Cut off gaji adalah batas akhir periode perhitungan gaji bulanan yang ditetapkan perusahaan, biasanya dalam rentang waktu 30 hari, misalnya tanggal 21 bulan sebelumnya hingga tanggal 20 bulan berjalan, atau tanggal 16 bulan ini ke tanggal 15 bulan berikutnya.
HR menghitung penggajian karyawan berdasarkan tanggal cut off gaji, bukan berdasarkan kalender bulanan. Artinya, semua komponen penggajian yang tercatat dalam periode cut off gaji—dari mulai kehadiran, lembur, tunjangan, sampai potongan—dimasukkan ke slip gaji bulan tersebut. Sedangkan yang melewati tanggal cut off otomatis masuk ke penggajian bulan berikutnya.
Penetapan periode cut off gaji merupakan kebijakan masing-masing perusahaan. Namun, pelaksanaan penggajian harus sesuai dengan UU Ketenagakerjaan (Cipta Kerja) dan PP Pengupahan No 36 Tahun 2021: upah wajib dibayarkan penuh dan tepat waktu sesuai perjanjian kerja.
Artikel ini akan membantu kamu menentukan tanggal cut off gaji yang tepat, membandingkan 3 metode gaji prorata sesuai periode cut off lengkap dengan contohnya, dan kapan sebaiknya menggunakan metode tersebut.
Cara Menentukan Tanggal Cut Off Gaji Karyawan
Periode cut off gaji ditetapkan satu paket dengan tanggal penggajian. Ini caranya dalam 3 langkah:
Langkah 1: Tetapkan tanggal pembayaran gaji
Tetapkan tanggal penggajian setiap bulan, misalnya tanggal 25, 27, atau awal bulan, lengkap dengan ketentuan apabila tanggal tersebut bertepatan dengan hari libur—apakah dimajukan atau dimundurkan. Tanggal penggajian bisa disepakati dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Langkah 2: Tetapkan tanggal akhir cut off gaji
Tanggal akhir cut off gaji yang ideal adalah 7-10 hari sebelum tanggal penggajian agar memberi cukup waktu bagi tim HR/Finance merekap absensi, lembur, dan potongan, serta memproses persetujuan dan transfer bank. Jadi, untuk menetapkan tanggal akhir cut off, kamu tinggal hitung mundur dari tanggal penggajian.
Contohnya, jika tanggal penggajian 27, maka cut off yang ideal adalah tanggal 20. Atau jika tanggal penggajian 1, maka cut off bisa tanggal 25 bulan sebelumnya. Begitu seterusnya.
Langkah 3: Tetapkan tanggal awal cut off gaji
Setelah menetapkan tanggal penggajian dan akhir cut off, hitung mundur satu periode penggajian, yakni 30 hari dari tanggal akhir. Jika penggajian 27, akhir cut off 20, maka awal periode cut off adalah tanggal 21 bulan sebelumnya.
Secara umum, pola cut off gaji yang umum digunakan perusahaan di Indonesia dibagi menjadi 2:
- Cut off akhir bulan: Periode cut off dimulai awal bulan sampai akhir bulan, misalnya 1-30.
- Cut off tengah bulan: Periode cut off dimulai dan berakhir di tengah bulan, misalnya 16-15.
| Periode cut off | Tanggal gajian umum | Cocok untuk |
| 1 – 30 atau 31 | Awal bulan berikutnya | Perusahaan dengan komponen gaji tetap, sedikit lembur |
| 16 – 15 | Tanggal 25 | Perusahaan yang butuh waktu rekap lebih panjang |
| 21 – 20 | Tanggal 27–28 | Perusahaan dengan banyak komponen dan variabel (lembur, tunjangan, insentif) |
Prinsip utamanya: hanya komponen gaji yang tercatat dalam periode cut off yang masuk ke penggajian bulan berjalan.
Contoh cut off 21 April – 20 Mei, penggajian 27 Mei:
| Komponen Gaji | Tanggal | Masuk gaji bulan |
| Lembur | 22, 25, 27 April | Mei (dalam periode cut off) |
| Lembur | 21, 22, 23 Mei | Juni (lewat tanggal 20 Mei) |
| Tunjangan kehadiran / uang makan | Berdasarkan absensi 21 April – 20 Mei | Mei |
Aturan yang sama berlaku untuk semua komponen variabel: uang hadir, insentif harian, potongan keterlambatan, hingga reimbursement. Semuanya mengikuti periode cut off.
Baca juga: Komplit! Cara Menghitung Payroll Karyawan Bulanan: Termasuk BPJS dan PPh 21
Cut Off dan Gaji Prorata: Apa Hubungannya?
Gaji prorata adalah gaji yang dibayarkan secara proporsional sesuai jumlah hari atau jam kerja aktual karyawan, ketika karyawan tidak bekerja penuh satu periode penggajian. Dasar hukumnya adalah prinsip “no work no pay” dalam Pasal 93 ayat (1) UU Ketenagakerjaan:
Upah tidak dibayar apabila pekerja tidak melakukan pekerjaan.
Gaji prorata umumnya berlaku untuk tiga situasi:
- Karyawan baru yang bergabung di tengah periode cut off
- Karyawan resign atau di-PHK sebelum periode cut off berakhir
- Karyawan unpaid leave (cuti di luar tanggungan) selama atau sebagian periode cut off
Periode cut off menentukan bilangan pembagi (penyebut) dalam perhitungan prorata.
| Cut off | Situasi | Jumlah hari bekerja | Gaji prorata |
| 1 Mei – 31 Mei | Karyawan baru bergabung mulai 20 Mei | 11 hari | (11/31) x Gaji sebulan |
| 16 Mei – 15 Juni | Karyawan resign mulai 1 Juni | 16 hari | (16/31) x Gaji sebulan |
Kesalahan paling umum: menghitung prorata berdasarkan bulan kalender padahal perusahaan memakai cut off tengah bulan. Selisihnya bisa signifikan dan berisiko menjadi sengketa saat exit clearance.
Baca juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan Prorate 2026: Gabung & Resign Tengah Bulan
Cara Hitung Gaji Prorata Berdasarkan Cut Off Gaji
Ada tiga cara paling umum dalam menghitung gaji prorata, yaitu proporsional berdasarkan hari kalender, hari kerja, dan jam kerja.
1. Gaji prorata berbasis hari kalender
Perhitungan gaji prorata ini menghitung seluruh hari dalam periode cut off sebagai pembagi, termasuk hari libur dan istirahat mingguan.
Gaji prorata = (Hari kerja aktual / Hari kalender cut off) x Gaji sebulan
Contoh: Jika cut off 1-30 Juni, maka hari kalender adalah 30 hari. Jika karyawan baru masuk tanggal 21 Juni dengan gaji bulanan Rp9.000.000, maka ia bekerja 10 hari.
Gaji prorata = 10/30 x Rp9.000.000 = Rp3.000.000.
2. Gaji prorata berbasis hari kerja
Berbeda dengan metode hari kalender, metode ini hanya menghitung hari kerja efektif dalam periode cut off. Hari libur resmi dan istirahat mingguan tidak dihitung.
Gaji prorata = (Hari kerja aktual / Jumlah hari kerja efektif cut off) x Gaji sebulan
Dengan pola kerja 6 hari seminggu, cut off 16 Mei – 15 Juni, karyawan resign per 1 Juni 2026, gaji terakhir Rp10.000.000, maka:
- Total hari kerja efektif cut off 16 Mei – 15 Juni: 22 hari
- Hari kerja aktual karyawan (tidak termasuk hari libur) 16 Mei – 30 Mei: 11 hari
- Gaji prorata = 11/22 × Rp10.000.000 = Rp5.000.000
Selain cara di atas, kamu juga bisa menggunakan variabel tetap jumlah hari kerja efektif. Misalnya, 22 hari untuk pola 5 hari kerja seminggu dan 25 hari untuk pola 6 hari kerja seminggu. Sehingga rumusnya:
- Gaji prorata = (Hari kerja aktual / 22) x Gaji sebulan, atau
- Gaji prorata = (Hari kerja aktual / 25) x Gaji sebulan
Keuntungan cara ini adalah lebih cepat, tanpa repot menghitung jumlah hari libur dalam setiap periode cut off. Perhitungannya juga lebih konsisten dan memudahkan audit.
Kerugiannya adalah sedikit kurang akurat, terutama jika dalam satu periode cut off memiliki banyak hari libur. Hasilnya, karyawan menerima gaji prorata lebih sedikit dibanding metode hari kerja efektif tidak tetap.
3. Perhitungan gaji prorata berbasis jam kerja
Cara ketiga adalah menghitung gaji prorata berbasis jam kerja, dengan menggunakan upah sejam sebagai basis pengali. Sesuai PP Pengupahan, upah sejam adalah 1/173 kali gaji sebulan. Rumusnya:
Gaji prorata = Jumlah jam kerja x 1/173 x Gaji sebulan
Misalnya, cut off 1-30 Juni, pola 5 hari kerja seminggu. Karyawan baru bergabung 22 Juni 2026 dengan gaji Rp11.000.000.
- Jumlah hari kerja aktual karyawan: 7 hari
- Jumlah jam kerja: (7 hari x 8 jam) = 56 jam
Gaji prorata karyawan baru: 56 jam x 1/173 x Rp11.000.000 = Rp3.560.694.
Baca juga: Contoh Menghitung Gaji Prorata Secara Proporsional
Perbandingan Metode Prorata: Mana yang Sebaiknya Dipakai?
Meski hasil perhitungan ketiga metode di atas tidak sama, semuanya bisa diterapkan dan sah. Namun, ada situasi yang membuat salah satu metode paling tepat atau paling cocok digunakan.
| Metode prorata | Rumus | Cocok untuk |
| Hari kalender | (Hari kerja aktual / Hari kalender cut off) x Gaji | Perusahaan yang ingin metode paling sederhana; komponen gaji dominan tetap |
| Hari kerja efektif | (Hari kerja aktual / Jumlah hari kerja efektif cut off) x Gaji | Perusahaan yang mengutamakan akurasi, punya sistem HRIS kuat |
| Hari kerja pembagi tetap | (Hari kerja aktual / 22) x Gaji (Hari kerja aktual / 25) x Gaji | Perusahaan yang butuh perhitungan konsistensi tiap bulan |
| Jam kerja | Jumlah jam kerja x 1/173 x Gaji | Perusahaan yang mempekerjakan karyawan shift, paruh waktu, atau jam kerja tidak seragam |
Baca juga: Perbedaan Deduction Gaji dan Adjustment dalam Payroll Karyawan
Perhitungan Gaji Otomatis dengan Gadjian
Kalau mau cara paling praktis dan efisien, kamu bisa menghitung gaji penuh maupun prorata dengan aplikasi payroll Indonesia Gadjian, tak perlu lagi rumus manual Excel di atas. Dengan fitur utama kalkulator gaji online, Gadjian menghitung seluruh komponen slip gaji karyawan otomatis: dari gaji pokok, tunjangan, lembur, THR, bonus, BPJS, PPh 21, sampai potongan lain-lain.
Proses hitungnya cepat, hasilnya akurat. Penggajian di perusahaan kamu akan selesai tepat waktu dan menghindari denda keterlambatan bayar gaji karyawan. Kapan pun periode cut off dan tanggal penggajiannya, Gadjian akan bantu kamu bebas dari keruwetan payroll tiap bulan.
Gadjian juga mendukung pembayaran cepat (disbursement) via integrasi aplikasi Flip. Hanya dengan sekali klik di dashboard Gadjian, gaji karyawan akan terkirim ke setiap rekening karyawan. Tak perlu lagi transfer manual satu per satu. Slip gaji langsung bisa diakses karyawan lewat aplikasi mobil employee self service (ESS) GadjianKu.
Bagaimana dengan perhitungan gaji prorata? Gampang. Di pengaturan aplikasi, kamu tinggal memilih metode prorata yang ingin kamu terapkan: hari kalender, hari kerja, atau hari kerja tetap (masukkan angkanya, misalnya 22 atau 25).
Selanjutnya, kalkulator Gadjian akan menghitung otomatis jika ada karyawan masuk atau berhenti di tengah periode cut off. Hasilnya langsung muncul di slip gaji seperti ini:
Mau tahu berapa total biaya gaji dan rata-rata gaji karyawan di perusahaan kamu? Tinggal masuk ke dashboard HR analytics AI Gadjian. Data beban gaji karyawan langsung muncul real-time tanpa perlu rekap dan olah manual.
Jadi, kalau kamu masih pakai spreadsheet untuk hitung gaji, ini saat yang tepat untuk pindah ke software penggajian berbasis web Gadjian. Automasi payroll ini menjadi andalan para HR Indonesia yang ingin mengelola penggajian, BPJS, dan PPh karyawan secara efisien, akurat, dan patuh terhadap regulasi Indonesia.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Cut off gaji adalah batas akhir periode perhitungan gaji bulanan yang ditetapkan perusahaan, biasanya dalam rentang waktu 30 hari. Contohnya, dari tanggal 21 bulan sebelumnya hingga tanggal 20 bulan berjalan.
HR menghitung penggajian karyawan berdasarkan tanggal cut off gaji, bukan berdasarkan kalender bulanan. Semua komponen yang tercatat dalam periode cut off dimasukkan ke slip gaji bulan tersebut.
Langkah untuk menentukan tanggal cut off gaji meliputi: 1) menetapkan tanggal pembayaran gaji, 2) menetapkan tanggal akhir cut off gaji, dan 3) menetapkan tanggal awal cut off gaji.
Gaji prorata adalah gaji yang dibayarkan secara proporsional sesuai jumlah hari atau jam kerja aktual karyawan, terutama ketika karyawan tidak bekerja penuh satu periode penggajian.
Gaji prorata berlaku untuk karyawan baru yang bergabung di tengah periode cut off, karyawan yang resign atau di-PHK sebelum periode cut off berakhir, dan karyawan yang mengambil unpaid leave.
Ada tiga metode perhitungan gaji prorata: 1) berbasis hari kalender, 2) berbasis hari kerja, dan 3) berbasis jam kerja.
Keuntungan metode ini adalah lebih akurat karena hanya menghitung hari kerja efektif. Namun, kerugiannya adalah lebih rumit karena harus menghitung jumlah hari libur dalam setiap periode cut off.
Kesalahan umum adalah menghitung prorata berdasarkan bulan kalender, padahal perusahaan menggunakan cut off tengah bulan. Ini dapat menyebabkan perbedaan signifikan dalam perhitungan gaji.
Cut off akhir bulan berarti periode cut off dimulai awal bulan hingga akhir bulan, sedangkan cut off tengah bulan dimulai dan berakhir di tengah bulan.
Gaji prorata berbasis jam kerja dihitung dengan mengalikan jumlah jam kerja dengan 1/173 kali gaji sebulan.
