Gudang penuh barang, tapi pencatatannya tidak jelas? Atau stok melimpah, tapi banyak barang rusak atau kadaluarsa tanpa tahu kapan masuknya? Jika mengalami masalah ini, kamu perlu mencoba metode FIFO dalam manajemen inventaris.
Metode FIFO adalah salah satu cara paling praktis dan aman untuk mengelola perputaran stok barang. Prinsipnya sederhana: barang yang pertama masuk ke gudang harus menjadi yang pertama keluar. Meski mudah dan sederhana, dampaknya besar bagi penghematan keuangan perusahaan.
Artikel ini akan menjelaskan apa itu metode FIFO, bagaimana cara kerjanya, kapan sebaiknya digunakan, dan bagaimana membedakannya dengan metode inventarisasi lain seperti FEFO, LIFO, dan Average.
Mengapa Metode Inventarisasi Penting?
Sebelum masuk ke metode FIFO, perlu dipahami dulu kenapa memilih metode inventarisasi barang/stok itu penting? Jawabannya ada di tiga titik kritis.
1. Dampak langsung ke laporan keuangan
Setiap barang yang keluar dari gudang harus dicatat nilai atau biayanya di laporan akuntansi. Pencatatan sembarangan tanpa metode yang tepat akan membuat nilai persediaan akhir jadi tidak akurat, yang kemudian memengaruhi perhitungan harga pokok penjualan (HPP) dan laba bersih. Pada akhirnya, pelacakan dan investigasi butuh proses yang rumit.
2. Pencegahan pemborosan dan kerugian fisik
Ada jenis barang yang jika disimpan lama di gudang bisa rusak, usang, atau kadaluarsa. Dengan metode inventarisasi, perputaran stok bisa diatur untuk meminimalkan masa penyimpanan barang yang punya umur simpan terbatas, seperti makanan, minuman, kosmetik, dan obat. Ini akan menghindari kerugian akibat kerusakan stok.
3. Efisiensi operasional dan administrasi
Kalau stok dikelola dengan metode yang sistematis, picking dan packing jadi lebih cepat, human error berkurang, dan hemat waktu. Bukan hanya bikin pekerjaan tim warehouse efisien, inventarisasi yang rapi juga mempersingkat waktu operasional layanan penjualan, sehingga berdampak pada kepuasan pelanggan.
Jangan sampai sales kamu sudah melakukan kunjungan klien dan closing yang dilaporkan di aplikasi Hadirr, tapi penjadwalan pengiriman barang terkendala manajemen stok yang amburadul.
Baca juga: Cara Mudah Membuat Daftar Inventaris Kantor Excel dengan Template dan Manual
Apa Itu Metode FIFO?
FIFO adalah akronim dari “first in, first out“—masuk pertama, keluar pertama. Artinya, barang yang pertama kali diterima atau dibeli adalah barang yang pertama kali dikeluarkan untuk dijual atau digunakan.
Dalam praktik akuntansi, metode FIFO mengasumsikan bahwa biaya atau harga pokok barang yang dibeli paling awal akan menjadi dasar perhitungan HPP. Sementara nilai persediaan akhir akan dicatat berdasarkan harga pembelian yang paling baru.
Hasilnya, HPP yang dicatat lebih rendah, dan keuntungan yang dilaporkan lebih tinggi, khususnya saat ada inflasi harga—stok lama yang dibeli lebih murah dijual dengan harga terakhir yang lebih tinggi. Sebaliknya, nilai persediaan akhir yang tersisa akan dicatat dari nilai pembelian terbaru.
Contoh Ilustrasi Sederhana
Misalkan kamu punya usaha dagang biji kopi green beans—yang menyediakan kopi specialty dari Aceh Gayo hingga Papua Wamena—dan menyuplai roastery di kota-kota besar:
- Januari, beli 25 kg Arabika Bali Kintamani Natural Grade 1 seharga Rp200.000/kg
- Februari, beli 25 kg lagi seharga Rp260.000/kg (harga naik karena panen turun, permintaan tinggi)
- Maret, jual 30 kilogram
Dengan metode FIFO:
- Stok yang dijual adalah 25 kg Januari + 5 kg Februari
- HPP dihitung dari 25 kg harga Januari (Rp200.000) + 5 kg harga Februari (Rp260.000)
- Stok akhir 15 kg dinilai dengan harga Februari (Rp260.000), yaitu harga terbaru
- Kamu menjual satu harga ke pelanggan, tetapi laporan keuangan mencatat modal berbeda berdasarkan urutan masuknya barang.
Baca juga: 6 Tugas General Affair dalam Manajemen Aset Kantor
Bagaimana Metode FIFO Bekerja?
Metode FIFO di gudang berjalan dengan alur sistematis dan konsisten. Berikut ini siklusnya:
1. Penerimaan Barang (Inbound)
Setiap barang yang masuk gudang harus diberi label atau kode yang berisi informasi: tanggal penerimaan, jenis produk, batch number, dan tanggal kadaluarsa (kalau ada). Label ini adalah identitas barang dan akan membantu tracking di tahap-tahap berikutnya.
2. Penyimpanan Barang (Putaway)
Barang yang sudah berlabel kemudian disimpan dengan urutan sesuai waktu kedatangan. Posisi penyimpanan dirancang supaya barang yang masuk lebih awal mudah diakses—biasanya di bagian depan atau level bawah. Barang terbaru disimpan di bagian belakang atau level atas. Ini adalah bentuk fisik dari prinsip FIFO.
3. Pengambilan Barang (Picking)
Saat ada permintaan atau pesanan, tim warehouse mengambil barang berdasarkan urutan masuknya, bukan berdasarkan ketersediaan atau posisi yang paling dekat. Picking list yang disiapkan harus selalu merujuk ke barang tertua terlebih dahulu.
4. Pencatatan dan Pelaporan
Setiap pergerakan barang dicatat di sistem: berapa banyak, tanggal, dari mana ke mana. Ini memastikan selalu ada transparansi dan memudahkan saat ada audit atau terjadi selisih stok.
Baca juga: Contoh dan Cara Pengelolaan Aset pada Perusahaan
Kelebihan Metode FIFO
Mengapa metode FIFO jadi pilihan banyak perusahaan untuk mengelola stok produk? Salah satunya karena kelebihan di bawah ini:
Meminimalkan Risiko Barang Rusak dan Kadaluarsa
Barang yang disimpan lama di gudang secara alami akan mengalami penurunan kualitas. Dengan metode FIFO, barang lama prioritas keluar lebih dulu—risiko rusak ini jauh berkurang. Untuk industri makanan, obat-obatan, dan produk dengan masa guna terbatas, ini sangat krusial.
Nilai Persediaan Akhir Lebih Mendekati Harga Pasar
Karena persediaan akhir didasarkan pada harga pembelian terbaru, nilai di neraca lebih mencerminkan kondisi pasar saat laporan disusun. Ini penting untuk transparansi laporan keuangan.
Mudah Dipahami dan Diterapkan
Prinsip FIFO sangat sederhana: barang lama keluar dulu. Tidak perlu perhitungan rumit atau asumsi yang kompleks. Tim warehouse yang baru pun bisa memahami alur ini dengan cepat.
Cocok untuk Mayoritas Industri
Metode FIFO bisa diterapkan di hampir semua sektor, dari inventaris kantor (peralatan, supplies) hingga industri retail, makanan, farmasi, dan manufaktur.
Baca juga: 5 Cara Menghitung Depresiasi Aset yang Tepat dan Terupdate
Keterbatasan Metode FIFO
Meski unggul, metode FIFO juga punya beberapa keterbatasan yang perlu dicatat. Apa saja?
Kurang Optimal Saat Harga Barang Naik Drastis
Di saat inflasi atau kenaikan harga yang signifikan, metode FIFO akan membuat HPP terlihat lebih rendah dan keuntungan lebih tinggi secara akuntansi. Padahal secara real, keuntungannya tidaklah sebanyak itu. Ini bisa membuat tax burden lebih besar.
Memerlukan Pencatatan yang Sangat Rapi
Jika pencatatan nggak ketat, barang bisa tertukar atau tercampur. Metode FIFO tidak bisa diterapkan secara “asal-asalan”—harus konsisten dari penerimaan hingga pengeluaran barang.
Kompleks Saat Ada Produk dengan Banyak Batch
Kalau perusahaan mengelola ratusan atau ribuan SKU (item berbeda) dengan batch masuk yang berbeda-beda, tracking bisa sangat rumit jika tidak menggunakan bantuan sistem digital.
Baca juga: Cara Menghitung Nilai Penyusutan Peralatan Kantor
Metode Alternatif: FEFO, LIFO, dan Average
Selain FIFO, ada tiga metode lain sebagai perbandingan—dan mungkin juga bisa menjadi pilihan.
1. FEFO
FEFO atau “first expired, first out” adalah metode yang prioritasnya tanggal kadaluarsa, bukan tanggal masuk barang. Barang dengan tanggal kadaluarsa terdekat harus dikeluarkan lebih dulu, terlepas dari kapan masuknya.
Kapan digunakan: Metode FEFO cocok untuk industri farmasi, makanan dan minuman, kosmetik, atau produk apapun dengan batas waktu penggunaan yang ketat.
Contoh: Supplier produk dairy membeli susu UHT dalam dua batch:
- Batch 1: masuk Januari, kadaluarsa Oktober
- Batch 2: masuk Februari, kadaluarsa Agustus
Dengan FEFO, meskipun Batch 1 masuk lebih dulu, Batch 2 (expired lebih awal) harus keluar terlebih dahulu.
FIFO dan FEFO sering dikombinasikan: pakai FIFO sebagai aturan umum, tapi dengan monitoring ketat pada tanggal kadaluarsa untuk memastikan barang yang expired tidak terlewat.
2. LIFO
LIFO atau “last in, first out” adalah kebalikan FIFO—barang yang terakhir masuk justru yang pertama keluar. Artinya stok baru keluar dulu, stok lama bertahan di gudang.
Kapan digunakan: Jarang—dalam praktik modern di Indonesia, LIFO hampir tidak direkomendasikan karena:
- Tidak mencerminkan alur barang fisik yang sebenarnya
- Memicu risiko barang lama menumpuk dan rusak
- Tidak selaras dengan standar akuntansi dan praktik operasional yang baik
LIFO mungkin pernah berguna di era lalu untuk tax purposes, tapi sekarang ada metode lain yang lebih baik.
3. Average
Metode Average menghitung nilai rata-rata dari seluruh barang yang tersedia, kemudian menggunakan nilai rata-rata tersebut untuk semua pengeluaran barang.
Contoh: Jika perusahaan punya:
- 10 unit laptop dengan harga Rp10 juta
- 10 unit yang sama dengan harga Rp12 juta
- Maka rata-rata adalah Rp11 juta, dan setiap unit yang keluar dihitung Rp11 juta.
Kapan digunakan: Cocok untuk situasi dengan volume stok besar, banyak batch, dan harga relatif stabil. Perhitungan lebih stabil dan tidak terpengaruh fluktuasi harga ekstrem.
Keterbatasan: Nilai average nggak merepresentasikan kondisi fisik barang yang sebenarnya, jadi kurang cocok untuk industri dengan produk yang punya umur simpan terbatas.
Baca juga: Template Contoh Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor
Tabel Perbandingan Metode FIFO dan Metode Lain
| Aspek | FIFO | FEFO | LIFO | Average |
| Basis Pengeluaran | Tanggal masuk (lama/baru) | Tanggal kadaluarsa | Tanggal masuk (terbaru dulu) | Nilai rata-rata semua batch |
| Cocok untuk produk | Kantor, retail, umum | Makanan, obat, kosmetik | Jarang direkomendasikan | Barang volume besar, harga stabil |
| Risiko barang rusak | Rendah | Sangat rendah | Tinggi | Medium |
| Transparansi alur barang | Tinggi | Tinggi | Rendah | Medium |
| Kemudahan pencatatan | Mudah | Medium (perlu tracking) | Medium | Medium |
| Nilai persediaan akhir | Harga terbaru | Harga terbaru | Harga lama | Nilai rata-rata |
| Industri yang gunakan | Mayoritas | Farmasi, F&B | Minimal | Manufacturing tertentu |
Baca juga: 5 Aplikasi untuk Audit Aset Kantor yang Lebih Efisien
Metode FIFO untuk Kelola Aset Kantor
Kalau kita bicara metode FIFO, konteksnya biasanya pengelolaan stok barang yang dijual: barang masuk ke gudang, lalu keluar lagi ke pasar sebagai penjualan. Di sini, fokusnya ada di HPP, laba rugi, dan perputaran stok produk.
Tapi di banyak perusahaan, ada satu jenis “persediaan” lain yang sering terlupakan: inventaris dan aset kantor. Ini bukan barang yang dijual, melainkan barang yang dipakai untuk operasional harian atau dipinjam oleh karyawan. Ada 2 jenis:
- Aset kantor yang dipakai berulang (PC, laptop, printer, ponsel dinas, meja-kursi, kendaraan): pembelian → masuk storage → dipakai/dipinjam karyawan → balik lagi ke storage
- Aset kantor habis pakai (alat tulis, tinta printer, kertas, tissue): pembelian → masuk storage → dipakai karyawan → habis/nol.
Kedua jenis barang ini sering jadi tanggung jawab HR/GA, dan tantangannya sama: tanpa pencatatan rapi, kamu nggak tahu stok habisnya kapan, barang hilang di mana, atau aset nyangkut di tangan karyawan tanpa terlacak.
Prinsip metode FIFO tetap relevan untuk keduanya:
- Aset habis pakai: stok lama harus dipakai dulu sebelum stok baru
- Aset dipakai berulang: laptop yang sudah lama harus dicek kondisinya sebelum dipinjamkan lagi.
Siklusnya berbeda, tapi prinsipnya mirip:
- Kamu tetap butuh tahu barang mana yang datang dulu, sudah berapa lama dipakai, pernah dipinjam siapa, dan kondisinya sekarang seperti apa
- Kamu tetap butuh histori yang rapi untuk audit, klaim kerusakan, dan perencanaan penggantian aset
- Dan kamu tetap rugi kalau aset hilang, masih dibawa karyawan yang sudah resign, atau rusak tapi tidak pernah tercatat.
Di titik ini, yang lebih penting bukan lagi “metode FIFO untuk perhitungan HPP”, tapi disiplin pencatatan keluar–masuk aset kantor yang konsisten dan bisa ditelusuri kapan saja. Di sinilah pengelolaan inventaris berbasis sistem jadi relevan untuk HR/GA, bukan hanya untuk tim gudang.
Baca juga: Review Aplikasi Inventaris Kantor, Lebih Hemat Biaya!
Kelola Inventaris & Aset Kantor Lebih Rapi dan Efisien dengan Gadjian
Kalau stok produk biasanya diurus oleh tim gudang, inventaris kantor hampir selalu jadi tanggung jawab HR/GA. Tantangannya: barangnya banyak, pemakainya banyak, dan siklusnya panjang. Mengandalkan Excel untuk urus semua itu cepat atau lambat bikin data berantakan. Solusinya pakai Gadjian!
Modul Aplikasi Inventaris & Kelola Aset Online Gadjian GAGA dirancang khusus untuk kasus ini: aset kantor yang dipakai karyawan dan harus bisa dilacak setiap saat—umur barang, kondisi, siapa saja pemakainya, dan nilai asetnya.
Dengan Gadjian GAGA, kamu bisa:
- Kelola inventaris di mana saja: Aplikasi inventaris berbasis cloud, jadi data aset bisa diakses kapan saja, tanpa harus buka file lokal di satu komputer saja
- Catat pergerakan aset secara rapi: Barang masuk, dialokasikan ke karyawan/departemen, dipindahkan lokasi, sampai dikembalikan lagi ke storage—semua terekam sebagai riwayat yang bisa ditelusuri
- Gunakan portal self-service karyawan: Karyawan bisa mengajukan permintaan inventaris, penggantian, atau pengembalian langsung lewat portal, tanpa form manual dan chat yang hilang di grup
- Identifikasi aset dengan QR code: Setiap inventaris bisa diberi QR code, sehingga pengecekan fisik atau audit jadi jauh lebih cepat
- Pantau kondisi & depresiasi aset: Nilai dan umur aset tercatat, membantu pihak manajemen merencanakan kapan perlu pengadaan baru atau penggantian
- Pengingat maintenance: Buat jadwal pemeliharaan rutin dan atur pengingat untuk inventaris yang dipinjam karyawan
- Dapatkan laporan inventaris yang siap audit: Riwayat mutasi lengkap—siapa pegang apa, sejak kapan, dan kondisinya sekarang—membuat pemeriksaan internal maupun eksternal jauh lebih mudah.
Kapasitasnya fleksibel. Gadjian GAGA bisa dipakai gratis untuk 50 inventaris pertama, lalu bisa di-upgrade ke paket berbayar ketika jumlah aset kantor kamu tumbuh.
Kalau kamu ingin pencatatan aset kantor serapi logika metode FIFO di gudang—tanpa spreadsheet dan bebas pusing—kamu bisa mulai dari sini. Gadjian nggak cuma kelola aset kantor, tapi juga aplikasi HRIS & payroll terbaik di Indonesia yang bantu bisnismu lebih efisien kelola penggajian dan administrasi karyawan.
