Jika karyawan tidak didaftarkan BPJS, perusahaan menghadapi tiga risiko serius. Pertama, perusahaan wajib tanggung biaya berobat karyawan yang sakit, mengalami kecelakaan kerja, atau meninggal dunia. Kedua, pengusaha terancam sanksi administratif berupa teguran, denda, hingga pembekuan layanan publik. Ketiga, bisa terjadi perselisihan hubungan industrial akibat gugatan karyawan.
Dasar Hukum Kewajiban Mendaftarkan Karyawan ke BPJS
Setiap pengusaha di Indonesia wajib mendaftarkan dirinya dan karyawannya serta membayarkan iuran jaminan sosial setiap bulan. Ketentuan ini diatur di UU No 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional dan UU No 24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara Sistem Jaminan Sosial.
Pemberi kerja secara bertahap wajib mendaftarkan dirinya dan pekerjanya sebagai peserta kepada Badan Penyelenggara Jaminan Sosial, sesuai dengan program jaminan sosial yang diikuti.
Adapun jenis jaminan sosial yang ditetapkan di UU mencakup Jaminan Kesehatan yang dikelola BPJS Kesehatan, serta Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian, Jaminan Hari Tua, dan Jaminan Pensiun yang dikelola oleh BPJS Ketenagakerjaan.
Jadi, kalau karyawan tidak menjadi peserta jaminan sosial, mereka tidak punya perlindungan sosial ekonomi. Perusahaan harus bertanggung jawab menutup semua biaya pengobatan, santunan, dan biaya lainnya apabila karyawan mengalami risiko buruk.
Ini ditegaskan di Pasal 13 Peraturan Presiden No 82 Tahun 2018 tentang Jaminan Kesehatan.
Dalam hal pemberi kerja belum mendaftarkan dan membayar iuran bagi pekerjanya kepada BPJS Kesehatan, pemberi kerja wajib bertanggung jawab pada saat pekerja membutuhkan pelayanan kesehatan sesuai dengan manfaat yang diberikan oleh BPJS Kesehatan.
Pemberi kerja selain penyelenggara negara yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikenakan sanksi administratif berupa teguran tertulis; denda; dan/atau tidak mendapat pelayanan publik tertentu.
Jika karyawan tidak didaftarkan BPJS, mereka dapat mendaftarkan dirinya sendiri dengan melampirkan dokumen yang membuktikan hubungan kerja.
Baca juga: Inilah Alasan Mengapa Perusahaan Wajib Mendaftarkan BPJS Kesehatan Karyawan
Apa Saja Risiko Karyawan Tidak Didaftarkan BPJS?
| Risiko | Konsekuensi bagi perusahaan | Rujukan |
| Biaya pelayanan kesehatan | Perusahaan bertanggung jawab ketika pekerja membutuhkan pelayanan kesehatan sesuai manfaat BPJS Kesehatan jika perusahaan belum mendaftarkan dan membayar iuran. | Perpres 82/2018 sebagaimana telah diubah. |
| Kecelakaan kerja atau kematian | Perusahaan menghadapi kewajiban pembayaran manfaat, pengobatan, rehabilitasi, dan santunan, jika pekerja belum diikutsertakan pada program JKK dan JKM. | Ketentuan BPJS Ketenagakerjaan dan peraturan terkait. |
| Sanksi administratif | Perusahaan menerima teguran, denda, atau sanksi administratif lain sesuai aturan yang berlaku. | UU 24/2011 dan PP 86/2013. |
| Pembatasan layanan publik | Perusahaan dapat mengalami hambatan pada layanan atau perizinan tertentu sesuai ketentuan pelaksana. | PP 86/2013 dan aturan terkait. |
| Risiko pidana | Risiko pidana secara khusus dapat muncul apabila iuran sudah dipungut tetapi tidak disetorkan kepada BPJS. | Pasal 19 jo. Pasal 55 UU 24/2011. |
| Perselisihan hubungan industrial | Karyawan dapat mengadu ke BPJS atau Disnaker dan menempuh mekanisme penyelesaian perselisihan. | UU 2/2004 dan prosedur pengaduan yang berlaku. |
Banyak kasus karyawan tidak didaftarkan BPJS bukan karena kesengajaan, tetapi berawal dari administrasi HR yang kurang rapi, sistem yang tidak terhubung, dan data yang terpisah-pisah. Akibatnya karyawan sudah bekerja berbulan-bulan, tapi belum kunjung punya nomor peserta BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
Baca juga: Mengapa Perusahaan Wajib Mendaftarkan BPJS Ketenagakerjaan?
Studi Kasus 1: Kelalaian Mendaftarkan BPJS Karyawan
PT Adil Makmur adalah perusahaan distribusi dengan sekitar 180 karyawan. Dalam enam bulan terakhir, perusahaan merekrut 40 karyawan baru untuk gudang dan armada pengiriman. Karena proses rekrutmen berlangsung cepat, HR mencatat data karyawan baru di spreadsheet terpisah dan menunda pendaftaran BPJS sampai masa percobaan selesai.
Masalah muncul ketika seorang staf gudang dirawat karena demam berdarah. Rumah sakit tidak dapat memproses layanan menggunakan kepesertaan BPJS karena data karyawan belum terdaftar sebagai peserta penerima upah (PPU) Jaminan Kesehatan. Keluarga karyawan membayar biaya rawat inap terlebih dahulu, lalu mengklaim penggantian biaya pengobatan ke perusahaan.
Saat HR melakukan pemeriksaan, ternyata ada 10 karyawan yang juga belum terdaftar BPJS. Sedangkan, 5 orang lainnya punya status kepesertaannya tidak aktif.
Awalnya, mereka peserta mandiri BPJS Kesehatan. Namun setelah bekerja di perusahaan, mereka tidak lagi membayar iuran karena berpikir status kepesertaannya menjadi PPU alias ditanggung perusahaan dan potong gaji. Tapi, sayangnya, HR tidak melakukan perubahan data kepesertaan.
Masalah di PT Adil Makmur berasal dari dua proses yang tidak terhubung: karyawan tidak terdaftar BPJS dan status BPJS tidak aktif. Data karyawan dicatat di spreadsheet, pendaftaran BPJS dikerjakan kemudian, dan payroll sudah berjalan tanpa verifikasi status kepesertaan.
Baca juga: Panduan Cara Daftar BPJS Ketenagakerjaan
Karyawan Tidak Terdaftar BPJS Terlanjur Sakit, Apa yang Harus Dilakukan HR?
Jika karyawan sudah sakit sebelum terdaftar, HR perlu menangani kebutuhan karyawan sekaligus memperbaiki kepesertaan dan administrasi perusahaan.
- Hubungi karyawan dan rumah sakit untuk memastikan status layanan serta biaya yang sedang berjalan.
- Tentukan tindakan perusahaan untuk menangani biaya yang menjadi tanggung jawab perusahaan berdasarkan ketentuan yang berlaku.
- Segera proses pendaftaran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan melalui kanal resmi.
- Jangan menganggap pendaftaran setelah karyawan sakit otomatis menanggung biaya atau kejadian sebelum tanggal kepesertaan.
- Periksa apakah slip gaji sudah memuat potongan iuran.
- Jika iuran sudah dipotong tetapi belum disetor, segera lakukan penyetoran atau koreksi sesuai hasil pemeriksaan.
- Simpan bukti pembayaran, pendaftaran, komunikasi, dan keputusan penyelesaian.
- Audit seluruh karyawan aktif untuk menemukan kasus serupa.
Pendaftaran setelah masalah terjadi dapat memperbaiki status kepesertaan untuk periode berikutnya, tetapi tidak otomatis menghapus kewajiban perusahaan atas periode ketika karyawan belum didaftarkan.
Baca juga: Panduan Memilih Aplikasi Payroll Terintegrasi BPJS & Manfaatnya
Bagaimana Cara Mengaudit Karyawan yang Belum Terdaftar BPJS?
Audit kepesertaan bisa diselesaikan dalam satu sampai dua hari kerja dengan langkah teknis berikut:
- Tarik data master karyawan aktif dari sistem HR atau payroll, termasuk NIK, tanggal mulai kerja, dan status kerja.
- Unduh daftar peserta dari Edabu (BPJS Kesehatan) dan SIPP Online (BPJS Ketenagakerjaan).
- Cocokkan berdasarkan NIK, bukan nama. Perbedaan ejaan nama sering membuat karyawan yang sebenarnya terdaftar terlihat belum terdaftar, begitu juga sebaliknya.
- Bandingkan upah yang dilaporkan dengan upah aktual. Melaporkan upah di bawah gaji pokok ditambah tunjangan tetap termasuk pelanggaran data yang diatur dalam PP 86/2013.
- Cek slip gaji tiga bulan terakhir. Tandai karyawan yang memiliki potongan iuran tetapi tidak muncul di daftar peserta. Ini adalah prioritas perbaikan nomor satu.
HR juga perlu memeriksa karyawan baru, karyawan yang pindah unit, karyawan yang mengalami perubahan upah, dan karyawan yang sudah memiliki nomor kepesertaan lama.
Pencegahan: Daftarkan BPJS Sejak Onboarding
Pencegahan paling andal adalah membuat data BPJS menjadi bagian wajib dari proses input karyawan baru sejak onboarding. SOP minimum yang bisa diterapkan:
- Kumpulkan KTP, KK, dan nomor BPJS lama (jika ada) sebelum hari pertama kerja.
- Daftarkan karyawan ke BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan pada minggu pertama.
- Aktifkan komponen iuran di payroll sejak bulan pertama, termasuk untuk karyawan dalam masa percobaan.
- Jika nomor KPJ belum terbit, gunakan penanda sementara di sistem internal agar iuran tetap dihitung, lalu perbarui saat nomor resmi keluar.
- Lakukan rekonsiliasi data peserta BPJS dengan data payroll setiap bulan sebelum tanggal jatuh tempo iuran.
Baca juga: 5 Aplikasi HRIS Hitung BPJS Otomatis
Studi Kasus 2: Iuran Belum Disetor
PT Suka Sejahtera sudah menambahkan potongan BPJS Kesehatan 1% upah ke slip gaji karyawan. Namun, karena ada kesalahan hitung di Excel, finance sibuk melakukan koreksi dan belum menyetorkan iuran selama satu periode.
Karyawan A mengira dirinya aktif karena melihat potongan pada slip gaji, tetapi ternyata status kepesertaannya tidak aktif karena iuran belum terbayarkan oleh perusahaan. Saat ia menjalani rawat inap, pihak rumah sakit meminta agar perusahaan mengaktifkan kembali kepesertaan BPJS karyawan dalam waktu 3×24 jam dengan melunasi iuran, atau biaya pengobatan karyawan A tidak bisa ditanggung BPJS.
Setelah PT Suka Sejahtera membayar semua tunggakan, seminggu kemudian, karyawan B masuk rawat inap rumah sakit. BPJS menagih denda 5% dari biaya rumah sakit. Sesuai ketentuan Perpres, setelah re-aktivasi kepesertaan, apabila peserta PPU menjalani rawat inap, maka pemberi kerja dikenakan denda 5% dari paket INA-CBGs.
Solusi HR dan finance:
- Cocokkan total potongan pada payroll dengan tagihan BPJS.
- Periksa tanggal jatuh tempo dan status pembayaran.
- Setorkan iuran tertunggak melalui kanal resmi.
- Simpan bukti transaksi dan rekonsiliasi.
- Berikan penjelasan kepada karyawan jika terdapat perubahan status atau koreksi.
- Tambahkan pemeriksaan pembayaran sebelum payroll periode berikutnya ditutup.
Pasal 19 jo. Pasal 55 UU Nomor 24 Tahun 2011 mengatur risiko pidana bagi pihak yang memungut iuran tetapi sengaja tidak membayarkan atau menyetorkannya kepada BPJS. Risiko ini tidak sama dengan kasus perusahaan yang belum melakukan pendaftaran dan belum memotong iuran.
Baca juga: 3 Sanksi Terlambat Bayar BPJS Ketenagakerjaan Bagi Perusahaan
BPJS Karyawan Mendukung Lingkungan Kerja Sehat
Pendaftaran BPJS karyawan dan pembayaran iuran tepat waktu merupakan bagian dari upaya membangun lingkungan kerja sehat. Perlindungan kesehatan dan jaminan sosial membantu karyawan memperoleh kepastian ketika menghadapi sakit, kecelakaan kerja, atau risiko lain yang berkaitan dengan hubungan kerja.
Perusahaan yang memenuhi kewajiban dasar perlindungan pekerja lebih mudah dipandang sebagai perusahaan green flag, bukan hanya karena menawarkan benefit tambahan, tetapi karena menjalankan hak karyawan secara konsisten.
Kepatuhan BPJS juga perlu dilihat sebagai bagian dari tata kelola HR, bukan sekadar pekerjaan administratif payroll. HR perlu memastikan informasi kepesertaan, potongan, dan kontribusi perusahaan dapat dijelaskan kepada karyawan melalui dokumen yang transparan.
Industri yang Rawan Mengalami Kasus Kepesertaan BPJS
Risiko karyawan tidak terdaftar BPJS paling tinggi di sektor dengan rekrutmen cepat, turnover tinggi, atau banyak pekerja harian dan kontrak, antara lain:
- Industri manufaktur, termasuk tekstil & garmen, yang sering merekrut pekerja secara massal.
- Proyek konstruksi yang mempekerjakan banyak pekerja harian seperti tukang batu.
- Perusahaan ritel, industri F&B, dan hospitality dengan turnover karyawan yang cenderung tinggi.
- Jasa logistik dan ekspedisi yang mempekerjakan kurir dan staf gudang di banyak lokasi.
- Perkebunan dan agribisnis, karena sebagian pekerja bersifat musiman (tidak tetap).
- Jasa outsourcing, karena data karyawan tersebar di perusahaan pengguna jasa.
- Industri media yang banyak mempekerjakan karyawan kontrak dan freelancer.
Baca juga: Syarat dan Cara Pindah BPJS Kesehatan dari/ke Perusahaan
Berapa Iuran BPJS Karyawan 2026?
Agar karyawan terlindungi sejak awal, komponen iuran berikut perlu langsung muncul di slip gaji bulan pertama:
| Program | Ditanggung Perusahaan | Ditanggung Karyawan | Catatan |
| Jaminan Kesehatan | 4% | 1% | Batas atas upah Rp12.000.000; setor paling lambat tanggal 10 |
| Jaminan Hari Tua | 3,7% | 2% | Tanpa batas upah |
| Jaminan Pensiun | 2% | 1% | Batas upah Rp11.086.300 sejak Maret 2026 |
| Jaminan Kecelakaan Kerja | 0,24–1,74% | – | Sesuai tingkat risiko lingkungan kerja |
| Jaminan Kematian | 0,30% | – | Ditanggung penuh perusahaan |
Karyawan hanya menanggung 1% iuran BPJS Kesehatan dan 3% iuran BPJS Ketenagakerjaan. Untuk program Jaminan Kecelakaan Kerja dan Jaminan Kematian, karyawan sama sekali tidak dikenakan potongan BPJS Ketenagakerjaan, semuanya ditanggung perusahaan.
Baca juga: Kalkulator BPJS Karyawan: Jenis Iuran dan Simulasi Perhitungan
Otomatiskan Kepatuhan BPJS dengan Gadjian
Dua kasus kepesertaan BPJS karyawan di atas terjadi karena masalah administrasi HR: pengelolaan data tidak rapi dan kesalahan hitung iuran di spreadsheet. Aplikasi HRIS Gadjian menutup celah ini dengan mengelola data karyawan secara terpusat dan menghubungkannya dengan sistem perhitungan gaji otomatis untuk menekan salah hitung.
Kelola BPJS secara terpusat di menu Payroll > Kelola BPJS
- BPJS Ketenagakerjaan: Semua bisa dicek di sini, mulai tambah tenaga kerja, non-aktifkan tenaga kerja, data upah, hingga laporan BPJS.
- BPJS Kesehatan: Menyediakan data karyawan yang terdaftar Jaminan Kesehatan, mulai dari gaji pokok, tunjangan tetap, sampai porsi iuran yang ditanggung perusahaan dan yang dibayar sendiri oleh karyawan.
Tiga langkah cepat atur BPJS di menu Payroll > Pengaturan > BPJS
- Masukan upah minimum sebagai batas terendah gaji untuk menghitung potongan BPJS. Jika upah karyawan di bawah upah minimum yang berlaku, maka perhitungan iuran BPJS di Gadjian otomatis akan menggunakan upah minimum sebagai pengali.
- Buat pengaturan BPJS Ketenagakerjaan karyawan untuk perhitungan slip gaji
- Buat pengaturan BPJS Kesehatan
Selanjutnya, aplikasi hitung BPJS karyawan ini akan menerapkan perhitungan iuran tiap karyawan di slip gaji setiap bulan sesuai dengan pengaturan di atas. Karyawan punya akses mengecek rincian BPJS di slip gaji online lewat aplikasi ESS GadjianKu.
Dengan software payroll Gadjian, aktivasi BPJS mudah dilakukan sejak onboarding, sehingga memberikan perlindungan karyawan lebih awal. Selain bentuk kepatuhan, perusahaan tidak akan terbebani biaya ketika karyawan mengalami risiko kecelakaan kerja, kematian, dan cacat total tetap.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Karyawan masa percobaan yang sudah memiliki hubungan kerja dan menerima upah perlu didaftarkan sesuai ketentuan kepesertaan BPJS. Perusahaan tidak sebaiknya menunda pendaftaran hanya karena karyawan masih berada dalam masa percobaan.
Perusahaan dapat menghadapi sanksi administratif, kewajiban menanggung manfaat tertentu, dan perselisihan dengan karyawan. Jika perusahaan memotong iuran tetapi tidak menyetorkannya, terdapat risiko pidana berdasarkan ketentuan UU BPJS.
Jika perusahaan belum mendaftarkan dan membayar iuran, Perpres 82/2018 mengatur tanggung jawab pemberi kerja ketika pekerja membutuhkan pelayanan kesehatan sesuai manfaat BPJS Kesehatan.
Bisa. Pekerja yang secara nyata tidak didaftarkan pemberi kerja dapat mendaftarkan dirinya sendiri dengan dokumen yang membuktikan status hubungan kerja.
Gadjian mengelola data BPJS karyawan secara terpusat di aplikasi, menghitung komponen BPJS dalam proses payroll, dan menampilkan rincian penghasilan serta potongan pada slip gaji. Hasilnya bukan hanya kepatuhan terhadap regulasi, tetapi juga efisiensi biaya dan akurasi perhitungan slip gaji.
