Salah satu pekerjaan penting HR penggajian adalah memastikan penerapan payroll compliance. Dalam hal ini, perhitungan gaji nggak cukup hanya berdasarkan kemampuan perusahaan, tetapi juga harus memenuhi aspek kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Itu sebabnya payroll compliance agak ribet—belum lagi kalau peraturan berubah-ubah. Sayangnya, ini kewajiban yang harus dipenuhi atau perusahaan bisa terancam sanksi jika mengabaikan. Lebih jauh, non-compliance juga bisa bikin rusak reputasi perusahaan.
Di artikel ini, kita akan bahas payroll compliance 2026, apa saja yang harus dipatuhi perusahaan dalam penggajian, komponen apa yang diatur pemerintah, dan bagaimana cara efisian mengelola penggajian agar selalu sesuai dengan peraturan yang terbaru—bisnis tetap berlanjut tanpa was-was dan bebas dari sorotan hukum.
Payroll Compliance dan Regulasi Ketenagakerjaan
Secara ringkas, payroll compliance adalah kepatuhan penuh perusahaan terhadap semua aturan hukum tentang penggajian karyawan, terutama peraturan pengupahan, sistem jaminan sosial, dan perpajakan.
Regulasi yang terkait dengan penggajian karyawan cukup banyak. Beberapa di antaranya adalah:
- Ketenagakerjaan: UU No 13/2003, UU No 6/2023
- Gaji dan upah: PP No 36/2021, SK Gubernur tentang upah minimum
- Lembur: PP No 35/2021
- Perpajakan: UU No 36/2008, PP No 58/2023, PMK No 168/2023
- Jaminan sosial dan BPJS: UU No 40/2004, UU No 24/2011
- Tunjangan hari raya: Permenaker No 6/2016
- Perlindungan data pribadi: UU No 27/2022
Intinya, payroll compliance adalah tentang bagaimana perusahaan menjalankan tanggung jawab sebagai pemberi kerja dalam membayar hak pekerja tanpa melanggar perundang-undangan.
Baca juga: Sistem Penggajian dan Pengupahan Sesuai UU Terbaru
Komponen Utama dalam Payroll Compliance 2026
Untuk memastikan payroll compliance, ada beberapa komponen utama yang wajib memenuhi ketentuan pemerintah:
1. Kepatuhan terhadap Upah Minimum 2026
Perusahaan wajib membayar minimal sesuai upah minimum terbaru yang berlaku mulai 1 Januari 2026 di wilayah karyawan bekerja—tergantung yang berlaku apakah upah minimum provinsi (UMP), upah minimum kabupaten/kota (UMK), atau upah minimum sektoral provinsi (UMSP) atau kebupaten/kota (UMSK).
Dengan begitu, HR harus segera menyesuaikan upah terkecil di perusahaan agar tidak lebih rendah dari upah minimum setempat. Contohnya, jika perusahaan kamu di wilayah DKI, maka berlaku UMP Jakarta 2026 Rp5.729.876, naik 6,17% dari UMP 2025 Rp5.396.761.
Sesuai UU Ketenagakerjaan, upah minimum hanya berlaku untuk karyawan dengan masa kerja kurang dari 1 tahun di perusahaan bersangkutan. Penerapan upah minimum adalah kewajiban dan tidak bisa ditunda atau mundur—harus berlaku mulai penggajian bulan Januari 2026.
Pengusaha dilarang membayar upah lebih rendah dari upah minimum. (Pasal 88C ayat 2 UU Ketenagakerjaan)
2. Pemotongan dan Pelaporan PPh 21
Untuk tahun pajak 2026, pemerintah memberi fasilitas pajak ditanggung pemerintah (DTP) alias tidak dipotong PPh 21 untuk karyawan yang bekerja di lima sektor padat karya, meliputi industri alas kaki, tekstil, pakaian jadi, furniture, kulit, dan pariwisata—hotel, vila, restoran, agen perjalanan, hingga jasa MICE.
Syaratnya, selain punya NIK yang valid sebagai NPWP, karyawan berpenghasilan tidak lebih Rp10.000.000 per bulan. Untuk pegawai tidak tetap/lepas, rata-rata upah harian tidak lebih dari Rp500.000 atau upah sebulan maksimal Rp10.000.000.
Jadi, jika perusahaanmu bergerak di salah satu sektor di atas, maka tidak perlu memotong pajak karyawan yang memenuhi syarat di atas.
Di luar sektor yang mendapat stimulus pajak, perhitungan PPh 21 atas penghasilan bulanan (Januari-November) harus menggunakan tarif efektif rata-rata (TER) berdasarkan PP No 58/2023 yang dikategorikan berdasarkan PTKP dan penghasilan bruto sebulan. Sedangkan untuk PPh 21 Desember dihitung menggunakan tarif progresif Pasal 17 ayat 1 huruf a UU Pajak Penghasilan. Metode perhitungan PPh 21 di slip gaji karyawan adalah gross atau gross up.
Selain menghitung, memotong, dan menyetorkan pajak karyawan, perusahaan juga wajib lapor SPT Masa PPh 21 melalui aplikasi Coretax DJP paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.
Pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 dan/ atau Pajak Penghasilan Pasal 26 Sehubungan dengan Pekerjaan, Jasa, atau Kegiatan wajib dilakukan oleh pemotong pajak. (Pasal 2 PMK No 168/2023)
Baca juga: Lengkap, Daftar Tarif PPh 21 Terbaru
3. Perhitungan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan
Iuran jaminan sosial ketenagakerjaan (BPJS ketenagakerjaan) dan jaminan kesehatan (BPJS Kesehatan) bersifat wajib bagi setiap pekerja. Pemberi kerja menghitung dan memotong iuran dari slip gaji karyawan dengan ketentuan:
- Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) 0,24%-1,74% upah ditanggung pemberi kerja
- Jaminan Kematian (JKM) 0,30% upah ditanggung pemberi kerja
- Jaminan Pensiun (JP) 3% upah—2% pemberi kerja, 1% pekerja
- Jaminan Hari Tua (JHT) 5,7% upah—3,7% pemberi kerja, 2% pekerja
- Jaminan Kesehatan (Jamkes) 5% upah—4% pemberi kerja, 1% pekerja
Perusahaan menyetorkan iuran BPJS Kesehatan paling lambat tanggal 10 bulan berjalan dan BPJS Ketenagakerjaan tanggal 15 bulan berikutnya. Keterlambatan pembayaran BPJS Ketenagakerjaan berakibat denda 2% dari nilai tunggakan.
Dalam perhitungan payroll tax bulanan, JKK, JKM, dan Jamkes yang ditanggung perusahaan dimasukkan sebagai penambah penghasilan bruto untuk dikenai tarif TER. Sedangkan dalam perhitungan pajak tahunan, JHT dan JP yang ditanggung pekerja bisa menjadi pengurang penghasilan bruto.
Pemberi Kerja secara bertahap wajib mendaftarkan dirinya dan pekerjanya sebagai peserta kepada BPJS sesuai dengan program jaminan sosial yang diikuti. (Pasal 15 UU BPJS No 24 Tahun 2011)
4. Perhitungan Upah Lembur
UU Cipta Kerja punya aturan jelas soal kerja lembur. Apa saja?
- Kerja lembur maksimal 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, tidak termasuk lembur di hari istirahat mingguan/hari libur resmi
- Lembur harus atas persetujuan pekerja
- Pengusaha yang mempekerjakan karyawan melebihi waktu kerja—7 jam sehari (6 hari kerja) atau 8 jam sehari (5 hari kerja)—wajib membayar upah kerja lembur.
- Perhitungan upah lembur diatur di PP No 35 Tahun 2021
Upah lembur untuk payroll dihitung menggunakan upah sejam, yakni upah sebulan dibagi 173. Untuk lembur di hari kerja, jam pertama diupah 1,5 kali upah sejam, dan tiap jam berikutnya 2 kali upah sejam. Contohnya, jika karyawan lembur 3 jam sehari, maka upahnya 5,5 kali upah sejam.
Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh melebihi waktu kerja wajib membayar upah kerja lembur. (Pasal 27 PP No 35/2021)
Baca juga: Panduan Hitung Upah Lembur Karyawan
5. Pembayaran THR Keagamaan
Di Indonesia, perusahaan diwajibkan membayar tunjangan hari raya (THR) keagamaan 1 kali dalam setahun kepada karyawan yang punya masa kerja 1 bulan terus-menerus atau lebih. Pembayaran—dalam bentuk uang, bukan barang—dilakukan paling lambat 7 hari sebelum hari raya keagamaan masing-masing karyawan.
Besaran THR adalah 1 bulan upah untuk karyawan yang mempunyai masa kerja 12 bulan terus-menerus, atau proporsional untuk yang masa kerjanya 1 bulan atau lebih namun kurang dari 12 bulan. Rumus proporsional adalah: (masa kerja: 12) x 1 bulan upah.
Untuk pekerja dengan upah tidak tetap seperti pekerja harian dan karyawan lepas, upah sebulan dihitung rata-rata dalam 12 bulan terakhir. Jika belum bekerja 12 bulan, maka dihitung rata-rata sesuai masa kerja.
Pengusaha yang terlambat membayar tunjangan hari raya keagamaan kepada pekerja/buruh dikenai denda sebesar 5% dari total THR keagamaan yang harus dibayar sejak berakhirnya batas waktu kewajiban pengusaha untuk membayar. (Pasal 62 ayat 1 PP No 36/2021)
6. Pemotongan Gaji
Perusahaan tidak boleh melakukan pemotongan upah di slip gaji, kecuali yang diatur oleh pemerintah. Apa saja jenis pemotongan payroll karyawan yang diperbolehkan?
- Denda—misalnya denda keterlambatan
- Ganti rugi—contohnya penggantian atas kerusakan/kehilangan inventaris kantor akibat kesalahan karyawan
- Uang muka upah atau kasbon
- Sewa rumah atau barang milik perusahaan
- Utang atau cicilan utang
- Kelebihan pembayaran upah
- Pemotongan untuk pihak ketiga—harus dengan surat kuasa
- Kewajiban karyawan terhadap negara (pajak penghasilan)
- Iuran jaminan sosial
Jumlah keseluruhan pemotongan upah paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah yang diterima pekerja/buruh. (Pasal 65 PP No 36/2021)
Baca juga: Aturan Potong Gaji Karyawan sesuai PP Pengupahan
7. Pembayaran gaji
Cara pembayaran gaji juga diatur oleh pemerintah. Gaji harus dalam bentuk mata uang rupiah RI dan dibayarkan seluruhnya pada tanggal penggajian yang diperjanjikan—boleh harian, mingguan, atau bulanan. Jangka waktu pembayaran tidak boleh melebihi 1 bulan.
Penggajian bisa dengan pembayaran langsung atau melalui bank. Apabila melalui bank, gaji harus bisa diuangkan pada tanggal yang disepakati. Pembayaran gaji harus menyertakan bukti pembayaran (slip) yang berisi rincian gaji.
Toleransi pembayaran gaji adalah 3 hari. Selama batas itu, pembayaran gaji tidak di anggap terlambat dan tidak dikenai denda. Denda baru berlaku jika gaji dibayarkan hari keempat dari tanggal yang disepakati atau setelahnya.
Misalnya, penggajian tanggal 25, maka maksimal pembayaran adalah tanggal 27. Jika dibayarkan tanggal 28 atau setelahnya, maka pengusaha dikenakan denda.
Pembayaran upah oleh pengusaha dilakukan berdasarkan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. (Pasal 53 ayat 3 PP No 36/2021)
8. Perlindungan data karyawan
Penggajian melibatkan data pribadi karyawan, mulai dari identitas hingga penghasilan. Berdasarkan UU Pelindungan Data Pribadi, perusahaan sebagai pengendali dan pemroses data wajib menjamin keamanan data dan mencegah data tersebut diakses secara tidak sah, termasuk data slip gaji karyawan. Jadi, jika sistem payroll menggunakan aplikasi pihak ketiga, HR harus memastikan penyimpanannya aman.
Dalam melakukan pemrosesan data pribadi, pengendali data pribadi wajib menjaga kerahasiaan data pribadi. (Pasal 36 UU No 27 Tahun 2022)
Baca juga: 7 Aplikasi Payroll Indonesia Paling Populer
Manfaat Menerapkan Payroll Compliance
Payroll compliance bukan sekadar menjalankan kewajiban, tetapi juga punya manfaat bagi keberlangsungan bisnis.
1. Menghindari Denda dan Masalah Hukum
Payroll compliance yang ketat melindungi perusahaan dari denda, perselisihan dengan karyawan, tuntutan hukum, dan risiko audit yang merugikan.
2. Meningkatkan Kepuasan dan Retensi Karyawan
Gaji yang tepat waktu dan transparan membuat karyawan puas, nggak ada komplain tentang gaji kurang atau salah potong. Ini langsung berdampak ke retensi, produktivitas, dan budaya kerja yang sehat.
3. Data Audit yang Siap Kapan Saja
Dokumentasi digital yang rapi dan terstruktur membuat proses audit jadi mulus. Kalau ada pertanyaan dari DJP atau Kemenaker, tinggal tarik data dari sistem.
4. Reputasi Perusahaan yang Lebih Solid
Perusahaan yang dikenal mematuhi peraturan dan memperlakukan karyawan dengan fair akan lebih mudah merekrut top talent dan membangun employer brand.
Baca juga: Remunerasi 3P untuk Sistem Penggajian yang Adil
Tips Praktis Payroll Compliance 2026
Mengacu pada regulasi Pemerintah Indonesia dan praktik terbaik HR, berikut tips payroll compliance yang bisa kamu terapkan di tahun 2026:
1. Update Aturan Payroll Secara Rutin
Pantau perubahan upah minimum, zonasi UMP/UMK, kebijakan pajak baru, dan aturan jam lembur dari Kemenaker dan DJP.
2. Gunakan Sistem Payroll Otomatis
Aplikasi payroll modern dapat menghitung gaji, pajak, lembur, dan potongan secara akurat berdasarkan data kehadiran.
3. Pelaporan Pajak & BPJS Elektronik
Pastikan perusahaan taat dalam menyampaikan laporan PPh 21 dan BPJS, sesuai batas waktu yang ditetapkan.
4. Penyimpanan Bukti Pembayaran Digital
Agar payroll compliance terpenuhi, simpan seluruh slip gaji, rekap payroll, dan bukti pembayaran dalam sistem digital yang mudah diakses untuk audit kapan saja.
5. Audit Internal Payroll Berkala
Lakukan audit internal secara berkala, baik bulanan atau triwulan, untuk mengidentifikasi potensi kesalahan atau celah kepatuhan payroll compliance.
Baca juga: Cara Memilih Aplikasi Slip Gaji Karyawan Terbaik
Kelola Payroll Compliance Lebih Mudah dan Efisien dengan Gadjian
Di atas kertas, payroll compliance terlihat sederhana: hitung gaji, potong pajak, setor BPJS, simpan bukti. Tapi ketika semua dikerjakan manual, risiko salah hitung, telat lapor, atau dokumen tercecer jadi sangat besar. Satu error kecil saja bisa berujung denda, koreksi pajak, atau komplain karyawan yang menguras energi HR dan pemilik bisnis.
Di titik ini, masalahnya bukan lagi “paham aturan atau tidak”, tapi apakah sistem yang kamu pakai cukup kuat untuk menjaga kepatuhan. Kamu butuh Gadjian sebagai solusi praktis dan efisien.
Kenapa Gadjian Cocok untuk Payroll Compliance
Software penggajian berbasis web ini punya semua yang dibutuhkan untuk menerapkan payroll compliance.
1. Payroll autopilot sesuai regulasi Indonesia
Gadjian menghitung gaji pokok, tunjangan, lembur, THR, PPh 21/26, dan BPJS secara otomatis berdasarkan data karyawan dan aturan ketenagakerjaan Indonesia yang berlaku. Kamu tidak perlu utak-atik rumus Excel setiap ada perubahan regulasi.
2. Hitung PPh 21 dan BPJS otomatis tanpa takut salah
Kalkulator PPh 21 di Gadjian mendukung skema gross dan gross-up, serta terhubung langsung dengan data penghasilan, tunjangan, serta komponen BPJS karyawan. Potongan PPh 21 langsung terhitung di slip gaji bulanan dan data pemotongan tersedia untuk diunggah di SPT Masa via Coretax. Iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan juga terhitung otomatis, lengkap dengan file yang siap diunggah ke sistem SIPP BPJS.
3. Integrasi absensi dan payroll dalam satu sistem
Data kehadiran, lembur, keterlambatan, hingga gaji prorata karyawan baru tidak perlu diinput manual ke sistem penggajian. Data mesin fingerprint atau aplikasi absensi Hadirr langsung bisa dihubungkan ke Gadjian untuk perhitungan payroll.
4. Disbursment yang cepat dan aman
Gadjian juga memudahkan pembayaran gaji tanpa khawatir terlambat dan berakibat denda. Sistem disbursement via aplikasi transfer Flip dan internet banking hanya membutuhkan satu kali klik—gaji langsung terkirim ke seluruh rekening karyawan.
5. Slip gaji digital dan dokumentasi siap audit
Rekap payroll, jurnal gaji, dan slip gaji online tersimpan rapi di sistem dan bisa diunduh kapan saja saat kamu butuh bukti ke karyawan, auditor, atau regulator. Tidak ada lagi cerita file tercecer atau versi data yang berbeda-beda. Karyawan juga bisa akses slip gaji melalui aplikasi ESS mobile GadjianKu.
6. Keamanan data HRIS premium
Data karyawan tersimpan di cloud dengan standar keamanan tinggi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis di Indonesia. Data terenkripsi dengan back-up server yang andal, cocok untuk kamu yang ingin kepatuhan penggajian sekaligus terlindungi dari kebocoran data.
Ingin tahu lebih jauh? Coba Gadjian gratis 14 hari dan rasakan perbedaan mengelola payroll dengan sistem yang efisien, akurat, dan benar-benar paham regulasi Indonesia.
