Tidak semua karyawan bekerja penuh selama satu periode penggajian. Ada yang mulai bekerja di pertengahan bulan karena baru bergabung, ada yang resign sebelum akhir bulan, atau ada yang mengambil cuti di luar tanggungan perusahaan. Dalam kondisi seperti ini, HR admin payroll perlu mengetahui cara menghitung gaji karyawan secara prorate agar pembayaran upah tetap adil dan sesuai masa kerja aktual karyawan.
Nah, artikel ini memberikan panduan cara menghitung gaji karyawan prorate: dasar hukumnya, tiga metode perhitungan dengan contohnya, pengaruhnya terhadap PPh 21 dan BPJS, serta kesalahan yang paling sering terjadi di lapangan. Yuk, simak sampai akhir!
Gaji Prorate: Definisi dan Kapan Diterapkan
Gaji prorate adalah metode penghitungan upah yang disesuaikan secara proporsional dengan durasi kerja aktual dalam satu periode penggajian. Istilah prorate berasal dari frasa Latin pro rata yang berarti “menurut perhitungan” atau proporsional. Perhitungan yang dimaksud adalah waktu kerja yang dijalani yang bisa dihitung menggunakan hari kerja atau jam kerja.
Prinsipnya, karyawan dibayar atas pekerjaan yang benar-benar dilakukan. Jika ia bekerja 12 hari dari 22 total hari kerja dalam satu periode penggajian, maka ia menerima 12/22 dari gajinya, bukan gaji utuh.
Beberapa kondisi yang memerlukan perhitungan prorate:
- Gaji karyawan masuk tengah bulan, misalnya onboarding karyawan baru dimulai di pertengahan periode penggajian sehingga karyawan tidak bekerja sebulan penuh
- Gaji prorate resign apabila karyawan mengundurkan diri di tengah periode penggajian
- Cuti di luar tanggungan (unpaid leave), di mana karyawan hanya dibayar sesuai jumlah hari masuk kerja
- Gaji karyawan harian lepas mengikuti jam atau hari kerja aktual
- Perubahan gaji atau status di tengah periode payroll, misalnya kenaikan jabatan efektif per tanggal tertentu
Komponen Gaji yang Masuk dalam Perhitungan Prorate
Pada dasarnya, perhitungan gaji prorate hanya diterapkan untuk komponen gaji pokok dan tunjangan tetap, mengingat keduanya dibayarkan berdasarkan satuan waktu bulanan. Sementara tunjangan tidak tetap dihitung berdasarkan jumlah kehadiran per hari. Silakan perhatikan tabel di bawah ini:
| Komponen Gaji | Diperlakukan Prorate? | Keterangan |
| Gaji pokok | ✅ Ya | Selalu dihitung proporsional sesuai durasi kerja |
| Tunjangan tetap (jabatan, keluarga, dll.) | ✅ Ya | Melekat pada gaji bulanan, ikut diprorate |
| Tunjangan tidak tetap (makan, transport) | ⚡ Per kehadiran | Dihitung berdasarkan hari hadir aktual, tidak di-prorate dari nilai bulanan |
| Lembur | ✅ Per jam aktual | Dihitung dari jam lembur menurut ketentuan PP 35/2021 |
Dasar Hukum Gaji Prorate di Indonesia (Update 2026)
Prinsip dasar yang dijadikan landasan praktik prorate adalah Pasal 93 UU No. 13 Tahun 2003 jo. UU No. 6 Tahun 2023 yang menyatakan: “Upah tidak dibayar apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan,” yang juga dikenal sebagai prinsip no work no pay.
Meski demikian, tidak ada aturan lebih detail atau eksplisit mengenai cara menghitung gaji karyawan prorate: apakah dibagi 30 hari, hari kerja efektif, atau hari kalender aktual. Di peraturan perundang-undangan, hanya ada cara menghitung upah per hari dan upah per jam.
| Regulasi | Peran dalam Perhitungan Prorate |
| PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan | Landasan sistem pengupahan: definisi upah, komponen (gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap), dan upah satuan waktu. |
| UU No. 6 Tahun 2023 (Cipta Kerja) | Menetapkan waktu kerja 40 jam/minggu → rata-rata 173 jam/bulan sebagai dasar konversi upah per jam |
| PP No 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK | Acuan resmi perhitungan upah per jam dan upah lembur → gaji bulanan ÷ 173 |
Implikasi praktis: Karena tidak ada rumus resmi, metode prorate yang dipilih sebaiknya dituangkan secara eksplisit dalam kontrak kerja, Peraturan Perusahaan (PP), atau PKB, lalu diterapkan konsisten untuk semua karyawan untuk mencegah perselisihan.
Baca juga: Komplit! Cara Menghitung Payroll Karyawan Bulanan: Termasuk BPJS dan PPh 21
Cut-Off Gaji untuk Perhitungan Prorate
Ini adalah bagian penting dalam menghitung gaji secara proporsional. Gaji prorate tidak dihitung berdasarkan kalender bulan dari tanggal 1 sampai 30, melainkan berdasarkan periode cut-off gaji yang berlaku di perusahaan.
Apa yang dimaksud cut-off penggajian?
Cut-off gaji adalah tanggal penutupan periode pengumpulan data kehadiran, lembur, dan komponen variabel lainnya sebelum payroll diproses. Data yang masuk dalam satu periode cut-off itulah yang menjadi dasar perhitungan gaji bulan tersebut. Tanggal cut-off ditetapkan sebelum tanggal penggajian.
Untuk data kehadiran dan lembur setelah tanggal cut-off akan masuk dalam perhitungan penggajian bulan berikutnya. Begitu seterusnya.
Contoh skema cut-off yang umum dipakai perusahaan:
| Tanggal Cut-Off | Periode Penggajian | Tanggal Gajian |
| Tanggal 25 | 26 bulan lalu – 25 bulan ini | Akhir bulan / tanggal 1 bulan berikutnya |
| Tanggal 20 | 21 bulan lalu – 20 bulan ini | Tanggal 25 bulan ini |
| Akhir bulan | 1 – 31 bulan ini | Tanggal 1–5 bulan berikutnya |
Biar lebih jelas, berikut ini ilustrasinya:
Misalnya, perusahaan menerapkan tanggal cut-off payroll 25 dan tanggal penggajian 30, maka periode penggajian bulan Mei adalah 26 April – 25 Mei. Kalau ada karyawan baru bergabung pada 11 Mei 2026, maka gajinya dihitung dari 11 Mei sampai 25 Mei 2026, bukan sampai 30 Mei.
Cara 1: Berbasis hari kerja aktual (6 hari kerja seminggu)
11 Mei – 25 Mei = 12 hari, sedangkan periode cut-off 26 April – 25 Juni = 23 hari kerja
Gaji prorate Mei = 12/23 x Gaji sebulan
Cara 2: Berbasis hari kerja tetap (misalnya satu periode dianggap 25 hari kerja)
11 Mei – 25 Mei = 12 hari, periode cut-off selalu diasumsikan 25 hari kerja
Gaji prorate = 12/25 x gaji sebulan
Penting: Jika HR admin payroll menghitung hari kerja sampai akhir bulan, bukan berdasarkan tanggal cut-off, maka akan terjadi kelebihan pembayaran gaji. Kesalahan ini bisa ditutup dengan pemotongan gaji karyawan bulan berikutnya, tapi tetap meninggalkan kesan buruk di mata karyawan.
Baca juga: 9 Aplikasi Payroll Otomatis Terbaik untuk UMKM hingga Korporasi
3 Metode Cara Menghitung Gaji Karyawan Secara Prorate
Berikut ini tiga metode prorate yang paling umum dipakai, kamu bisa memilih salah satu di antaranya, lalu menerapkannya secara konsisten:
Metode 1: Upah per Jam
Metode ini dinilai paling presisi karena berbasis unit terkecil. Cocok untuk karyawan shift, paruh waktu, atau jenis pekerjaan yang diupah berdasarkan jumlah jam kerja.
- Upah per jam sesuai UU = Gaji sebulan ÷ 173
- Untuk kerja paruh waktu, upah per jam = Gaji sebulan ÷ 126
| Gaji prorate = Upah per jam x Jumlah jam kerja x Jumlah hari bekerja |
Metode 2: Rasio Hari Kerja
Metode ini paling mudah dijelaskan ke karyawan. Cocok untuk gaji karyawan masuk tengah bulan atau resign di tengah periode penggajian. Ada dua cara menghitung:
Berdasarkan hari kerja aktual—Perhitungan gaji hanya memasukkan hari kerja efektif dalam periode payroll, tidak termasuk libur resmi dan istirahat mingguan.
| Gaji prorate = (Hari bekerja ÷ Total hari kerja dalam periode) × Gaji sebulan |
Berdasarkan hari kalender—Perhitungan gaji mencakup semua hari dalam periode payroll, termasuk hari libur resmi dan istirahat mingguan.
| Gaji prorate = (Total hari karyawan ÷ Total hari kalender dalam periode) × Gaji sebulan |
Metode 3: Upah Harian
Metode ini menggunakan upah harian resmi yang diatur langsung oleh PP 36/2021, bukan konversi dari upah per jam atau rasio hari dalam periode. PP 36/2021 menetapkan dua angka pembagi tetap berdasarkan sistem kerja perusahaan:
- Sistem 5 hari kerja seminggu →Upah per hari = Gaji sebulan ÷ 21
- Sistem 6 hari kerja seminggu →Upah per hari = Gaji sebulan ÷ 25
| Gaji prorate = Upah per hari × Hari kerja aktual dalam periode |
Metode ini menggunakan angka pembagi tetap yang tidak berubah meskipun jumlah hari kerja aktual bulan itu lebih banyak atau lebih sedikit. Ini membuat metode ini lebih mudah diprediksi, tapi bisa menghasilkan angka yang sedikit berbeda dari metode lainnya.
Perbandingan Hitung Prorate dengan Ketiga Metode
Berikut perbandingan ketiga metode menggunakan satu data gaji karyawan masuk tengah bulan/periode payroll. Karena basis metode yang digunakan berbeda, maka hasil perhitungan gaji prorate juga berbeda.
| Data penggajian: Cut-off payroll → 31 Sistem 5 hari kerja seminggu, 8 jam sehari → upah per hari = gaji sebulan : 21 Rama karyawan baru bergabung 16 Maret 2026 → bekerja 16-31 Maret 2026 Gaji Rp7.000.000 Hari kerja aktual Rama →12 hari Hari kalender Rama →16 hari Total hari kerja efektif periode Maret 2026 → 22 hari Total hari kalender periode Maret 2026 → 31 hari |
| Metode | Formula | Hasil |
| 1. Upah per Jam | (Rp7.000.000 ÷ 173) × 8 × 12 | Rp3.884.352 |
| 2. Rasio Hari Kerja → Berbasis hari kerja aktual → Berbasis hari kalender | (12÷22) × Rp7.000.000 (16÷31) × Rp7.000.000 | Rp3.818.182 Rp3.612.903 |
| 3. Upah Harian | (Rp7.000.000 ÷ 21) × 12 | Rp4.000.000 |
Baca juga: Perbedaan Deduction Gaji dan Adjustment dalam Payroll Karyawan
Pengaruh Gaji Prorate terhadap PPh 21 dan BPJS
PPh 21
Sejak berlakunya skema Tarif Efektif Rata-rata (TER) per PP 58/2023 dan PMK 168/2023, PPh 21 bulanan dihitung dengan rumus: PPh 21 = Tarif TER × Penghasilan Bruto Bulan Ini. Karena gaji prorate membuat penghasilan bruto bulan tersebut lebih kecil, potongan PPh 21 pada bulan itu otomatis lebih rendah. Rekonsiliasi tahunan tetap dilakukan di masa pajak Desember menggunakan tarif progresif.
BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan
Iuran BPJS dihitung dari upah bulanan yang dilaporkan ke BPJS. Dalam praktiknya, ada dua pendekatan yang dipakai perusahaan:
- Berbasis upah prorate: iuran dihitung dari gaji prorate bulan berjalan.
- Berbasis upah penuh: iuran tetap dihitung dari gaji sebulan penuh sesuai kontrak, terlepas dari prorate. Banyak perusahaan memilih ini untuk kesederhanaan administrasi.
Baca juga: Konsultasi HR: Pedoman Payroll Compliance 2026
Kesalahan Paling Umum Saat Menghitung Gaji Prorate
Ada beberapa kesalahan umum cara menghitung gaji karyawan prorate, di antaranya:
1. Menghitung prorate berdasarkan tanggal kalender, bukan cut-off. Ini kesalahan paling berdampak. Periode prorate harus selalu mengacu pada cut-off gaji yang berlaku di perusahaan.
2. Salah menghitung hari kerja efektif. Akhir pekan dan hari libur nasional bukan hari kerja, sehingga keduanya seharusnya tidak dihitung ke dalam hari kerja efektif—kecuali perhitungan menggunakan jumlah hari kalender.
3. Tidak konsisten memilih metode. Memakai metode berbeda untuk karyawan berbeda tanpa dasar yang jelas bisa dianggap diskriminatif dan menjadi dasar perselisihan.
4. Memasukkan tunjangan tidak tetap ke dalam basis upah per jam. Uang makan dan transport yang basisnya kehadiran tidak boleh ikut dalam rumus upah per jam.
5. Menghitung hari kerja mulai saat karyawan benar-benar bekerja, bukan dari onboarding. Ada kalanya, karyawan menjalani masa onboarding seperti orientasi pekerjaan, proses kerja, pengenalan tim, adaptasi lingkungan kerja—dan baru benar-benar bekerja mulai hari ketiga atau keempat. Gaji prorate dihitung sejak karyawan pertama kali bergabung, termasuk masa onboarding.
Catatan: Kesalahan paling sering dalam perhitungan gaji prorate disebabkan oleh human error dalam proses hitung manual di spreadsheet menggunakan rumus Excel.
Baca juga: Keuntungan Sistem Payroll Otomatis untuk Semua Skala Bisnis
Cara Menghitung Gaji Karyawan Otomatis dan Akurat dengan Gadjian
Cara menghitung gaji karyawan secara prorate dengan proses manual di spreadsheet tinggi risiko kesalahan: salah periode cut-off, keliru menghitung hari kerja efektif, salah menghitung tunjangan, atau lupa memperbarui tarif PPh. Dampaknya bukan hanya koreksi slip gaji, tapi juga bisa kelebihan bayar atau kurang bayar gaji.
Solusi paling efisien adalah menggunakan aplikasi penggajian otomatis Gadjian. Perhitungan payroll jadi cepat dan minim human error, termasuk hitung gaji karyawan masuk tengah bulan dan karyawan resign di tengah periode cut-off.
Gadjian adalah software HRIS dan payroll berbasis web terbaik yang digunakan lebih dari 10.000 perusahaan di Indonesia, dari startup hingga korporasi, dan dirancang untuk menyelesaikan masalah administrasi penggajian karyawan dari yang sederhana sampai yang kompleks.
Fitur Payroll Otomatis
Ini fitur andalan Gadjian yang telah membantu banyak HR Indonesia:
- Kalkulator gaji otomatis & akurat — menghitung gaji prorate, lembur, THR, bonus, hingga potongan secara otomatis. Sistem kalkulasinya selalu diperbarui mengikuti aturan ketenagakerjaan dan perpajakan terbaru, sehingga kamu tidak perlu lagi merevisi rumus manual.
- Kalkulator PPh 21/26 dan BPJS — pajak dan iuran/premi BPJS terhitung otomatis dalam satu alur payroll, lengkap dengan bukti pemotongan pajak.
- Monitoring KPI karyawan — fitur performance review online untuk membuat indikator, melacak KPI, dan memberi umpan balik secara real-time, tanpa menunggu evaluasi periodik.
- Dashboard & HR Analytics berbasis AI — menyajikan data SDM real-time dan insight prediktif untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen yang cepat dan berbasis data.
- Terintegrasi penuh — data absensi, cuti, dan lembur langsung mengalir ke payroll, dan slip gaji online tersusun otomatis.
Untuk perhitungan prorate, kamu hanya perlu melakukan pengaturan di aplikasi dengan memilih salah satu basis perhitungan proporsional:
- Hari kalender
- Hari kerja (aktual)
- Atau hari kerja yang diasumsikan tetap, misalnya 23 atau 25 hari.
Selanjutnya, gaji karyawan baru atau resign tengah bulan akan terhitung otomatis di slip gaji—nggak perlu pakai rumus Excel, nggak pakai lama.
Penasaran? Coba gratis dulu dan rasakan kemudahan mengelola payroll yang akurat dan patuh regulasi terbaru.
