Memahami regulasi ketenagakerjaan tentang hak dan kewajiban pekerja itu penting. Tapi, menerjemahkannya menjadi proses harian yang rapi, konsisten, dan bisa diaudit jauh lebih penting—dan itulah tantangan yang dihadapi HR setiap bulan.
Di Indonesia, hak dan kewajiban pekerja diatur dalam kerangka regulasi yang berlapis—mulai dari Undang-Undang hingga Peraturan Pemerintah yang terus diperbarui seiring perubahan kebijakan. Bagi HR pemula, tantangan biasanya bukan pada membaca pasal per pasal, tetapi menerjemahkan aturan tersebut menjadi proses operasional yang bisa dijalankan secara konsisten setiap bulan.
Memahami dan menerapkan hukum ketenagakerjaan bukanlah hal gampang. Ketidakcermatan HR, misalnya terkait upah, lembur, atau pesangon yang bisa berujung pada beragam masalah, dari sekadar komplain karyawan hingga masalah perselisihan hak yang berakhir di pengadilan hubungan industrial (PHI). Jika ini terjadi, perusahaan harus rela “membayar mahal”—baik dari segi waktu dan biaya.
Itulah alasan kenapa lebih baik kamu berinvestasi di sistem HRIS otomatis untuk mengelola administrasi hak karyawan sesuai UU. Tetap compliant, biar bisnis kamu aman!
Landasan Hukum Hak dan Kewajiban Pekerja di Indonesia
Kerangka regulasi utama yang menjadi acuan dalam pengelolaan hubungan kerja di Indonesia:
- UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan—fondasi utama yang mengatur seluruh aspek hubungan kerja
- UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja—mengubah sejumlah ketentuan dalam UU Ketenagakerjaan, termasuk aturan PKWT, pesangon, dan PHK
- PP No. 35 Tahun 2021—mengatur PKWT, alih daya, waktu kerja, waktu istirahat, dan PHK secara lebih teknis
- PP No. 36 Tahun 2021—mengatur pengupahan, termasuk komponen upah, THR Keagamaan, dan upah minimum
- UU No. 24 Tahun 2011—mengatur penyelenggaraan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
| Catatan penting: PP 35/2021 dan PP 36/2021 adalah rujukan teknis yang paling sering digunakan dalam pekerjaan payroll harian—dari menghitung lembur, THR, cuti, hingga komponen upah dan pesangon. Pastikan tim HR kamu familiar dengan kedua PP ini. |
Baca juga: Beda Jenis Potongan Slip Gaji Pengurang PPh 21 Karyawan dan yang Bukan
Jenis Hak Pekerja Menurut UU Ketenagakerjaan
Berikut rangkuman hak pekerja menurut UU Ketenagakerjaan beserta dasar hukum dan catatan implementasinya. Tabel ini bisa dijadikan referensi cepat saat menyusun kebijakan HR atau mengaudit kepatuhan perusahaan:
| Hak Pekerja | Dasar Hukum | Catatan Implementasi |
| Upah & pembayaran tepat waktu | PP 36/2021 | Termasuk tunjangan tetap, THR, dan komponen yang disepakati |
| Upah lembur | PP 35/2021 | Dihitung berdasarkan formula waktu kerja yang melebihi ketentuan |
| THR Keagamaan | PP 36/2021 | Wajib dibayar minimal 7 hari sebelum hari raya |
| Waktu kerja, istirahat & cuti | PP 35/2021 | Meliputi cuti tahunan, cuti sakit, dan cuti penting lainnya |
| Jaminan sosial (BPJS) | UU 24/2011 | Ketenagakerjaan (JKK, JKM, JHT, JP), Kesehatan (JKN) |
| Perlindungan dari PHK sepihak | PP 35/2021 & UU 6/2023 | Termasuk hak pesangon, UPMK, dan uang penggantian hak |
| Perlakuan adil & perlindungan kerja | UU 13/2003 | Prosedur disiplin harus berdasar bukti dan dokumentasi yang sahih |
Hak Upah
Hak dan kewajiban pekerja timbul karena adanya hubungan kerja. Upah merupakan hak pokok pekerja setelah mereka melakukan pekerjaan yang diperintahkan oleh pengusaha berdasarkan kesepakatan. Upah bisa mencakup upah tanpa tunjangan; atau terdiri atas upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap. Selain didasarkan pada kesepakatan, pemerintah juga menetapkan upah minimum sebagai pedoman batas terendah upah yang boleh dibayarkan pengusaha.
Hak Upah Lembur Karyawan
Perhitungan hak upah lembur karyawan diatur dalam PP 35/2021. Formula dasarnya adalah upah sejam—1/173 dari upah sebulan—dikalikan tarif lembur per jam sesuai urutan jam. Masalah yang paling sering terjadi di lapangan: lembur dicatat manual melalui pesan di grup chat atau spreadsheet yang tidak terkontrol. Ketika ada koreksi jam dari atasan di akhir bulan, HR harus membongkar ulang data—dan sering kali muncul selisih angka yang sulit diverifikasi.
Hak THR Keagamaan
Berdasarkan PP 36/2021, hak THR Keagamaan wajib dibayarkan paling lambat tujuh hari sebelum hari raya keagamaan karyawan. Besarannya satu bulan upah bagi karyawan dengan masa kerja 12 bulan atau lebih, atau dihitung proporsional bagi yang masa kerjanya kurang dari 12 bulan. THR sering menjadi titik rawan praktik HR. Keterlambatan bayar atau salah hitung proporsional kerap memicu komplain karyawan.
Hak Cuti Karyawan dan Pengelolaan Saldo Cuti
PP 35/2021 mengatur hak cuti karyawan—termasuk cuti tahunan minimal 12 hari, cuti penting seperti menikah atau meninggalnya anggota keluarga, serta hak tidak masuk kerja karena sakit dengan surat dokter.
Dalam praktiknya, pengelolaan cuti yang tidak transparan adalah sumber perselisihan yang sangat umum. Misalnya, saldo cuti tidak cocok antara catatan HR, atasan, dan karyawan. Masalah lainnya adalah perhitungan sisa cuti saat karyawan resign yang dikonversi ke uang penggantian hak—berapa cuti hangus dan berapa yang belum gugur.
Hak Jaminan Sosial BPJS Karyawan
Sesuai UU 24/2011, setiap pemberi kerja wajib mendaftarkan karyawannya ke BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. Hak jaminan sosial BPJS karyawan mencakup program JKK (kecelakaan kerja), JKM (kematian), JHT (hari tua), dan JP (pensiun) di BPJS Ketenagakerjaan, serta JKN di BPJS Kesehatan.
Kesalahan hitung manual yang paling sering ditemukan adalah basis upah yang digunakan untuk menghitung iuran tidak diperbarui seiring kenaikan gaji, sehingga ada selisih iuran yang tidak terdeteksi hingga ada pemeriksaan.
Hak Pesangon Karyawan saat PHK
UU 6/2023 dan PP 35/2021 mengatur besaran hak pesangon karyawan PHK berdasarkan masa kerja, alasan PHK, dan jenis perjanjian kerja. Ini adalah area yang paling sensitif dalam hubungan kerja—kesalahan penghitungan pesangon sering berujung gugatan ke PHI. Jadi, pastikan setiap PHK dilakukan berdasarkan prosedur yang benar, terdokumentasi, dan dihitung sesuai ketentuan yang berlaku.
Baca juga: Aplikasi Gaji Karyawan Akurat: Alasan HR Kembali ke Gadjian
Kewajiban Pekerja yang Timbul dari Hubungan Kerja
Hubungan kerja berjalan dua arah. Di sisi lain dari hak, ada kewajiban pekerja dalam hubungan kerja yang juga perlu dikelola secara adil—artinya berdasarkan standar yang jelas dan terdokumentasi, bukan penilaian subyektif.
Kepatuhan terhadap Peraturan Perusahaan dan Perjanjian Kerja
Karyawan wajib mematuhi tata tertib, jam kerja, standar keselamatan, dan ketentuan lain yang tercantum dalam perjanjian kerja PKWT atau PKWTT maupun Peraturan Perusahaan (PP). Kuncinya, aturan harus tertulis, disosialisasikan sebelum berlaku, dan bisa diakses karyawan kapan saja. Aturan yang tidak pernah dikomunikasikan tidak bisa menjadi dasar tindakan disiplin yang sah.
Menjalankan Pekerjaan Sesuai Instruksi dan Target yang Ditetapkan
Karyawan bertanggung jawab menjalankan pekerjaan sesuai deskripsi jabatan dan instruksi atasan yang sah. Agar dapat dievaluasi secara objektif, target kerja perlu dituangkan dalam KPI atau indikator kinerja yang terukur. Tanpa metrik yang jelas, evaluasi kinerja karyawan akan diwarnai opini dan subjektivitas yang rawan sengketa.
Menjaga Kehadiran dan Ketepatan Waktu
Data absensi yang rapi adalah fondasi dari banyak hal: pengupahan, lembur, penilaian disiplin, hingga aturan waktu kerja dan istirahat yang harus terpenuhi sesuai PP 35/2021. Pengelolaan absensi secara manual—melalui buku presensi maupun spreadsheet—membuat pembuktian menjadi sulit ketika ada komplain, dan memperlambat proses payroll setiap akhir bulan.
Menjaga Kerahasiaan Data dan Aset Perusahaan
Kewajiban menjaga kerahasiaan biasanya dituangkan dalam klausul kontrak atau kebijakan IT perusahaan. Yang sering terlupakan adalah pengelolaan akses dokumen dan audit trail digital. Tanpa ini, pembuktian pelanggaran kerahasiaan menjadi sangat sulit secara hukum.
Baca juga: 9 Aplikasi HR Online Terpopuler di Indonesia & Fiturnya
Dari Memahami Aturan Hak dan Kewajiban Pekerja ke Eksekusi Harian
Sebagian besar perusahaan sebenarnya sudah memahami perlindungan hak pekerja secara garis besar. Masalahnya bukan di pengetahuan, tapi di eksekusi. Pola yang paling sering muncul:
- Salah hitung gaji dan lembur. Yang paling sering adalah salah input jam lembur di spreadsheet yang menyebabkan perhitungan upah lembur meleset. Dampaknya, perhitungan PPh 21 tidak akurat dan take-home pay tidak sesuai seharusnya.
- THR terlambat atau salah proporsional. THR terlambat bisa berakibat denda—paling sering disebabkan perhitungan yang molor dan memakan waktu menggunakan cara manual.
- Saldo cuti tidak pernah akurat. Approval tidak terdokumentasi, input terlambat, atau ada kebijakan carry over yang tidak konsisten diterapkan sering bikin saldo cuti tidak sinkron.
- Iuran BPJS dan PPh 21 tidak update. Dampaknya baru terdeteksi saat ada rekonsiliasi atau pemeriksaan—dan koreksinya memakan waktu.
Masalah-masalah ini hampir selalu bukan karena HR tidak tahu aturan. Akarnya ada di sistem kerja yang tidak mendukung konsistensi dan keterlacakan.
Baca juga: Keuntungan Sistem Payroll Otomatis untuk Semua Skala Bisnis
HRIS Gadjian untuk Mengelola Administrasi Hak dan Kewajiban Karyawan Otomatis
Memenuhi kewajiban pemberi kerja terhadap karyawan secara konsisten—dan sebaliknya mengelola dan mengawasi kewajiban pekerja—membutuhkan sistem yang bisa mengikuti kompleksitas regulasi sekaligus mudah digunakan oleh tim HR sehari-hari. Gadjian dirancang untuk kebutuhan itu.
Dalam satu platform terintegrasi, Gadjian menangani seluruh siklus administrasi karyawan yang bersentuhan langsung dengan regulasi ketenagakerjaan.
Fitur HR & Payroll Gadjian yang Relevan
Perhitungan upah otomatis — gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, dan komponen lainnya dihitung akurat setiap periode tanpa ketergantungan pada formula spreadsheet yang rawan berubah.
Hitung lembur sesuai PP 35/2021 — formula 1/173 diterapkan otomatis berdasarkan data jam kerja, mengeliminasi risiko salah hitung manual.
THR otomatis — dihitung proporsional sesuai masa kerja masing-masing karyawan.
Manajemen cuti dan absensi terintegrasi — saldo cuti real time, approval berjenjang yang terdokumentasi, dan absensi digital yang langsung terhubung ke payroll.
PPh 21 sesuai metode TER — mengacu PP 58/2023 dan PMK 168/2023 yang berlaku sejak Januari 2024, diperbarui otomatis mengikuti perubahan regulasi.
Pelaporan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan — basis upah selalu tersinkronisasi dengan data gaji terkini, meminimalkan risiko selisih iuran.
Slip gaji digital — dapat diakses mandiri oleh karyawan kapan saja, mengurangi pertanyaan rutin ke HR.
Monitoring KPI — memantau kinerja karyawan dan membuat template KPI lebih mudah, dan hasil penilaian lebih terstruktur, objektif, dan transparan.
Dashboard HR analytics — menyajikan data real-time dan insight bagi HR, manajer, dan pengusaha untuk pengambilan keputusan cepat.
Ketika proses-proses ini berjalan otomatis dan terdokumentasi, kesalahan akibat human error bisa diminimalkan. Semuanya terlacak. Dan, alokasi waktu kerja HR untuk urusan administrasi rutin mengelola pembayaran hak pekerja menjadi lebih sedikit—yang sebelumnya butuh berminggu-minggu atau berhari-hari kini beres hanya dalam hitungan jam dan menit.
Dengan automasi sistem Gadjian, HR bisa menggeser fokusnya ke hal yang lebih strategis—seperti meningkatkan retensi, mendorong produktivitas, merencanakan pengembangan skill pekerja, hingga menjadi mitra dan konsultan bagi pengusaha/manajemen perusahaan.
Coba Gadjian gratis selama 14 hari! Uji sendiri alur payroll, perhitungan lembur, THR, cuti, dan pelaporan BPJS & PPh 21 dalam satu sistem—dan lihat berapa banyak waktu kerja yang bisa dihemat tim HR kamu setiap bulan.
