Kasus karyawan punya dua nomor BPJS Ketenagakerjaan atau Kartu Peserta Jamsostek (KPJ) ganda dapat dicegah dengan memindahkan kepesertaan ke perusahaan baru sejak onboarding, bukan mendaftarkan ulang karyawan. Karyawan baru tidak berarti peserta baru BPJS, karena itu HR harus proaktif bertanya di awal apakah kandidat yang direkrut sudah punya KPJ atau belum.
Jika karyawan sudah menjadi peserta Jamsostek, HR kemudian memproses kelanjutan kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan melalui SIPP Online. Sedangkan untuk kepesertaan Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) juga dilakukan pindah penanggung BPJS Kesehatan ke perusahaan baru melalui e-Dabu.
Artikel ini akan membahas cara memindahkan BPJS karyawan ke perusahaan baru dimulai dengan menggunakan nomor KPJ lama yang sudah dimiliki karyawan, serta apa yang harus dilakukan HR apabila karyawan terlanjur memiliki kepesertaan ganda BPJS.
Studi Kasus: HR Mendaftarkan Ulang Karyawan yang Sudah Punya BPJS
Dalam kasus PT ABC Abadi Jaya, seorang karyawan menyerahkan dokumen onboarding tanpa mencantumkan nomor BPJS sebelumnya. HR langsung memproses pendaftaran Jamsostek, tanpa memeriksa riwayat kepesertaannya.
Belakangan diketahui karyawan memiliki dua nomor KPJ, nomor KPJ lama di perusahaan sebelumnya dan nomor KPJ baru di perusahaan baru. Perusahaan lama juga masih mencantumkan namanya dalam administrasi kepesertaan. Tim Finance kemudian menemukan pembayaran yang diduga tumpang tindih.
Situasi ini perlu diperiksa melalui tiga pertanyaan:
- Apakah benar terdapat dua nomor kepesertaan untuk identitas yang sama?
- Apakah kedua pembayaran mencakup program dan periode yang sama?
- Apakah hubungan kerja dengan perusahaan lama sudah berakhir?
Dua nomor KPJ tidak otomatis membuktikan pembayaran ganda atau pelanggaran regulasi. HR perlu memeriksa riwayat kerja, data peserta, dan bukti pembayaran sebelum menentukan koreksi. Fokus penanganannya adalah memastikan pelaporan benar dan hak karyawan tetap terlindungi.
Baca juga: Bagaimana Jika Karyawan Tidak Didaftarkan BPJS? Ini Risiko, Sanksi, dan Solusinya
Bedakan Pengalihan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan
BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan adalah dua sistem berbeda. Masing-masing punya kanal pelaporan kepesertaan terpisah dan tidak bisa dicampuradukkan.
| Aspek | BPJS Ketenagakerjaan | BPJS Kesehatan |
| Identitas yang diperiksa | Nomor KPJ dan NIK | Nomor JKN-KIS dan NIK |
| Kanal administrasi perusahaan | SIPP Online | e-Dabu |
| Proses saat pindah kerja | Melanjutkan atau migrasi kepesertaan | Mutasi pindah penanggung |
| Pemeriksaan setelah diproses | Data pemberi kerja, program, dan iuran | Penanggung, keluarga, status, dan tagihan |
SIPP merupakan kanal pengelolaan data tenaga kerja, upah, dan penghitungan iuran Jaminan Kematian (JKM), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Hari Tua (JHT), dan Jaminan Pensiun (JP) di bawah BPJS Ketenagakerjaan. Sementara itu, e-Dabu untuk mengelola proses mutasi peserta antar-penanggung Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) BPJS Kesehatan.
Di aplikasi HRIS, masing-masing punya kolom dan pengaturan sendiri-sendiri untuk memastikan pengelolaan perhitungan iuran secara benar.
Baca juga: Panduan Memilih Aplikasi Payroll Terintegrasi BPJS & Manfaatnya
Tanyakan Nomor BPJS Karyawan Baru Sejak Onboarding
Langkah pertama mencegah karyawan punya dua nomor BPJS Ketenagakerjaan adalah bertanya dan meminta nomor KPJ karyawan sejak onboarding apabila karyawan pernah bekerja di perusahaan lain dan terdaftar sebagai peserta Jamsostek.
Tambahkan pemeriksaan kepesertaan pada formulir penerimaan karyawan. Data yang perlu dikumpulkan meliputi:
- NIK, nama lengkap, dan tanggal lahir sesuai dokumen identitas.
- Nomor KPJ BPJS Ketenagakerjaan yang pernah dimiliki.
- Nomor JKN-KIS BPJS Kesehatan.
- Nama perusahaan sebelumnya dan tanggal terakhir bekerja.
- Tanggal mulai bekerja di perusahaan baru.
- Data keluarga yang ditanggung untuk BPJS Kesehatan.
Minta salinan kartu atau bukti kepesertaan, serta dokumen berhenti bekerja jika diperlukan untuk pengurusan. Jika karyawan tidak tahu nomornya dan tidak ada kartu fisik, bantu mereka menelusuri kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan di aplikasi Jamsostek Mobile (JMO) dan kepesertaan BPJS Kesehatan di Mobile JKN. Cara lainnya adalah bertanya langsung ke HR perusahaan sebelumnya.
Jangan pernah menganggap karyawan baru belum terdaftar BPJS. Pastikan dulu statusnya karena ini menentukan proses selanjutnya, apakah cukup melanjutkan kepesertaan atau mendaftarkan baru.
Dalam kasus tertentu, ada karyawan yang sebelumnya pernah bekerja di dua perusahaan berbeda dan punya dua KPJ, lalu HR di perusahaan baru menemukan fakta karyawan baru punya kepesertaan ganda. Solusinya: pengkinian data dan penggabungan saldo BPJS.
Baca juga: 5 Aplikasi HRIS Hitung BPJS Otomatis
Input Nomor KPJ Lama di Data Karyawan
Langkah kedua mencegah karyawan punya dua nomor BPJS Ketenagakerjaan adalah input nomor KPJ lama di data karyawan. Jika menggunakan aplikasi HRIS Gadjian, caranya cukup mudah.
- Masuk ke menu Organisasi > Data Pribadi > Detail Personalia
- Klik Edit BPJS. Masukkan nomor BPJS karyawan dan bulan mulai perhitungan iuran
- Pastikan nomor benar dan cocokkan dengan identitas karyawan
- Klik Simpan
Input nomor BPJS ini belum menyelesaikan perpindahan kepesertaan pada sistem BPJS. HR tetap perlu menjalankan administrasi resmi melalui SIPP atau e-Dabu, kemudian memastikan hasilnya sesuai. Gunakan satu data karyawan yang konsisten sebagai acuan.
Baca juga: Komplit! Cara Menghitung Payroll Karyawan Bulanan: Termasuk BPJS dan PPh 21
Lanjutkan Migrasi Data Peserta melalui SIPP Online
Langkah ketiga mencegah karyawan punya dua nomor BPJS Ketenagakerjaan adalah melakukan pemindahan data peserta melalui SIPP Online. Siapkan data kepesertaan lama sebelum memproses penambahan tenaga kerja pada perusahaan baru.
Alurnya seperti berikut:
- Masuk ke akun SIPP perusahaan.
- Masuk ke menu Mutasi Data untuk penambahan tenaga kerja
- Pilih status kepesertaan dengan mengonfirmasi peserta sudah punya KPJ
- Masukkan nomor KPJ lama untuk menarik data peserta yang terekam di BPJS, dan pastikan sesuai dengan nama dan NIK yang bersangkutan
- Lengkapi data profil dan upah peserta di perusahaan Anda
- Setelah selesai, lakukan finalisasi hitung iuran agar iuran karyawan baru masuk ke tagihan perusahaan
Jika KPJ tidak ditemukan atau identitas tidak sesuai, koordinasikan dengan petugas kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan. Jangan mengubah NIK atau tanggal lahir sekadar agar input diterima.
Karyawan baru hanya bisa didaftarkan di SIPP Online apabila perusahaan lama sudah menonaktifkan kepesertaan yang bersangkutan. Jika belum, maka sistem otomatis menolak karena KPJ karyawan masih aktif di perusahaan lama.
Baca juga: Tutorial Daftar SIPP BPJS Ketenagakerjaan dan Cara Menggunakannya
Pindahkan Penanggung BPJS Kesehatan melalui e-Dabu
Untuk BPJS Kesehatan, gunakan kepesertaan JKN karyawan ketika memproses perpindahan penanggung ke perusahaan baru. Syaratnya sama dengan BPJS Ketenagakerjaan, kepesertaan harus dinonaktifkan dulu oleh admin perusahaan lama agar data BPJS Kesehatan karyawan bisa ditarik menjadi peserta BPJS PPU perusahaan Anda.
- Login ke sistem e-Dabu dengan akun badan usaha
- Masuk ke menu Mutasi Peserta untuk menambahkan peserta
- Cek kepesertaan karyawan menggunakan NIK atau nomor JKN
- Sistem e-Dabu akan menampilkan data kepesertaan karyawan jika status karyawan sudah nonaktif
- Tarik data dan ubah informasi karyawan di perusahaan Anda, termasuk gaji, tunjangan, sampai dengan tanggal mulai bekerja
Jika karyawan baru sudah berhasil pindah penanggung BPJS ke perusahaan Anda, iuran akan mulai dihitung untuk periode bulan berikutnya. Namun, jika penarikan data gagal karena karyawan masih terdaftar aktif, Anda perlu menghubungi PIC atau HR di perusahaan tempat karyawan bekerja sebelumnya agar menonaktifkan kepesertaan JKN.
Baca juga: Inilah Alasan Mengapa Perusahaan Wajib Mendaftarkan BPJS Kesehatan Karyawan
Cocokkan Status Kepesertaan dengan Tagihan dan Payroll
Perpindahan kepesertaan tidak sama dengan pembayaran iuran otomatis. Finance tetap harus memastikan tagihan yang benar berdasarkan data kepesertaan yang valid. Ini merupakan cara mencegah iuran BPJS ganda paling mudah dan efektif.
Sebelum payroll difinalisasi, gunakan daftar pemeriksaan berikut:
| Pemeriksaan | Hal yang harus dipastikan |
| Identitas | NIK dan nomor peserta sesuai |
| Periode | Bulan tagihan dan bulan payroll telah sesuai |
| Upah | Dasar perhitungan sesuai ketentuan program |
| Pembagian iuran | Porsi perusahaan dan karyawan tepat |
| Pembayaran | Bukti bayar cocok dengan tagihan |
| Slip gaji | Potongan karyawan sesuai hasil perhitungan |
Jika terdapat selisih, catat penyebabnya: perubahan upah, tanggal efektif, koreksi periode sebelumnya, atau kesalahan data.
Di software payroll Gadjian, Anda bisa cek data iuran BPJS di menu Payroll > Kelola BPJS.
Baca juga: Syarat dan Cara Pindah BPJS Kesehatan dari/ke Perusahaan
Bagaimana Jika Karyawan Terlanjur Punya Dua Nomor KPJ?
Bagaimana jika pekerja sudah pernah bekerja sebelumnya dan memiliki nomor BPJS Ketenagakerjaan yang masih aktif, sementara HR di perusahaan baru terlanjur mendaftarkan ulang kepesertaan karyawan?
Tidak perlu khawatir. Jika karyawan punya dua nomor BPJS Ketenagakerjaan, yang bersangkutan dapat mengajukan update data untuk menggabungkan saldo dari dua nomor KPJ. Salah satu caranya adalah pengkinian data secara online melalui aplikasi JMO, dengan langkah-langkah berikut.
- Buka aplikasi JMO. Masuk ke aplikasi, lalu pilih menu Pengkinian Data di halaman utama.
- Konfirmasi pengkinian data. Jika muncul notifikasi, klik Ok, Lanjutkan.
- Periksa data kepesertaan. Periksa data yang ditampilkan dengan teliti. Pastikan Nomor KPJ yang tercantum adalah nomor pertama yang Anda miliki. Jika data sudah diperbarui, klik Sudah.
- Lakukan verifikasi biometrik. Ambil swafoto sesuai petunjuk di aplikasi untuk memverifikasi identitas.
- Lengkapi data kontak. Perbarui nomor ponsel dan alamat email. NPWP atau nomor paspor dapat diisi jika diperlukan.
- Perbarui data kependudukan. Pastikan data sesuai dengan KTP dan Kartu Keluarga (KK) terbaru, lalu klik Selanjutnya.
- Isi data kontak darurat. Lengkapi informasi kontak darurat sesuai kolom yang tersedia, kemudian klik Selanjutnya.
- Konfirmasi perubahan data. Periksa kembali seluruh data, termasuk nomor KPJ pertama Anda. Klik Konfirmasi, centang pernyataan persetujuan, lalu klik Konfirmasi sekali lagi untuk menyelesaikan pengkinian data.
Cara lainnya, pengkinian data bisa dilakukan dengan datang langsung ke kantor BPJS Ketenagakerjaan setempat dengan membawa dokumen: KPJ, KTP, dan surat paklaring dari perusahaan lama.
Baca juga: Lapor SIPP BPJS Semakin Mudah dengan Gadjian
SOP Ini Relevan untuk Industri Apa Saja?
Pemeriksaan BPJS saat onboarding dapat diterapkan pada berbagai usaha, terutama perusahaan dengan perekrutan rutin atau pengelolaan karyawan di banyak lokasi, seperti:
- Manufaktur: pemeriksaan dokumen pada penerimaan operator secara bersamaan.
- Retail dan F&B: konsistensi data karyawan antar-outlet.
- Hotel dan hospitality: kelengkapan administrasi pekerja operasional.
- Logistik dan distribusi: pencocokan data kantor pusat dan cabang.
- Konstruksi dan jasa profesional: verifikasi riwayat kepesertaan pekerja yang baru bergabung.
- Startup dan UKM: pengelolaan onboarding ketika fungsi HR masih dirangkap.
Tetapkan PIC, status pengerjaan, serta bukti penyelesaian untuk setiap peserta. Dengan begitu, business owner dapat memantau kasus yang belum selesai tanpa harus memeriksa seluruh detail payroll.
Baca juga: Bagaimana Jika Karyawan Tidak Didaftarkan BPJS? Ini Risiko, Sanksi, dan Solusinya
Kelola BPJS Karyawan dengan Gadjian: Dari Pendaftaran hingga Perhitungan Iuran
SOP pemeriksaan BPJS saat onboarding akan lebih efektif jika data karyawan, status kepesertaan, dan perhitungan iuran berada dalam satu alur kerja. Gadjian membantu HR mengelola proses tersebut dari pendaftaran karyawan hingga perhitungan iuran BPJS bulanan.
Aplikasi payroll-BPJS ini dapat menghitung gaji pokok, gaji harian, gaji pro rata, potongan absensi, lembur, bonus, THR, iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, serta PPh 21/26 berdasarkan peraturan yang berlaku. Dengan begitu, HR tidak perlu menghitung ulang iuran secara manual di spreadsheet.
Gadjian juga menyediakan opsi penanggungan penuh atau sebagian iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Sesuai aturan pemerintah, premi JKM, JHT, JP, dan JKN ditanggung oleh perusahaan dan pekerja dengan porsinya masing-masing. Namun, Gadjian mengakomodasi perusahaan yang ingin menanggung seluruh iuran, sehingga di pihak karyawan tidak ada potongan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.
Aplikasi HRIS cloud ini juga menyediakan file untuk diunggah ke SIPP, seperti data upah, tambah tenaga kerja, non-aktif tenaga kerja, dan laporan BPJS Ketenagakerjaan.
Gadjian juga mendukung pengaturan komponen gaji, lembur, dan THR secara default. HR dapat menyesuaikan dengan menambah komponen pendapatan, potongan, serta benefit sesuai kebijakan perusahaan.
Slip gaji karyawan akan terhitung otomatis setiap bulan. Premi BPJS terhitung jelas dan detail untuk setiap jenis program yang diikuti karyawan: berapa tunjangan yang ditanggung perusahaan dan berapa iuran yang ditanggung karyawan.
Jika perusahaan Anda masih mengelola BPJS karyawan melalui spreadsheet terpisah dan rekap manual, risiko data tidak lengkap atau salah hitung iuran akan meningkat. Pindah ke Gadjian akan menjadi solusi pintar dan praktis: administrasi BPJS beres, iuran premi akurat, dan semua data terekam rapi untuk memudahkan audit. Pengelolaan administrasi BPJS yang rapih dan transparan membantu mewujudkan perusahaan idaman yang peduli kesejahteraan karyawan.
HRIS Gadjian mengefisienkan manajemen HR: dari rekrutmen, payroll, penilaian kinerja, hingga pesangon, dalam satu platform.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Karyawan dapat memiliki dua nomor BPJS Ketenagakerjaan jika mereka tidak mencantumkan nomor BPJS sebelumnya saat onboarding di perusahaan baru. Hal ini sering terjadi ketika HR tidak memeriksa riwayat kepesertaan karyawan.
Untuk mencegah karyawan memiliki dua nomor BPJS, HR harus bertanya mengenai kepesertaan BPJS karyawan baru sejak onboarding dan memindahkan kepesertaan menggunakan nomor KPJ lama alih-alih mendaftarkan ulang.
Jika karyawan sudah memiliki dua nomor KPJ, mereka dapat mengajukan pengkinian data untuk menggabungkan saldo dari dua nomor tersebut, baik melalui aplikasi JMO atau dengan datang langsung ke kantor BPJS Ketenagakerjaan.
HR harus memproses pemindahan kepesertaan melalui SIPP Online dengan memasukkan nomor KPJ lama dan memastikan data identitas karyawan sesuai. Pastikan kepesertaan di perusahaan lama sudah dinonaktifkan.
Untuk memastikan tidak ada pembayaran ganda, HR perlu memeriksa identitas, periode tagihan, dan data upah karyawan sebelum finalisasi payroll, serta mencocokkan bukti bayar dengan tagihan yang benar.
Jika karyawan baru tidak tahu nomor BPJS mereka, HR dapat membantu mereka menelusuri kepesertaan melalui aplikasi Jamsostek Mobile untuk BPJS Ketenagakerjaan atau Mobile JKN untuk BPJS Kesehatan.
Jika sistem menolak pendaftaran karyawan baru di SIPP Online, HR perlu berkoordinasi dengan petugas kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan untuk menonaktifkan kepesertaan karyawan di perusahaan lama.
Anda dapat menggunakan software HRIS-payroll Gadjian untuk mendaftarkan BPJS karyawan, migrasi ke perusahaan baru, memindahkan penanggung, lapor SIPP, dan menghitung iuran secara otomatis setiap bulan tanpa perlu spreadsheet.
