Multi approval cuti karyawan adalah alur pengajuan cuti online yang dilakukan melalui prosedur berjenjang secara berurutan oleh lebih dari satu pihak, misalnya atasan langsung, satu level di atas atasan langsung, direksi, dan terakhir admin HR, sebelum dinyatakan sah dan masuk ke perhitungan payroll. Tidak hanya untuk cuti, prosedur approval berjenjang ini juga berlaku untuk pengajuan izin, sakit, dan lembur.
Secara manual, prosesnya dilakukan melalui kertas form cuti yang dioper dari satu meja ke meja lain untuk ditandatangani. Tetapi sekarang ada cara lebih efisien lewat aplikasi HRIS yang tidak membutuhkan form fisik yang bisa tercecer dan merepotkan pemindahan data rekap. Semua pihak yang memberi persetujuan tinggal buka aplikasi, lalu klik “Approve”, langsung beres.
Artikel ini akan membahas sisi teknisnya, seperti urutan persetujuan, jenis pengajuan, batas waktu, dan cara memastikan cuti yang sudah disetujui tercatat otomatis dan masuk ke sistem payroll tanpa repot input ulang.
Studi Kasus: Kenapa PT Jaya Sukses ABC Butuh Tiga Lapis Approval Berjenjang?
HR Manager PT Jaya Sukses ABC menghadapi situasi yang umum terjadi di perusahaan yang sedang bertumbuh. Manajemen menetapkan kebijakan bahwa setiap pengajuan sakit, izin, cuti, dan lembur (SICUL) harus melewati tiga tahap persetujuan: atasan langsung, direksi, lalu admin HR. Tujuannya untuk mengontrol biaya lembur, memastikan ketersediaan tenaga kerja, dan menjaga operasional tetap berjalan saat karyawan tidak masuk.
Masalahnya, alur tiga lapis ini menyulitkan jika dijalankan dengan formulir kertas, email, atau grup chat. Pengajuan menumpuk di meja direksi, admin HR kesulitan melacak status terakhir, dan cuti yang sudah disetujui terkadang belum tercatat saat periode payroll ditutup. Akibatnya, saldo cuti, komponen penghasilan, dan upah lembur berisiko salah hitung.
Situasi ini menunjukkan pentingnya multi approval cuti karyawan yang memiliki alur jelas dan jejak persetujuan yang dapat ditelusuri. Dengan sistem digital, perusahaan bisa mengatur siapa yang berwenang menyetujui setiap pengajuan, memantau statusnya, dan memastikan data yang sudah final diteruskan ke proses penggajian.
Baca juga: 5 Aplikasi Pengajuan Cuti Online Terbaik untuk Bantu Kerja HR
Bagaimana Alur Multi Approval Cuti Karyawan Bekerja?
Alur sistem persetujuan cuti berlapis yang tertata di aplikasi cuti online mengikuti lima tahap berikut:
1. Pengajuan cuti secara online
Karyawan memilih jenis pengajuan, yaitu sakit, izin, cuti, atau lembur, kemudian mengisi tanggal, durasi, alasan, dan dokumen pendukung jika diperlukan. Contohnya, surat keterangan dokter untuk pengajuan sakit atau dokumen lain sesuai kebijakan perusahaan.
2. Approval level 1: atasan langsung
Atasan karyawan, misalnya manajer, menilai dampak pengajuan cuti terhadap jadwal tim, beban kerja, urgensi pekerjaan, dan ketersediaan pengganti. Keputusannya bisa langsung menyetujui atau meminta rescheduling jika cuti yang diajukan mengganggu proses pekerjaan, misalnya ada proyek mendesak yang harus segera selesai.
3. Approval level 2: direksi atau manajemen
Direksi menilai pengajuan berdasarkan kewenangan dan kebijakan perusahaan, terutama untuk lembur dengan biaya besar atau cuti berdurasi panjang atau cuti besar jika memang memerlukan persetujuan direksi. Untuk hak cuti tahunan, biasanya approval dari manajemen lebih mudah jika atasan langsung telah menyetujui.
4. Approval level 3: admin HR
Admin HR memeriksa kelengkapan administrasi, saldo cuti, dan kesesuaian pencatatan dengan kebijakan perusahaan serta ketentuan yang berlaku. Peran HR perlu dibedakan dari persetujuan manajerial apabila HR hanya bertugas memverifikasi dan mencatat pengajuan. Di level HR, persetujuan cuti juga bergantung pada approval level 1 dan 2.
5. Status final diteruskan ke payroll
Persetujuan berjenjang digunakan untuk memperbarui saldo cuti tahunan. Jam lembur yang telah diverifikasi diteruskan untuk perhitungan upah lembur. Sementara izin atau ketidakhadiran yang tidak dibayar, atau di luar yang diatur di Pasal 93 UU Ketenagakerjaan, diproses sesuai ketentuan pengupahan yang berlaku.
Prinsip dasarnya, pengajuan diteruskan ke level berikutnya setelah disetujui. Jika pengajuan ditolak, alur berhenti dan karyawan menerima notifikasi beserta alasan penolakan. Untuk kasus tertentu, seperti sakit mendadak, perusahaan juga perlu menetapkan prosedur pelaporan agar proses administrasi tidak menghambat penanganan ketidakhadiran.
| Level | Approver | Yang Diperiksa | Risiko Jika Dilewati |
| 1 | Atasan langsung | Jadwal tim, ketersediaan pengganti, urgensi pekerjaan | Operasional kekurangan tenaga kerja |
| 2 | Direksi | Kebijakan, anggaran lembur, pengajuan tertentu yang memerlukan persetujuan direksi | Biaya tidak terkontrol atau keputusan tidak sesuai kewenangan |
| 3 | Admin HR | Dokumen, saldo cuti, kelengkapan administrasi, dan kesesuaian aturan | Data kehadiran dan payroll tidak akurat |
Tidak semua perusahaan harus menerapkan tiga lapis persetujuan untuk setiap pengajuan. Jumlah level dan kewenangan masing-masing pihak sebaiknya mengikuti struktur organisasi, kebijakan internal, serta karakter pengajuannya.
Baca juga: Template Rekap Cuti Karyawan di Excel
Apakah Izin, Sakit, dan Lembur Harus Satu Jalur dengan Multi Approval Cuti Karyawan?
Tidak harus. Setiap jenis pengajuan memiliki karakteristik, tingkat urgensi, dan ketentuan yang berbeda. Karena itu, perusahaan sebaiknya mengatur jalur persetujuan berdasarkan jenis pengajuan, bukan memaksakan satu alur untuk semua kebutuhan.
| Jenis Pengajuan | Dasar Aturan | Dokumen Pendukung | Rekomendasi Jalur |
| Cuti tahunan | Pasal 79 UU 13/2003 (diubah di UU 6/2023) mengatur hak cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah karyawan bekerja 12 bulan terus-menerus | Mengikuti kebijakan perusahaan | Atasan → Admin HR; direksi dapat dilibatkan untuk cuti panjang atau kondisi tertentu sesuai kebijakan |
| Sakit | Pasal 93 UU 13/2003 mengatur kondisi ketika upah tetap wajib dibayar saat karyawan tidak bekerja, termasuk karena sakit | Surat keterangan dokter jika diperlukan sesuai kebijakan perusahaan | Atasan → Admin HR, dengan mekanisme pelaporan untuk kondisi mendadak; direksi dapat menerima notifikasi |
| Izin | Pasal 93 UU 13/2003 mengatur sejumlah alasan ketidakhadiran yang tetap dibayar, termasuk peristiwa keluarga tertentu | Bukti pendukung sesuai jenis izin | Atasan → Admin HR; direksi dilibatkan jika diwajibkan kebijakan internal |
| Lembur | PP 35/2021 mengatur batas waktu lembur serta persyaratan perintah dan persetujuan pekerja | Perintah lembur dan persetujuan pekerja melalui mekanisme tertulis atau digital sesuai ketentuan | Atasan → Direksi jika diperlukan berdasarkan kewenangan dan anggaran → Admin HR |
Ketentuan hukum tersebut menjadi dasar untuk mengelola hak dan kewajiban karyawan. Sementara itu, jumlah approver dan urutan persetujuannya merupakan bagian dari desain kebijakan internal perusahaan, sepanjang tidak mengurangi hak karyawan yang dijamin peraturan.
Pengajuan sakit, misalnya, bersifat mendadak. Jika approval sakit tertahan di direksi selama berhari-hari, status kehadiran karyawan bisa tercatat sebagai mangkir dan memicu potongan gaji yang keliru.
Karena itu, kemampuan mengatur jalur berbeda per jenis pengajuan menjadi fitur penting saat memilih aplikasi cuti karyawan atau HRIS. Sistem yang fleksibel dapat menyederhanakan pengajuan rutin, sekaligus menyediakan kontrol tambahan untuk pengajuan yang membutuhkan persetujuan khusus.
Baca juga: Wajib Pakai Surat? Begini Aturan Cuti Sakit Karyawan Swasta
Apa Risiko Jika Multi Approval Cuti Karyawan Masih Manual?
Pengelolaan persetujuan melalui kertas, email, dan chat mungkin masih bisa dilakukan oleh tim kecil. Namun, ketika jumlah karyawan dan pengajuan meningkat, proses manual lebih rentan menimbulkan masalah.
- Bottleneck di level atas. Direksi yang sibuk rapat atau dinas membuat pengajuan tertahan tanpa kejelasan waktu penyelesaian.
- Status tidak terlacak. Karyawan dan admin HR harus menanyakan satu per satu apakah pengajuan sudah dibaca, disetujui, atau ditolak.
- Saldo cuti tidak sinkron. Cuti yang disetujui lewat chat bisa terlewat dari pencatatan resmi, sehingga saldo di sistem berbeda dari catatan karyawan.
- Sengketa upah lembur. Catatan lembur yang tidak lengkap menyulitkan verifikasi. PP 35/2021 mensyaratkan adanya perintah dan persetujuan pekerja untuk pelaksanaan kerja lembur sesuai ketentuan.
- Kesalahan payroll dan PPh 21. Data lembur atau ketidakhadiran yang terlambat diperbarui dapat memengaruhi perhitungan penghasilan dan komponen penggajian, sehingga perhitungan PPh 21 juga berisiko tidak sesuai jika data penghasilannya keliru.
- Jejak audit lemah. Tanpa rekam waktu dan riwayat perubahan yang jelas, HR kesulitan mengetahui siapa yang menyetujui pengajuan dan kapan keputusan dibuat.
Masalah-masalah tersebut dapat dikurangi melalui pengajuan cuti online yang terhubung dengan alur persetujuan dan pencatatan kehadiran. Dengan begitu, karyawan dan approver tidak perlu bergantung pada pesan yang tersebar di berbagai kanal.
Baca juga: Contoh Kebijakan Cuti Fleksibel ala Perusahaan Green Flag (Template Excel)
Bagaimana Menyusun Aturan Persetujuan Berjenjang agar Tidak Memperlambat Proses?
Penerapan approval berlapis seharusnya memperkuat kontrol tanpa membuat keputusan rutin semakin lambat. Perusahaan dapat memulainya dengan tujuh langkah berikut.
- Petakan struktur organisasi terlebih dahulu. Pastikan setiap karyawan memiliki atasan langsung yang jelas. Jika seorang manajer melapor langsung kepada direksi, hindari penugasan approval ganda oleh orang yang sama.
- Tetapkan batas waktu per level. Misalnya, perusahaan menetapkan target respons 1 × 24 jam untuk atasan dan 2 × 24 jam untuk direksi. Angka ini merupakan contoh target layanan internal, bukan batas waktu yang diwajibkan oleh peraturan.
- Siapkan approver pengganti. Ketika approver cuti atau melakukan perjalanan dinas, kewenangan dapat dialihkan kepada pejabat pengganti yang ditunjuk secara resmi agar pengajuan tidak terhenti.
- Bedakan jalur berdasarkan jenis dan durasi. Pengajuan rutin dapat menggunakan jalur yang lebih singkat, sedangkan cuti panjang atau lembur dengan biaya besar bisa memerlukan persetujuan tambahan sesuai kebijakan perusahaan.
- Tentukan dokumen yang diperlukan sejak awal. Informasikan persyaratan pengajuan agar karyawan dapat melampirkan dokumen yang relevan tanpa harus berulang kali melengkapi permohonan.
- Hubungkan approval dengan payroll. Data yang telah diverifikasi sebaiknya diteruskan ke proses penggajian tanpa input ulang. Tetap sediakan pemeriksaan untuk mencegah data yang salah atau belum final masuk ke payroll.
- Evaluasi kebijakan secara berkala. Tinjau alur, misalnya setiap enam bulan, berdasarkan jumlah pengajuan tertunda, waktu penyelesaian, penolakan, dan kesalahan pencatatan.
Perusahaan dapat menerapkan aturan tersebut melalui HRIS yang mendukung approval HR berdasarkan jabatan, divisi, dan jenis pengajuan. Jika perusahaan menggunakan aplikasi pengajuan izin online, pastikan sistem juga dapat mencatat riwayat persetujuan, mengirim notifikasi, dan menampilkan status permohonan secara transparan.
Baca juga: Prosedur Pengajuan Cuti Karyawan Swasta
Industri Apa Saja yang Paling Membutuhkan Approval Berjenjang?
Multi approval paling relevan untuk perusahaan yang memiliki banyak lapisan manajemen, menerapkan sistem shift, mengelola tenaga kerja di berbagai lokasi, atau perlu mengendalikan biaya lembur secara ketat. Contohnya meliputi:
- Manufaktur dan pabrik, yang perlu menjaga jadwal produksi, pergantian shift, dan ketersediaan operator.
- Konstruksi dan kontraktor, yang mengelola tenaga kerja serta supervisor di berbagai lokasi proyek.
- Ritel dan jaringan toko, dengan alur koordinasi dari kepala toko ke area manager hingga kantor pusat.
- Restoran, kafe, dan bisnis F&B, yang membutuhkan tenaga kerja cukup selama jam ramai dan periode sibuk.
- Logistik, ekspedisi, dan pergudangan, yang memiliki jadwal kerja bergilir dan operasional hingga 24 jam.
- Rumah sakit, klinik, dan apotek, yang perlu menjaga kecukupan tenaga kerja di setiap shift.
- Hotel dan hospitality, yang menghadapi perubahan kebutuhan tenaga kerja saat musim liburan atau acara besar.
- Distribusi dan FMCG, yang mengelola tim sales lapangan dan karyawan di banyak wilayah.
- Jasa outsourcing, keamanan, dan cleaning service, yang menempatkan karyawan di lokasi klien dengan pengawasan berlapis.
- Sekolah, kampus, dan lembaga pendidikan swasta, yang memiliki struktur yayasan, kepala unit, dan bagian kepegawaian.
- Perkebunan dan pertambangan, yang mengelola lokasi kerja terpencil serta jadwal roster.
- Perusahaan teknologi dan startup, terutama yang memiliki beberapa unit bisnis, tim lintas fungsi, dan jalur pelaporan berbeda.
Kebutuhan tiap industri tidak selalu sama. Perusahaan dengan proses sederhana mungkin cukup menggunakan satu atau dua approver, sedangkan organisasi dengan risiko operasional dan biaya lebih tinggi dapat membutuhkan kontrol tambahan. Yang terpenting, multi approval cuti karyawan dirancang sesuai kebutuhan, mudah dilacak, dan tidak menghambat pemenuhan hak karyawan.
Baca juga: Ketentuan Cuti Tidak Berbayar di UU
Cara Mengatur Multi Approval Cuti Karyawan di Gadjian
Di aplikasi HRIS Gadjian, struktur dan pengaturan approval dapat dibuat sesuai kebutuhan perusahaan. Persetujuan berjenjang bisa dilakukan dengan level berbeda untuk cuti, izin, dan sakit, dan juga dapat diterapkan untuk karyawan berbeda. Langkahnya cukup mudah:
1. Masuk ke menu Kehadiran > Pengaturan > Approval, lalu klik Tambah Aturan Persetujuan
2. Isi nama metode persetujuan, misalnya “Multi Approval Cuti Karyawan” dan pilih alur persetujuan dan klik Tambahkan Alur. Persetujuan berjenjang di Gadjian mengakomodasi hingga empat level (tidak termasuk persetujuan admin HR):
- Atasan langsung
- Atasan 1 level di atas atasan langsung
- Atasan 2 level di atas atasan langsung
- Atasan 3 level di atas atasan langsung
3. Cek boks untuk memilih jenis pengajuan: cuti dan unpaid leave (cuti di luar tanggungan). Lalu, pilih di level mana status pengajuan karyawan berubah ketika disetujui. Ini merupakan approver yang menentukan. Pilihannya:
- Final approver yakni approver di level terakhir, atau
- Admin (HR)
Lalu, klik Simpan.
4. Terapkan untuk karyawan. Di kolom Aksi halaman Pengaturan Persetujuan, klik gambar kontak tercentang untuk menambahkan personalia. Lalu, pilih karyawan yang akan menggunakan metode approval ini. Selesai.
Admin bisa menambahkan metode approval baru dengan level dan alur persetujuan yang berbeda, misalnya untuk pengajuan izin atau sakit.
Pengajuan cuti karyawan akan muncul di menu Kehadiran > Kelola Cuti > Pengajuan Cuti. Di sini, admin bisa memonitor nama karyawan, tanggal pengajuan, jumlah hari, progress persetujuan, dan status.
Sedangkan untuk pengajuan izin, sakit, lembur, ganti hari, dan unpaid leave bisa dimonitor di menu Kehadiran > Pengajuan.
Multi approval untuk Perusahaan Induk dan Cabang
Dengan software payroll otomatis ini, ketidakhadiran yang memengaruhi penggajian akan masuk ke dalam perhitungan slip gaji. Misalnya, jika perusahaan menerapkan tunjangan kehadiran (uang makan/transport) maka akan dihitung otomatis berdasarkan jumlah kehadiran karyawan.
Kelebihan Gadjian lainnya adalah dapat mengelola sistem HR yang berbeda di perusahaan induk (holding) dan anak perusahaan (subsidiary) hanya lewat satu aplikasi. HR di holding company bisa mengatur alur approval berjenjang untuk izin dan cuti karyawan di subsidiary yang kompleks dengan supervisor berbeda-beda.
Tinggalkan model pengajuan cuti manual dengan kertas, persetujuan berjenjang yang lama, update saldo manual, dan input ulang ke payroll yang bikin banyak masalah. Coba Gadjian untuk membangun sistem pengajuan dan persetujuan yang transparan, cepat, dan mudah, agar perusahaan kamu menjadi perusahaan idaman karyawan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Dua hingga tiga level sudah cukup untuk sebagian besar perusahaan. Lebih dari tiga level biasanya memperlambat proses tanpa menambah kontrol yang berarti.
Tidak ada kewajiban dari undang-undang. Keterlibatan direksi dalam approval sakit sepenuhnya kebijakan internal yang sebaiknya dicantumkan dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
Jika karyawan bekerja lembur atas perintah perusahaan, upah lembur tetap wajib dibayar. Approval tertulis berfungsi sebagai bukti perintah lembur sekaligus dasar perhitungan upah yang sah.
Tetapkan approver pengganti atau delegasi wewenang ke pejabat setara agar pengajuan tetap diproses sesuai batas waktu yang ditentukan.
Ya. Tidak hanya dalam satu organisasi perusahaan, Gadjian bisa membuat pengaturan persetujuan berjenjang sekaligus untuk cuti dan izin di perusahaan holding dan subsidiary meskipun memiliki level jabatan yang kompleks.
