Apa yang Dimaksud dengan Unpaid Leave Karyawan dan Bagaimana Aturannya?

Unpaid leave karyawan atau cuti di luar tanggungan adalah izin yang diberikan oleh pengusaha kepada karyawannya untuk tidak bekerja sementara waktu, di mana yang bersangkutan tidak menerima upah, tunjangan, dan fasilitas dari perusahaan selama masa cuti. Izin meninggalkan pekerjaan ini umumnya diberikan untuk periode yang lebih lama dari cuti tahunan. 

Izin apa saja yang bisa diberikan unpaid leave? Cuti ini boleh diberikan untuk semua alasan selain yang disebutkan dalam UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 sebagai cuti dibayar. Umumnya, cuti ini terkait dengan kepentingan pribadi atau keluarga karyawan, misalnya liburan ke luar negeri, melanjutkan kuliah, atau mendapat tawaran beasiswa. 

Umumnya unpaid leave memenuhi ketentuan atau syarat berikut:

1. Perusahaan tidak wajib membayar upah karyawan

Karena merupakan cuti di luar tanggungan, maka perusahaan tidak wajib membayar upah beserta tunjangan karyawannya. Ini merupakan konsep adil dalam pemberian imbalan yang sesuai dengan ketentuan Pasal 93 ayat (1) bahwa upah tidak dibayar apabila karyawan tidak melakukan pekerjaan

2. Berdasarkan perjanjian atau kesepakatan kedua pihak

Cuti tidak dibayar diajukan oleh karyawan dan harus mendapat persetujuan dari perusahaan, termasuk jangka waktu cuti. Misalnya, keduanya bersepakat bahwa apabila karyawan melebihi jangka waktu cuti di luar tanggungan yang diberikan perusahaan, maka pengusaha tidak akan menjamin posisi yang ditinggalkan masih tersedia ketika karyawan kembali bekerja.

3. Pengusaha dan karyawan tetap terikat hubungan kerja

Sekalipun jangka waktu unpaid leave umumnya panjang, misalnya dalam hitungan minggu hingga bulan, tidak serta merta menghilangkan hubungan kerja antara pengusaha dan pekerja. Meskipun karyawan tidak melakukan pekerjaan dan pengusaha tidak membayar gajinya, selama tidak ada pengakhiran hubungan kerja, baik PHK oleh perusahaan atau karyawan mengundurkan diri, maka perjanjian kerja tetap berlaku.

Baca Juga: Cara Monitor Karyawan WFH yang Melanggar Larangan Mudik

Prinsip utama dari unpaid leave adalah adanya kesepakatan. Karyawan boleh mengambil cuti tak berbayar hanya jika disetujui oleh pengusaha. Apabila karyawan tetap nekat meninggalkan pekerjaan tanpa memperoleh izin perusahaan dalam 5 hari berturut-turut dan tidak disertai keterangan tertulis, serta telah dipanggil pengusaha 2 kali, maka sesuai UU dapat di-PHK dengan kualifikasi mengundurkan diri.

Peraturan cuti karyawan di setiap perusahaan bisa beragam. Ada yang membolehkan cuti di luar tanggungan diambil bersamaan dengan cuti berbayar. Misalnya, seorang karyawan memiliki sisa cuti tahunan 3 hari. Namun, ia membutuhkan izin kerja 6 hari untuk pulang ke kampung halamannya menengok orang tuanya yang sedang sakit. Maka, ia bisa mengambil cuti di luar tanggungan 3 hari. Artinya, perusahaan hanya membayar upah karyawan selama 3 hari libur saja.

Cuti tidak dibayar sifatnya tidak wajib diberikan oleh perusahaan. Tidak ada akibat hukum apabila perusahaan tidak mengabulkan permohonan unpaid leave. Ini berkebalikan dengan cuti berbayar yang merupakan hak karyawan yang dijamin dalam UU Ketenagakerjaan, di mana perusahaan wajib memenuhinya dan membayar upah karyawan, atau perusahaan dapat dikenai sanksi pidana.

Sebagai contoh, apabila perusahaan tidak mengabulkan permohonan cuti di luar tanggungan bagi karyawan yang ingin berlibur ke luar negeri, maka perusahaan tidak melanggar aturan perundang-undangan. Namun, lain halnya apabila perusahaan memberikan cuti tahunan kurang dari 12 hari, maka dikategorikan sebagai tindak pidana pelanggaran menurut UU, dan dapat diancam pidana kurungan paling singkat 1 bulan dan paling lama 12 bulan dan/atau denda paling sedikit Rp 10 juta dan paling banyak Rp 100 juta. 

Itu sebabnya mengelola cuti tahunan menjadi pekerjaan wajib HR perusahaan. Namun, kendalanya, menangani cuti ratusan karyawan secara manual dengan buku cuti Excel cukup merepotkan. Setiap kali ada pengajuan cuti, kamu mesti menginput data lalu memotongnya dari sisa jatah cuti.

Tetapi, dengan aplikasi HR Gadjian, pekerjaan semacam ini jauh lebih mudah. Fitur cuti online di sistem payroll berbasis cloud ini mencatat data cuti karyawan secara otomatis dan selalu menampilkan data cuti terkini. Kamu tak perlu repot menghitung cuti karyawan satu per satu.

Baca Juga: Peluang Bisnis di Tengah Pandemi Covid-19

Misalnya, seorang karyawan mengajukan cuti 4 hari, sedangkan ia masih memiliki cuti utuh 12 hari dan cuti carry forward 2 hari, maka sistem akan langsung mengurangi sisa cutinya menjadi 10 hari begitu pengajuan disetujui atasan. 

Cuti online merupakan fitur yang memungkinkan proses pengajuan dan persetujuan cuti dilakukan melalui aplikasi, sehingga lebih cepat dan tak berbelit. Keuntungannya, selain efisien dari segi waktu, cara ini juga memudahkan administrasi cuti sebab tidak memerlukan form kertas yang dapat tercecer atau terselip di antara dokumen di lemari HR.

Selain cuti, Gadjian juga membantu HR dan finance mengelola penggajian secara efisien, cepat, dan akurat. Sistem hitung aplikasi online aplikasi ini sangat andal untuk menghitung segala komponen slip gaji karyawan, seperti upah, tunjangan, lembur, bonus, THR, PPh 21, dan BPJS. Dengan Gadjian, perusahaanmu lebih hemat waktu dan biaya kelola administrasi karyawan dibanding menggunakan Excel.  

Payroll Software Indonesia Untuk Mengelola Keuangan & Karyawan Perusahaan, termasuk perhitungan PPh 21, perhitungan BPJS, dan perhitungan lembur | Gadjian

Share