Perbedaan Sistem Payroll Perusahaan Online dan Manual – Dalam pengertian sederhana, payroll adalah proses penggajian karyawan di perusahaan. Apabila dijabarkan, payroll gaji adalah seluruh tahapan penggajian yang dimulai dari input data, hitung gaji, hitung potongan dan pajak, sampai dengan pembayaran gaji karyawan.
Sistem payroll perusahaan merupakan administrasi yang rumit karena melibatkan banyak variabel pendapatan dan potongan, serta wajib mengikuti peraturan ketenagakerjaan, pengupahan, perpajakan, serta sistem jaminan sosial ketenagakerjaan dan jaminan kesehatan.
Oleh sebab itu, admin payroll tak hanya dituntut cermat dalam menghitung, tetapi juga perlu memahami ketentuan upah minimum, upah lembur, tunjangan hari raya (THR) keagamaan, BPJS, serta perhitungan pajak penghasilan di Indonesia.
Inilah yang membuat proses payroll karyawan memakan waktu. Untuk menghitung gaji dengan teliti, admin HR/Finance bisa menghabiskan waktu 10 menit per orang karyawan, atau bisa lebih lama jika komponen gajinya cukup kompleks.
Kompleksitas sistem payroll di Indonesia bisa digambarkan seperti di bawah ini.
Sedangkan cara menghitung payroll ada dua, yaitu manual dan otomatis (online). Keduanya berbeda dalam hal proses, kecepatan, dan ketepatan. Mari kita bandingkan kedua metode payroll tersebut.
Baca Juga: Cara Membuat Payroll Gaji di Excel
Table of Contents
Payroll manual
Payroll manual adalah proses penggajian yang sepenuhnya melibatkan admin, tanpa atau dengan bantuan perangkat lunak spreadsheet semacam Microsoft Excel. Metode manual digunakan sebelum era cloud computing.
Cara tradisional ini memang tampak sederhana, karena hanya menggunakan software Excel yang sudah terpasang di komputer. Namun, kesederhanaan itu justru menyebabkan proses payroll sangat bergantung pada ketelitian dan kecakapan admin penggajian.
Berikut ini ciri-ciri payroll manual:
a. Sistem data tidak terintegrasi
Data yang digunakan untuk perhitungan gaji dicatat terpisah, misalnya absensi.xlsx, cuti.xlsx, BPJS.xlsx, pinjaman karyawan.xlsx, lembur.xlsx, PPh 21.xlsx, dan seterusnya. Update dan rekap data mesti dilakukan manual oleh admin sendiri. Kemudian, data tersebut dimasukkan dalam perhitungan slip gaji karyawan.
b. Kurang efisien
Meski terkesan sederhana dan murah, payroll manual sejatinya justru mahal karena prosesnya menguras waktu. Proses berulang ini dapat menghabiskan waktu kerja berhari-hari bahkan berminggu-minggu, sehingga HR hanya sibuk mengurus penggajian dibandingkan menangani tugas lain yang sifatnya non-administratif.
c. Tinggi risiko human error
Karena bergantung pada manusia, payroll manual sangat tinggi kesalahan (human error) yang disebabkan oleh ketidaktelitian admin. Error yang umum terjadi adalah salah input data yang berakibat pada kesalahan hitung gaji karyawan, entah lebih atau kurang bayar, sehingga merugikan perusahaan atau karyawan.
d. Membutuhkan skill Excel
Untuk menjalankan proses payroll manual, syarat wajib bagi admin penggajian adalah menguasai Excel beserta rumus perhitungannya. Meski demikian, ini bukan jaminan bahwa hasil perhitungan slip gaji akan selalu akurat, jika tidak dibarengi dengan pemahaman yang baik terhadap regulasi pemerintah seputar penggajian.
e. Kurang fleksibel terhadap perubahan regulasi
Pemerintah kerap mengubah peraturan yang berpengaruh pada perhitungan gaji karyawan, contohnya ketentuan lembur, tarif pajak, BPJS, dan seterusnya. Dalam payroll manual, admin harus mengubah atau melakukan penyesuaian sendiri agar perhitungannya tetap benar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Baca Juga: Cara Bayar BPJS Ketenagakerjaan Karyawan Melalui Sistem EPS
Payroll online
Perkembangan teknologi komputasi awan (cloud) ikut mendorong perusahaan software developer mengembangkan perangkat lunak penggajian berupa aplikasi payroll berbasis web. Dengan metode online ini, penggajian karyawan jauh lebih efisien dan efektif dibandingkan model perhitungan payroll dengan Excel.
Payroll online mengandalkan peran software berbasis cloud untuk mengerjakan perhitungan gaji secara otomatis, cepat, dan akurat. Dari mulai perhitungan komponen gaji, penyusunan slip gaji, perhitungan pajak, sampai pembayaran gaji, bisa dilakukan di satu aplikasi.
Ciri-ciri payroll online:
a. Data terintegrasi dan real-time
Aplikasi payroll menggunakan data tunggal dan real-time di aplikasi. Admin tidak perlu update dan rekap manual, karena data yang tersimpan merupakan data terbaru. Beberapa aplikasi dapat diintegrasikan untuk impor data, misalnya data kehadiran dari mesin fingerprint atau aplikasi absensi bisa diimpor ke aplikasi payroll.
Semua data perhitungan gaji tersimpan di server cloud dan dapat diakses secara online, termasuk slip gaji yang bisa diunduh karyawan.
b. Lebih cepat dan lebih akurat
Aplikasi payroll dapat menyelesaikan penggajian seluruh karyawan hanya dalam hitungan menit, mengingat proses hitung gaji menggunakan kalkulator online dan otomatis, tanpa melibatkan peran admin. Hasil perhitungan gaji, tunjangan, BPJS, lembur, THR, bonus, dan potongan PPh 21, lebih akurat.
c. Bisa digunakan setiap orang
Aplikasi payroll bisa digunakan semua orang tanpa harus menguasai skill hitung Excel, karena admin tidak mengerjakan perhitungan gaji secara langsung. Peran admin sangat terbatas, yaitu melakukan pengaturan aplikasi, dan selebihnya sistem aplikasi bekerja secara otomatis.
d. Minim human error
Karena proses hitung tidak bergantung pada manusia alias berjalan sendiri di sistem aplikasi, penggunaan payroll online lebih minim kesalahan. Selama pengaturan aplikasi betul, perhitungan payroll juga betul.
e. Sistem perhitungan up-to-date
Payroll online lebih fleksibel dalam menanggapi perubahan regulasi pemerintah. Pengguna tidak perlu repot memikirkan pembaruan, sebab penyedia aplikasi akan melakukan update aplikasi berkala, termasuk penyesuaian sistem kalkulator gaji terhadap ketentuan terbaru.
Payroll Indonesia
Payroll Indonesia adalah sistem penggajian otomatis yang telah disesuaikan dengan ketentuan hukum ketenagakerjaan, pengupahan, sistem jaminan sosial, dan perpajakan di Indonesia. Hasil perhitungannya sudah tentu tepat menurut aturan yang berlaku.
Gadjian adalah payroll Indonesia terbaik yang dapat digunakan oleh semua perusahaan, dari startup sampai established company, dari level bisnis kecil hingga besar. Gadjian merupakan aplikasi payroll berbasis web yang dijalankan secara online dengan sistem penyimpanan cloud yang praktis dan fleksibel.
Baca Juga: Mengenal Database Penggajian Karyawan Beserta Contohnya
Payroll online dari Grup Fast-8 ini dibekali dengan beragam fitur untuk memudahkan pekerjaan HR dalam menangani penggajian karyawan, seperti kalkulator gaji, lembur, dan THR, kalkulator BPJS, dan kalkulator PPh 21.
Dengan login di web Gadjian, kamu bisa mengelola sistem payroll perusahaan dari mana saja. Aplikasi Gadjian menghitung gaji karyawan dan membuat slip gaji secara otomatis setiap tanggal penggajian. Hasil perhitungannya akurat, termasuk hitung pajak PPh 21 yang super rumit sekalipun.
Gadjian membantu kamu menyelesaikan payroll lebih cepat sehingga menghindari keterlambatan pembayaran gaji. Selain itu, aplikasi ini telah terbukti membantu perusahaan menghemat biaya kelola administrasi karyawan puluhan juta rupiah setahun.
