitungan dan pembayaran gaji karyawan bersangkutan. Jumlahnya harus sesuai dengan yang disepakati.

Tanggal penggajian

PP Pengupahan mengatur bahwa gaji harus dibayarkan dalam mata uang RI, dan dibayarkan seluruhnya pada setiap periode dan per tanggal pembayaran upah. Jangka waktu pembayaran gaji tidak boleh lebih dari satu bulan.

Tanggal pembayaran gaji disepakati antara karyawan dan pengusaha. Apabila jatuh pada hari libur atau istirahat mingguan, maka pelaksanaan pembayaran gaji diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Jadi, tidak ada masalah apakah gaji dibayarkan pada akhir bulan atau awal bulan, selama hal ini disepakati kedua pihak. Namun, gaji tidak boleh dicicil.

Cara pembayaran gaji

PP Pengupahan, Pasal 57, memberikan dua cara pembayaran gaji karyawan, yaitu secara langsung atau melalui bank. Apabila dibayarkan melalui bank, maka gaji harus sudah dapat diuangkan oleh karyawan pada tanggal penggajian yang disepakati. 

Artinya, perusahaan perlu mengantisipasi proses transfer antar-bank yang membutuhkan waktu agar gaji tidak terlambat masuk ke rekening karyawan. Misalnya, admin penggajian bisa melakukan transfer satu atau dua hari sebelum tanggal penggajian. Bagaimana jika terlambat?

Aturan di PP Pengupahan memberikan toleransi keterlambatan pembayaran gaji selama 3 hari. Apabila penggajian terlambat hingga 4 hari atau lebih, maka pengusaha dikenai denda tanpa menghilangkan kewajiban pembayaran gaji.

Baca Juga: Pilih Payroll Outsourcing Services yang Tepat

Perhitungan gaji

Dalam perhitungan gaji karyawan, terdapat beberapa kaidah yang harus diikuti oleh perusahaan, antar lain:

1. Gaji pokok sekurang-kurangnya 75% dari jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap. Gaji pokok dan tunjangan tetap tidak boleh di bawah ketentuan upah minimum.
2. Upah lembur  wajib dibayar oleh pengusaha yang mempekerjakan karyawan melebihi waktu kerja, atau pada istirahat mingguan, atau pada hari libur resmi. Perhitungan upah lembur menggunakan upah per jam mengikuti ketentuan PP No 35 Tahun 2021 Pasal 31.
3. Pendapatan non-upah yang wajib dibayar oleh pengusaha adalah tunjangan hari raya (THR) keagamaan yang besarnya 1 bulan upah untuk karyawan dengan masa kerja satu tahun atau lebih.
4. Pendapatan non-upah yang dapat dibayar oleh pengusaha adalah insentif, bonus, uang pengganti fasilitas kerja, dan uang service pada usaha tertentu.
5. Perhitungan BPJS dalam penggajian mengikuti ketentuan di bawah:

6. Perhitungan pajak penghasilan karyawan mengikuti ketentuan terbaru tarif PPh 21 wajib pajak orang pribadi  dalam UU Harmonisasi Peraturan Perpajakan (HPP) berikut:

Data perhitungan gaji

Data yang dibutuhkan dalam perhitungan gaji dapat dibedakan menjadi dua, yaitu data konstan dan data variabel.

Data konstan bersifat tetap atau tidak berubah setiap bulan, contohnya adalah data personal karyawan seperti nama, divisi, golongan jabatan, NPWP, PTKP, nominal gaji pokok, dan iuran BPJS. Sementara data variabel bersifat tidak tetap, contohnya adalah jumlah kehadiran, jam lembur, bonus, dan denda.

Prosedur penggajian

Setiap perusahaan memiliki prosedur sistem penggajian yang mungkin berbeda dari yang lain. Namun, pada umumnya prosedur penggajian melibatkan tahapan berikut:

1. HRD merekap data kehadiran karyawan, termasuk jumlah cuti dan izin/sakit dalam periode penggajian. Data ini berguna untuk perhitungan tunjangan kehadiran serta libur/cuti/izin yang dibayar dan yang tidak.
2. Menghitung setiap komponen penghasilan karyawan, seperti gaji, tunjangan, lembur, bonus, dan seterusnya.
3. Menghitung pajak PPh 21 atas penghasilan kena pajak karyawan bersangkutan
4. Mengalkulasi semua potongan gaji, seperti premi BPJS, pinjaman, dan pajak.
5. Menyusun slip gaji beserta daftar gaji seluruh karyawan
6. Bagian Finance mengevaluasi dokumen slip gaji beserta daftar gaji karyawan
7. Bagian Akuntansi menulis cek tunai sesuai nominal seluruh gaji karyawan 
8. Melalui bank mitra, cek tunai ditransfer ke rekening tiap karyawan pada tanggal penggajian.

Metode penggajian

Proses penggajian dapat dilakukan dengan metode manual maupun menggunakan aplikasi berbasis web. Dalam proses manual, semuanya dilakukan oleh admin HR/Finance, dari entri data, menghitung komponen gaji dengan Excel, hingga membayar gaji karyawan. Sedangkan payroll yang menggunakan aplikasi bekerja secara otomatis.

Penggajian manual membutuhkan waktu lebih lama, menuntut ketelitian, dan tinggi risiko kesalahan. Sebaliknya, penggajian dengan aplikasi jauh lebih cepat, lebih akurat, dan bebas human error.

Baca Juga: Apa Saja Komponen Slip Gaji yang Utama?

Nah, masih ada satu lagi, yakni payroll alih daya (outsourcing), di mana perusahaan menggunakan jasa payroll dari pihak ketiga. Contohnya adalah Pegawe, jasa payroll outsourcing andal dan tepercaya dari Gadjian.

Gadjian adalah aplikasi payroll cloud terbaik Indonesia yang efisien dan praktis. Software as a Service (Saas) ini merupakan aplikasi berbasis web yang memiliki berbagai fitur penggajian lengkap, di antaranya adalah fitur hitung gaji online, BPJS online, PPh 21/26 online, fitur slip gaji online, dan fitur cuti online.

Payroll di Gadjian merupakan proses otomatis. Kamu hanya perlu mengatur setelan awal tentang data perhitungan gaji. Selanjutnya, kalkulator online akan menghitung otomatis gaji karyawan setiap bulan dan hasilnya langsung muncul di slip gaji. 

Karena berbasis web, proses payroll Gadjian dapat dilakukan di mana saja. Kamu tak perlu repot mengunduh software, menyimpan data, atau melakukan entri data manual, sebab semua proses akan langsung terekam dalam bentuk data real-time dan tersimpan aman di server cloud.

Jadi, jika ingin bebas pusing setiap bulan, kamu bisa beralih ke Gadjian. Caranya mudah, daftar berlangganan dan langsung pakai.