Keputusan terkait karyawan sering kali memberi dampak besar bagi perusahaan. Mulai dari promosi, rekrutmen, hingga strategi retensi, semuanya memengaruhi produktivitas dan pertumbuhan bisnis. Oleh karena itu, keputusan tersebut perlu didukung oleh data yang akurat.
Sayangnya, masih banyak perusahaan yang belum memanfaatkan data SDM secara optimal. Padahal, berbagai informasi penting sudah tersedia dalam sistem HR, seperti data kehadiran, performa, turnover, hingga hasil evaluasi karyawan. Jika dianalisis dengan tepat, data tersebut dapat menghasilkan insight yang berharga.
Di sinilah people analytics berperan. Pendekatan ini membantu perusahaan mengubah data karyawan menjadi informasi yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan yang lebih objektif. Dengan demikian, HR tidak hanya berperan sebagai fungsi administratif, tetapi juga sebagai mitra strategis bagi bisnis.
Lalu, apa sebenarnya people analytics? Bagaimana cara kerjanya, dan mengapa semakin banyak perusahaan mulai menggunakannya? Simak pembahasan berikut untuk memahami konsep, manfaat, serta langkah penerapannya dalam bisnis modern.
Perbedaan People Analytics dan HR Analytics
Saat mempelajari people analytics, kamu mungkin juga sering menemukan istilah HR analytics. Keduanya sama-sama memanfaatkan data untuk mendukung pengambilan keputusan. Oleh karena itu, tidak sedikit orang yang menganggap keduanya memiliki arti yang sama.
Padahal, terdapat perbedaan dalam fokus dan tujuan penggunaannya. Secara umum, HR analytics lebih berorientasi pada efektivitas proses HR. Sementara itu, people analytics atau analisis data karyawan berfokus pada pemahaman perilaku, pengalaman, dan kinerja karyawan untuk mendukung strategi bisnis.
Berikut perbedaan antara keduanya:
| Aspek | HR Analytics | People Analytics |
| Fokus utama | Proses dan fungsi HR, seperti rekrutmen, absensi, payroll, dan pelatihan | Perilaku, kinerja, keterlibatan, dan pengalaman karyawan |
| Pertanyaan yang dijawab | “Berapa biaya rekrutmen?” atau “Berapa tingkat absensi?” | “Mengapa turnover meningkat?” atau “Faktor apa yang memengaruhi kinerja?” |
| Sumber data | Umumnya berasal dari sistem dan proses HR | Data HR, survei karyawan, feedback, performa, hingga data lintas divisi |
| Tujuan utama | Meningkatkan efisiensi operasional HR | Mendukung keputusan bisnis yang berpusat pada manusia |
| Hasil yang diharapkan | Proses HR lebih efektif dan terukur | Produktivitas, retensi, dan pengalaman karyawan yang lebih baik |
Meski berbeda, kedua pendekatan ini saling melengkapi. Data dari HR analytics sering menjadi fondasi untuk melakukan analisis yang lebih mendalam melalui analisis data karyawan.
Baca Juga: Perbedaan HR Analytics vs People Analytics: Mana yang Tepat untuk Strategi SDM?
Dengan kata lain, HR analytics membantu perusahaan memahami apa yang sedang terjadi dalam proses SDM. Sementara people analytics membantu menjelaskan mengapa hal tersebut terjadi dan tindakan apa yang sebaiknya diambil selanjutnya.
4 Tingkatan People Analytics yang Perlu Dipahami
Penerapan analisis karyawan tidak terjadi secara instan. Seiring bertambahnya kualitas data dan kemampuan analisis perusahaan, penggunaan data SDM biasanya berkembang melalui beberapa tahapan. Berikut 4 tingkatan people analytics yang paling umum:
- Descriptive analytics: Tahap ini berfokus pada pelaporan data historis. Contohnya, tingkat turnover karyawan, rata-rata absensi bulanan, atau tingkat keterlambatan.
- Diagnostic analytics: Pada tahap ini, perusahaan mulai mencari penyebab di balik suatu kondisi. Misalnya, identifikasi faktor yang menyebabkan turnover meningkat atau memahami hubungan antara lembur dengan penurunan produktivitas.
- Predictive analytics: Analisis data karyawan digunakan untuk memprediksi tren atau risiko di masa depan. Contohnya, memperkirakan karyawan yang berpotensi resign, memprediksi kebutuhan tenaga kerja, atau mengidentifikasi tim yang berisiko mengalami penurunan kinerja.
- Prescriptive analytics: Selain memprediksi kondisi, sistem juga memberikan rekomendasi tindakan yang dapat diambil perusahaan. Misalnya, menentukan strategi retensi yang efektif atau merekomendasikan program pelatihan untuk meningkatkan performa.
Saat ini, banyak perusahaan di Indonesia masih berada pada tahap descriptive dan diagnostic. Mereka sudah mampu mengumpulkan data dan memahami penyebab suatu masalah, tetapi belum memanfaatkan data untuk memprediksi kondisi di masa depan.
Namun, adanya perkembangan teknologi membuat analisis karyawan semakin mudah diterapkan. Dengan dukungan teknologi yang tepat, perusahaan dapat mengolah data SDM secara lebih cepat, akurat, dan strategis untuk mendukung pertumbuhan bisnis.
Mengapa People Analytics Penting bagi Perusahaan?
Di banyak perusahaan, masalah SDM sering baru terlihat ketika dampaknya sudah terasa. Dengan analisis karyawan, perusahaan dapat mengidentifikasi pola dan risiko lebih awal sehingga tindakan pencegahan bisa dilakukan lebih cepat.
Selain itu, analisis ini juga membantu perusahaan mengurangi ketergantungan pada asumsi. Jadi, keputusan terkait promosi, pengembangan karier, hingga kebutuhan tenaga kerja dapat didukung oleh data yang lebih objektif.
Beberapa alasan mengapa people analytics semakin penting bagi perusahaan antara lain:
- Menekan tingkat turnover karyawan: Analisis data karyawan membantu mengidentifikasi kelompok yang berisiko resign sehingga dapat strategi retensi dapat dijalankan lebih awal.
- Meningkatkan kualitas rekrutmen: Data dari proses hiring sebelumnya dapat digunakan untuk menemukan karakteristik kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Mengoptimalkan biaya tenaga kerja: Perusahaan dapat menganalisis pola absensi, lembur, dan beban kerja untuk meningkatkan efisiensi labor cost.
- Mendukung perencanaan SDM: Data demografi, kompetensi, dan kebutuhan tenaga kerja dapat menjadi dasar penyusunan strategi jangka panjang.
- Mengukur produktivitas secara objektif: Penilaian kinerja tidak lagi hanya berdasarkan pengamatan, tetapi didukung oleh data yang lebih terukur.
- Meningkatkan transparansi pengelolaan SDM: Keputusan yang didukung data cenderung lebih objektif dan mudah dipahami oleh karyawan.
- Menyelaraskan strategi SDM dengan tujuan bisnis: Tim HR dapat memberikan rekomendasi yang lebih relevan untuk mendukung pertumbuhan perusahaan.
Data dan Metrik Utama dalam People Analytics
Keberhasilan analisis data karyawan sangat bergantung pada kualitas data yang digunakan. Oleh karena itu, perusahaan perlu menentukan metrik yang benar-benar mendukung tujuan bisnis dan pengelolaan SDM. Sebaiknya, fokuslah pada metrik yang dapat membantu menjawab pertanyaan atau tantangan yang sedang dihadapi perusahaan.
Berikut beberapa metrik yang paling umum digunakan dalam people analytics:
- Turnover rate: Mengukur persentase karyawan yang keluar dalam periode tertentu. Metrik ini membantu perusahaan memahami tingkat retensi dan stabilitas tenaga kerja.
- Tingkat absensi: Menunjukkan frekuensi ketidakhadiran karyawan. Angka absensi yang tinggi dapat menjadi indikasi rendahnya engagement, masalah kesehatan, atau beban kerja yang tidak seimbang.
- Time to hire: Mengukur waktu yang dibutuhkan sejak lowongan dibuka hingga posisi berhasil terisi. Metrik ini sering digunakan untuk mengevaluasi efektivitas proses rekrutmen.
- Engagement score: Menggambarkan tingkat keterlibatan dan komitmen karyawan terhadap pekerjaan maupun perusahaan. Data ini biasanya diperoleh melalui survei atau employee feedback.
- Produktivitas waktu kerja: Membantu perusahaan menilai efektivitas penggunaan jam kerja berdasarkan output atau target yang dicapai.
- Tingkat turnover pada karyawan baru: Mengukur jumlah karyawan yang keluar dalam beberapa bulan pertama setelah bergabung. Metrik ini dapat membantu mengevaluasi proses rekrutmen dan onboarding.
- Kinerja karyawan: Data performa individu maupun tim dapat digunakan untuk mengidentifikasi faktor yang memengaruhi produktivitas serta kebutuhan pengembangan kompetensi.
- Sebaran demografi dan kompensasi: Mencakup data usia, masa kerja, jabatan, hingga rentang gaji. Informasi ini berguna untuk perencanaan tenaga kerja dan menjaga keadilan internal.
Langkah Menerapkan People Analytics di Perusahaan
Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk menerapkan people analytics di perusahaan:
- Tetapkan tujuan yang spesifik: Mulailah dengan menentukan pertanyaan yang ingin dijawab. Misalnya, mengapa turnover meningkat, apa penyebab tingginya absensi, atau faktor apa yang memengaruhi produktivitas tim.
- Kumpulkan data yang relevan: Ambil data dari berbagai sumber yang berkaitan dengan tujuan analisis, seperti absensi, kinerja, payroll, rekrutmen, hingga hasil survei karyawan.
- Bersihkan dan validasi data: Pastikan data yang digunakan akurat, konsisten, dan bebas dari duplikasi. Sebab, kualitas data akan sangat memengaruhi hasil analisis yang diperoleh.
- Integrasikan data dalam satu sistem: Data yang tersimpan di berbagai aplikasi terpisah akan sulit dianalisis secara menyeluruh. Oleh karena itu, usahakan agar seluruh data SDM dapat diakses dalam satu platform.
- Lakukan analisis data karyawan: Mulailah dari analisis sederhana untuk mengidentifikasi pola dan tren. Seiring berkembangnya kebutuhan, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi AI untuk menghasilkan prediksi yang lebih mendalam.
- Ubah data menjadi insight: Hasil analisis perlu diterjemahkan ke dalam informasi yang relevan bagi manajemen. Fokuslah pada temuan yang dapat mendukung pengambilan keputusan.
- Terapkan dan evaluasi hasilnya: Gunakan insight yang diperoleh sebagai dasar penyusunan kebijakan atau strategi SDM. Setelah itu, ukur dampaknya secara berkala untuk memastikan langkah yang diambil memberikan hasil yang diharapkan.
Baca Juga: Strategi Cara Mengelola Data Karyawan untuk Efisiensi HR Modern
Kelola People Analytics dengan Mudah melalui Gadjian
Memahami konsep analisis karyawan memang penting. Namun, tantangan sebenarnya sering muncul saat perusahaan mulai mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data dalam jumlah besar. Jika masih dilakukan secara manual, proses ini dapat memakan banyak waktu dan meningkatkan risiko kesalahan.
Oleh karena itu, perusahaan butuh sistem yang tidak hanya menyimpan data SDM, tetapi juga mampu mengubahnya menjadi insight yang mudah dipahami. Dengan cara ini, tim HR tidak akan menghabiskan waktu hanya untuk mengolah data.
HR analytics Gadjian membantu perusahaan menganalisis berbagai data SDM, mulai dari kehadiran, cuti, produktivitas, hingga tingkat komitmen karyawan. Berkat dukungan AI, data tersebut dapat diolah secara otomatis dan disajikan dalam bentuk insight yang relevan untuk kebutuhan bisnis.
Beberapa keunggulan yang ditawarkan HR analytics Gadjian antara lain:
- Data terolah secara real-time tanpa perlu rekap manual.
- Insight berbasis AI yang membantu memahami kondisi SDM dengan lebih cepat.
- Visualisasi data yang mudah dibaca dan digunakan dalam presentasi maupun rapat manajemen.
- Laporan analisis yang dapat diunduh untuk kebutuhan dokumentasi dan evaluasi.
- Proses analisis yang lebih efisien sehingga tim HR dapat menghemat waktu kerja.
Baca Juga: 7 Aplikasi HR Analytics Terbaik untuk Para Manajer HRD
Dengan dukungan teknologi dan data yang lebih mudah diakses, perusahaan dapat menerapkan people analytics secara lebih praktis. Hasilnya, keputusan SDM dapat diambil lebih cepat, lebih objektif, dan lebih selaras dengan kebutuhan bisnis.
Coba Gadjian Sekarang: Kelola Data dengan Insight Lebih Dalam
Menerapkan people analytics akan jauh lebih mudah jika perusahaan didukung oleh sistem yang mampu mengolah data secara otomatis. Dengan begitu, tim HR tidak perlu lagi menghabiskan banyak waktu untuk mengumpulkan, membersihkan, dan menyusun laporan dari berbagai sumber data yang berbeda.
Gadjian menyediakan fitur HR analytics berbasis AI yang membantu perusahaan memperoleh insight SDM secara lebih cepat dan praktis. Mulai dari analisis kehadiran, tingkat komitmen karyawan, hingga berbagai indikator penting lainnya, seluruh data dapat diakses dalam satu platform yang terintegrasi.
Selain itu, fitur data insight Gadjian menyajikan visualisasi data organisasi yang siap digunakan untuk kebutuhan evaluasi maupun pengambilan keputusan. Informasi terkait demografi karyawan, produktivitas, dan proses payroll dapat dipantau secara real-time tanpa perlu melakukan pengolahan data secara manual.
Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kemampuan analisis tim HR, Gadjian juga menyediakan program pelatihan melalui Gadjian Academy. Dengan kombinasi teknologi dan pengembangan skill, perusahaan dapat memaksimalkan pemanfaatan data SDM untuk mendukung pertumbuhan bisnis.
Ingin mengetahui bagaimana HR analytics dapat membantu kamu mengambil keputusan yang lebih cepat dan akurat? Coba demo akun Gadjian gratis dan rasakan kemudahan mengelola data karyawan dalam satu platform yang terintegrasi!
