5 Aplikasi Payroll Berbasis Web untuk Hitung Gaji Online – Salah satu peran HR adalah bertanggung jawab untuk mengatur sistem pembayaran gaji karyawan. Umumnya, jika perusahaan berskala kecil sistem penggajian yang digunakan manual dengan Excel.
Namun, jika perusahaan berskala menengah hingga besar, cara ini tentu kurang efektif dan melelahkan. Oleh sebab itu, perusahaan membutuhkan aplikasi payroll berbasis web yang membantu pekerjaan lebih cepat dan akurat.
Apa saja keuntungan dan contoh aplikasinya? Simak pembahasan berikut.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Payroll Berbasis Web
1. Meminimalisir human error
Aplikasi payroll berbasis web menggunakan kecerdasan komputer yang akan menghitung secara otomatis. Dengan demikian, perhitungan gaji, pajak, tunjangan, dan potongan gaji jadi lebih akurat dan minim kesalahan hitung yang bisa terjadi karena human error.
Selain itu, aplikasi payroll juga dirancang agar sesuai dengan aturan perundang-undangan terbaru sehingga user tak perlu khawatir apakah rumus yang digunakan sudah sesuai.
2. Pekerjaan lebih efisien
Penghitungan aplikasi yang otomatis bermanfaat menghemat waktu kerja staf Anda saat tiba penggajian. Selain itu, pengelolaan melalui aplikasi otomatis membuat slip gaji karyawan dapat dikirimkan atau diunduh langsung dari portal karyawan. Jadi, tidak perlu lagi mencetak slip gaji satu per satu yang rentan hilang dan menambah beban budget perusahaan.
3. Memudahkan validasi bukti
Dokumen bukti yang mendukung seringkali dibutuhkan untuk memvalidasi keterangan karyawan. Misalnya, surat dokter ketika karyawan tidak masuk kerja karena sakit. Atau, nota transportasi untuk reimbursement karyawan yang ditugaskan di luar kantor karena harus visit klien.
Dengan sistem payroll mobile, HR tak perlu meminta dan mengumpulkan bukti tersebut secara manual, cukup meminta karyawan upload via aplikasi secara self-service atau login ke portal karyawan. Selanjutnya, HR dapat langsung menyetujui atau menolak bukti yang sudah diunggah.
4. Membuat laporan payroll secara lebih praktis
Aplikasi payroll berbasis web juga membantu HR membuat laporan secara lebih praktis dengan dukungan visualisasi data yang lebih efektif. Hanya dibutuhkan input data untuk membuat laporan di aplikasi payroll. Fitur terkait mampu mencatat, menggabungkan, dan menyajikan data payroll ke dalam laporan mingguan atau bulanan.
5. Menghemat biaya operasional perusahaan
Keuntungan menggunakan aplikasi payroll juga akan Anda rasakan ketika budgeting operasional perusahaan. Sebab, Anda atau HR tetap bisa mengerjakan payroll tanpa harus merekrut staf khusus yang membutuhkan budget lebih. Dengan biaya berlangganan aplikasi yang relatif terjangkau, Anda bisa mengalokasikan budget ini ke kebutuhan strategis perusahaan.
Baca Juga: Keuntungan Menggunakan Sistem Payroll Berbasis Web & Mobile
Rekomendasi Aplikasi Payroll Berbasis Web
Setelah mengetahui beberapa keuntungan menggunakan aplikasi payroll, berikut ini rekomendasi untuk Anda. Pastikan memilih aplikasi yang memiliki fitur lengkap agar mempermudah semua tugas HR.
1. Aplikasi Payroll Gadjian
Gadjian adalah aplikasi payroll Indonesia dari Fast8 Group yang memiliki fitur lengkap untuk segala pekerjaan HR. Ada 17 fitur unggulan yang bisa Anda gunakan di Gadjian, yaitu:
- Data Personalia. Fitur untuk menyimpan detail data setiap karyawan termasuk CV, jatah cuti, dan rekaman absensi, serta pengingat kontrak PKWT yang akan habis.
- Catatan Absensi dan Kelola Izin. Merekap keseluruhan status absensi karyawan (hadir, mangkir, cuti, unpaid leave) yang terhubung langsung dengan penghitungan gaji.
- Pola Kerja (Pembuat Shift Kerja). Fitur pembuat jadwal shift kerja bagi Anda yang menerapkan berbagai sistem kerja termasuk shift.
- Payroll dan Pembukuan Gaji. Hitung gaji karyawan dan beragam komponennya, seperti THR, lembur, dan bonus, melalui fitur ini.
- Kelola Cuti. Proses pengajuan dan persetujuan cuti karyawan lebih cepat dan paperless, baik cuti individu maupun periode bersama termasuk carry forward.
- Kelola PPh 21 & 26 . Mengakomodasi penghitungan pajak metode gross, gross up, dan nett untuk semua karyawan, yang siap diimpor ke e-SPT.
- Hitung Premi BPJS. Menghitung premi BPJS sekaligus PPh 21-nya dan mengisikan file SIPP BPJS Ketenagakerjaan.
- GadjianKu dan Portal Karyawan. Fitur khusus karyawan untuk melihat slip gaji, mengajukan cuti/izin/sakit, dan melihat data absensi mereka via hp (GadjianKu) atau desktop (login website).
- Struktur & Skala Upah. Rancang struktur golongan jabatan serta range pendapatannya dengan metode trend dan progressive.
- Fitur premium Multi Approval. Setujui cuti karyawan yang membutuhkan approval dari lebih dari satu orang atau level jabatan yang berbeda.
- Analisis Kinerja Karyawan. Analisis kinerja karyawan secara real-time didukung visualisasi grafik berdasarkan data kompensasi, demografi, hingga data produktivitas.
- Rekrutmen. Pantau dan atur proses rekrutmen di mana pun sambil berkolaborasi dengan tim.
- Inventaris. Fitur kelola inventaris kantor, mulai dari pencatatan, maintenance, hingga penghitungan depresiasi aset secara otomatis.
Semua fitur tersebut semakin lengkap karena Gadjian terintegrasi dengan aplikasi absensi online dan sales lapangan, Hadirr. Karyawan bisa absen dengan cara selfie di lokasi yang ditentukan melalui aplikasi Hadirr. Agar bisa menikmati fitur-fiturnya secara maksimal, pastikan karyawan Anda berada di lokasi yang koneksi internetnya memadai.
2. BambooHR
BambooHR adalah aplikasi all-in-one asal Amerika Serikat yang membantu HR mengelola informasi karyawan, payroll, dan benefit untuk perusahaan skala kecil hingga menengah.
BambooHR memiliki user interface yang mudah dipelajari sehingga HR pemula bisa menggunakannya. Selain itu, aplikasi ini memiliki beragam fitur HR, antara lain:
- Data & reporting. HR bisa menyimpan data karyawan yang bisa di-custom dan membuat laporan secara otomatis.
- Hiring, onboarding & offboarding. Fitur untuk memfilter pelamar menggunakan Applicant Tracking System (ATS), template onboarding yang bisa dipersonalisasi, dan offboarding.
- Employee Experience & Performance. Mengetahui kepuasan kerja karyawan melalui survei berbasis Net Promoter Score dan review performa karyawan.
- Payroll, Time, & Benefits. Mengelola payroll, cuti karyawan, monitor waktu kerja (timesheet), kehadiran, dan menyetujui benefit yang dipilih karyawan.
BambooHR tersedia dalam dua plan, Essentials dan Advantage, dan add-ons dengan pilihan fitur dan harga berlangganan yang berbeda (USD6–8 per karyawan). Jika memilih paket Advantage, Anda bisa memiliki semua fitur tersebut termasuk chat dan telephone support.
Namun, paket Essentials hanya menyediakan fitur standar sehingga fitur yang bisa dimanfaatkan kurang optimal. Selain itu, BambooHR juga hanya bisa digunakan untuk karyawan berbasis Amerika Serikat.
Baca Juga: 9 Manfaat Payroll Outsourcing Bagi Bisnis Anda
3. HR.my
HR.my adalah contoh aplikasi payroll yang memiliki akses gratis selamanya. Platform online ini tersedia dalam multibahasa dan menawarkan fitur HR, payroll, dan manajemen e-leave.
Tak seperti BambooHR, HR.my mendukung database karyawan secara global tanpa batasan kapasitas. Karena gratis, software HR.my bisa digunakan tanpa pilihan paket berlangganan. Selebihnya, fitur unggulan yang ditawarkan yaitu:
- Time-tracking
- Portal karyawan
- Expense claim
- HR management
- Leave management
- Tersedia dalam 67 bahasa
Meski bisa diakses gratis secara internasional, HR.my memiliki keterbatasan terutama bagi user di Amerika Serikat sehubungan hukum ketenagakerjaan yang berlaku di AS.
Selain itu, HR.my tidak dilengkapi dengan live customer support. Periode penggajian yang bisa diproses adalah Bulanan, Semi-bulanan, Mingguan, dan Dwi-mingguan.
4. MyHR
MyHR adalah software berbasis cloud untuk HR asal New Zealand yang membantu pemilik bisnis mengelola rekrutmen, onboarding, payroll, pelaporan, dan lain-lain. Platform ini memungkinkan perusahaan menyimpan profil pekerja, data penggajian karyawan, dan detail lain.
Secara keseluruhan, MyHR menawarkan fitur-fitur yang bisa dikategorikan sebagai berikut.
- Hiring & Onboarding. Memungkinkan proses onboarding yang paperless, otomatisasi tugas dan workflow, hingga penandatanganan dokumen rekrutmen secara digital.
- HR Compliance & Advisory. Membantu mempersiapkan onboarding, audit prosedur serta dokumen terkait, dan menyediakan bimbingan dari profesional HR kepada pemilik bisnis yang belum memiliki HR internal.
- Admin & Reporting. Membantu HR mengelola data dan menganalisis kinerja karyawan sekaligus membuat report-nya.
- Performance & Development. Membantu membuat penilaian kinerja yang efektif dengan template yang bisa di-custom serta mengatur rencana pengembangan skill tiap karyawan.
- Leave & Payroll. Terintegrasi dengan beberapa software payroll untuk memproses penggajian tepat waktu, manajemen cuti, dan akses self-service untuk karyawan.
MyHR tersedia untuk perusahaan skala kecil hingga enterprise dengan harga paket berlangganan mulai dari NZD250 per bulan (sekitar Rp2,2 jutaan). Sayangnya, free trial software ini baru tersedia untuk beberapa negara, yakni New Zealand, Australia, Singapura, dan United Kingdom.
5. Smart Salary
SmartSalary merupakan software payroll Indonesia yang juga memiliki beragam fitur untuk manajemen penggajian dan HR. Fitur unggulannya terbagi menjadi 5, yaitu:
- HRIS. Fitur penghitungan upah dan pajaknya, pembuatan laporan, pembayaran upah serta lembur, penjadwalan, serta timesheet secara real-time disertai analisis kerja karyawan.
- Payroll. Mengakomodasi penghitungan gaji multipekerjaan dengan cepat serta membuat daftar/laporan gaji beserta pajaknya.
- Earned Wage Access (EWA). Fitur keuangan yang memungkinkan karyawan mendapatkan gaji lebih awal tanpa uang muka dan bunga.
- Pembayaran Kredit. Fasilitas pembayaran cashless dalam bentuk kuota sesuai jenis pekerjaan karyawan.
- Tunjangan Karyawan. Layanan isi ulang produk digital, seperti pulsa, paket data, token listrik, dan PDAM prabayar untuk karyawan.
Baca Juga: Manfaat Rekening Payroll Bagi Perusahaan & Karyawan
Gunakan Software Payroll Gadjian untuk Permudah Penggajian
Saat ini, ada banyak pilihan aplikasi payroll Indonesia gratis yang bisa Anda manfaatkan untuk mempermudah pekerjaan. Gadjian adalah software payroll terlengkap yang cocok untuk kebutuhan perusahaan Anda.
Anda bisa memanfaatkan fitur aplikasi payroll online Gadjian untuk menghitung secara akurat dan otomatis mengikuti aturan pemerintah Indonesia terbaru. Misalnya, untuk menghitung PPh 21 gaji karyawan dengan ketentuan sesuai update UU HPP terbaru. Kalkulator gaji dan PPh 21 Gadjian akan bekerja otomatis dengan kecerdasan komputer sehingga meminimalisir kesalahan hitung.
Selain itu, Gadjian terintegrasi dengan aplikasi monitoring absensi karyawan Hadirr yang anti fake GPS dan dilengkapi face recognition saat karyawan lapangan absensi dari lokasi.
Dengan fitur lengkap, pekerjaan HR bisa lebih efektif kan? Daftarkan perusahaan Anda untuk dapat akses demo gratis ke semua fitur unggulan Gadjian dan Hadirr.
