Tutorial Membuat Daftar Inventaris Kantor Excel dengan Template dan Manual

Mengelola aset kantor bukan sekadar mencatat barang yang dimiliki perusahaan. Setiap meja, laptop, printer, hingga alat tulis perlu terdokumentasi dengan baik. Dengan begitu, perusahaan bisa mengetahui lokasi, kondisi, dan jumlah aset secara lebih akurat.

Oleh karena itu, banyak perusahaan menggunakan daftar inventaris kantor Excel sebagai langkah awal untuk mengelola aset. Format ini mudah dibuat, fleksibel, dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Selain itu, Excel juga menyediakan berbagai rumus yang membantu pencatatan menjadi lebih rapi dan efisien.

Melalui artikel ini, kamu akan mempelajari cara membuat daftar inventaris kantor di Excel secara lengkap. Mulai dari format yang tepat, langkah pembuatannya, hingga rumus yang sering digunakan. Yuk, simak panduannya agar pengelolaan inventaris kantor jadi lebih praktis!

Manfaat Membuat Daftar Inventaris Kantor bagi Operasional

Daftar inventaris kantor bukan hanya berfungsi sebagai arsip aset. Dokumen ini membantu perusahaan mengelola aset secara terstruktur, mengurangi risiko kehilangan, dan mendukung pengambilan keputusan. Berikut beberapa manfaat yang bisa kamu rasakan.

1. Mempercepat proses stock opname dan audit aset

Stock opname akan lebih efisien jika setiap aset sudah memiliki data yang lengkap. Tim hanya perlu mencocokkan kondisi fisik dengan informasi pada daftar inventaris.

Cara ini mengurangi waktu pencarian aset sekaligus meminimalkan kesalahan pencatatan. Baik audit aset internal maupun eksternal juga dapat berjalan lebih cepat karena seluruh data sudah terdokumentasi dengan baik.

2. Memudahkan perhitungan penyusutan aset

Aset tetap memiliki masa manfaat yang perlu dihitung dalam laporan keuangan. Oleh karena itu, informasi seperti tanggal pembelian, harga perolehan, dan umur aset harus tercatat dengan lengkap.

Data tersebut menjadi dasar perhitungan depresiasi yang akurat. Dengan begitu, laporan keuangan perusahaan lebih valid dan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.

3. Mengurangi risiko kehilangan dan penyalahgunaan aset

Setiap aset sebaiknya memiliki kode unik, lokasi penyimpanan, serta penanggung jawab yang jelas. Informasi ini memudahkan perusahaan melacak perpindahan barang antar divisi maupun karyawan.

Selain itu, proses serah terima aset saat mutasi atau karyawan mengundurkan diri juga menjadi lebih sederhana. Risiko kehilangan, penyalahgunaan, atau aset yang tidak terlacak pun dapat ditekan.

4. Membantu menyusun anggaran pengadaan yang lebih tepat

Daftar inventaris memberikan gambaran mengenai jumlah, kondisi, dan usia setiap aset. Informasi tersebut membantu perusahaan menentukan barang yang masih layak digunakan atau perlu diganti.

Alhasil, budget inventaris dapat disusun berdasarkan data aktual, bukan sekadar perkiraan. Cara ini juga dapat menghindari pembelian barang yang sebenarnya masih tersedia.

5. Mendukung pemeliharaan aset secara berkala

Beberapa aset membutuhkan perawatan rutin agar tetap berfungsi optimal. Contohnya printer, AC, komputer, hingga kendaraan operasional.

Dengan mencatat riwayat servis dan jadwal perawatan, tim dapat melakukan maintenance sebelum kerusakan terjadi. Langkah ini membantu memperpanjang usia pakai aset sekaligus mengurangi biaya perbaikan yang tidak terduga.

Baca Juga: Mengenal Metode FIFO dalam Inventarisasi Barang Perusahaan

Format Daftar Inventaris Kantor

Sebelum membuat daftar inventaris kantor di Excel, kamu perlu memahami bahwa setiap jenis inventaris punya cara pencatatan yang berbeda. Perbedaan ini memengaruhi pengelolaan aset, pelaporan keuangan, hingga proses pengadaan barang di perusahaan.

Secara umum, inventaris dibagi menjadi dua jenis aset bisnis, yaitu aset tetap (fixed assets) dan persediaan (supplies). Berikut perbedaannya.

Aspek	Inventaris Aset Tetap (Fixed Assets)	Inventaris Persediaan (Supplies)
Masa manfaat	Lebih dari 1 tahun	Kurang dari 1 tahun atau habis pakai
Perlakuan akuntansi	Disusutkan (depresiasi)	Dicatat sebagai biaya operasional
Frekuensi pembaruan	Saat pembelian, mutasi, atau penghapusan aset	Dilakukan secara rutin, misalnya mingguan atau bulanan
Contoh	Laptop, meja kerja, printer, proyektor, AC, kendaraan operasional	ATK, kertas, tinta printer, amplop, baterai

Setelah mengetahui kategorinya, kaamu bisa mulai menyusun format inventaris yang sesuai kebutuhan perusahaan. Idealnya, setiap barang memiliki informasi yang lengkap agar proses pelacakan lebih mudah dilakukan.

Baca Juga: Strategi Cara Mengurangi Dead Stock Tanpa Merugikan Bisnis

Berikut contoh format daftar inventaris kantor yang dapat langsung dibuat di Microsoft Excel.

Kode Barang	Nama Barang	Kategori	Jumlah	Lokasi	Kondisi	Tanggal Perolehan	Harga Perolehan
INV-IT-001	Laptop Lenovo ThinkPad	Elektronik	5	Ruang Finance	Baik	12/01/2025	Rp12.500.000
INV-FR-002	Meja Kerja Kayu	Furniture	20	Lantai 2	Baik	03/06/2024	Rp1.800.000
INV-IT-003	Printer Epson L3250	Elektronik	2	Ruang Admin	Perlu Servis	20/09/2023	Rp2.400.000

Agar data lebih mudah dikelola, gunakan kode barang yang konsisten untuk setiap aset. Kamu dapat memakai format INV-[kategori]-[nomor urut], misalnya INV-IT-001 untuk aset elektronik pertama atau INV-FR-001 untuk furnitur pertama.

Selain itu, sebaiknya setiap unit memiliki kode yang berbeda, meskipun jenis barangnya sama. Cara ini memudahkan proses pengelolaan stock, perpindahan aset antar divisi, hingga pelacakan jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang.

Jenis Daftar Inventaris Kantor

Sebelum mengetahui cara membuat list aset perusahaan, pahami dulu bahwa terdapat dua jenis inventaris kantor yang umum, yakni:

1. Inventaris Kekayaan Tetap (Fixed Assets Inventory)

Inventaris ini mencakup semua barang modal atau aset fisik yang dimiliki oleh perusahaan dan memiliki masa manfaat yang lebih lama dari satu tahun. Contoh inventaris kekayaan tetap kantor meliputi:

1. Meja dan kursi
2. Komputer dan laptop
3. Printer dan scanner
4. Peralatan teknis khusus
5. Kabinet arsip dan lemari
6. Proyektor dan layar
7. Peralatan kebersihan
8. Alat penghancur kertas
9. Inventaris Persediaan (Inventory of Supplies)

Inventaris persediaan berkaitan dengan semua barang atau perlengkapan kantor yang digunakan dalam operasional sehari-hari tetapi memiliki masa manfaat yang lebih singkat atau terbatas. Inventaris persediaan sering digunakan dan perlu diperbaharui secara berkala. Contoh inventaris persediaan kantor meliputi:

1. Alat tulis dan kertas
2. Tinta printer
3. Toner printer
4. Kertas foto
5. Amplop
6. Penghapus
7. Staples dan stapler
8. Penggaris
9. Baterai
10. Pengikat kabel

Cara Membuat Daftar Inventaris dengan Excel Manual

Berikut contoh daftar aset perusahaan excel dengan langkah membuatnya:

1. Buka Excel dan buat lembar baru

2. Tentukan Header Kolom

• Tentukan header kolom untuk daftar inventaris Anda. Misalnya, Anda dapat memiliki kolom untuk “Kode Barang”, Nama Barang”, “Jenis Inventaris”, “Jumlah”, “Harga”, “Lokasi”, dan “Kondisi”.

3.  Masukkan data inventaris

4. Gunakan fungsi filter (opsional)

• Anda juga dapat menggunakan fitur filter di Excel untuk menyaring data. Dengan begitu, Anda dapat melihat hanya bagian dari inventaris yang sesuai dengan kriteria tertentu.

5. Buat tabel terpisah untuk mencatat data mutasi barang, yang berisi kolom pengguna, tanggal penggunaan, kondisi saat dipinjam, dan kondisi saat pengembalian.

Baca Juga: Review Aplikasi Inventaris Gadjian dengan Fitur HR Komplit

Cara Membuat Daftar Inventaris Kantor Excel dengan Template

1. Buka Excel dan masukkan di kolom pencarian ‘Inventory List’

2. Pilih template yang sesuai dengan keinginan Anda dan klik ‘Create’

3. Isi data inventaris, sesuaikan kolom dengan kebutuhan yang Anda perlukan

Cara Membuat Daftar Inventaris Kantor dengan Aplikasi

Cara lain yang dapat menghemat waktu Anda dalam mengelola aset yakni menggunakan aplikasi inventaris barang kantor. Tinggalkan cara rumit dalam membuat dan menghias tabel, Anda hanya perlu memasukkan data ke form yang sudah disediakan aplikasi. 

Berikut ini contoh daftar inventaris digital yang dibuat dengan aplikasi Gadjian General Affair (GAGA).

1. Siapkan daftar inventaris peralatan kantor yang ingin Anda data
2. Kemudian lakukan penomoran aset kantor menggunakan kode. Dengan GAGA, Anda dapat membuat kode QR untuk setiap barang inventaris.

3. Jika kantor memiliki lebih dari 1 barang dengan jenis, merek, tipe, dan seri yang sama persis, maka setiap item diberi kode yang berbeda.
4. Kelompokkan barang berdasarkan kategori, lokasi, kondisi, dan status barang saat ini.
5. Masukkan juga data harga perolehan awal, nilai residu, masa manfaat, dan lama penggunaan.

Berikut ini contoh daftar inventaris kantor versi GAGA:

Saatnya Beralih dari Excel ke Aplikasi Manajemen Aset

Umumnya, Excel masih efektif jika perusahaan memiliki kurang dari sekitar 100 aset dan proses pencatatannya dilakukan oleh sedikit pengguna. Namun, ketika jumlah aset terus bertambah, pengelolaan secara manual akan semakin rumit dan memakan waktu.

Beberapa tanda bahwa perusahaan sudah melampaui kapasitas spreadsheet, antara lain: 

1. File inventaris tersebar dalam banyak versi
2. Proses stock opname masih dilakukan secara manual
3. Perhitungan depresiasi dikerjakan terpisah oleh tim finance
4. Jadwal maintenance sering terlewat
5. Riwayat peminjaman barang tidak terdokumentasi dengan baik. 

Jika perusahaan mulai mengalami tantangan tersebut, penggunaan aplikasi manajemen aset dapat menjadi solusi yang lebih efisien. Salah satunya adalah Gadjian General Affair (GAGA) yang membantu mengelola seluruh siklus aset dalam satu sistem. 

Melalui GAGA, kamu hanya perlu menyiapkan data dasar, seperti nama barang, kategori, dan jumlah unit. Setelah itu, setiap aset dapat diberikan QR code unik agar lebih mudah diidentifikasi, meskipun memiliki merek dan tipe yang sama.

Selanjutnya, aset dapat dikelompokkan berdasarkan kategori, lokasi, kondisi, dan status penggunaannya. Kamu juga bisa melengkapi data dengan informasi keuangan, seperti harga perolehan, nilai residu, masa manfaat, dan lama penggunaan. 

Dari data tersebut, GAGA akan menghitung depresiasi secara otomatis sekaligus menyimpan seluruh riwayat aset dalam satu platform. Dengan begitu, proses stock opname, audit, hingga pengelolaan inventaris dapat dilakukan lebih cepat, akurat, dan efisien.

Kelebihan Modul GAGA

Dari contoh dan langkah di atas, menggunakan aplikasi dalam membuat list aset perusahaan lebih detail dan praktis bukan? 

GAGA adalah modul yang membantu tim HR dalam mengelola daftar inventaris perusahaan dengan mudah dan rapi. Melalui aplikasi manajemen aset dan pengadaan inventaris Gadjian, Anda tidak perlu lagi spreadsheet maupun dokumen fisik.

Berikut ada beberapa kelebihan lain yang Anda dapatkan dari aplikasi manajemen aset dari Gadjian, GAGA:

1. Fleksibel Dengan teknologi berbasis cloud, Anda bisa mengatur inventaris perusahaan di mana dan kapan saja.
2. Riwayat inventaris lengkap. Anda cukup monitor via dashboard dan detail penggunaan terupdate secara real-time.
3. QR code generator GRATIS. Identifikasi inventaris jadi lebih cepat, mudah, dan praktis.
4. Hitung nilai depresiasi aset. Bukan hanya template untuk data barang saja, ada pula perhitungan nilai depresiasi aset yang membantu Tim Finance dalam perencanaan keuangan kantor.
5. Jadwal perbaikan inventaris teratur. Kualitas inventaris kantor dapat terjaga dengan baik lewat penjadwalan dan pengingat maintenance aset rutin.
6. Lebih hemat Modul GAGA menghadirkan penawaran terbatas dengan gratis untuk 50 item aset kantor pertama! Selain itu, dengan cloud, Anda dapat menghemat penggunaan kertas dan printer dalam membuat daftar inventaris kantor.

Selain itu, bukan hanya sebagai aplikasi manajemen aset kantor, Gadjian juga merupakan aplikasi HRIS & payroll dengan fitur terlengkap. Anda dapat terbantu dalam hal:

1. Mengelola data karyawan
2. Mencatat absensi karyawan
3. Analisis kinerja karyawan
4. Mengelola shift kerja
5. Menghitung penggajian dan THR Karyawan
6. Mengelola pencatatan dan perhitungan cuti
7. Menghitung PPh 21 & pembetulan PPh 21
8. Menghitung BPJS karyawan

Bagaimana? Lengkap bukan?