Contoh Kasus Perhitungan Potongan Gaji Telat Masuk Kerja

Bagaimana cara menghitung potongan keterlambatan? Dan seperti apa contoh perhitungan potongan gaji telat masuk kerja? Cara paling umum hitung potongan keterlambatan adalah menggunakan metode satuan menit atau satuan hari, bisa pakai rumus manual atau hitung otomatis di aplikasi payroll.

Banyak perusahaan mulai menerapkan potongan keterlambatan setelah menyadari bahwa absensi manual sulit dipantau dan disiplin waktu kerja tidak konsisten. Masalahnya, potongan gaji tidak boleh dibuat berdasarkan keputusan lisan atau rumus yang berubah-ubah antar-divisi.

Kita akan ulas dasar aturan potong gaji, simulasi potongan keterlambatan karyawan, dua contoh rumus yang dapat digunakan sesuai kebijakan perusahaan, serta cara mengurangi pekerjaan manual HR melalui payroll dan absensi digital.

Bolehkah Perusahaan Memotong Gaji Karyawan yang Terlambat?

Potongan gaji karena keterlambatan boleh dilakukan. Dasar hukumnya adalah Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, khususnya prinsip “no work no pay” pada Pasal 93. Prinsip ini menegaskan upah tidak wajib dibayar kalau pekerja tidak bekerja atau melakukan pekerjaan. Karyawan terlambat berarti tidak bekerja sesuai waktu yang ditentukan.

Ketentuan lebih detail ada di  PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, tepatnya Pasal 63 dan Pasal 65. Dua pasal ini mengatur perusahaan boleh memotong upah untuk untuk pembayaran denda, ganti rugi, uang muka upah, utang atau cicilan utang, serta kelebihan pembayaran upah. 

Keterlambatan masuk kerja bisa dikenakan pemotongan gaji sebagai denda pelanggaran disiplin, asal diatur tertulis dalam perjanjian kerja (PK), peraturan perusahaan (PP), atau perjanjian kerja bersama (PKB). Aturan tersebut hendaknya menjelaskan jenis pelanggaran, batas toleransi, rumus, prosedur keberatan, dan batas pemotongan.

Pasal 65 PP Nomor 36 Tahun 2021 membatasi jumlah keseluruhan pemotongan upah paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah yang diterima pekerja atau buruh. Batas ini berlaku untuk total pemotongan yang termasuk dalam ketentuan pemotongan upah, bukan hanya potongan keterlambatan secara terpisah.

Baca juga: Aturan Potong Gaji Karyawan sesuai PP Pengupahan

Syarat Sah Menerapkan Potongan Keterlambatan

Perusahaan tidak boleh langsung potong gaji karyawan yang terlambat tanpa dasar tertulis di depan. Supaya kebijakan ini sah secara hukum dan tidak memicu sengketa, denda potongan keterlambatan harus diatur secara teknis.

HR perlu melakukan langkah berikut:

1. Cantumkan dasar dan mekanisme pemotongan dalam PK, PP, atau PKB.
2. Jelaskan definisi terlambat, misalnya setelah jadwal mulai kerja dan setelah toleransi yang ditetapkan.
3. Tetapkan rumus dan komponen upah yang menjadi dasar penghitungan.
4. Sosialisasikan aturan dan contoh perhitungan potongan gaji telat masuk kerja sebelum kebijakan berlaku.
5. Gunakan data absensi yang dapat ditelusuri, termasuk tanggal, jadwal, dan waktu masuk.
6. Sediakan prosedur koreksi jika terjadi kesalahan mesin, jaringan, atau pencatatan.
7. Periksa total pemotongan agar tidak melampaui batas 50% dari setiap pembayaran upah.
8. Terapkan kebijakan secara konsisten kepada karyawan dalam kondisi yang sama.

Besaran potongan juga sebaiknya proporsional terhadap pelanggaran. Potongan bernilai besar untuk keterlambatan beberapa menit dapat memicu pertanyaan karyawan jika tidak memiliki dasar kebijakan yang jelas.

Catatan: Sesuai PP Pengupahan, potongan gaji telat masuk kerja tidak bisa diterapkan sepihak oleh perusahaan tanpa adanya aturan yang jelas di PK, PP, maupun PKB.

Baca juga: Beda Jenis Potongan Slip Gaji Pengurang PPh 21 Karyawan dan yang Bukan

Metode Hitung Potongan Keterlambatan Karyawan

Setelah dasar hukum dan syarat sah terpenuhi, langkah berikut menentukan metode hitung. Dua pendekatan paling umum dipakai perusahaan Indonesia adalah hitung per menit dan hitung per satuan hari.

Rumus Potongan Berdasarkan Menit Keterlambatan

Metode ini presisi karena potongan mengikuti jumlah menit telat, bukan dibulatkan ke satuan jam atau hari penuh. Rumus umum dipakai:

Potongan = (Total menit telat ÷ 60) × Upah per jam

Upah per jam didapat dari gaji pokok sebulan dibagi 173, angka baku yang merupakan rata-rata jam kerja sebulan menurut aturan ketenagakerjaan di Indonesia.

Contoh perhitungan potongan gaji telat masuk dengan satuan menit

Seorang karyawan menerima upah bulanan Rp6.000.000 dan tercatat terlambat total 45 menit dalam satu bulan.

• Upah per jam = Rp6.000.000 ÷ 173 = Rp34.682.
• Potongan = (45 ÷ 60) × Rp34.682 = Rp26.012

Jadi, contoh potongan gaji terlambat per menit dalam skenario ini adalah sekitar Rp26.012, sebelum memperhitungkan pembulatan sesuai kebijakan payroll. Nominal ini dipotong langsung dari komponen gaji pokok periode berjalan.

Rumus Potongan Berdasarkan Satuan Hari

Sebagian perusahaan memilih metode lebih sederhana, yaitu memotong sebagian upah harian tiap kali karyawan telat, tanpa mengukur detail per menit. Rumus dasar:

Potongan = (Menit telat ÷ Total menit jam kerja sehari) × Upah sehari

Upah sehari dihitung dari gaji sebulan dibagi 25 untuk sistem enam hari kerja, atau dibagi 21 untuk sistem lima hari kerja.

Contoh perhitungan potongan gaji telat masuk kerja dengan satuan hari

Seorang karyawan bergaji Rp6.000.000 sebulan, sistem kerja lima hari, 8 jam sehari atau 480 menit, datang terlambat 30 menit.

Upah sehari = Rp6.000.000 ÷ 21 = Rp285.714
Potongan = (30 ÷ 480) × Rp285.714 = Rp17.857

Metode ini cocok untuk perusahaan yang ingin kebijakan sederhana dan mudah dipahami karyawan, meski kurang presisi dibanding hitung per menit.

Baca juga: 7 Rekomendasi Aplikasi Slip Gaji Online Paling Praktis untuk HR

Contoh Kasus Potongan Keterlambatan Masuk Kerja

Tiga kasus di bawah ini paling sering terjadi di kantor, yang menuntut HR mencari solusi yang tepat.

1. Karyawan Terlambat 5 Menit: Potong Gaji atau Tidak?

Seorang karyawan memiliki jadwal kerja pukul 08.00 dan tiba pukul 08.05. Perusahaan belum menentukan toleransi keterlambatan, tetapi langsung mengenakan potongan satu jam.

Masalahnya bukan hanya nominal potongan. Perusahaan belum menjelaskan apakah keterlambatan lima menit dihitung berdasarkan menit aktual, dibulatkan ke satu jam, atau masih berada dalam batas toleransi.

Solusi HR:

1. Tetapkan batas toleransi, misalnya lima menit, jika sesuai kebijakan perusahaan.
2. Tentukan apakah waktu setelah toleransi dihitung per menit atau dibulatkan.
3. Tulis aturan tersebut dalam dokumen internal.
4. Sosialisasikan contoh perhitungannya kepada karyawan.
5. Gunakan data absensi yang mencatat jam masuk secara akurat.

Jika perusahaan memilih metode per menit dan tidak menerapkan toleransi, keterlambatan 5 menit dihitung sebagai 5 menit. Jika perusahaan menerapkan toleransi 5 menit, waktu tersebut tidak menimbulkan potongan sesuai ketentuan internal.

Tips: Pakai aplikasi Gadjian, HR bisa membuat pengumuman, termasuk aturan keterlambatan dan potongan gajinya, dan bisa diakses seluruh karyawan di portal personalia.

2. Jadwal Shift Belum Diperbarui

Sebuah perusahaan menerapkan rotasi shift setiap minggu. Pada minggu kedua, seorang karyawan yang biasanya masuk shift pagi dipindahkan ke shift sore melalui jadwal yang telah disetujui supervisornya. Namun, perubahan tersebut belum diperbarui di sistem absensi sebelum periode payroll ditutup.

Karyawan datang sesuai jadwal shift sore yang baru. Karena sistem masih membaca jadwal shift pagi, waktu absensinya tercatat sebagai keterlambatan. Jika data tersebut langsung diteruskan ke payroll, karyawan dapat menerima potongan gaji meskipun datang tepat waktu berdasarkan jadwal yang telah disetujui.

Solusi HR:

1. Pastikan setiap perubahan shift disetujui dan tercatat sebelum jadwal berlaku.
2. Perbarui jadwal kerja karyawan di sistem absensi setelah perubahan disetujui.
3. Cocokkan waktu absensi dengan shift yang berlaku pada tanggal tersebut.
4. Periksa daftar keterlambatan sebelum payroll diproses.
5. Koreksi data absensi dan potongan jika sistem masih menggunakan jadwal lama.
6. Simpan persetujuan perubahan shift sebagai bukti administrasi.

Potongan keterlambatan hanya boleh dihitung berdasarkan jadwal kerja yang benar. Karena itu, HR perlu memastikan data jadwal, absensi, dan payroll menggunakan acuan yang sama.

Tips: Sistem seperti Gadjian membantu menghubungkan jadwal shift, data absensi, dan payroll. Sistemnya bisa membandingkan waktu absensi dengan jadwal shift yang ditetapkan, lalu menghitung keterlambatan.

3. Pemotongan Gaji Tidak Akurat

Kasus ketiga adalah perbedaan antara jumlah waktu terlambat di data absensi dan nominal potongan pada slip gaji, bisa lebih besar atau lebih kecil. HR perlu mengecek apakah sistem menghitung durasi per menit, menggunakan pembulatan, atau mengikuti aturan potongan yang ditetapkan perusahaan.

Ketidakakuratan seperti ini paling sering terjadi di bisnis dengan jumlah karyawan banyak, sistem shift, atau lokasi kerja yang tersebar, misalnya:

• Pabrik dan manufaktur: pergantian shift pagi, siang, dan malam membuat batas jam masuk dan toleransi keterlambatan sering berbeda-beda.
• Ritel, minimarket, dan department store: jadwal karyawan toko sering diubah, sehingga data jadwal di sistem mudah tidak sinkron dengan absensi.
• Restoran, kafe, dan bisnis F&B: banyak pekerja harian atau paruh waktu yang upahnya dihitung per jam, jadi selisih beberapa menit pun berpengaruh.
• Hotel dan hospitality: operasional 24 jam dengan rotasi shift membuat perhitungan keterlambatan lintas hari rawan salah.
• Logistik, ekspedisi, dan pergudangan: karyawan lapangan dan kurir sering absen dari lokasi berbeda, sehingga rekaman waktu masuk perlu divalidasi.
• Rumah sakit dan klinik: tenaga medis bekerja dengan jadwal jaga bergilir yang aturan potongannya bisa berbeda dari staf administrasi.
• Konstruksi dan kontraktor: pekerja proyek di banyak site membutuhkan pencatatan kehadiran berbasis lokasi yang konsisten.
• Perusahaan outsourcing, security, dan cleaning service: satu perusahaan mengelola karyawan di banyak klien dengan aturan kerja yang berbeda-beda.
• Call center dan BPO: kinerja diukur sangat ketat per menit, sehingga metode pembulatan harus jelas.
• Perkebunan dan pertambangan: jumlah pekerja besar dan lokasi terpencil membuat rekap absensi manual rawan selisih.

Solusi administratif:

1. Periksa jadwal kerja dan rekaman waktu masuk.
2. Pastikan aturan toleransi dan pembulatan telah ditentukan.
3. Cocokkan metode perhitungan dengan kebijakan tertulis.
4. Gunakan sistem payroll otomatis untuk menekan error.
5. Simpan riwayat koreksi jika data absensi atau kebijakan diperbarui.

Tips: Gadjian bisa diandalkan untuk menghitung payroll secara otomatis dan akurat berdasarkan data kehadiran yang diimpor dari aplikasi absensi digital atau perangkat fingerprint, termasuk jika perusahaan menerapkan potongan keterlambatan.

Baca juga: Mengenal 9 Jenis Potongan dalam Slip Gaji Karyawan

Apa Kesalahan Umum dalam Menghitung Potongan Keterlambatan?

Beberapa kesalahan yang sering terjadi antara lain:

• membulatkan keterlambatan lima menit menjadi satu jam tanpa dasar tertulis;
• mencampur metode per menit dan metode harian dalam satu periode;
• menerapkan jadwal karyawan kantor untuk karyawan shift;
• menghitung dari gaji pokok pada satu karyawan dan dari upah dan tunjangan tetap pada karyawan lain tanpa aturan;
• memasukkan potongan keterlambatan tanpa memeriksa total potongan bulanan;
• mengandalkan absensi kertas atau input manual yang tidak memiliki jejak audit;
• tidak memberi karyawan kesempatan memeriksa dan mengajukan koreksi.

Kesalahan tersebut dapat menimbulkan selisih gaji, pekerjaan koreksi, dan ketidakpercayaan terhadap slip gaji. Sistem digital membantu, tetapi konfigurasi kebijakan dan jadwal tetap perlu divalidasi HR.

Baca juga: Contoh Slip Gaji di Excel, Word dan Aplikasi Gadjian

Bagaimana Cara Membuat Kebijakan Potongan Keterlambatan yang Adil?

Ikuti langkah berikut sebelum memasukkan potongan keterlambatan ke payroll:

1. Petakan jadwal kerja reguler, shift, fleksibel, dan lembur.
2. Tentukan definisi keterlambatan berdasarkan jadwal individual.
3. Tetapkan masa toleransi jika perusahaan menggunakannya.
4. Pilih metode per menit atau proporsi hari kerja.
5. Tentukan komponen upah yang menjadi dasar perhitungan.
6. Tetapkan aturan pembulatan dan koreksi.
7. Cantumkan rumus serta contoh dalam PK, PP, atau PKB.
8. Sosialisasikan kebijakan sebelum mulai berlaku.
9. Uji perhitungan dengan beberapa skenario.
10. Periksa total potongan terhadap batas 50% dari pembayaran upah.
11. Beri akses kepada karyawan untuk melihat data absensi dan komponen potongan.
12. Audit hasil perhitungan setiap periode payroll.

Baca juga: Integrasi HRIS dengan Payroll & Absensi: 10 Manfaat bagi HRD

Hitung Potongan Keterlambatan Lebih Akurat dengan Gadjian 

Gadjian mengintegrasikan pengelolaan absensi dan payroll untuk membantu perusahaan mengurangi rekap manual. Data keterlambatan dapat digunakan sebagai bagian dari proses penggajian sesuai konfigurasi dan kebijakan internal.

Di aplikasi Gadjian, komponen potongan keterlambatan tersedia secara default di pengaturan gaji karyawan. HR hanya perlu melakukan beberapa langkah setting agar perhitungan potongan sesuai dengan ketentuan yang diterapkan perusahaan.

Ini caranya:

1. Masuk ke menu Payroll > Pengaturan > Gaji & LTHR, lalu ke pengaturan Potongan.

2. Di kolom Potongan tersedia komponen Potongan Keterlambatan, pastikan statusnya Aktif.

3. Lalu, pada pertanyaan: Apakah perusahaan Anda menerapkan potongan keterlambatan? Pastikan memilih Ya, dan klik Simpan.

4. Pilih metode perhitungan potongan keterlambatan, apakah berdasarkan satuan menit atau satuan hari. Jika menggunakan dasar satuan menit, isikan satuan menitnya. Lalu, Simpan.

5. Masukkan rate keterlambatan: apakah berlaku sama untuk semua karyawan atau berbeda tiap karyawan. Klik Simpan.

6. Sistem di Gadjian akan menghitung otomatis potongan keterlambatan karyawan berdasarkan pengaturan di atas dalam setiap periode penggajian.

7. Agar perhitungan potongan muncul di slip gaji, sistem membutuhkan dua acuan: data kehadiran dan pola kerja karyawan. Jika salah satunya tidak ada, sistem tidak akan menghitung potongan keterlambatan. Jadi, pastikan pengaturan pola kerja karyawan dan data kehadiran sudah diinput di aplikasi.

Selain potongan keterlambatan, aplikasi payroll Indonesia Gadjian juga akurat menghitung potongan slip gaji lainnya, seperti potongan BPJS, potongan PPh 21/26, dan potongan lainnya termasuk kasbon atau tarik gaji awal. Dengan Gadjian, payroll menjadi mudah, cepat, dan minim kesalahan.