Pernah nggak, anggaran budget rekrutmen kamu membengkak karena iklan mahal atau proses seleksi yang panjang? Atau malah dapat kandidat yang kurang pas karena buru-buru rekrut? Eh, ujungnya keluar biaya lagi buat merekrut penggantinya.
Menarik talenta terbaik memang butuh strategi dan budget rekrutmen yang direncanakan dengan cerdas. Dengan anggaran dan pendekatan yang tepat, kamu bisa menggaet kandidat top tanpa bikin perusahaan nombok sana-sini.
Para HR professional menempatkan biaya sebagai salah satu metrik untuk mengukur efisiensi dan efektivitas proses rekrutmen. Misalnya, berapa anggaran yang direncanakan dan aktual, berapa cost per hire, dan berapa ROI rekrutmen yang diperoleh perusahaan.
Nah, kalau kamu ingin tahu apakah selama ini anggaran yang kamu alokasikan untuk merekrut karyawan over-budget atau tidak, yuk simak cara menghitung budget rekrutmen di artikel ini.
Baca juga: Perbedaan Rekrutmen dan Seleksi: Tujuan, Metode & Tantangan
Mengapa budget rekrutmen penting?
Budget rekrutmen bukan cuma soal angka di spreadsheet. Ini adalah peta keuangan yang membantu kamu mengelola proses perekrutan tanpa perlu buang-buang uang. Dengan anggaran yang terencana, kamu bisa:
- Mengendalikan pengeluaran: Caranya dengan menghindari biaya tak perlu dan fokus alokasikan dana ke strategi yang efektif.
- Menarik kandidat berkualitas: Dana yang cukup bikin kamu leluasa merekrut pakai iklan lowongan premium, tools canggih untuk screening, atau menyewa jasa agen headhunter.
- Mempercepat proses: Dengan anggaran yang mendukung, kamu bisa menggunakan teknologi seperti applicant tracking system (ATS) untuk mempercepat dan mengefisienkan proses seleksi kandidat.
- Meningkatkan ROI rekrutmen: Dengan budget rekrutmen yang terukur, kamu bisa pastikan setiap rupiah yang dikeluarkan membawa pengembalian ke perusahaan — menghasilkan kandidat terbaik yang punya nilai kontribusi melebihi biaya rekrutmen.
Menurut SHRM, perusahaan yang punya perencanaan budget rekrutmen yang baik bisa mengurangi recruitment cost hingga 20%. Jadi, budget rekrutmen itu membantu perusahaan mengirit uang dalam proses hiring karyawan.
Baca juga: Metode Rekrutmen Internal dan Eksternal: Kelebihan & Kekurangan
Komponen utama budget rekrutmen
Sebelum mulai menghitung, kenali dulu elemen-elemen yang menyusun biaya rekrutmen secara umum. Ini dia komponen utama dari anggaran rekrutmen:
- Iklan lowongan
Biaya ini mencakup pemasangan iklan di job board (seperti Jobstreet, LinkedIn, atau Bisadaya, media sosial, atau situs perusahaan. Memang ada juga platform yang gratis, tetapi biasanya kurang efektif dibanding yang premium dengan fitur tampilan iklan di halaman utama.
- Agensi rekrutmen
Kalau menyewa agensi, siapkan dana untuk fee atas jasa mereka. Biaya agen headhunter tidak murah, apalagi yang punya spesialisasi merekrut untuk lowongan yang sulit diisi (hard-to-fill roles) — karena skill dan keahlian yang langka.
- Screening dan seleksi
Ini termasuk biaya software ATS, tes psikometri, background check, atau akomodasi wawancara kalau kandidat berasal dari luar kota.
- Tim rekrutmen internal
Gaji dan tunjangan untuk tim HR yang menangani perekrutan juga harus masuk hitungan biaya, termasuk jika mereka bekerja lembur — mendapat upah lembur selain gaji dan tunjangan rutin.
- Onboarding
Jangan lupa anggarkan biaya pelatihan, orientasi, atau peralatan kerja untuk karyawan baru.
- Referral karyawan
Kalau kamu punya program referral karyawan, siapkan insentif untuk karyawan yang berhasil merekomendasikan kandidat dan akhirnya direkrut perusahaan.
- Biaya tak terduga
Selalu cadangkan dana untuk hal-hal tak terduga, seperti tes tambahan, biaya perjalanan dadakan, atau molornya proses seleksi.
Kalau salah satu komponen ini terlewat, budget rekrutmen kamu bisa saja meleset. Itu sebabnya perencanaan detail itu wajib sebelum mengeksekusi anggaran.
Langkah menghitung budget rekrutmen
Bingung mulai dari mana? Ikuti langkah-langkah di bawah ini biar budget rekrutmen kamu akurat:
1. Tentukan jumlah posisi
Hitung berapa posisi yang perlu diisi dalam setahun. HR biasanya akan merencanakan kebutuhan rekrutmen bersama dengan para manajer. Misalnya, dalam tahun ini akan ada 10 posisi untuk berbagai departemen. Tentu saja, ini di luar kebutuhan mendadak yang sulit diprediksi, misalnya penggantian karyawan resign.
2. Estimasi biaya per posisi
Buat rincian biaya per posisi (cost per hire) yang mencakup semua komponen — iklan lowongan, screening, onboarding, dan lainnya). Contohnya, total cost per hire adalah Rp11.000.000 dengan rincian:
- Iklan lowongan: Rp 5.000.000
- Screening dan seleksi: Rp 1.500.000
- Tim internal: Rp 2.000.000
- Onboarding: Rp 1.200.000
- Referral karyawan: Rp 500.000
- Biaya tak terduga: Rp 800.000
3. Hitung total biaya
Kalikan cost per hire dengan jumlah posisi. Dengan contoh di atas, maka kita akan mendapatkan total budget rekrutmen sebesar: Rp 11.000.000 × 10 posisi = Rp 110.000.000.
4. Evaluasi dan sesuaikan
Cek apakah anggaran ini realistis. Kalau masih terlalu memberatkan, cari cara menghemat, misalnya pakai job board gratis atau memanfaatkan situs perusahaan, media sosial, dan kanal tak berbayar lainnya. Kalau pakai Gadjian, kamu bisa memanfaatkan jobsite gratis di aplikasi rekrutmen ini!
Jadi rumus sederhananya seperti ini:
Total Budget Rekrutmen = (Biaya Iklan + Screening + Agensi + Internal + Onboarding + Referral + Tak Terduga) × Jumlah Posisi
Contoh ini berdasarkan rata-rata biaya di Indonesia, tapi kamu bisa sesuaikan dengan skala bisnis. Untuk UMKM misalnya, biaya iklan lowongan bisa lebih rendah kalau pakai platform jobsite gratis atau lewat media sosial.
Baca juga: 5 Alat Tes Psikologi untuk Rekrutmen Karyawan
Tips mengoptimalkan budget rekrutmen
Biar budget rekrutmen kamu nggak membengkak tapi hasilnya optimal, coba tips berikut ini:
- Manfaatkan media sosial: Posting lowongan di LinkedIn atau Instagram bisa hemat biaya dibandingkan job board premium. Dengan mengunggah konten yang kreatif, kamu bisa menarik kandidat tanpa keluar duit banyak.
- Bangun employer branding: Perusahaan yang memiliki reputasi yang kuat atau citra positif sebagai tempat kerja yang menyenangkan akan bikin para kandidat terbaik mengirimkan lamaran meskipun sedang tidak ada lowongan. Ceritakan visi perusahaan di medsos atau situs web agar para talenta di luar tertarik.
- Pakai ATS: Menggunakan aplikasi rekrutmen berbasis ATS seperti Gadjian dapat menghemat biaya rekrutmen. Fitur automasi membuat proses seleksi menjadi cepat, hemat waktu dan biaya. Hasilnya pun lebih memuaskan dan menekan risiko salah rekrut yang bisa bikin kamu boncos.
- Manfaatkan referral karyawan: Program referral karyawan sering kali lebih murah dan efektif karena karyawan kamu akan merekomendasikan kandidat yang paling cocok berdasarkan kebutuhan perusahaan.
- Analisis data: Lacak metrik cost per hire atau time to hire untuk tahu titik mana yang bikin boros dan bisa diperbaiki.
- Bangun talent pool: Pendekatan ini sangat efektif untuk menekan biaya rekrutmen jangka panjang karena kamu nggak perlu mulai dari nol setiap kali butuh karyawan — database top talent sudah tersedia.
Optimalkan budget rekrutmen dengan Gadjian dan Bisadaya
Menghitung budget rekrutmen yang efektif itu seperti menyusun strategi untuk menang di pasar tenaga kerja. Dengan memahami komponen biaya dan menerapkan tips hemat, kamu bisa menarik talenta terbaik tanpa bikin keuangan perusahaan kewalahan.
Nah, untuk bikin proses perekrutan lebih mulus dan hemat, Gadjian dan Bisadaya dari Fast-8 Group adalah kombinasi yang tepat. Gadjian adalah aplikasi HRIS & payroll berbasis cloud yang punya modul rekrutmen ATS untuk automasi proses rekrutmen sehingga lebih hemat waktu dan rendah biaya.
Dengan modul ini, manajemen rekrutmen jadi lebih rapi, dengan data pelamar terpusat, dan progres real-time. Penggunaan Gadjian ATS nggak cuma bikin efisien, tapi juga meningkatkan kualitas perekrutan. Dengan tahapan yang mulus dan sistem yang termonitor, peluang untuk mendapatkan top talent akan semakin besar.
Sementara itu, Bisadaya adalah job board inklusif untuk posting lowongan kerja. Bahkan, tersedia kuota gratis untuk user maupun non-user Gadjian.
Platform ini menjangkau pencari kerja dengan beragam latar belakang, termasuk tenaga kerja senior, disabilitas, dan freelancer. Selain itu, Bisadaya menggunakan teknologi AI yang inovatif untuk meningkatkan kecocokan antara jenis pekerjaan dan profil pencari kerja.
Dengan fitur tracking system Bisadaya, kamu juga bisa:
- Kelola data kandidat dari sumber lain di luar Bisadaya
- Buat database terpusat untuk proses rekrutmen perusahaan
- Atur tahapan rekrutmen karyawan di mana pun dan kapan saja
- Memperbarui catatan wawancara dan rekomendasi
Yuk, daftar aplikasi Gadjian sekarang! Atau mau langsung posting lamaran pekerjaan kamu di Bisadaya? Cuss aja!
