Ada perusahaan yang menghabiskan waktu berhari-hari untuk mengerjakan payroll karyawan. Tetapi, sebaliknya, ada yang menyelesaikan pekerjaan administrasi penggajian ini hanya dalam hitungan jam.
Faktor yang memengaruhi kecepatan proses penggajian bisa beragam, seperti jumlah pegawai perusahaan, komponen penghasilan karyawan, dan kecakapan admin penggajian.
Namun, di luar itu, faktor yang paling menentukan efisiensi proses payroll perusahaan adalah metode atau cara yang digunakan.
Table of Contents
Pengertian payroll
Payroll adalah proses mengelola penggajian secara sistematis di perusahaan, yang mencakup perhitungan dan pembayaran imbalan pekerjaan. Payroll merupakan proses rutin yang berurutan dan berulang secara periodik.
Baca Juga: Sistem Penggajian Payroll Karyawan dengan Software Online
Seperti kita ketahui, perusahaan tidak membayarkan imbalan dalam jumlah yang sama kepada setiap karyawan. Proses payroll memungkinkan perusahaan menghitung gaji setiap karyawan sesuai hak yang seharusnya diterima masing-masing.
Untuk itu, perhitungan gaji didasarkan pada data karyawan yang tercatat HRD, yang meliputi kehadiran, kerja lembur, hak THR, dan seterusnya, bukan berdasarkan perkiraan. Data gaji bisa berasal dari catatan manual maupun data digital.
Semakin banyak komponen dan variable yang memengaruhi gaji karyawan, maka perhitungannya juga semakin kompleks. Prosesnya payroll akan membutuhkan waktu lebih lama.
Metode mengelola payroll
Payroll dapat dikelola dengan tiga cara, yaitu manual, otomatis, outsourcing. Apa perbedaan ketiganya?
a. payroll manual
Model payroll manual sepenuhnya dikerjakan sendiri oleh satu atau beberapa orang admin penggajian. Admin mencatat data gaji karyawan, menyalin data ke spreadsheet, dan menghitung semua komponen dengan rumus-rumus Excel.
Semua komponen gaji, seperti lembur, tunjangan kehadiran, BPJS, dan PPh 21 masing-masing dihitung terpisah, baru kemudian dimasukkan ke slip gaji. Admin menyusun slip gaji dan memberikannya ke setiap karyawan bersamaan dengan pembayaran gaji.
Contoh payroll gaji Excel dapat dijumpai di perusahaan yang masih menggunakan penggajian sederhana, seperti industri kecil dan UKM yang jumlah pegawainya terbatas, di mana perhitungan gajinya tidak terlalu merepotkan.
Berikut ini contohnya:
b. payroll otomatis
Sedangkan payroll otomatis menggunakan software atau aplikasi payroll digital. Admin penggajian hanya melakukan pengaturan, dengan memasukkan jenis-jenis pendapatan karyawan, dan aplikasi akan menghitung semua komponen slip gaji secara otomatis setiap bulan.
Semua data gaji karyawan juga didokumentasikan secara digital, tercatat di aplikasi, dan dapat dipindahkan dengan proses impor data, tanpa perlu menyalin manual.
Di era digital sekarang, semakin banyak perusahaan beralih ke payroll system otomatis karena lebih efisien dari segi waktu dan biaya, lebih cepat selesai, dan lebih akurat hasilnya. Sehingga, HRD atau pengusaha dapat fokus untuk pekerjaan lain yang sifatnya non-administratif.
Di bawah ini contoh payroll otomatis dengan aplikasi Gadjian:
c. payroll outsourcing
Cara ketiga adalah menggunakan payroll outsourcing. Perusahaan yang memiliki sumber daya terbatas dan ingin lebih fokus pada pengembangan bisnis, dapat menyerahkan seluruh proses penggajian karyawan kepada penyedia jasa payroll, seperti Pegawe.
Ini merupakan pengelolaan penggajian yang paling praktis. Perusahaan “tahu beres” masalah penggajian karyawan tanpa perlu pusing dengan segala macam peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan yang rumit.
Baca Juga: Cara Menggunakan Kalkulator Pajak Gaji Karyawan
Proses payroll
Secara umum, alur proses payroll di perusahaan meliputi rekap data gaji berupa daftar absensi dan catatan lembur; perhitungan gaji; dan pembayaran gaji sesuai tanggal penggajian.
Proses di atas bisa kita uraikan lebih detail ke dalam tahapan berikut ini:
1. Rekap data absensi dan hitung tunjangan kehadiran
Setiap bulan, HRD merekap absensi karyawan. Data absensi dapat diunduh dari mesin fingerprint atau diimpor dari aplikasi absensi. Dari data tersebut, HR menghitung jumlah kehadiran, izin, sakit, dan cuti karyawan.
Jumlah kehadiran menentukan besaran tunjangan kehadiran, seperti uang makan atau transport. Data absensi juga menjadi dasar perhitungan upah karyawan harian, di mana karyawan hanya dibayar berdasarkan jumlah hari masuk kerja.
2. Rekap jam lembur dan hitung upah lembur
Jam lembur karyawan dapat disalin dari formulir lembur karyawan atau dari aplikasi digital pencatat jam lembur seperti Hadirr. Kemudian, admin menghitung total jam lembur karyawan dalam sebulan.
Jumlah jam lembur menjadi dasar perhitungan upah lembur karyawan. Upah ini dihitung menggunakan upah sejam sebagai pengali, sebagaimana ketentuan lembur di Peraturan Pemerintah. Jika memakai aplikasi penggajian, upah lembur dapat dihitung otomatis.
3. Hitung BPJS
Dalam payroll Indonesia, perusahaan juga wajib menghitung premi BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan karyawan sesuai dengan jenis program jaminan sosial yang diikuti karyawan.
Besarnya premi BPJS ditetapkan oleh pemerintah menggunakan persentase atas gaji/upah karyawan. Karena premi jaminan sosial ditanggung perusahaan dan karyawan, maka perhitungannya mencakup tunjangan BPJS dari perusahaan dan iuran BPJS yang dipotong dari gaji.
4. Hitung THR dan bonus karyawan
THR juga perlu dihitung apabila hak karyawan tersebut dibayarkan bersamaan dengan gaji menjelang hari raya keagamaan. Ketentuan pemerintah adalah 1 bulan upah untuk karyawan dengan masa kerja 12 bulan atau lebih, dan prorata jika masa kerja lebih dari 1 bulan dan kurang dari 12 bulan.
Sedangkan bonus, komisi, dan insentif, dapat dihitung sesuai dengan kebijakan setiap perusahaan. THR, bonus, dan semacamnya, dikenai pajak penghasilan.
5. Membuat formulir slip gaji
Formulir slip gaji bisa dibuat dengan Excel, baik dengan menyusun sendiri atau mengunduh template yang tersedia di internet. Jika menggunakan software payroll, slip gaji akan disusun otomatis bersamaan dengan perhitungan gaji.
Pada dasarnya, slip gaji hanya terdiri atas dua kolom, yaitu kolom pendapatan dan kolom potongan. Meski demikian, ada juga model slip gaji satu kolom dengan pengurangan ke bawah.
6. Kalkulasi komponen pendapatan dan potongan
Setelah dihitung, komponen pendapatan berupa tunjangan kehadiran, lembur, tunjangan BPJS, bonus, dan THR, kemudian ditambahkan ke gaji pokok dan tunjangan tetap. Jumlah tersebut merupakan penghasilan bruto karyawan dan akan dikurangi potongan.
Sedangkan komponen potongan gaji dapat terdiri atas denda, pinjaman karyawan, dan iuran BPJS. Pajak penghasilan PPh 21 bisa termasuk pemotong gaji jika menggunakan metode gross atau gross up.
7. Hitung PPh 21
Perhitungan pajak merupakan bagian paling kompleks dalam penggajian karena harus mengikuti ketentuan dalam peraturan perpajakan, misalnya tarif, PTKP, dan jenis-jenis pendapatan kena pajak. Jika menggunakan aplikasi payroll, PPh 21 akan terhitung otomatis di slip gaji.
Untuk payroll Excel, PPh 21 harus dihitung manual lebih dulu, kemudian hasilnya dimasukkan ke dalam form slip gaji di kolom potongan, kecuali jika perusahaan menggunakan metode nett atau pajak karyawan ditanggung perusahaan dan tidak mengurangi gaji.
8. Membayar gaji
Proses payroll terakhir adalah pembayaran gaji karyawan sesuai perhitungan slip gaji. Pembayaran gaji bisa dilakukan secara langsung atau melalui bank pada tanggal penggajian yang telah ditentukan setiap bulan.
Baca Juga: 9 Jenis Tunjangan Karyawan Beserta Contohnya
Aplikasi terbaik kelola payroll
Problem paling umum yang terjadi dalam kelola payroll manual dengan Excel adalah menghabiskan waktu dan tinggi risiko kesalahan. Sementara, pembayaran gaji harus dilakukan sesuai jadwal agar terhindar dari denda.
Jika kamu menginginkan proses penggajian efisien, kamu dapat menggunakan aplikasi payroll berbasis web Gadjian. Aplikasi payroll terbaik ini menjalankan perhitungan gaji dan semua komponennya secara otomatis.
Cukup dengan memasukkan data absensi dan jam lembur, aplikasi akan menghitung sendiri tunjangan kehadiran dan juga upah lembur. Semua komponen slip gaji juga dapat dihitung otomatis dengan aplikasi HRIS Gadjian, mulai dari gaji, tunjangan, BPJS, THR, hingga pajak PPh 21.
Gadjian memiliki fitur hitung PPh 21 online yang andal dan up to date, sehingga kamu tak perlu pusing menghitung manual pajak karyawan. Kalkulator PPh 21 akan menghitung otomatis pajak penghasilan karyawan setiap penggajian, dan kamu dapat memilih metode hitung gross, gross up, atau nett.
Untuk pembayaran gaji, tersedia metode cepat dan aman yang dapat dipilih. Klik Bayar di dashboard Gadjian dan gaji akan langsung terkirim ke setiap rekening karyawan.
Karena menggunakan teknologi cloud, Gadjian mendokumentasikan setiap proses payroll dan menyimpan data real-time di server cloud yang aman dan dapat diakses setiap saat.
