Slip gaji adalah bukti pembayaran upah yang wajib diberikan oleh perusahaan kepada karyawan. Hal ini sudah ditentukan dalam Peraturan Pemerintah (PP) No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, tepatnya Pasal 53 ayat (2).
Pasal tersebut menyebutkan bahwa pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan. Artinya, slip gaji karyawan memang wajib diedarkan pada tanggal gajian yang disepakati.
Table of Contents
Pentingnya Slip Gaji
Memberikan slip gaji karyawan setiap bulan bukan tanpa tujuan. Selain mematuhi PP No. 36 Tahun 2021, tujuan pemberian slip gaji adalah sebagai berikut:
- Memberikan bukti bahwa perusahaan sudah membayar gaji karyawan sejumlah nominal yang tercantum dalam slip.
- Agar setiap karyawan mengetahui perhitungan gaji yang mereka diterima secara detail dan transparan.
- Sebagai dokumen sah penghasilan yang dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti pengajuan KPR dan pembukaan rekening tabungan.
Secara umum, perbedaan slip gaji manual dan e-payslip terletak pada proses penyusunan, pengedaran, dan keamanan data.
Baca Juga: Potongan Slip Gaji: Pajak Penghasilan (PPh 21)
Selain dengan aplikasi spreadsheets, slip gaji sederhana juga bisa dibuat dengan Microsoft Word. Kamu dapat membuatnya sendiri melalui template yang di-download kemudian diubah ke format .doc atau .docx.
Atau, jika perusahaan kamu sudah memiliki format sendiri, kamu bisa membuat form slip gaji dengan memasukkan komponen gaji dan menghitungnya secara manual.
Walaupun bisa dibuat secara manual, slip gaji Excel dan Word lebih cocok untuk diterapkan pada bisnis mikro dan kecil. Jumlah karyawannya terbatas dan komponen gajinya juga sederhana.
Namun, jika perusahaan kamu memiliki banyak karyawan, perhitungan gaji pun menjadi lebih kompleks. Membuat slip gaji di Word dan Excel jadi kurang efisien dan berisiko human error.
Keuntungan Membuat Slip Gaji Karyawan dengan Aplikasi
Dibandingkan sistem manual spreadsheets, menggunakan aplikasi slip gaji android atau IOS lebih menguntungkan perusahaan dan karyawan. Berikut ini beberapa keuntungannya.
1. Proses kerja HR jadi lebih efisien
Berbeda dengan membuat slip gaji manual, aplikasi slip gaji online tidak membutuhkan rumus-rumus perhitungan. Admin payroll juga tidak perlu takut salah hitung karena sistem perhitungannya otomatis dan akurat. Proses pembuatan slip gaji jadi lebih praktis dan cepat sehingga HR dapat mengerjakan pekerjaan utama mereka.
2. Memangkas biaya cetak dan kertas
Jelas bahwa slip gaji online tidak perlu dicetak sehingga perusahaan bisa menghemat anggaran dan mengalokasikannya pada kebutuhan lain. Hal ini senada dengan statistik Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP) yang menyatakan bahwa 83,3% responden pengguna e-payslip berhemat hingga 6.000 GBP (sekitar Rp115 juta menurut kurs rupiah 14 Desember 2022) per tahun.
Dengan demikian, e-payslip juga ramah lingkungan karena tidak menggunakan kertas, cukup dikirim via e-mail yang diproteksi.
3. Menjamin kerahasiaan
Lembaran kertas cenderung mudah terselip atau tercecer entah di mana jika tidak disimpan dengan baik. Belum lagi, data dalam slip gaji bersifat pribadi. Namun, slip gaji online menjamin bahwa cuma karyawan yang bersangkutan yang bisa melihat isi slip gajinya. Sebab, slip gaji dikirim via e-mail yang dilindungi dengan password dan username karyawan. Jadi, karyawan bisa mengakses slip gajinya kapan saja dan di mana saja.
4. Slip gaji diterima bersamaan dengan tanggal gajian
Di mana pun karyawan berada, slip gaji online bisa langsung diakses di tanggal yang sama dengan penggajian. Sehingga, mereka dapat menyamakan jumlah gaji yang diterima dengan perhitungan di e-payslip. Hal ini akan sulit terjadi jika perusahaan menerapkan slip gaji manual yang butuh beberapa hari untuk dibagikan ke semua karyawan.
Format slip gaji
Secara umum, format slip gaji manual dan digital tidak banyak berbeda. Keduanya menginformasikan beberapa data utama, seperti:
- Identitas pemberi kerja, yang terdiri dari nama, alamat, dan nomor telepon perusahaan.
- Identitas karyawan, yaitu nama, golongan jabatan, nomor induk, dan NPWP.
- Rincian perhitungan gaji, mencantumkan semua komponen penambah penghasilan dan pengurang penghasilan.
- Tanggal/periode penggajian.
Komponen penambah penghasilan biasanya terdiri atas gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, lembur, bonus, insentif, tunjangan BPJS Kesehatan, tunjangan BPJS Ketenagakerjaan, tunjangan hari raya keagamaan (THR), dan lain-lain.
Sedangkan, komponen pengurang penghasilan terdiri atas iuran BPJS yang dipotong dari penghasilan, pajak penghasilan PPh 21, pinjaman karyawan, denda, dan lain-lain.
Baca Juga: Cara Membuat Slip Gaji Karyawan Swasta di Gadjian
Contoh slip gaji buatan manual
Beberapa tahun belakangan, slip gaji karyawan dibuat dengan aplikasi spreadsheets, seperti Microsoft Excel dan Google Sheets. Lalu, dicetak di kertas dan diserahkan ke tiap-tiap karyawan dalam amplop tertutup.
Namun, memasuki era digital, cara tersebut perlahan ditinggalkan karena dianggap boros. Boros waktu untuk membuatnya dan boros anggaran untuk mencetak serta mengirim slip gaji tersebut.
Perusahaan mulai menyadari bahwa teknologi cloud dan internet menawarkan solusi yang lebih baik untuk mengatasi kekurangan slip gaji manual. Selain meminimalkan salah hitung, HR dapat mengelola data perhitungan gaji karyawan dalam format online atau disebut juga e-payslip. Nantinya, saat gajian tiba, karyawan hanya dapat mengakses dokumen slip gaji di e-mail mereka atau melalui portal karyawan.
Slip gaji digital dibuat menggunakan payroll software secara otomatis. Dengan aplikasi ini, hasil perhitungan seluruh komponen gaji karyawan akan menghasilkan e-payslip yang langsung dapat diakses oleh karyawan bersangkutan dengan akun mereka masing-masing.
Baca Juga: Contoh Slip Gaji Excel dan Komponennya
Aplikasi Slip Gaji Android Gadjian
Masih menggunakan slip gaji manual setiap bulan? Ayo beralih ke aplikasi slip gaji android berbasis cloud, Gadjian. Cara membuat slip gaji dengan Gadjian merupakan cara paling praktis di mana HR cukup memasukkan komponen slip gaji seperti biasa. Secara umum, slip gaji Gadjian diatur melalui 3 tahap, yaitu:
- Input komponen pendapatan dan potongan
- Membuat slip gaji
- Menerapkan slip gaji
Setelah semua komponen selesai diinput, Gadjian akan menghitung otomatis dan menampilkan slip gaji online.
Gadjian merupakan aplikasi payroll Indonesia yang bisa diakses oleh tim HR di PC dan Android.
Gadjian memiliki fitur hitung gaji karyawan otomatis dan slip gaji online yang bisa diakses oleh karyawan melalui aplikasi HRIS mobile, GadjianKu, dan fitur portal karyawan.
