5 Aplikasi untuk Audit Aset Kantor yang Lebih Efisien

Audit aset kantor menjadi salah satu proses penting yang sering terabaikan dalam operasional perusahaan. Padahal, tanpa audit yang terstruktur, perusahaan berisiko menghadapi aset hilang, data tidak akurat, hingga pemborosan anggaran aset.

Di era kerja modern yang serba cepat ini, ketelitian dalam pengelolaan aset bukan lagi pilihan tetapi kebutuhan. Sayangnya, banyak perusahaan masih menggunakan metode manual, seperti catatan fisik yang rentan salah input, sulit dilacak, dan memakan banyak waktu.

Proses audit pun sering menjadi beban tambahan bagi HR atau tim GA yang sudah mengurus tugas administratif lainnya. Untuk itulah aplikasi audit hadir sebagai solusi yang menyederhanakan pekerjaan dan meningkatkan akurasi data secara signifikan.

Artikel ini akan membahas pentingnya audit aset, rekomendasi aplikasi audit inventaris untuk manajemen aset, serta bagaimana memilih aplikasi yang tepat. Yuk, pelajari informasi selengkapnya di bawah ini!

Mengapa Audit Aset Kantor Penting bagi Perusahaan?

Audit aset kantor adalah proses sistematis untuk memverifikasi keberadaan, kondisi, lokasi, dan nilai seluruh aset fisik perusahaan. Proses inilah yang menjadi dasar laporan keuangan yang transparan dan data manajemen aset yang akurat.

Baca Juga: 7 Tahapan Pengelolaan Aset Perusahaan

Audit aset sering kali baru dilakukan ketika terjadi masalah, seperti aset hilang, inventaris tidak jelas, atau biaya perawatan membengkak tanpa kontrol. Padahal, audit aset perlu dilakukan secara rutin untuk menghindari selisih data antara catatan dan kondisi aset di lapangan.

Dengan audit yang berjalan baik, perusahaan dapat dengan mudah mengidentifikasi aset yang tidak terpakai, rusak, atau perlu diganti. Informasi ini penting untuk pengambilan keputusan dalam terkait treatment suatu aset. Dampaknya adalah operasional yang lebih efisien, penghematan biaya, dan pengelolaan aset yang jauh lebih terkontrol.

Tantangan dalam Audit Aset Kantor Tradisional

Proses audit aset kantor pada dasarnya bukanlah pekerjaan yang sederhana. Sebab, masih banyak perusahaan masih mengandalkan cara manual dalam mencatat dan memeriksa aset. Proses ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga melelahkan dan sangat bergantung pada ketelitian manusia.

Karena metode manual rawan terjadi human error, hasil audit pun sering kali tidak akurat. Ketidakakuratan ini pada akhirnya dapat menghambat manajemen dalam membuat keputusan strategis, terutama yang berkaitan dengan penganggaran, pengadaan, dan perawatan aset.

Selain itu, perusahaan kerap kesulitan menyusun laporan audit karena harus mengumpulkan data dari berbagai catatan atau spreadsheet yang tidak selalu seragam formatnya.

Tantangan lain muncul ketika aset perusahaan berpindah lokasi antar karyawan, departemen, atau bahkan antar cabang. Tanpa sistem pencatatan yang baik, pergerakan aset menjadi sulit dilacak sehingga memunculkan risiko aset hilang atau tidak diketahui statusnya. 

Keseluruhan tantangan ini bukan hanya memperlambat proses audit, tetapi juga dapat memengaruhi efisiensi operasional dan integritas keuangan perusahaan. Tanpa kontrol aset yang jelas, perusahaan rentan mengalami pemborosan, salah alokasi anggaran, hingga masalah kepatuhan jika audit diperlukan oleh pihak eksternal.

Manfaat Menggunakan Aplikasi untuk Audit Aset Kantor

Melihat berbagai tantangan pada audit manual, wajar jika banyak perusahaan mulai beralih ke solusi digital dengan aplikasi khusus untuk audit aset. Secara umum, aplikasi audit aset menawarkan sejumlah manfaat utama, seperti:

1. Proses pencatatan cepat dan akurat: Dengan dukungan barcode atau RFID, pencatatan aset dapat dilakukan otomatis tanpa input manual yang melelahkan.
2. Data aset selalu update: Perubahan lokasi, kondisi, atau status aset langsung tercatat di sistem sehingga meminimalkan risiko data kadaluarsa.
3. Visibilitas real-time: Perusahaan dapat memantau posisi, perpindahan, hingga riwayat penggunaan melalui satu dashboard terpusat.
4. Pelaporan otomatis: Laporan nilai aset, jadwal pemeliharaan, atau penyusutan dapat dihasilkan dalam hitungan detik sesuai kebutuhan.
5. Kontrol dan keamanan aset meningkat: Aplikasi membantu mengurangi risiko aset hilang, tidak terpakai, atau disalahgunakan karena seluruh pergerakan tercatat jelas.
6. Audit lebih efisien dan proaktif: Proses yang biasanya memakan waktu lama kini bisa dilakukan lebih cepat sehingga membantu perusahaan mengambil keputusan strategis.

Review 5 Aplikasi Populer untuk Audit Aset Kantor

Secara umum, ada banyak aplikasi manajemen aset yang menyediakan fitur audit aset. Berikut ulasan lima aplikasi manajemen aset yang bisa membantu Anda dalam proses audit aset kantor:

1. GAGA dari Gadjian

Gadjian General Affair (GAGA) merupakan modul manajemen aset yang dirancang khusus untuk membuat alur kerja inventaris yang praktis, rapi, dan realtime. Berbasis cloud, GAGA memungkinkan Anda memantau seluruh aset kantor tanpa batasan lokasi. 

Keunggulan utama GAGA ada pada perpaduan antara kemudahan pemakaian, otomasi proses, dan integrasi langsung dengan aktivitas HR dan operasional kantor. Dengan dashboard yang intuitif, Anda dapat melihat status aset, kondisi, hingga riwayat pemakaian dengan praktis. Dengan demikian, proses audit pun lebih cepat dan minim kesalahan karena sebagian besar langkahnya telah terdigitalisasi.

Fitur unggulan GAGA meliputi:

1. QR Code Generator: Setiap aset otomatis mendapatkan QR code unik untuk inventarisasi digital sehingga memudahkan proses tagging.
2. Pengingat & Jadwal Pemeliharaan: Memastikan perawatan aset dilakukan tepat waktu sehingga umur pakai aset lebih panjang dan biaya kerusakan dapat ditekan.
3. Pelacakan Mutasi Real-Time: Semua perpindahan aset antar departemen atau antar lokasi langsung tercatat sehingga risiko aset hilang atau tidak terpantau dapat diminimalkan.
4. Self-Service untuk Karyawan: Fitur ini memungkinkan karyawan dapat mengajukan inventaris, permohonan pengadaan aset baru, atau melaporkan kerusakan langsung di sistem.
5. Kalkulasi Penyusutan Otomatis: Sistem menghitung depresiasi aset secara otomatis untuk membantu tim keuangan dan akuntansi menjaga keakuratan pembukuan.

2. Gamatechno

Gamatechno merupakan aplikasi asset management terintegrasi yang digunakan banyak perusahaan besar untuk memantau aset secara real-time. Aplikasi ini cocok untuk perusahaan yang membutuhkan sistem pendataan aset yang mendalam dan terhubung dengan berbagai departemen internal.

Fitur utama Gamatechno meliputi:

1. Tracking status dan lokasi aset secara real-time
2. Kodefikasi otomatis dengan barcode scanner
3. Master data asset yang lengkap dan terstruktur
4. Perhitungan depresiasi dan posting jurnal penyusutan

3. Asset Panda

Asset Panda adalah aplikasi berbasis cloud yang terkenal karena kemudahannya digunakan melalui perangkat mobile. Aplikasi ini sangat cocok bagi perusahaan dengan aset bergerak, seperti kendaraan operasional atau perangkat kerja yang sering berpindah lokasi.

Fitur utama Asset Panda:

1. Pelacakan lokasi aset secara mobile
2. Monitoring pemeliharaan dan kondisi aset
3. Audit real-time dan otomatis
4. Penyesuaian workflow sesuai kebutuhan perusahaan

Baca Juga: Cara Mudah Membuat Daftar Inventaris Kantor Excel dengan Template dan Manual

4. Samanage

Samanage (yang kini dikenal sebagai SolarWinds Service Desk) adalah pilihan populer untuk perusahaan dengan kebutuhan manajemen aset IT yang kompleks. Keunggulannya ada pada integrasi penuh dengan IT Service Management (ITSM).

Fitur utama Samanage:

1. Inventaris aset IT lengkap
2. Pelaporan audit aset otomatis
3. Manajemen insiden dan permintaan layanan
4. Penjadwalan pemeliharaan perangkat IT

5. AsetKita

AsetKita adalah aplikasi inventaris kantor berbasis web yang didesain untuk membantu perusahaan mendokumentasikan aset tetap secara detail, mulai dari penambahan, pergerakan, hingga pengurangan aset. Selain aplikasi, AsetKita juga menyediakan layanan pendukung seperti migrasi data dan pelatihan.

Fitur utama AsetKita:

1. Akses web yang fleksibel dan terpusat
2. Pemindaian aset via mobile tanpa alat tambahan
3. QR code unik untuk setiap aset
4. Tag label yang dapat disesuaikan
5. Layanan konsultasi dan implementasi sistem

Tips Memilih Solusi Terbaik untuk Audit Aset Kantor Anda

Memilih aplikasi audit aset yang tepat membutuhkan pertimbangan matang karena setiap perusahaan memiliki kebutuhan, jumlah aset, dan proses operasional yang berbeda. Berikut tips yang bisa Anda jadikan pertimbangan dalam memilih:

Baca Juga: 6 Tugas General Affair dalam Manajemen Aset Kantor

1. Kemudahan penggunaan: Pilih aplikasi dengan interface yang intuitif agar tim tidak perlu waktu lama untuk beradaptasi dan risiko kesalahan input bisa diminimalkan.
2. Skalabilitas: Pastikan aplikasi mampu mengikuti pertumbuhan perusahaan, termasuk penambahan aset, pembukaan cabang baru, atau bertambahnya jumlah pengguna.
3. Integrasi dengan sistem lain: Aplikasi yang dapat terhubung dengan HRIS, payroll, atau software akuntansi akan mempermudah alur kerja dan mencegah input data berulang.
4. Keamanan data: Prioritaskan aplikasi dengan standar keamanan baik, mulai dari enkripsi, kontrol akses, hingga penyimpanan cloud untuk melindungi data sensitif.
5. Dukungan pelanggan yang responsif: Support yang cepat sangat penting terutama saat implementasi awal atau ketika muncul kendala teknis.
6. Manfaatkan uji coba aplikasi: Jika tersedia, lakukan trial untuk memastikan fitur-fitur yang ditawarkan memang sesuai kebutuhan tim dan alur operasional perusahaan.

Gadjian: Solusi Komprehensif untuk Audit Aset Kantor Anda

Audit aset kantor bukan hanya tentang mencatat barang, tetapi memastikan setiap aset bekerja optimal untuk mendukung produktivitas perusahaan. Dengan meningkatnya kebutuhan digitalisasi, penggunaan aplikasi yang tepat dapat membuat proses audit lebih efisien, akurat, dan dapat dipantau kapan saja. 

Di sinilah Gadjian hadir sebagai solusi lengkap. Melalui modul GAGA, perusahaan dapat mengelola inventaris secara modern dengan berbagai fitur, seperti QR code generator, pelacakan real-time, perhitungan depresiasi otomatis, serta portal self-service karyawan untuk permintaan inventaris.

Tak hanya itu, Gadjian juga menyediakan sistem HRIS terintegrasi yang mendukung operasional perusahaan secara menyeluruh. Sistem payroll membantu menghitung gaji, PPh 21, dan BPJS secara otomatis sehingga mengurangi risiko salah hitung dan menghemat waktu administrasi.

Selain itu, Gadjian juga dilengkapi dengan fitur pengaturan shift kerja memudahkan perusahaan dengan sistem kerja bergilir untuk mengatur jadwal karyawan secara lebih fleksibel dan transparan. 

Dengan kombinasi modul inventaris dan HR yang saling terhubung, Gadjian memberikan solusi lengkap untuk meningkatkan efisiensi, akurasi data, dan produktivitas perusahaan Anda. 

Jika Anda mencari aplikasi manajemen aset yang modern dan mudah digunakan, Gadjian adalah pilihan yang tepat. Yuk, segera coba demo gratis Gadjian!