NPWP Karyawan Swasta: Ini Cara Daftar dan Persyaratannya

Sebagai seseorang yang bekerja dan memiliki penghasilan, setiap karyawan secara otomatis menjadi wajib pajak yang dibebani pajak penghasilan Pasal 21 (PPh 21) dihitung dari penghasilan tahunan.

Oleh karena itu, karyawan harus memiliki identitas diri wajib pajak untuk melakukan berbagai transaksi perpajakan, mulai dari bayar pajak, lapor pajak dan tujuan perpajakan lainnya. Tanda pengenal identitas ini dinamakan NPWP. Kepanjangan NPWP yaitu Nomor Pokok Wajib Pajak.

Perusahaan yang memiliki kredibilitas bagus di mata pajak akan semakin mudah menarik perhatian investor dan perbankan untuk mengembangkan usahanya. Jadi, perusahaan harus memerhatikan kepemilikan NPWP karyawan. Berikut informasi lebih lengkap tentang pembuatan NPWP karyawan swasta.

Baca Juga: Cara Mudah Cetak Ulang Kartu NPWP yang Hilang

Seputar NPWP Karyawan

NPWP adalah nomor tanda wajib pajak sebagai identitas yang diberikan negara dalam rangka memenuhi hak dan kewajiban perpajakan. NPWP diberikan oleh Ditjen Pajak kepada wajib pajak yang telah mendaftarkan diri sesuai dengan ketentuan peraturan perundan-undangan perpajakan. 

Masa Berlaku NPWP

Masa berlaku NPWP yakni seumur hidup, artinya tidak akan kadaluwarsa dan tidak perlu melakukan perpanjangan. Adapun tanggal yang tercantum di bagian bawah NPWP merupakan tanggal Anda saat mendaftar.

Meski demikian, dalam beberapa kondisi NPWP bisa dinonaktifkan atau dicabut. 

Pertama, apabila wajib pajak mengajukan permohonan menonaktifkan NPWP-nya dan disetujui oleh DJP. Misal karena alasan pindah kewarganegaraan, pensiun, dan meninggal dunia.

Kedua, DJP sendiri yang membekukan NPWP yang dinilai memenuhi syarat untuk dinonaktifkan. Oleh karena itu, pastikan Anda sudah memeriksa status aktif  NPWP.

Penggunaan NPWP Format Baru

Dalam rangka menyederhanakan administrasi, Direktorat Jenderal Pajak Kementerian Keuangan meluncurkan Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No.112/PMK.03/2022 yang mengatur format baru NPWP.

Sebelumnya, NPWP karyawan atau pribadi terdiri atas 15 digit angka. Namun ke depannya akan berlaku format baru NPWP karyawan menjadi 16 digit menggunakan Nomor Induk Kependudukan (NIK). Saat ini, penggunaan format baru masih digunakan secara terbatas pada layanan administrasi perpajakan.

Baca Juga: Seberapa Penting NPWP Dimiliki oleh Karyawan?

Fungsi NPWP bagi Karyawan Perusahaan

NPWP bagi karyawan di antaranya berfungsi sebagai :

1. Tanda wajib pajak. Fungsi pertama yaitu sebagai pengenal dari karyawan yang memiliki NPWP. Hal ini karena satu nomor NPWP hanya berlaku untuk satu wajib pajak, tidak ada yang sama se-Indonesia.
2. Potongan pajak penghasilan lebih rendah. Hasil perhitungan PPh 21 untuk karyawan yang belum memiliki kartu NPWP lebih tinggi 20% daripada karyawan yang sudah memiliki kartu.
3. Sarana dalam administrasi perpajakan. NPWP menjaga ketertiban administrasi perpajakan, misalnya untuk urusan penggajian di perusahaan agar kewajiban bayar dan lapor pajak terpenuhi.
4. Mengurus restitusi pajak, yaitu pengembalian uang kepada wajib pajak karena telah membayar pajak dalam jumlah berlebih. Pengurusannya tinggal menunjukkan kartu NPWP.
5. Memudahkan pengajuan kredit. NPWP adalah salah satu syarat administratif utama untuk mengajukan kredit ke bank. NPWP juga memudahkan karyawan membuka buku tabungan.

Syarat dan Cara Membuat NPWP Karyawan Swasta

Cara mendaftarkan NPWP karyawan dapat dilakukan dengan mendatangi kantor pajak ataupun secara online. Membuat NPWP online hanya berlaku untuk wajib pajak pribadi saja.

Syarat pembuatan NPWP karyawan online tidaklah rumit. Karyawan hanya perlu menyiapkan email yang masih aktif, scan e-KTP, dan scan Keterangan Kerja dari tempat bekerja. 

Adapun pembuatan NPWP karyawan swasta bisa dilakukan dengan dua cara :

1. Pembuatan NPWP karyawan kolektif

Pembuatan NPWP karyawan oleh perusahaan dapat dilakukan secara kolektif. Hal ini diatur dalam Perdirjen Pajak Nomor PER-16/PJ/2007 tentang Pemberian NPWP Orang Pribadi yang Berstatus Sebagai Pengurus, Komisaris, Pemegang Saham/Pemilik dan Pegawai Melalui Pemberi Kerja/ Bendaharawan Pemerintah. 

Berdasarkan aturan tersebut, perusahaan wajib mengumpulkan data karyawan yang belum memiliki NPWP dalam bentuk daftar nominatif yang dilengkapi fotokopi KTP untuk mendaftar ke kantor pajak terdekat.

2. Pembuatan NPWP karyawan pribadi

Untuk pendaftaran NPWP pribadi secara mandiri dapat dilakukan secara online dengan mengikuti langkah-langkah berikut :

1. Daftar akun online. Silakan buka halaman ereg.pajak.go.id, lalu pilihlah bagian “daftar” setelah tampilan untuk login ke NPWP online muncul.
2. Masukkan alamat email dan captcha. Pastikan alamat email yang dimasukkan adalah email aktif dan sering digunakan. Klik tombol “Daftar”, kemudian cek kotak masuk atau folder spam email dan klik tautan yang dikirimkan. 
3. Isi formulir pendaftaran akun NPWP. Setelah klik tautan yang dikirimkan di email, Anda akan diarahkan menuju halaman formulir pendaftaran akun NPWP online. Silakan isi sesuai dengan data asli yang dimiliki, klik tombol “daftar” sekali lagi, dan cek email untuk konfirmasi akun.
4. Isi formulir pendaftaran wajib pajak. Silakan login dengan akun yang sudah dibuat, isi dengan data yang diminta. Pilih “Orang Pribadi” pada bagian kategori Wajib Pajak, “Pusat” jika belum menikah, dan “Cabang” jika Anda adalah wanita yang sudah menikah dan ingin membuat  cabang NPWP pada suami. Lanjutkan pengisian formulir sampai selesai. 
5. Penyampaian formulir. Setelah klik tombol “selesai”, Anda akan diarahkan ke menu dashboard, silakan klik tombol “minta token”, cek email yang berisi token, lalu salin. Kembalilah ke halaman dashboard, klik tombol “kirim permohonan”, kemudian isi token yang disalin dari email. Selanjutnya, klik “kirim”. Jika muncul notifikasi sukses, maka pendaftaran Anda sudah masuk ke kantor pajak yang bersangkutan.

Setelah melakukan pendaftaran NPWP online, permohonan akan diproses dalam 14 hari kerja. Jika sukses, kartu NPWP akan dikirimkan oleh pihak perpajakan. Namun jika belum, cobalah menghubungi kantor pajak tempat Anda mendaftar.

Cara Sinkronisasi NPWP dan NIK Karyawan

Untuk melakukan validasi NIK menjadi NPWP, karyawan mesti login di akun djponline.pajak.go.id . Masukkan 16 digit NIK. 

Apabila NIK sudah dinyatakan valid, maka bisa langsung menggunakan NIK. Jika belum, gunakan NPWP terlebih dahulu dan masukkan kata sandi.  Setelah berhasil masuk, informasi mengenai NIK atau NPWP 16 akan tersedia di NPWP terbaru.

Karyawan dapat melakukan pemutakhiran data utama dengan memasukkan NIK, memilih opsi “validasi”. Setelah itu,  NPWP dan NIK akan terhubung secara keseluruhan. 

Untuk memastikan keaktifan NPWP, silakan memasuki laman pajak.go.id, pilih menu “Pendaftaran NPWP”, pilih “Cek NPWP”, lalu isi kolom yang disediakan. Klik tombol “Cari” maka status masa aktif  NPWP dapat terlihat.

Baca Juga: Menghitung PPh 21 Tanpa NPWP bagi Karyawan

Hitung dan Lapor PPh 21 Otomatis dengan Aplikasi HR Gadjian

Untuk memudahkan perusahaan menghitung PPh 21 dengan lebih efisien, cepat dan akurat sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku, maka Anda bisa menggunakan Gadjian. 

Gadjian merupakan aplikasi payroll berbasis web yang dapat menghitung pajak penghasilan karyawan swasta tanpa perlu menggunakan rumus Excel yang rumit. Cukup melakukan pengaturan awal tentang jenis penghasilan yang dikenakan pajak dan metode perhitungannya di aplikasi, kemudian kalkulator pajak Gadjian akan hitung PPh 21 otomatis setiap bulannya sesuai pengaturan.

Gadjian juga memudahkan pelaporan pajak bulanan dengan menyediakan file CSV yang siap diunggah ke e-SPT Masa Pajak PPH 21. Dengan adanya Gadjian, perhitungan pajak yang biasanya dilakukan berjam-jam dapat dilakukan dengan lebih cepat melalui ponsel pintar.