Cara Membuat Payroll Gaji di Excel – Proses penggajian manual bisa dilakukan dengan menggunakan program spreadsheets. Cara paling umum adalah membuat payroll dengan Excel, dengan menerapkan berbagai formula hitung kolom dan sel.
Jika ingin sedikit lebih cepat, kamu dapat mencari contoh form penggajian karyawan di internet, kemudian download slip gaji Excel gratis. Namun, sebelum menyusun slip gaji XLS, ada beberapa proses yang perlu dilakukan, seperti membuat database karyawan, menyelesaikan perhitungan komponen penghasilan dan potongan, serta membuat daftar gaji karyawan.
Table of Contents
Cara Membuat Payroll Gaji Karyawan Menggunakan Excel
Berikut ini contoh payroll gaji Excel sederhana yang lebih cocok untuk bisnis rintisan dengan jumlah karyawan terbatas.
1. Membuat Database Penggajian
Database memuat informasi mengenai nama karyawan, NIK, divisi, jabatan, masa kerja, status karyawan, NPWP, PTKP, cuti, serta gaji karyawan. Semua informasi ini berguna dalam menghitung slip gaji karyawan.
Sebagai contoh, informasi PTKP digunakan untuk menghitung PPh 21 dan masa kerja karyawan digunakan untuk menghitung tunjangan hari raya (THR) keagamaan. Sementara itu, data gaji merupakan informasi pokok dalam perhitungan slip gaji karyawan.
Kamu bisa membuat form database penggajian karyawan di Excel seperti contoh berikut ini.
2. Membuat Form Perhitungan BPJS
BPJS merupakan komponen yang wajib ada dalam payroll. Oleh sebab itu, admin penggajian perlu menghitung lebih dulu dengan membuat form terpisah. Form ini hanya dibuat sekali dan hanya diperbarui jika ada perubahan gaji atau perubahan tarif iuran BPJS yang ditetapkan pemerintah.
BPJS dibedakan ke dalam BPJS Ketenagakerjaan (Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian, Jaminan Hari Tua, Jaminan Pensiun) dan BPJS Kesehatan (Jaminan Kesehatan Nasional).
Buat form rincian iuran sesuai tarif, baik yang berupa tunjangan dibayar perusahaan maupun potongan gaji ditanggung karyawan. Kemudian jumlahkan menjadi tunjangan BPJS dan potongan BPJS.
Berikut ini contohnya:
3. Menghitung PPh 21
Selanjutnya, kamu bisa membuat form perhitungan PPh 21 untuk setiap karyawan. Buat template hitung PPh 21 yang bisa digunakan untuk bulan-bulan berikutnya. Tetapi, karena menggunakan cara manual, kamu tetap harus menghitung satu per satu pajak karyawan, sesuai penghasilan mereka.
Ini bagian yang agak rumit. PPh 21 tidak hanya dipengaruhi oleh besaran penghasilan, tetapi juga PTKP dan status kepemilikan NPWP. Jadi, karyawan yang memiliki gaji sama, pajaknya belum tentu sama, terutama bila status perkawinan dan tanggungan berbeda, atau yang satu memiliki NPWP sedangkan yang lainnya tidak.
Berikut ini contoh perhitungan PPh 21 Excel. Tunjangan BPJS dibayar perusahaan (JKN, JKK, dan JKM) yang telah dihitung dimasukkan sebagai penambah penghasilan bruto, sedangkan potongan BPJS ditanggung karyawan (JHT dan JP) dimasukkan sebagai pengurang penghasilan bruto.
Jangan lupa, tarif yang berlaku saat ini adalah tarif pajak UU Harmonisasi Peraturan Perpajakan.
Baca Juga: Proses Payroll Karyawan dan Cara Menghitungnya
4. Membuat Daftar Gaji
Sekarang kamu telah memiliki data gaji karyawan, yaitu gaji pokok dan tunjangan tetap yang jumlahnya selalu sama tiap bulan, tunjangan BPJS, potongan BPJS, dan pajak penghasilan karyawan yang telah kamu hitung sebelumnya. Semua itu merupakan komponen dalam menghitung slip gaji karyawan.
Masukkan semua data tersebut ke dalam formulir daftar gaji karyawan. Di form ini, kamu bisa melihat gaji setiap karyawan, menjumlahkan penghasilan dan menguranginya dengan jumlah potongan. Jadi, kamu bisa menghitung berapa beban gaji karyawan bulan ini yang harus dibayar oleh perusahaan.
Seperti contoh di bawah ini, total kolom take home pay (THP) adalah jumlah gaji yang harus dibayarkan perusahaan kepada karyawan. Total potongan BPJS adalah jumlah yang harus disetor ke BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
Sedangkan total PPh 21 adalah jumlah pajak karyawan yang harus disetor ke negara, dan potongan koperasi adalah jumlah simpanan wajib yang harus disetor perusahaan ke koperasi simpan pinjam karyawan.
5. Menyusun Slip Gaji
Berikutnya, buat form slip gaji Excel. Bagian ini tidak terlalu sulit jika kamu telah memiliki daftar gaji karyawan. Sebab, untuk membuat slip gaji, kamu hanya perlu input data dari daftar gaji ke form slip gaji.
Masukkan gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan BPJS ke kolom pendapatan karyawan, lalu jumlahkan. Selanjutnya masukkan iuran BPJS, potongan koperasi karyawan, dan PPh 21 ke kolom potongan, dan jumlahkan.
Kurangi jumlah pendapatan dengan jumlah potongan. Hasil pengurangan ini adalah THP karyawan yang harus dibayarkan. Periksa kembali, nominal THP di slip gaji karyawan harus sama dengan THP di daftar gaji karyawan.
Berikut ini contoh slip gaji karyawan Excel yang dibuat berdasarkan daftar gaji karyawan di atas.
6. Membayar gaji karyawan
Setelah itu, kamu bisa membayar gaji karyawan secara langsung maupun melalui bank sesuai dengan nominal THP yang tercantum di slip gaji. Berikan juga slip gaji sebagai bentuk transparansi dan bukti pembayaran gaji.
Nah, itu tadi cara membuat payroll Excel sederhana. Apabila ada penghasilan atau potongan lain dalam slip gaji, tentu ada tahapan lagi yang harus kamu buat. Misalnya, apabila perusahaan menerapkan kerja lembur, maka kamu juga harus membuat form perhitungan lembur dulu.
Begitu juga saat pembayaran THR, pemberian bonus, atau pembayaran cicilan pinjaman karyawan. Kamu perlu membuat perhitungan masing-masing komponen dengan Excel sebelum dimasukkan ke slip gaji.
Baca Juga: 5 Aplikasi Payroll Berbasis Web untuk Hitung Gaji Online
Cara Praktis Mengerjakan Payroll
Prinsip payroll manual adalah semakin kompleks komponen penggajian dan semakin banyak jumlah karyawan, maka semakin panjang prosesnya dan semakin menghabiskan waktu, belum lagi risiko kesalahan juga makin tinggi. Tentu saja, penggajian dengan Excel tidak lagi efisien dalam kondisi seperti ini.
Kamu butuh cara praktis mengerjakan penggajian, yakni dengan aplikasi payroll cloud. Saat ini, aplikasi payroll Indonesia terbaik adalah Gadjian, yang memiliki fitur kalkulator gaji online dan slip gaji online.
Gadjian mudah digunakan dan sangat efisien. Kamu bisa menyelesaikan perhitungan slip gaji ratusan karyawan hanya dalam hitung menit, tidak perlu berhari-hari seperti mengerjakan payroll di Excel. Kamu hanya perlu mendaftar berlangganan agar dapat mengakses aplikasi berbasis web ini.
Setelah terdaftar sebagai pengguna Gadjian, silakan melakukan pengaturan awal. Ini tidaklah sulit, karena kamu hanya memasukkan data karyawan yang dibutuhkan oleh sistem hitung di aplikasi. Data tersebut akan menjadi database online dan real-time.
Selanjutnya, setiap bulan, kalkulator online akan menghitung otomatis gaji setiap karyawan sesuai dengan data di aplikasi. Semua komponen akan terhitung otomatis, termasuk lembur, BPJS, THR, dan PPh 21, sehingga kamu tak perlu menghitungnya terpisah.
Semua komponen penggajian muncul di slip gaji online dan terhitung secara akurat. Slip gaji online dapat diakses karyawan di aplikasi mobile GadjianKu. Cara ini bukan hanya praktis dan aman, tetapi juga hemat biaya karena tidak perlu mencetak dan mengirimkannya dalam bentuk dokumen fisik.
Sedangkan pembayaran gaji karyawan cukup dengan sekali klik “Bayar” di dashboard Gadjian, maka seketika itu pula gaji terkirim ke setiap rekening karyawan. Mudah bukan?
