Dalam dunia bisnis yang saat ini semakin kompetitif, sistem HRD dan payroll menjadi aspek penting yang tidak bisa diabaikan. Pasalnya, mengelola karyawan secara efektif sekaligus memastikan proses penggajian berjalan lancar adalah tantangan yang dihadapi banyak perusahaan.
Di sinilah sistem HRD dan payroll otomatis berperan besar. Sistem ini dirancang untuk menyederhanakan proses administrasi HR, dari rekrutmen hingga pembayaran gaji, serta memastikan bahwa semua proses dilakukan sesuai peraturan yang berlaku.
Sistem HRD dan Payroll dan Manfaatnya bagi Bisnis
Sistem payroll adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk membayar gaji atau upah kepada karyawannya secara rutin dalam periode waktu tertentu. Sistem ini membantu menangani berbagai tugas seperti mencatat kehadiran, menghitung gaji, mengurus pajak, menyusun slip gaji, menyalurkan gaji, serta menyusun laporan terkait.
Baca Juga: Panduan Sistem Payroll Gaji Tanpa Telat untuk Kinerja HRD
Pada umumnya, software penggajian akan secara otomatis diperbarui sesuai dengan perubahan peraturan perpajakan. Hal ini memastikan bahwa semua perhitungan yang dilakukan tetap akurat sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Selain pembaruan otomatis terkait pajak, sistem HRD dan payroll menawarkan sejumlah manfaat lain dalam memudahkan proses penggajian, antara lain:
- Menghemat ruang karena penyimpanan data karyawan terpusat dalam sistem
- Memberikan keamanan data yang lebih baik
- Menghindari keterlambatan dalam proses pembayaran gaji
- Mengurangi biaya operasional perusahaan
- Meningkatkan efisiensi waktu kerja
- Membuat manajemen data karyawan lebih terorganisir
- Meningkatkan transparansi dalam penghitungan gaji
Fitur-fitur Penting dalam Software Payroll Indonesia
Sebelum memilih dan menggunakan sistem gajian payroll, penting bagi Anda untuk mengetahui fitur-fitur yang relevan untuk mendukung bisnis Anda. Berikut adalah beberapa fitur penting yang biasanya disediakan oleh software payroll Indonesia.
- Manajemen data karyawan: Fitur ini menyimpan seluruh informasi karyawan di satu tempat, mulai dari data pribadi, detail penggajian, hingga dokumen penting lainnya.
- Manajemen absensi: Digunakan untuk mencatat kehadiran dan presensi karyawan secara otomatis sehingga memudahkan pelacakan jam kerja.
- Kalkulator PPh 21/26: Membantu menghitung PPh 21/26 untuk karyawan dan otomatis menerbitkan bukti potong pajaknya.
- Kalkulator gaji: Menghitung gaji karyawan termasuk overtime, bonus, THR, serta potongan pajak secara akurat.
- Pembayaran gaji: Memungkinkan pembayaran gaji secara otomatis atau manual, sekaligus penerbitan slip gaji secara online.
- Pengelolaan izin, cuti, dan sakit: Memfasilitasi pengelolaan absensi karyawan yang izin, sakit, atau cuti, serta proses pengajuan dan persetujuan cuti.
- Pengelolaan shift kerja: Memudahkan pengaturan jadwal shift kerja untuk karyawan, meningkatkan efisiensi manajemen jam kerja.
- Penghitungan BPJS: Menghitung premi BPJS sekaligus mengelola potongan PPh 21 yang terkait.
Baca Juga: Contoh Menghitung Gaji Prorata Secara Proporsional
3 Tahapan Cara Kerja Sistem Payroll
Setiap sistem HRD dan payroll tentu memiliki ciri khasnya masing-masing. Namun dalam penggunaannya, cara kerja sistem payroll dibagi menjadi 3 tahapan berbeda, pra-penggajian, penggajian, dan pasca-penggajian. Berikut adalah penjelasannya.
1. Tahap Pra-Penggajian
Tahap pertama dalam cara kerja sistem payroll adalah pra-penggajian. Dalam tahapan ini, perusahaan akan mengumpulkan dan memeriksa data terkait gaji, tunjangan, cuti, kehadiran, denda, serta beban kerja karyawan.
Data ini dianalisis untuk memastikan perhitungan gaji yang akurat, sesuai dengan informasi yang ada. Setelah semua data terkumpul, langkah berikutnya adalah memverifikasi kebenarannya dengan metode yang dipilih oleh perusahaan.
2. Tahap Penggajian
Selanjutnya ke tahap kedua, yaitu tahap penggajian. Pada tahap ini, data yang telah divalidasi sebelumnya akan masuk ke sistem penggajian untuk diproses. Semua variabel diperhitungkan, termasuk di dalamnya komponen pajak, cicilan, atau potongan lainnya. .
Semua data yang sudah lengkap akan diperiksa kembali sebelum gaji disalurkan ke karyawan masing-masing.
3. Tahap Pasca-Penggajian
Tahap terakhir dalam cara kerja sistem payroll berfokus pada urusan administrasi dan pembukuan yang dimiliki perusahaan. Proses ini mencakup pelaporan pemotongan pajak, pencatatan di buku besar, dan penyelesaian administrasi berdasarkan hasil penggajian.
Berdasarkan semua proses yang telah dilakukan sistem, perusahaan hanya perlu melakukan pemeriksaan akhir dan konfirmasi sebelum semuanya selesai.
Tips Memilih Sistem Payroll Terbaik
Sebelumnya, Anda sudah memahami manfaat dari sistem gajian payroll dan bagaimana sistem tersebut membantu HRD dalam menyelesaikan tugasnya. Kini, saatnya memilih sistem HRD dan payroll yang tepat sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Untuk membantu Anda memilih software payroll Indonesia terbaik, perhatikan beberapa tips berikut.
- Pilih software yang berbasis web (online) untuk akses yang lebih fleksibel
- Cari software HRIS yang menyediakan akses stabil 24/7 dan minim gangguan
- Cek jaminan keamanan data pada software yang akan dipilih
- Pilih aplikasi yang menyediakan otomatisasi pada setiap jenis pekerjaan administrasi HR
- Periksa fitur apa saja yang terdapat dalam sistem penggajian dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda
- Pilih aplikasi yang bisa memungkinkan Anda mengintegrasikan aplikasi lain dalam satu platform
- Cek apakah aplikasi menyediakan layanan pendukung, seperti akun demo gratis dan saluran komunikasi untuk bantuan penggunaan
- Cek reputasi penyedia software HRIS untuk mengetahui gambaran kualitas produk mereka
Baca Juga: Tingkatkan Keamanan Data Karyawan dengan Aplikasi HRIS
Sistem HRIS Gadjian sebagai Solusi Payroll Ideal
Pada intinya, sistem payroll adalah sarana yang dapat memudahkan bisnis dalam mengelola keuangan dan karyawan perusahaan. Selain mempermudah urusan penggajian, aplikasi ini dapat menghemat pengeluaran perusahaan, meningkatkan transparansi penghitungan gaji, hingga menghimpun data karyawan dengan jaminan keamanan.
Sekarang ini, telah banyak software payroll indonesia yang menyediakan fitur-fitur unggulan untuk mengefisiensikan bisnis Anda. Salah satu aplikasi penggajian terbaik yang bisa Anda coba adalah sistem HRIS Gadjian.
Aplikasi dari Fast 8 Group ini memiliki banyak fitur berkualitas, mulai dari penggajian otomatis, kalkulator PPh 21/26, rekap absensi, jadwal kerja, hingga pembuatan slip gaji online. Gadjian juga dilengkapi dengan pengelolaan rekrutmen online untuk membantu mencari kandidat terbaik serta adanya fitur KPI karyawan untuk menilai kinerja mereka.
Aplikasi HRIS Gadjian akan membantu menjawab segala kebutuhan bisnis Anda akan sistem gajian payroll yang berkualitas. Dengan akses yang fleksibel, Anda dapat menggunakan aplikasi Gadjian di mana saja dan kapan saja dengan jaminan keamanan data. Fiturnya yang user-friendly juga memungkinkan sistem ini mudah dipelajari dan digunakan siapa pun.
Fitur Terbaru Gadjian: Payroll BCA dari Brankas
Saat ini, sistem HRD dan payroll Gadjian semakin mempermudah proses pembayaran gaji karyawan dengan menghadirkan sistem payroll BCA. Fitur ini merupakan hasil kolaborasi dengan Brankas, sebuah platform fintech yang mendukung bisnis dalam mengelola transaksi harian.
Sistem payroll BCA x Gadjian dirancang untuk memfasilitasi pengiriman gaji secara instan melalui bank, memungkinkan proses pembayaran gaji yang lebih cepat, efisien, dan aman.
Berikut adalah beberapa keuntungan yang bisa didapatkan perusahaan dengan menggunakan fitur Gadjian x BCA:
- Tanpa kebutuhan top-up: Gaji karyawan dapat langsung dibayarkan dari rekening giro perusahaan yang terhubung dengan Brankas sehingga tidak perlu mengisi saldo khusus untuk pembayaran gaji.
- Transfer real-time: Anda dapat melakukan transfer ke lebih dari 170 bank tujuan secara langsung melalui BI Fast.
- Identitas bisnis sebagai pengirim: Pembayaran gaji akan menggunakan nama bisnis Anda sehingga mudah dikenali oleh karyawan penerima.
- Hemat biaya operasional: Biaya transfer antar-bank hanya Rp3.500, sementara intra-bank hanya Rp2.500.
Tertarik untuk mengetahui bagaimana fitur-fitur sistem HRIS Gadjian dapat mengefisiensikan pekerjaan administrasi bisnis Anda? Coba akun demo Gadjian gratis selama 14 hari dan rasakan manfaatnya!
