Tips Kelola Jadwal Shift Kerja Karyawan dengan Mudah

Salah satu tugas HR adalah mengatur waktu kerja karyawan. Waktu kerja bukan hanya bersinggungan dengan peraturan hukum ketenagakerjaan, tetapi juga menentukan produktivitas dan memengaruhi kondisi fisik karyawan.

Industri yang hanya beroperasi di waktu normal siang hari, seperti jasa keuangan, tidak terlalu sulit mengatur waktu kerja. Tetapi bagi industri yang beroperasi 24 jam, pengaturan waktu kerja menjadi lebih kompleks karena HR harus menerapkan pergeseran waktu kerja secara bergilir atau disebut shift kerja.

Baca Juga: 3 Cara Mengatur Jadwal (Shift) Kerja di Masa Pandemi Corona

Setiap perusahaan tentu memiliki peraturan jam kerja shift yang berbeda tergantung pada jam operasi perusahaan dan jumlah karyawan yang dimiliki. Ada yang tujuh jam, delapan jam, dua kali shift, atau tiga kali shift

Sebelum membahas tips mengelola jadwal kerja, perlu diketahui bahwa ada tiga model shift kerja yang umum diterapkan.

  1. Shift normal, yaitu jadwal kerja dibuat dengan pembagian jam kerja normal harian, di mana waktu kerja dibagi menjadi 2 atau 3 shift. Misalnya, pengelola rumah sakit membagi waktu kerja perawat menjadi 3 shift, yaitu pagi (07.00-15.00), siang (15.00-23.00), malam (23.00-07.00).
  2. Shift panjang, shift yang tidak mengikuti waktu kerja normal untuk jenis industri tertentu, misalnya transportasi. Sopir bus atau truk jarak jauh biasanya menyelesaikan jam kerjanya lebih panjang dalam sehari. Misalnya mereka bekerja 10 jam sehari hanya selama 4 hari, sisanya adalah hari istirahat.
  3. Shift fleksibel, ini merupakan shift bebas, di mana karyawan mengatur dan menentukan jam kerjanya sendiri, misalnya dalam industri kreatif.

Lalu, bagaimana langkah mengelola jadwal shift kerja karyawan dengan mudah? Berikut ini panduan sederhana tentang pola kerja karyawan.

Aturan waktu kerja 

Pertama, ketahui dulu ketentuan waktu kerja seperti yang diatur dalam UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003. Menurut Pasal 77, waktu kerja di Indonesia adalah 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja.

Ini artinya, untuk menetapkan shift kerja, rumus pertama adalah jam kerja karyawan tidak boleh melebihi waktu kerja di atas. Jika lebih, maka berlaku kerja lembur yang upahnya dihitung terpisah menurut aturan perhitungan lembur karyawan, di mana maksimal jam lembur 4 jam sehari.

Ketentuan shift kerja bagi karyawan perempuan

Kedua, ketahui tentang ketentuan khusus dalam shift kerja yang diatur dalam UU Ketenagakerjaan, yaitu tentang karyawan perempuan yang bekerja pada shift malam. Pasal 76 menyebutkan ketentuan sebagai berikut:

  1. Pekerja/buruh perempuan yang berumur kurang dari 18 tahun dilarang dipekerjakan antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00.
  2. Pengusaha dilarang mempekerjakan pekerja/buruh perempuan hamil yang menurut keterangan dokter berbahaya bagi kesehatan dan keselamatan kandungannya maupun dirinya apabila bekerja antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00
  3. Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh perempuan antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00 wajib:
    a) Memberikan makanan dan minuman bergizi; dan
    b) Menjaga kesusilaan dan keamanan selama di tempat kerja.
  4. Pengusaha wajib menyediakan angkutan antar jemput bagi pekerja/buruh perempuan yang berangkat dan pulang bekerja antara pukul 23.00 dengan pukul 05.00

Tidak ada ketentuan mengenai tunjangan shift malam, tetapi menurut Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No 224 Tahun 2003, pekerja shift malam berhak atas makanan bergizi yang diberikan saat istirahat, sekurang-kurangnya 1.400 kalori dan tidak dapat diganti dengan uang. 

Pengusaha juga wajib menyediakan petugas keamanan di tempat kerja, menyediakan kamar mandi yang layak dengan penerangan yang memadai serta terpisah antara pekerja perempuan dan laki-laki.

Ketentuan jenis pekerjaan terus menerus

Ketiga, ketahui jenis pekerjaan terus menerus, di mana perusahaan diperbolehkan mempekerjakan karyawan pada hari libur atau istirahat mingguan. Artinya jadwal shift juga mencakup hari libur.

Jenis-jenis pekerjaan terus menerus diatur dalam Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No 233 Tahun 2003, meliputi layanan kesehatan, transportasi, perbaikan transportasi, pariwisata, pos dan telekomunikasi, penyediaan listrik, air minum, dan bahan bakar migas, swalayan dan pusat perbelanjaan, media massa, pengamanan, konservasi, dan pekerjaan yang apabila dihentikan akan mengganggu proses produksi, merusak bahan, dan termasuk perbaikan alat produksi.

Prinsip menyusun jadwal kerja shift 

Keempat, perlu diketahui bahwa prinsip mengatur pembagian shift kerja adalah perputaran. Artinya, pembuatan jadwal harus adil, di mana setiap karyawan mendapat giliran shift pagi, siang, dan malam. 

Jika karyawan A dalam satu minggu kerja malam, maka dalam minggu berikutnya ia harus bekerja pagi, dan minggu selanjutnya bekerja siang. Tidak boleh ada karyawan yang bekerja malam terus menerus atau bekerja pagi terus menerus.

Prinsip ini perlu diterapkan untuk mengurangi dampak buruk dari bekerja malam terhadap kesehatan dan kondisi fisik karyawan. Pekerja yang terus menerus masuk shift malam berisiko terserang penyakit dan berbagai keluhan serius. Ujung-ujungnya, produktivitas juga akan menurun.

Cara mengatur shift kerja karyawan

Kelima, buat shift sesuai kebutuhan perusahaan. Ada perusahaan yang menerapkan 3 shift dan ada yang 2 shift. Cara paling umum adalah menggunakan spreadsheet semacam Excel. Berikut ini contohnya.

Jam kerja 3 shift biasanya digunakan untuk industri dengan jenis pekerjaan terus menerus atau beroperasi sepanjang tahun tanpa libur.

a. Model 4 grup 3 shift: karyawan dibagi dalam 4 grup, dengan waktu kerja 5-6 hari dan jam kerja 7 jam sehari tidak termasuk istirahat 1 jam. Pembagian shift bisa seperti berikut:
a) shift 1: 07.00-15.00
b) shift
2: 15.00-23.00
c) shift 3: 23.00-07.00

Dengan shift ini, jadwal libur tidak teratur.

contoh shift kerja

b. Model 3 grup 3 shift: karyawan dibagi dalam 3 grup, dengan waktu kerja 6 hari dan jam kerja 7 jam sehari tidak termasuk istirahat 1 jam. Ini bisa diterapkan untuk perusahaan yang libur pada hari minggu secara teratur, dengan pergeseran jadwal setiap minggu.

contoh pembagian shift kerja karyawan

Ada cara lain yang jauh lebih mudah menyusun jadwal kerja shift karyawan, yaitu menggunakan software HRIS Gadjian. Aplikasi berbasis cloud ini memiliki fitur Pola Kerja yang dapat membantu Anda membuat jadwal kerja karyawan secara otomatis, sehingga tak perlu repot lagi menyusun pola shift dengan Excel. Gadjian membuat pekerjaan Anda lebih efisien dari segi waktu dan biaya.

Baca Juga: UU Cipta Kerja Disahkan, Aturan Ketenagakerjaan Apa Saja yang Berubah?

Menghitung upah lembur? Gadjian juga bisa. Aplikasi HRIS terbaik ini menghitung upah lembur secara akurat sesuai ketentuan PP Pengupahan yang baru. Gadjian terintegrasi dengan aplikasi Hadirr yang dapat mencatat jam lembur karyawan kemudian data tersebut diimpor ke Gadjian untuk dihitung upah lemburnya. Dengan payroll software  ini, upah lembur secara otomatis akan tercantum dalam perhitungan slip gaji online karyawan.

Coba Gadjian Sekarang

Hadirr adalah aplikasi absensi online untuk memantau dan mencatat kehadiran karyawan di banyak titik secara real time. Mobile app di smartphone ini juga dapat digunakan untuk memonitor aktivitas harian karyawan, sekalipun mereka bekerja work from home.

Coba Hadirr Software Aplikasi Absensi Karyawan Online (E-Absen) Terbaik Indonesia

Ingin tahu bagaimana Gadjian dan Hadirr dapat membantu pekerjaan administrasi karyawan di perusahaan Anda? Daftar atau coba gratis sekarang.

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *