Daftar Isi
Struktur upah dan skala upah merupakan bagian dari kebijakan kompensasi di perusahaan. Sesuai ketentuan UU Cipta Kerja No 11 Tahun 2020 Pasal 92 ayat (1) dan PP No 36 Tahun 2021 Pasal 21 ayat (1), setiap perusahaan wajib menyusun dan menerapkan struktur dan skala upah dengan mempertimbangkan kemampuan perusahaan dan produktivitas.
Nah, jika belum memiliki pedoman penggajian atau bingung menentukan gaji pokok karyawan, kamu bisa menyimak tujuh langkah best practice menyusun struktur dan skala upah dari praktisi HR berpengalaman dan bersertifikat Pungki Purnadi seperti yang disampaikan dalam training Gadjian Academy pada Desember 2021.
Perlu diketahui lebih dulu bahwa struktur dan skala upah adalah kisaran nominal gaji pokok dari yang terkecil hingga terbesar untuk golongan jabatan terendah hingga tertinggi di perusahaan. Struktur dan skala upah disusun sebagai pedoman penetapan upah untuk menjamin kepastian upah pekerja serta mengurangi kesenjangan upah di perusahaan.
Baca Juga: Aturan Menyusun Struktur dan Skala Upah Terkini
Skala upah perusahaan sifatnya pay for position, yaitu kompensasi yang dibayarkan berdasarkan tanggung jawab atau jenis peran di organisasi. Namun, pada praktiknya, perusahaan bisa membayar kompensasi pay for person dengan mempertimbangkan kualitas, kinerja, dan kontribusi karyawan secara individual.
Contohnya, karyawan top talent di perusahaan tetap dibayar mengikuti skala upah yang berlaku, namun ditambahkan kompensasi lain di luar itu untuk memperbesar take home pay. Tujuannya untuk mempertahankan mereka agar tidak lari ke perusahaan pesaing.
Proses menyusun struktur gaji karyawan idealnya mengikuti Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No 1 Tahun 2017, yakni dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Urutan prosesnya sebagai berikut:
Langkah-Langkah Membuat Struktur Upah dan Skala Upah
1. Review visi dan misi organisasi
Melihat kembali arah dan tujuan organisasi, yaitu apa yang ingin dicapai dalam jangka pendek dan jangka panjang, apakah menjadi pemain global, menjadi perusahaan nomor satu nasional atau regional. Visi organisasi akan memengaruhi kebijakan reward karyawan.
2. Review struktur organisasi
Menilai target atau sasaran yang dapat diukur dari setiap jenjang jabatan melalui key result area (KRA) dan key performance indicator (KPI). Setiap struktur organisasi perlu memiliki pohon KPI untuk memberikan gambaran target yang jelas dan berbeda dari setiap level jabatan.
3. Analisis jabatan
Membuat analisis jabatan dan job description untuk setiap peran dalam struktur organisasi. Job description merupakan daftar tugas dan tanggung jawab jabatan, yang dapat berupa peran umum (generalis) maupun spesifik (spesialis).
4. Job grading
Melakukan evaluasi jabatan (job grading) berdasarkan struktur organisasi dan job description, dengan menggunakan metode HAY, Wyatt, Mercer, atau dengan metode yang dibuat sendiri. Evaluasi jabatan akan menghasilkan bobot jabatan (job value). Perlu dipahami bahwa job value berbeda dari job title.
Misalnya, job title HR Manager bisa memiliki job value berbeda. HR Manager yang memimpin 100 orang punya job value lebih besar dari HR Manager yang memimpin 10 orang. Skala bisnis perusahaan juga memengaruhi bobot jabatan, sehingga menentukan besaran gaji karyawan.
Baca Juga: Faktor Penentu Kenaikan Gaji Berkala untuk Karyawan
5. Membuat komite remunerasi
Komite remunerasi bertugas meninjau struktur organisasi, job description, dan job grading, dan kemudian menentukan strategi kompensasi perusahaan.
6. Melakukan survei pasar
Survei pasar tentang nilai pekerjaan dapat dilakukan sebagai pembanding. Dalam survei ini, yang diukur adalah gaji pokok berdasarkan bobot jabatan (job value), bukan sekadar berdasarkan job title.
7. Membuat struktur upah dan skala upah
Langkah berikutnya adalah menyusun struktur dan skala upah karyawan dengan cara berikut ini:
- Memetakan gaji pokok karyawan aktual per grade dari nilai minimum hingga maksimum, misalnya untuk level staf, supervisor, asisten manajer, dan manajer, kemudian menentukan titik tengah (median).
- Membandingkan median gaji aktual dengan median gaji hasil survei pasar setiap grade, serta menganalisis perbedaan dan kesenjangan keduanya, apakah gaji aktual di atas atau di bawah pasar.
- Menarik tiga garis lurus (titik maksimum, minimum, dan median) yang menghubungkan setiap grade. Kemudian menetapkan strategi remunerasi, apakah perusahaan akan menaikkan gaji pokok di atas pasar, menyesuaikan dengan pasar, atau menurunkan di bawah pasar.
- Menentukan median ideal (P50) gaji pokok per grade, lalu membuat kisaran ke kanan untuk P75 dan P100, serta kisaran ke kiri untuk P25 dan P0. Sehingga, akan diperoleh gaji pokok minimum, gaji pokok maksimum, dan midpoint untuk setiap grade.
- Memeriksa gaji pokok aktual, apakah masih ada karyawan yang underpaid atau overpaid berdasarkan struktur upah tersebut. Idealnya, jumlahnya kurang dari 5% populasi. Jika terlalu banyak karyawan underpaid, maka perusahaan membutuhkan anggaran untuk penyesuaian kenaikan gaji.
- Mengajukan struktur dan skala upah ke manajemen tertinggi untuk disetujui.
Selain langkah di atas, kamu juga dapat menggunakan aplikasi cloud Gadjian untuk menyusun struktur dan skala upah perusahaan secara otomatis. Fitur struktur dan skala upah di software HRIS terbaik ini membantu kamu membuat struktur golongan jabatan beserta kisaran gaji pokok menggunakan metode trend and progressive.
Baca Juga: 3 Contoh Template Slip Gaji Karyawan
Gaji karyawan kamu setiap bulan juga bisa dihitung otomatis dengan Gadjian. Melalui fitur hitung gaji online, aplikasi payroll Indonesia ini dapat menyelesaikan kalkulasi semua komponen slip gaji karyawan secara efisien dan minim kesalahan. Kamu tak perlu lagi pusing menghitung manual gaji pokok, tunjangan, lembur, THR, bonus, BPJS, hingga pajak penghasilan PPh 21 karyawan.
