Departemen HR di semua perusahaan mengemban fungsi mengelola sumber daya manusia (human resources) untuk mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan. Selain merekrut karyawan-karyawan yang berkompeten, departemen HR juga berusaha mempertahankan karyawan-karyawan tersebut untuk loyal pada perusaaan.
Berbagai kebijakan dibuat untuk tujuan tersebut, misalnya dengan memberikan lingkungan kerja yang nyaman, sistem bonus yang menarik, hingga kebijakan ikatan dinas.
Meskipun begitu, angka turnover karyawan hampir tidak mungkin dihilangkan, melainkan hanya bisa diperkecil jumlahnya. Akan selalu ada karyawan yang tidak puas berada di dalam perusahaan dan memilih resign. Sayangnya, minimnya pengetahuan tentang peraturan ketenagakerjaan membuat karyawan resign masih bertanya-tanya tentang hak dan kewajiban mereka saat mengundurkan diri.
Bukan tidak mungkin hal ini juga terjadi di perusahaan Anda. Departemen HR wajib memberikan informasi yang dibutuhkan karyawan bersangkutan dengan dasar hukum yang jelas, seperti UU Cipta Kerja dan Ketenagakerjaan, Peraturan Pemerintah, Peraturan Perusahaan, Perjanjian Kerja yang telah disepakati bersama, dan lain-lain.
Apa saja yang pertanyaan-pertanyaan yang biasanya muncul dari karyawan yang akan resign kepada HR?
1. Kapan sebaiknya karyawan memberikan surat resign?
Ini pertanyaan klasik yang penting, tetapi jarang ditanyakan langsung kepada HR. Biasanya disebabkan karyawan merasa khawatir diinterogasi dan dipersulit dalam proses pengunduran dirinya. HR perlu menyampaikan, bahwa memberitahukan pengunduran diri melalui surat tertulis adalah kewajiban karyawan kepada manajemen perusahaan.
Beberapa perusahaan mencantumkan ketentuan pengunduran diri karyawan lebih rinci dalam Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja.
Sebagai HR, Anda dapat mencermati terlebih dahulu bagaimana perjanjian kerja dan peraturan perusahaan Anda mengatur hal ini. Namun, secara umum batasan penyerahan surat pengunduran diri ialah selambat-lambatnya 30 hari sebelum tanggal terakhir bekerja (one month notice).
Baca Juga: Perhitungan Pesangon PHK dan Resign Sesuai UU Cipta Kerja
2. Apakah perusahaan wajib memberikan uang pesangon?
Pertanyaan lain yang sering muncul tak lain adalah soal uang pesangon. Berpegang pada Undang-Undang Ketenagakerjaan dan peraturan lainnya, HR dapat menjelaskan tentang tidak adanya peraturan uang pesangon bagi karyawan yang mengundurkan diri.
Berbeda halnya jika inisiatif pemutusan hubungan kerja (PHK) berasal dari perusahaan, di mana perusahaan berkewajiban memberikan uang pesangon yang besarnya tergantung masa kerja karyawan. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa perusahaan tidak memiliki kewajiban memberikan pesangon kepada karyawan yang mengundurkan diri. Oleh karenanya, karyawan pun tidak berhak menuntut uang pesangon kepada perusahaan.
3. Apakah karyawan resign berhak mendapatkan uang penghargaan masa kerja?
Seperti halnya uang pesangon, pemutusan hubungan kerja (PHK) yang inisiatifnya berasal dari karyawan sendiri tidak memunculkan kewajiban pembayaran Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK) oleh perusahaan. HR dapat membantu karyawan menyimpulkan bahwa seberapa pun lamanya masa kerja karyawan yang bersangkutan, perusahaan Anda tidak punya kewajiban membayar UPMK atas pengunduran diri karyawan tersebut.
Baca Juga: Banyak yang Resign? Simak Penyebab Turnover Karyawan Tinggi
4. Apa saja hak yang patut karyawan resign terima dari perusahaan?
Mengenai hak-hak karyawan yang mengundurkan diri, kita akan merujuk kepada PP No 35 Tahun 2021 Pasal 36 huruf i, Pasal 40 ayat (4) dan Pasal 50. Bunyi pasal tersebut adalah sebagai berikut:
| Pasal 36 (i) | Pekerja/Buruh mengundurkan diri atas kemauan sendiri dan harus memenuhi syarat: 1. Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri; 2. Tidak terikat dalam ikatan dinas; dan 3. Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri | |
| Pasal 40 (4) | (4) Uang penggantian hak yang seharusnya diterima sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur; b. biaya atau ongkos pulang untuk Pekerja/Buruh dan keluarganya ke tempat Pekerja/ Buruh diterima bekerja; c. hal-hal lain yang ditetapkan dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama. | |
| Pasal 50 | Pekerja/Buruh yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri dan memenuhi syarat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 huruf i, berhak atas: a. uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 40 ayat (4); dan b. uang pisah yang besarannya diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama. |
Dari Pasal 50 di atas, kita dapat melihat adanya hak karyawan yang mengundurkan diri yang wajib dipenuhi perusahaan ialah Uang Penggantian Hak (UPH) dan Uang Pisah, dengan catatan karyawan tersebut memenuhi syarat Pasal 36 (i) di atas.
Uang penggantian hak (UPH) bagi karyawan yang mengundurkan diri terdiri atas jumlah cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur yang dikonversi ke dalam nilai uang; ongkos pindah untuk karyawan dan keluarganya ke tempat kerja yang baru; serta hal-hal lainnya yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
5. Apakah karyawan berhak menghabiskan cuti tahunan yang belum diambil?
Baca Juga: 9 Tugas HRD Perusahaan, Fungsi dan Tanggung Jawabnya
Jawabannya adalah berhak. Karyawan yang bersangkutan masih memiliki hak cuti tahunan sebagai karyawan perusahaan tersebut sebelum hari efektif pengunduran diri, termasuk berhak mengajukan cuti sesuai prosedur yang berlaku di perusahaan itu.
Karenanya, departemen HR perlu membuat pencatatan yang rinci ke dalam data HR system. Catatan dan dokumentasi itu berguna untuk memastikan karyawan mendapatkan haknya secara adil, dan di sisi lain tidak merugikan perusahaan.
Departemen HR dapat mengandalkan HR software Gadjian untuk menghitung uang penggantian hak karyawan yang berkaitan dengan cuti, bahkan mendapatkan data yang akurat dalam perhitungan uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja (UPMK) apabila terjadi PHK.
Satu hal yang perlu diingat oleh HR, bahwa jika karyawan mengambil jatah cuti tahunan yang tersisa, itu juga berarti mengurangi jumlah Uang Penggantian Hak (UPH) yang wajib dibayarkan perusahaan. Sebab, salah satu komponen UPH adalah konversi jumlah hari cuti tahunan yang masih berlaku ke dalam rupiah.
Jika sisa cuti dipakai/dihabiskan oleh karyawan, maka UPH cuti pun akan berkurang atau bahkan tidak ada sama sekali. HR-lah yang wajib memastikan data paling mutakhir, berapa sisa jatah cuti karyawan tersebut.
