Struktur organisasi perusahaan mutlak diperlukan. Keberadaannya penting dalam memandu operasional perusahaan supaya berjalan mulus. Oleh sebab itu, cara pembuatannya perlu dipahami.
Simak paparan berikut ini supaya tahu pengertian struktur organisasi, penyusunannya, dan contoh struktur organisasi perusahaan.
Table of Contents
Pengertian Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan bisa dipahami sebagai susunan yang memuat pembagian dan peran perseorangan berdasarkan jabatan yang diemban di perusahaan. Di dalamnya terdapat tiga aspek yaitu:
- Penjelasan mengenai alur kerja dan tanggung jawab.
- Panduan operasional harian mengenai tugas, interaksi, dan pelaporan.
- Panduan karyawan untuk meminta bantuan atau dukungan ketika menghadapi masalah.
Setiap perusahaan pasti memerlukan struktur organisasi. Keberadaannya berguna untuk membagi tugas dan tanggung jawab semua karyawan. Nanti perusahaan akan menempatkan setiap individu di bagan tersebut sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya.
Biasanya struktur organisasi disusun dengan bentuk bagan yang menunjukkan garis hierarki dan komponen perusahaan. Tampilannya akan memperlihatkan peran dan fungsi setiap karyawan di perusahaan.
Baca Juga: Contoh Data Karyawan untuk HRD
Mengapa Struktur Organisasi Perusahaan Dibutuhkan?
Perusahaan yang sukses biasanya memiliki struktur organisasi yang baik. Sumber Daya Manusia (SDM) di dalamnya akan ditempatkan sesuai kapabilitas dan kompetensinya. Susunannya juga ditata dengan rapi sesuai peran dan fungsi masing-masing.
Berkat itu, roda operasi perusahaan bisa berjalan dengan baik. Hal itu dikarenakan struktur organisasi perusahaan memiliki fungsi dan manfaat yang vital.
1. Fungsi Struktur Organisasi
- Menjabarkan peran dan fungsi setiap karyawan
Di dalam struktur organisasi perusahaan terdapat pembagian peran dan fungsi yang jelas agar semua pihak tahu tugas dan kewajibannya.
- Mempertegas alur hubungan kerja
Bagan yang ditampilkan akan memudahkan karyawan untuk paham tentang siapa saja yang menjadi mitra hubungan kerjanya.
- Mempermudah pencapaian target
Karena semua karyawan paham tugas, kewajiban, serta relasi kerjanya, maka roda operasional perusahaan akan berjalan dengan baik. Pencapaian target bisnis tentu akan lebih mudah.
2. Manfaat Struktur Organisasi
- Mendorong interaksi antarkaryawan
Setiap karyawan jadi tahu dengan siapa harus berinteraksi terkait pekerjaan yang dijalankan. Kerja sama akan tepat sasaran.
- Mengefektifkan operasional perusahaan
Struktur organisasi yang baik diikuti dengan pembuatan prosedur operasi. Hal ini akan mempermudah perputaran operasional perusahaan.
- Mencegah timbulnya konflik
Di dalam struktur organisasi perusahaan terdapat garis hubungan yang jelas. Dengan demikian, potensi konflik akibat kesalahpahaman atau perebutan wewenang bisa dihindari.
Proses Membuat Struktur Organisasi Perusahaan
Semua perusahaan pasti akan membuat struktur organisasi. Maka, penting sekali untuk memahami proses pembuatannya berikut ini:
1. Pilih Tipe Manajemen yang Akan Dijalankan
Awali proses pembuatan struktur organisasi perusahaan dengan menentukan jenis manajemen yang akan diterapkan. Pilih sistem yang dipakai dalam pengambilan keputusan.
Proses ini bisa diawali dengan penentuan tugas oleh setiap pihak. Mana pihak yang mengambil keputusan, mengoordinasi, atau mendukung sebuah pekerjaan wajib ditentukan secara rinci.
Bentuk manajemen yang dipilih juga bisa disesuaikan dengan skala perusahaan. Misalnya struktur organisasi perusahaan kecil bisa lebih informal dibanding korporasi besar.
2. Buatlah Aturan Kerja
Selanjutnya mulai buat peraturan kerja yang menjadi panduan operasional perusahaan. Aturan ini harus disesuaikan dengan jenis manajemen yang dipilih.
Langkah ini akan menghadirkan kejelasan dan ketegasan dalam perusahaan. Tidak akan ada lagi kesalahpahaman atau kebingungan mengenai operasional perusahaan karena sudah ada aturan yang dibuat.
3. Pilih Bagan Struktur Organisasi
Saatnya memilih bagan struktur organisasi perusahaan. Terdapat beberapa desain yang dapat dipilih. Inilah contoh struktur organisasi perusahaan yang bisa dipakai.
a. Bagan Struktur Organisasi Hierarkis
Ini adalah struktur organisasi perusahaan kecil dan menengah yang paling sering ditemui. Sesuai namanya, bagan ini mampu memperlihatkan hierarki antarpihak di perusahaan dengan jelas.
Pembuatannya diawali dari penarikan garis hierarki dari pemimpin tertinggi sampai ke level terbawah. Garis-garis tersebut akan memperlihatkan rantai komando dan arahan. Pihak yang di atas akan menjadi pengawas langsung terhadap karyawan yang berada di bawahnya.
Namun, dalam bagan ini, ada pula garis horizontal yang bisa ditarik. Hal ini menunjukkan pihak-pihak yang berkedudukan sejajar. Mereka nanti akan berbagi tanggung jawab dan bekerja sama dalam mencapai tujuan perusahaan.
Baca Juga: 7 Tips Memilih Software HRIS Terbaik dan Berkualitas
b. Bagan Struktur Organisasi Fungsional
Bagan struktur organisasi fungsional adalah bagan yang paling sering dipakai. Di sini garis arahan, pengawasan, dan koordinasi ditetapkan dengan jelas, mirip dengan struktur organisasi hierarkis. Namun, pembuatannya dibatasi dengan membagi perusahaan ke beberapa departemen. Lalu, di dalam bagannya hanya dicantumkan kepala departemen.
Struktur ini akan mendorong karyawan untuk fokus ke tugas sesuai dengan spesialisasinya masing-masing. Namun, kolaborasi antardepartemen bisa terkendala. Perusahaan terpecah menjadi beberapa bagian yang berdiri sendiri, sehingga perlu kolaborasi perlu didorong.
c. Bagan Struktur Organisasi Matrik
Bagan struktur organisasi matrik cocok dengan karyawan yang banyak melakukan pekerjaan lintas fungsi. Biasanya perusahaan tersebut memiliki berbagai proyek berbeda yang harus ditangani bersamaan.
Misalnya ada seorang teknisi yang berada di departemen engineering. Secara hierarki, ia berada di bawah pengawasan kepala departemen engineering. Namun, karena ada proyek yang dikerjakan, ia tetap harus melapor ke manajer proyek.
Saat itulah, bagan struktur organisasi matrik sangat berguna. Sistem ini membuat organisasi perusahaan berjalan dinamis. Karyawan pun bisa bekerja di luar fungsi harian untuk mengembangkan diri.
d. Bagan Struktur Organisasi Flat
Sesuai namanya, bagan struktur organisasi flat dibuat secara mendatar. Susunan ini dibuat untuk memangkas hierarki di antara semua pihak di perusahaan.
Oleh karena itu, bagan struktur organisasi flat lebih sering diterapkan dengan jumlah tingkatan hierarki yang sedikit. Tidak ada banyak jenjang dari manajemen level teratas hingga terendah.
Sistem ini banyak digunakan oleh perusahaan startup. Penerapannya mendorong rasa kebersamaan dan kepemilikan semua pihak di dalam perusahaan. Artinya setiap karyawan diharapkan berkontribusi ke perusahaan sebesar mungkin.
4. Tentukan Pihak yang Mengisinya
Setelah bagan struktur organisasi dibuat, saatnya menentukan pihak yang mengisinya. Perusahaan bisa mendata dulu semua karyawan dengan menilai kompetensinya masing-masing. Berangkat dari penilaian tersebut, maka penentuan siapa yang ditempatkan di posisi dalam struktur organisasi dapat dilakukan.
Pada saat itu, buatlah garis arahan yang jelas. Pastikan semua pihak berada di bawah rantai komando tertentu atau ada di bawah garis koordinasi dan kerja sama dengan pihak lain. Langkah ini diperlukan agar ada kejelasan kewenangan dan tanggung jawab yang diemban setiap karyawan.
Pembuatan struktur organisasi perusahaan akan memudahkan operasional kerja. Semua pihak jadi tahu peran dan fungsi masing-masing. Perusahaan pun akan semakin mudah dalam melakukan pengelolaan SDM di dalamnya.
Namun, agar manajemen SDM di perusahaan semakin optimal, perusahaan bisa memanfaatkan aplikasi Gadjian. Banyak hal terkait SDM yang bisa dipermudah dengan memakai Gadjian.
Misalnya pengajuan cuti online. Karyawan bisa mengajukannya sendiri secara mudah dengan Gadjian. Lalu, atasannya akan bisa melakukan persetujuan dari banyak pihak atau beberapa level berbeda melalui fitur Multi Approval dari Gadjian.
Baca Juga: Tips Praktis Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan
Bukan hanya itu, jika menggunakan Gadjian, perusahaan bisa mendapat wawasan mendalam tentang kinerja karyawan. Di dalam Gadjian terdapat fitur Analisis Kinerja Karyawan yang mencakup aneka data seperti kompensasi, demografi karyawan, dan produktivitas kerja.
Semua itu masih dilengkapi dengan fitur payroll online. Gadjian akan memudahkan penghitungan gaji dengan memperhitungkan PPh 21, PPh 26, iuran BPJS, serta aneka potongan lain yang mungkin ada. Bahkan, penghitungan struktur dan skala upah juga dapat dilakukan dengan Gadjian.
Maka, tingkatkan pengelolaan SDM di perusahaan dengan Gadjian. Struktur organisasi perusahaan yang dibuat akan optimal berkat Gadjian.
