Employer of Record (EOR) Indonesia: Panduan Lengkap Legalitas, Biaya, dan Cara Kerja

Merekrut karyawan di Indonesia tidak selalu berarti entitas harus langsung mendirikan perusahaan lokal. Ada alternatif yang memungkinkan proses rekrutmen berjalan lebih praktis, terutama bagi perusahaan asing yang baru memasuki pasar Indonesia.

Employer of Record (EOR) menjadi salah satu model yang dapat digunakan untuk kebutuhan tersebut. Melalui layanan ini, pihak ketiga menjadi pemberi kerja resmi bagi karyawan secara hukum, sementara perusahaan tetap mengarahkan pekerjaan dan tanggung jawab sehari-hari.

Namun, penggunaan EOR tetap perlu mempertimbangkan legalitas, struktur biaya, tanggung jawab para pihak, dan jenis hubungan kerja. Simak panduan berikut untuk memahami cara kerja, biaya, dasar hukum, serta cara memilih penyedia EOR di Indonesia.

Memahami Fungsi Employer of Record di Indonesia

Employer of record (EOR) adalah pihak ketiga yang menjadi pemberi kerja resmi bagi karyawan secara hukum. Dalam hal ini, karyawan tetap bekerja untuk kebutuhan operasional perusahaan klien, sementara EOR menangani kewajiban administratif sebagai pemberi kerja.

Dalam praktiknya, perusahaan klien tetap menentukan posisi, tugas, target, dan evaluasi karyawan. Sementara itu, EOR mengelola aspek ketenagakerjaan dan administrasi yang melekat pada hubungan kerja.

Fungsi EOR di Indonesia umumnya mencakup:

1. Kontrak kerja: Menyiapkan perjanjian kerja sesuai jenis hubungan kerja dan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.
2. Payroll: Menghitung gaji dan memberikannya sesuai data yang disepakati dengan perusahaan klien.
3. Pajak penghasilan: Mengelola pemotongan dan penyetoran PPh 21 sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku.
4. BPJS: Mengurus kepesertaan serta administrasi iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
5. Hak karyawan: Membantu mengelola THR, cuti, lembur, dan hak normatif lainnya sesuai ketentuan.
6. Administrasi ketenagakerjaan: Menangani dokumen dan pelaporan yang diperlukan selama hubungan kerja berlangsung.

Dengan pembagian tersebut, perusahaan dapat memusatkan perhatian pada pekerjaan dan pengelolaan tim. Sementara EOR menangani sisi administrasi dan kepatuhan yang berkaitan dengan status perusahaan sebagai pemberi kerja.

Baca Juga: Boomerang Employee: Plus Minus & Strategi Rehire Eks-Karyawan

Perbandingan EOR, PT PMA, Outsourcing, atau PEO

Setiap model memiliki struktur hubungan kerja dan tingkat kontrol yang berbeda. Jadi, pilihan sebaiknya disesuaikan dengan rencana ekspansi, jumlah karyawan, dan kebutuhan operasional. Berikut perbedaan keempat model tersebut:

Aspek	Employer of Record (EOR)	PT PMA (Penanaman Modal Asing)	Alih Daya / Outsourcing	Professional Employer Organization (PEO)
Pemberi kerja	Penyedia EOR	Perusahaan sendiri	Perusahaan alih daya	Berbagi fungsi tertentu
Setup	Relatif cepat	Lebih kompleks	Relatif cepat	Bergantung penyedia
Entitas lokal	Tidak perlu mendirikan sendiri	Perlu	Tidak perlu	Bergantung struktur
Kontrol pekerjaan	Di perusahaan klien	Penuh	Mengikuti ruang lingkup kontrak	Terbagi
Cocok untuk	Ekspansi dan tim lokal	Operasional jangka panjang	Fungsi tertentu	Model tertentu di negara tertentu

EOR dapat dipertimbangkan ketika perusahaan ingin merekrut karyawan di Indonesia tanpa mendirikan entitas sendiri. Lain halnya dengan PT PMA yang lebih sesuai jika perusahaan sudah memiliki rencana operasional jangka panjang di Indonesia.

Sementara itu, model outsourcing punya karakter berbeda karena pekerja disediakan perusahaan untuk menjalankan pekerjaan berdasarkan kesepakatan. Adapun PEO punya konsep yang beda dengan struktur hubungan kerja yang digunakan di Indonesia. Jadi, perusahaan perlu memastikan struktur dan tanggung jawab hukumnya sebelum menggunakannya.

Intinya, tidak ada satu model yang cocok untuk semua perusahaan. EOR dapat menjadi pilihan saat kecepatan dan fleksibilitas menjadi prioritas. Sebaliknya, PT PMA lebih relevan ketika perusahaan sudah siap membangun bisnis secara permanen di Indonesia.

Aspek Legalitas Employer of Record di Indonesia

Pada prinsipnya, penggunaan employer of record dapat dilakukan di Indonesia selama struktur hubungan kerjanya memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. Namun, EOR bukan istilah atau bentuk hubungan kerja yang diatur secara khusus dalam satu undang-undang Indonesia. 

Oleh karena itu, legalitasnya perlu dilihat dari struktur kontrak, status pemberi kerja, serta pelaksanaan kewajiban ketenagakerjaan. Beberapa aturan yang menjadi rujukan antara lain:

1. UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, sebagai dasar pengaturan hubungan kerja dan hak serta kewajiban pekerja dan pemberi kerja.
2. UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja, yang menetapkan Perppu No. 2 Tahun 2022 menjadi undang-undang dan mengubah sejumlah ketentuan ketenagakerjaan.
3. PP No. 35 Tahun 2021, yang mengatur PKWT, alih daya, waktu kerja, waktu istirahat, serta PHK. Aturan ini juga mengatur perlindungan pekerja dalam kegiatan alih daya.
4. PP No. 49 Tahun 2025, yang menjadi perubahan kedua atas PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Aturan ini merupakan ketentuan pengupahan terbaru yang berlaku sejak 17 Desember 2025.
5. UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, yang relevan karena EOR memproses data pribadi karyawan untuk kebutuhan administrasi ketenagakerjaan.

Hal pentingnya adalah memastikan EOR benar-benar memiliki struktur sebagai pemberi kerja yang jelas. Perusahaan juga perlu membedakannya dari layanan yang sekadar menyalurkan tenaga kerja tanpa hubungan kerja dan tanggung jawab yang jelas.

Baca Juga: 7 Aplikasi HRIS Pajak Pesangon dan Payroll, Gadjian Terbaik

Sebelum menggunakan penyedia EOR, kamu dapat memeriksa beberapa hal berikut:

1. Siapa badan hukum yang menandatangani kontrak kerja dengan karyawan?
2. Apakah badan hukum tersebut memiliki izin dan kegiatan usaha yang sesuai?
3. Siapa yang bertanggung jawab atas payroll, pajak, BPJS, dan hak normatif karyawan?
4. Bagaimana pembagian tanggung jawab jika terjadi perselisihan atau PHK?
5. Bagaimana penyedia menghitung kompensasi, pesangon, dan hak karyawan lainnya?
6. Bagaimana data pribadi karyawan disimpan, diproses, dan dilindungi?

Berapa Biaya Menggunakan Employer of Record di Indonesia?

Biaya EOR tidak berhenti pada gaji bulanan karyawan. Perusahaan biasanya perlu memperhitungkan gaji bruto, kontribusi pemberi kerja, THR, dan service fee penyedia EOR.

Besaran service fee berbeda antara penyedia karena cakupan layanannya tidak selalu sama. Jadi, angka penawaran sebaiknya dibandingkan berdasarkan layanan yang termasuk, bukan nominal bulanan saja.

Komponen biaya yang perlu masuk anggaran antara lain:

Komponen	Porsi pemberi kerja	Keterangan
Gaji bruto	100%	Gaji sesuai kontrak kerja
BPJS Kesehatan	4%	Dihitung dari upah dengan batas atas Rp12 juta
JHT	3,7%	Ditanggung pemberi kerja
JKK	0,10%–1,60%	Bergantung tingkat risiko pekerjaan setelah ketentuan JKP terbaru
JKM	0,3%	Ditanggung pemberi kerja
JP	2%	Memiliki batas upah untuk perhitungan iuran
THR	Sesuai masa kerja	Umumnya satu bulan upah untuk masa kerja 12 bulan
Service fee EOR	Bervariasi	Bergantung penyedia dan cakupan layanan

Contoh Simulasi Biaya EOR

Misalnya perusahaan merekrut karyawan dengan gaji bruto Rp15 juta per bulan. BPJS Kesehatan pemberi kerja menjadi Rp480 ribu karena dasar perhitungannya dibatasi Rp12 juta.

Untuk penghitungan BPJS Ketenagakerjaan, JHT pemberi kerja sekitar Rp555 ribu dan JP sekitar Rp200 ribu. JKM menjadi Rp45 ribu, sedangkan JKK bergantung pada tingkat risiko pekerjaan.

Dengan demikian, perusahaan perlu menyediakan anggaran di atas Rp15 juta untuk setiap karyawan. Angka tersebut belum memasukkan THR dan service fee EOR.

Perhitungan akhirnya dapat berbeda berdasarkan komponen upah, risiko pekerjaan, masa kerja, dan paket layanan EOR.Oleh karena itu, minta penyedia memberikan breakdown biaya lengkap sebelum menandatangani kontrak.

Bagaimana Proses Merekrut Karyawan Lewat EOR di Indonesia?

Proses rekrutmen melalui EOR melibatkan perusahaan klien, penyedia EOR, dan kandidat. Perusahaan tetap mengendalikan proses rekrutmen, sedangkan EOR mengurus administrasi ketenagakerjaan setelah kandidat terpilih. Tahapannya umumnya meliputi:

1. Menentukan kebutuhan posisi: Perusahaan menetapkan jabatan, tanggung jawab, lokasi kerja, gaji, dan benefit yang ditawarkan.
2. Seleksi kandidat: Perusahaan tetap mencari, mewawancarai, dan memilih kandidat sesuai kebutuhan posisi.
3. Finalisasi tawaran: Setelah kandidat terpilih, perusahaan dan kandidat menyepakati kompensasi serta ketentuan pekerjaan.
4. Penyusunan kontrak: EOR menyiapkan perjanjian kerja sesuai struktur hubungan kerja yang digunakan. Dokumen tersebut perlu mengikuti ketentuan ketenagakerjaan Indonesia.
5. Registrasi administrasi: EOR mengurus kebutuhan, seperti BPJS dan administrasi perpajakan karyawan.
6. Pengaturan payroll: EOR menyiapkan sistem payroll untuk menghitung gaji, tunjangan, potongan, serta kewajiban terkait.
7. Onboarding: Setelah seluruh dokumen dan administrasi siap, karyawan mulai bekerja untuk perusahaan klien.
8. Administrasi bulanan: EOR melanjutkan pengelolaan payroll, pajak, BPJS, dan administrasi ketenagakerjaan selama hubungan kerja berlangsung.

Perlu diketahui bahwa durasi proses dapat berbeda berdasarkan penyedia EOR dan kesiapan dokumen. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya meminta estimasi timeline sejak awal serta memastikan layanan yang termasuk dalam paket.

EOR untuk Tenaga Kerja Asing (Ekspatriat) di Indonesia

Penggunaan EOR untuk tenaga kerja asing (TKA) memiliki proses yang berbeda dari perekrutan karyawan lokal. Perusahaan perlu memastikan penyedia EOR memahami aturan TKA dan dapat menangani kebutuhan administrasinya.

Dalam praktiknya, penggunaan TKA berkaitan dengan beberapa dokumen dan persetujuan. RPTKA menjadi salah satu dokumen utama sebelum TKA dapat bekerja secara legal di Indonesia. Sementara itu, kebutuhan izin tinggal dan dokumen ketenagakerjaan perlu disesuaikan dengan status serta pekerjaan TKA.

Baca Juga: Cara Transfer Gaji Karyawan Sekaligus di Software Payroll & HRIS

Beberapa hal yang perlu diperhatikan meliputi:

1. RPTKA: Dokumen yang berkaitan dengan rencana penggunaan TKA oleh pemberi kerja. Pengajuannya mengikuti ketentuan Kementerian Ketenagakerjaan.
2. Notifikasi: Dokumen yang diterbitkan setelah persetujuan penggunaan TKA sesuai mekanisme yang berlaku. Dokumen ini berkaitan dengan legalitas TKA untuk bekerja pada jabatan tertentu.
3. Visa dan izin tinggal: TKA membutuhkan dokumen keimigrasian sesuai tujuan dan kegiatan selama berada di Indonesia. Jenis izin yang diperlukan perlu disesuaikan dengan aktivitasnya.
4. DKPTKA: Dalam kondisi yang diwajibkan, pemberi kerja juga perlu memenuhi kewajiban pembayaran Dana Kompensasi Penggunaan TKA.
5. Pelaporan dan kepatuhan: Perusahaan perlu memastikan data, jabatan, lokasi kerja, dan masa kerja TKA tetap sesuai dengan dokumen yang telah disetujui.

Oleh karena itu, jangan hanya menanyakan apakah penyedia EOR menerima karyawan asing. Tanyakan apakah mereka dapat menangani RPTKA, notifikasi, dokumen keimigrasian, DKPTKA, dan pelaporan TKA sesuai kebutuhan.

Kamu juga perlu meminta penjelasan mengenai pihak yang menjadi sponsor atau pemberi kerja resmi. Pastikan pula biaya pengurusan, estimasi waktu, serta tanggung jawab masing-masing pihak tertulis jelas dalam perjanjian layanan.

Cara Memilih Penyedia Employer of Record Terbaik di Indonesia

Memilih penyedia EOR perlu melihat lebih dari sekadar harga dan kecepatan proses onboarding karyawan. Kamu perlu memastikan penyedia memiliki struktur hukum yang jelas dan mampu menangani kewajiban ketenagakerjaan di Indonesia.

Gunakan checklist berikut sebelum memilih penyedia:

1. Periksa entitas pemberi kerja: Pastikan kamu mengetahui PT yang akan mempekerjakan karyawan secara resmi. Tanyakan pula apakah entitas tersebut dimiliki penyedia atau menggunakan mitra lokal.
2. Minta rincian biaya: Pastikan penawaran memisahkan gaji, BPJS, THR, pajak, dan service fee. Rincian ini membantu kamu menghitung total biaya tenaga kerja secara akurat.
3. Tanyakan durasi onboarding: Minta estimasi sejak kontrak layanan ditandatangani sampai karyawan siap bekerja. Pastikan penyedia menjelaskan dokumen yang dibutuhkan dari perusahaan.
4. Evaluasi dukungan lokal: Pilih penyedia dengan tim yang memahami praktik ketenagakerjaan Indonesia. Ketersediaan dukungan dalam Bahasa Indonesia juga memudahkan penyelesaian administrasi.
5. Cek penanganan PHK dan sengketa: Tanyakan siapa yang menangani proses PHK, perhitungan hak karyawan, dan potensi perselisihan. Pastikan pembagian tanggung jawab tercantum dalam perjanjian.
6. Pastikan layanan untuk TKA: Jika perusahaan berencana merekrut ekspatriat, tanyakan kemampuan penyedia menangani RPTKA dan kebutuhan keimigrasian.
7. Periksa perlindungan data: EOR akan mengelola data pribadi karyawan untuk kebutuhan administrasi. Pastikan penyedia memiliki prosedur keamanan dan pengelolaan data yang jelas.
8. Pertimbangkan integrasi teknologi: Jika perusahaan sudah menggunakan HRIS atau aplikasi payroll, periksa apakah data dapat diintegrasikan. Integrasi dapat mengurangi pekerjaan input dan rekonsiliasi secara manual.

Solusi Payroll dan Alih Daya untuk Bisnis di Indonesia

Memilih model EOR perlu diikuti pengelolaan payroll dan administrasi yang akurat. Proses ini mencakup perhitungan gaji, PPh 21, BPJS, serta administrasi karyawan setiap bulan.

Kabar baiknya, Fast8 Group menyediakan Gadjian dan Pegawe untuk membantu perusahaan menangani kebutuhan tersebut. Keduanya memiliki pendekatan berbeda sesuai tingkat keterlibatan yang dibutuhkan perusahaan.

Gadjian menyediakan solusi HRIS yang membantu perusahaan mengelola proses HR melalui satu platform. Fitur unggulannya mencakup payroll otomatis, PPh 21, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, pencatatan absensi, cuti, serta HR analytics.

Sementara itu, Pegawe menghadirkan layanan payroll outsourcing dan alih daya SDM. Layanannya mencakup pengelolaan payroll, administrasi karyawan, perpajakan, BPJS, serta kebutuhan tenaga kerja sesuai ruang lingkup layanan.

Dengan begitu, Gadjian lebih sesuai untuk perusahaan yang ingin mengelola HR menggunakan sistem digital. Sementara itu, Pegawe dapat dipertimbangkan ketika perusahaan ingin mendelegasikan proses payroll dan administrasi SDM kepada pihak eksternal.

Tertarik untuk mengelola karyawan dan payroll secara mandiri melalui sistem? Yuk, coba lihat langsung fitur Hadirr melalui demo gratis! Jadwalkan demo Hadirr sekarang!