Kalau karyawan kamu resign atau selesai masa kontrak tanpa perpanjangan, jangan lupa memberikan surat paklaring. Serahkan surat itu bersamaan dengan penyelesaian hak-hak karyawan pada saat hubungan kerja berakhir. Kamu bisa memakai template contoh surat paklaring atau bikin sendiri sesuai format surat paklaring di artikel ini.
Dari sisi perusahaan, surat paklaring kerja bukan cuma soal administrasi dan SOP pemutusan hubungan kerja, tetapi juga bentuk profesionalisme organisasi yang memberikan pengakuan terhadap (mantan) karyawan. Jadi, ini bagian dari employer branding karena bisa meningkatkan reputasi perusahaan kamu sebagai tempat kerja yang baik di mata pencari kerja.
Arti Surat Paklaring dan Landasan Hukumnya
Istilah paklaring berasal dari Bahasa Belanda verklaring yang berarti pernyataan atau keterangan. Dalam praktik ketenagakerjaan di Indonesia, surat paklaring adalah dokumen resmi yang diterbitkan perusahaan untuk menyatakan bahwa seseorang benar pernah menjadi karyawan di perusahaan tersebut, lengkap dengan jabatan terakhir dan periode masa kerjanya.
Surat ini diberikan saat hubungan kerja berakhir, baik karena pengunduran diri (resign), berakhirnya kontrak PKWT, pensiun, atau pemutusan hubungan kerja (PHK) oleh perusahaan dengan alasan apa pun. Jadi, paklaring bisa juga disebut surat pengalaman kerja atau surat keterangan berhenti bekerja.
Apakah paklaring sifatnya wajib dan apa landasan hukumnya?
Meskipun tidak ada pasal yang secara eksplisit dalam UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 maupun UU Cipta Kerja yang mewajibkan penerbitannya, surat paklaring menjadi standar administrasi umum HR dan praktik etis dalam pengakhiran hubungan kerja.
Ketentuan paklaring karyawan terdapat di KUHPerdata, Pasal 1602y dan 1602z. Intinya, pasal tersebut menerangkan bahwa pemberi kerja wajib memberikan paklaring kepada pekerjanya saat hubungan kerja berakhir. Jika terjadi kerugian akibat tidak adanya surat tersebut atau surat tersebut memuat keterangan yang tidak sebenarnya, pemberi kerja harus bertanggung jawab atas kerugian yang dialami pekerjanya.
Baca juga: Pemutusan Hubungan Kerja: Prosedur dan Contoh Surat PHK
Perbedaan Surat Paklaring, Surat Keterangan Kerja, dan Surat Referensi
Masih banyak yang menyalahartikan paklaring sebagai surat keterangan kerja, padahal keduanya tidak sama. Beda paklaring dan surat keterangan kerja terletak pada status karyawan, isi, dan tujuan dibuatnya. Paklaring dibuat untuk karyawan yang telah berhenti bekerja, sedangkan surat keterangan kerja untuk karyawan yang masih aktif bekerja.
| Aspek | Surat Paklaring | Surat Keterangan Kerja | Surat Referensi |
|---|---|---|---|
| Waktu Diterbitkan | Setelah karyawan berhenti bekerja | Saat masih aktif bekerja | Saat resign atau atas permintaan |
| Tujuan Utama | Bukti pengalaman kerja & status berhenti baik-baik | Membuktikan status karyawan aktif | Rekomendasi profesional |
| Isi Pokok | Periode kerja, jabatan, keterangan pengunduran diri | Status aktif, jabatan, gaji (terkadang) | Penilaian kinerja, rekomendasi |
| Pengguna Umum | Karyawan resign/kontrak habis | KPR, visa, kredit kendaraan | Lamaran kerja level senior |
| Sifat | Wajib secara administratif | Permintaan karyawan | Opsional |
Memahami perbedaan ini penting bagi HR agar tidak salah menerbitkan dokumen, termasuk siapa yang harus menandatanganinya. Biasanya paklaring diteken pejabat perusahaan atau level direksi, misalnya Direktur HRD, Direktur Operasional, Direktur Keuangan, dan seterusnya.
Tips: Jangan pernah berikan paklaring untuk kebutuhan apa pun selama karyawan kamu masih aktif bekerja di perusahaan. Kalau tujuan karyawanmu untuk pengajuan kredit rumah/kendaraan atau pinjaman bank, buatkan surat keterangan bekerja bahwa yang bersangkutan benar merupakan karyawan tetap di perusahaan kamu, atau surat keterangan penghasilan.
Baca juga: Terbaru! 3 Contoh Surat Referensi Kerja dari Perusahaan
Manfaat Surat Paklaring
Bagi karyawan yang berhenti bekerja, paklaring memiliki kegunaan selain melamar pekerjaan baru. Ini beberapa fungsi surat paklaring:
1. Memudahkan Background Check
Tidak sedikit perusahaan yang meminta surat paklaring untuk memudahkan verifikasi pengalaman kerja yang tertulis di CV. Tanpa dokumen ini, background check akan memakan waktu lebih lama karena perusahaan harus mencari informasi sendiri. Dan, praktiknya, ini tidak selalu mudah jika perusahaan lama tempat pelamar pernah bekerja merupakan kompetitor bisnis.
2. Pencairan JHT BPJS Ketenagakerjaan
Sekarang, surat paklaring tidak lagi menjadi syarat wajib dalam pencairan saldo Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan untuk karyawan yang berhenti bekerja. Paklaring bisa diganti salah satu dokumen ini: surat kontrak kerja, slip gaji, ID card karyawan, surat tugas, atau riwayat email dengan perusahaan. Meski begitu, menyertakan surat paklaring akan mempermudah proses pencairan.
3. Pengajuan Visa Kerja ke Luar Negeri
Kedutaan negara-negara seperti Australia, Jerman, Kanada, dan Jepang sering meminta surat paklaring dalam Bahasa Inggris sebagai bagian dari dokumen pengajuan visa kerja. Ini penting apabila mereka mensyaratkan masa kerja, pengalaman, dan skill yang relevan.
4. Beasiswa Lanjut Studi (S2/S3)
Beasiswa mid-career seperti Chevening, Australia Awards, StuNed, DAAD, atau beasiswa swasta lainnya seringkali mencatumkan pengalaman kerja minimal sebagai syarat aplikasi. Kegunaan surat paklaring di sini adalah menjadi bukti bahwa pelamar punya pengalaman profesional yang sesuai.
5. Seleksi CPNS, PPPK, dan BUMN
Penerimaan CPNS dengan formasi khusus pengalaman kerja, PPPK, serta rekrutmen BUMN, seperti rumpun kesehatan dan tenaga teknis, seringkali mensyaratkan surat paklaring sebagai bukti pelamar memiliki pengalaman kerja di sektor yang relevan.
Baca juga: Pentingnya Background Check Karyawan di Perusahaan
Format dan Struktur Surat Paklaring yang Benar
Surat paklaring yang baik haruslah kuat dan meyakinkan, sehingga tidak menimbulkan pertanyaan bagi pihak berkepentingan. Berikut ini komposisi surat paklaring yang otoritatif:
1. Kop Surat Resmi Perusahaan: Berisi nama, logo, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan. Kop surat berfungsi sebagai identitas resmi yang membuktikan dokumen berasal dari entitas hukum yang sah.
2. Nomor Surat: Nomor surat bukan hanya bagian dari sistem kearsipan yang rapi, tapi juga menandakan dokumen tersebut resmi dan bisa diverifikasi.
3. Judul Surat: Umumnya berbunyi “Surat Keterangan Pengalaman Kerja” atau “Surat Paklaring”. Ditulis di tengah dengan huruf kapital dan dicetak tebal.
4. Identitas Pihak yang Menerbitkan: Berisi nama lengkap, jabatan, dan kewenangan pihak yang menandatangani surat.
5. Identitas Karyawan: Mencakup nama lengkap, NIK karyawan, jabatan terakhir, dan departemen tempat bekerja.
6. Pernyataan Masa Kerja dan Kinerja: Mencantumkan tanggal mulai dan berakhirnya masa kerja secara spesifik, serta pernyataan kinerja singkat seperti loyalitas, dedikasi, dan keterangan bahwa karyawan mengakhiri pekerjaan secara baik.
7. Tanda Tangan, Nama Terang, dan Cap Perusahaan: Tanda tangan basah atau digital signature yang sah, diiringi cap stempel perusahaan sebagai pengesahan akhir.
Baca juga: 3 Contoh Surat Pengalaman Kerja Karyawan (Updated)
9 Contoh Surat Paklaring untuk Berbagai Kebutuhan
Berikut kumpulan contoh surat paklaring yang dapat Anda jadikan referensi sesuai skenario kebutuhan.
1. Contoh Surat Paklaring Karyawan Resign
PT MITRA ABADI SEJAHTERA
Jl. Gatot Subroto No. 88, Jakarta Selatan 12930
Telp: (021) 5223-4567 | Email: hrd@mitraabadi.co.id
SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA
Nomor: 023/HRD-SK/IV/2026
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Dewi Anggraini, S.Psi.
Jabatan : Manager HRD PT Mitra Abadi Sejahtera
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama : Raditya Putra Pranata
NIK : MAS-2021-0451
Jabatan : Senior UI/UX Designer
Departemen : Product Development
Benar telah bekerja di PT Mitra Abadi Sejahtera terhitung sejak
3 Januari 2021 sampai dengan 31 Maret 2026, dengan jabatan terakhir
sebagai Senior UI/UX Designer.
Selama masa kerjanya, yang bersangkutan menunjukkan kinerja yang baik,
loyal, serta menyelesaikan tanggung jawabnya dengan penuh dedikasi.
Yang bersangkutan mengundurkan diri secara baik-baik atas keinginan
sendiri dan tidak memiliki ikatan apapun dengan perusahaan.
Demikian surat keterangan ini kami buat untuk dapat digunakan
sebagaimana mestinya.
Jakarta, 5 April 2026
(Tanda Tangan & Cap)
Dewi Anggraini, S.Psi.
Manager HRD
2. Contoh Surat Paklaring Karyawan Kontrak PKWT
PT CAHAYA NUSANTARA TEKNOLOGI
Jl. Asia Afrika No. 100, Bandung 40112
SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA
Nomor: 117/HRD/CNT/II/2026
Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa:
Nama : Aulia Rahmawati
NIK : CNT-PKWT-0892
Jabatan : Software Engineer (Kontrak)
Telah bekerja di PT Cahaya Nusantara Teknologi sebagai karyawan
PKWT terhitung sejak 15 Februari 2024 sampai dengan 14 Februari 2026.
Masa kerja yang bersangkutan berakhir sesuai dengan perjanjian
kerja waktu tertentu yang telah disepakati kedua belah pihak.
Yang bersangkutan menunjukkan kompetensi teknis yang baik,
disiplin, dan menyelesaikan seluruh proyek dengan hasil memuaskan.
Demikian surat ini dibuat dengan sebenar-benarnya.
Bandung, 16 Februari 2026
Ir. Bagas Wicaksono
HRD Director
3. Contoh Surat Paklaring Pencairan BPJS (JHT)
CV BERKAH MAJU BERSAMA
Jl. Pemuda No. 45, Surabaya 60271
SURAT KETERANGAN BERHENTI BEKERJA
Nomor: 008/BMB/I/2026
Diterangkan dengan ini bahwa:
Nama : Indra Saputra
Tempat/Tgl Lahir : Surabaya, 12 Agustus 1992
Nomor KTP : 3578xxxxxxxxxxxx
Nomor BPJS TK : 99220xxxxxxxxxxx
Jabatan Terakhir : Supervisor Logistik
Telah berhenti bekerja di CV Berkah Maju Bersama terhitung mulai
tanggal 31 Desember 2025. Masa kerja yang bersangkutan adalah
dari 1 Juli 2018 sampai dengan 31 Desember 2025.
Surat keterangan ini diterbitkan untuk keperluan pencairan
saldo Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan.
Surabaya, 5 Januari 2026
Hendra Wijaya
Direktur Utama
4. Contoh Surat Paklaring Bahasa Inggris (untuk Visa/Studi Luar Negeri)
PT GLOBAL SYNERGY INDONESIA
Sudirman Central Business District, Lot 28
Jakarta 12190, Indonesia
EMPLOYMENT REFERENCE LETTER
Ref. No: 045/HR-GSI/III/2026
To Whom It May Concern,
This letter certifies that:
Name : Ms. Nadia Kusuma Wardhani
Employee ID : GSI-2019-0218
Position : Senior Business Analyst
Department : Strategy & Planning
Has been employed at PT Global Synergy Indonesia from
March 4, 2019 until February 28, 2026, ending her tenure as
Senior Business Analyst.
During her employment, Ms. Wardhani demonstrated exceptional
professionalism, analytical capability, and strong leadership.
She left the company voluntarily under amicable terms and is
in good standing.
Should you require further information, please feel free to
contact us.
Jakarta, March 1, 2026
Sarah Hutabarat
Head of Human Resources
5. Contoh Surat Paklaring PHK
PT SINAR FAJAR INDUSTRI
Kawasan Industri Cikarang Blok C-12
Bekasi, Jawa Barat 17530
SURAT KETERANGAN PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 198/PHK-HRD/IV/2026
Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa:
Nama : Sigit Hermawan
NIK : SFI-2017-1102
Jabatan : Operator Produksi Senior
Telah bekerja di PT Sinar Fajar Industri sejak 6 Maret 2017
hingga 30 April 2026. Pemutusan hubungan kerja dilakukan akibat
restrukturisasi dan efisiensi operasional perusahaan, bukan
karena pelanggaran atau kesalahan yang bersangkutan.
Selama bekerja, yang bersangkutan menjalankan tugasnya dengan
baik, disiplin, dan tidak pernah melanggar peraturan perusahaan.
Hak-hak pesangon dan kompensasi telah diberikan sesuai dengan
ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Bekasi, 2 Mei 2026
Drs. Ahmad Sopian
HR & GA Director
6. Contoh Surat Paklaring Perusahaan Kontraktor
PT KARYA BANGUN PERSADA
Kontraktor Umum & Konstruksi
Jl. Pahlawan No. 27, Semarang 50139
SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA
Nomor: 077/KBP-PROY/III/2026
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ir. Joko Susilo, M.T.
Jabatan : Direktur Operasional PT Karya Bangun Persada
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama : Fadhli Rahman, S.T.
NIK : KBP-ENG-0156
Jabatan : Site Engineer
Proyek : Pembangunan Apartemen Grand Vista Tower
Lokasi Proyek : Semarang, Jawa Tengah
Telah bekerja di PT Karya Bangun Persada sebagai Site Engineer
sejak 1 September 2022 sampai dengan 28 Februari 2026, dan terlibat
aktif dalam 3 proyek konstruksi besar.
Yang bersangkutan memiliki kompetensi teknis sipil yang baik,
mampu memimpin tim lapangan, serta menyelesaikan tugasnya tepat
waktu sesuai SOP keselamatan kerja.
Semarang, 3 Maret 2026
Ir. Joko Susilo, M.T.
Direktur Operasional
7. Contoh Surat Paklaring Magang/Internship
PT KREATIF DIGITAL NUSA
Jl. Kemang Raya No. 18, Jakarta Selatan 12730
SURAT KETERANGAN MAGANG
Nomor: 029/INT-HRD/II/2026
Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa:
Nama : Salsabila Az-Zahra
NIM : 2021110xxxx
Universitas : Universitas Indonesia
Program Studi : Ilmu Komunikasi
Telah melaksanakan program magang di PT Kreatif Digital Nusa
pada divisi Digital Marketing terhitung sejak 1 September 2025
sampai dengan 31 Januari 2026 (5 bulan).
Selama program magang, yang bersangkutan menunjukkan inisiatif,
kemauan belajar yang tinggi, dan berkontribusi pada 4 kampanye
digital perusahaan dengan hasil di atas ekspektasi.
Jakarta, 1 Februari 2026
Rendi Aditama
Marketing Director
8. Contoh Surat Paklaring Perusahaan Swasta Sederhana
PT ASA MANDIRI SOLUSI
Jl. Diponegoro No. 91, Yogyakarta 55224
SURAT KETERANGAN BEKERJA
Nomor: 014/HRD-AMS/I/2026
Dengan ini menyatakan bahwa:
Nama : Putri Larasati
NIK : AMS-2022-0078
Jabatan : Customer Service Officer
Telah bekerja di PT Asa Mandiri Solusi sejak 17 Januari 2022
sampai 16 Januari 2026, dengan kinerja yang baik dan tanpa
catatan pelanggaran disipliner.
Demikian surat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana
mestinya.
Yogyakarta, 17 Januari 2026
Wahyu Hidayat
Operations Manager
9. Contoh Surat Paklaring Pensiun
PT WARISAN BANGSA SEJATI
Jl. Sudirman No. 245, Medan 20152
SURAT KETERANGAN PURNA TUGAS
Nomor: 003/PT-HRD/I/2026
Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa:
Nama : Drs. H. Burhanuddin
NIK : WBS-1989-0021
Jabatan Akhir : General Manager Operasional
Telah memasuki masa purna tugas (pensiun) dari PT Warisan
Bangsa Sejati per tanggal 31 Desember 2025, setelah mengabdi
selama 36 tahun 7 bulan (sejak 1 Juni 1989).
Perusahaan menyampaikan apresiasi tertinggi atas dedikasi,
loyalitas, dan kontribusi yang bersangkutan selama berkarier.
Medan, 5 Januari 2026
Dr. Ridwan Saragih, M.M.
President Director
Tips download: Anda dapat menyalin contoh di atas ke Microsoft Word, sesuaikan dengan kop dan data perusahaan Anda, kemudian simpan dalam format .docx atau ekspor ke .pdf untuk arsip dan distribusi resmi.
Baca juga: Aturan One Month Notice Karyawan Resign
Cara Membuat Surat Paklaring
Apa pun kondisi dan tujuan dibuatnya, HR perlu memastikan kualitas surat paklaring yang benar dan sah. Berikut tujuh langkah praktis menyusun paklaring yang profesional:
- Pastikan kop surat perusahaan dilengkapi logo, alamat, kontak, dan website.
- Gunakan sistem penomoran konsisten yang terhubung dengan database arsip HR untuk memudahkan pelacakan jika dibutuhkan di kemudian hari.
- Pilih judul yang tepat sesuai konteks: Surat Keterangan Pengalaman Kerja atau Surat Keterangan Berhenti Bekerja.
- Tulis nama lengkap, gelar, dan jabatan pihak (otoritatif) yang menandatangani.
- Tulis nama lengkap (sesuai KTP), NIK karyawan, jabatan terakhir, dan departemen.
- Cantumkan mulai dan berakhir kerja secara detail (tanggal, bulan, tahun).
- Tambahkan pernyataan singkat tentang kinerja dan alasan berakhirnya hubungan kerja secara baik-baik.
- Tutup surat dengan tanda tangan basah atau e-signature yang sah, nama terang, jabatan, serta cap resmi perusahaan.
Tips: Gunakan bahasa formal dan netral, padat, dan jelas. Hindari kalimat yang bersifat subjektif dan emosional. Jangan mencantumkan detail gaji dan identitas karyawan yang tidak perlu. Berikan penutup yang sifatnya melindungi profesionalisme karyawan, misalnya “yang bersangkutan telah menyelesaikan tugas/pekerjaan dengan baik.”Berikan kepada karyawan maksimal 14 hari, lalu arsipkan.
Baca juga: Hak dan Kewajiban Pekerja Menurut UU Ketenagakerjaan
Kelola Kontrak PKWT & Paklaring Karyawan Lebih Mudah dengan Gadjian
Kalau perusahaan kamu mempekerjakan banyak karyawan kontrak, maka kamu akan sering membuat surat paklaring. Dalam pengelolaan hubungan kerja PKWT, membuat paklaring hanya satu dari sekian banyak tugas administratif HR. Tugas lain yang lebih besar adalah menyiapkan draft kontrak, membuat kontrak perpanjangan, menghitung uang kompensasi PKWT, dan merekrut karyawan baru.
Salah satu tantangan HR adalah memastikan tidak ada karyawan PKWT yang terlewat masa berakhirnya kontrak tanpa keputusan jelas. Masalah yang paling sering terjadi adalah jangka waktu kontrak habis tapi karyawan tetap dipekerjakan tanpa perpanjangan kontrak. Kelalaian ini bisa berakibat karyawan otomatis menjadi PKWTT atau karyawan tetap.
Fitur Gadjian untuk Kelola PKWT
Tapi, sekarang ada software HRIS Gadjian yang bisa bantu kamu mengelola kontrak PKWT lebih efisien tanpa cemas. Ini dia fitur-fitur yang relevan:
Reminder kontrak otomatis
Fitur ini secara default memberitahu kamu kontrak akan berakhir dalam 30 hari dan memastikan kamu tidak akan melewatkan batas akhir PKWT. Selain itu, fitur pengingat ini bikin kamu punya cukup waktu untuk menyiapkan draft perpanjangan; membuat surat pengangkatan karyawan tetap; atau menyudahi kontrak, menghitung kompensasi, dan membuat surat paklaring.
Dengan fitur ini, kamu bisa memantau performa setiap karyawan secara real-time di dashboard, siapa yang berkinerja tinggi dan siapa yang rendah. Sehingga, keputusan perpanjangan kontrak atau penerbitan paklaring didasarkan pada data kinerja yang objektif, bukan asumsi.
Fitur ini menyediakan beragam data real-time dari mulai data gaji, tingkat kehadiran, produktivitas, hingga demografi, yang bisa kamu gunakan untuk pengambilan keputusan cepat. Misalnya, terkait perencanaan headcount, apakah jumlah karyawan kontrak kurang atau terlalu banyak dan berapa beban gajinya. AI-nya bisa membuat analisis engagement karyawan berdasarkan pola kehadiran dan mengenali karyawan yang punya potensi resign.
Dengan fitur utama aplikasi payroll otomatis ini, perhitungan slip gaji semua jenis karyawan, termasuk karyawan kontrak, jadi mudah, cepat, dan akurat. Semua komponen: gaji, tunjangan, lembur, BPJS, dan PPh 21 terhitung otomatis tanpa pakai rumus Excel.
Modul rekrutmen karyawan berbasis ATS
Ingin rekrut karyawan kontrak? Pakai modul GATS lebih mudah. Semua tahapan rekrutmen dari awal sampai akhir bisa diatur dari satu dashboard. Pasang iklan lowongan kerja juga bisa di Gadjian Jobsite. Gratis!
Coba Gadjian sekarang dan rasakan kemudahan mengelola administrasi karyawan lebih cerdas: hemat waktu dan biaya, minim error, dan bebas pusing setiap bulan.
