Dalam bisnis, dead stock atau stok mati merupakan fenomena di mana barang menumpuk tanpa disadari, baik dalam bentuk perlengkapan kantor, aset IT, maupun barang operasional lainnya. Kondisi ini tidak hanya menghambat arus kas, tetapi juga menambah biaya penyimpanan dan menyulitkan pengelolaan inventaris.
Masalah dead stock biasanya muncul akibat perencanaan kebutuhan yang kurang akurat, pencatatan inventaris yang tidak rapi, atau minimnya pemantauan terhadap pergerakan barang.
Jika dibiarkan, hal ini dapat mengganggu operasional dan membuat perusahaan kehilangan peluang untuk mengalokasikan anggaran ke kebutuhan lain. Oleh karena itu, memahami cara mengurangi dead stock melalui pengelolaan inventaris yang tepat menjadi langkah penting bagi perusahaan.
Artikel ini akan membahas strategi yang dapat diterapkan untuk mengelola inventaris secara sehingga risiko dead stock dapat ditekan. Simak panduan lengkapnya dan temukan solusi yang paling sesuai untuk kebutuhan perusahaan Anda!
Apa Itu Dead Stock dan Dampaknya bagi Perusahaan
Dead stock adalah persediaan barang yang tidak terjual, tidak digunakan, atau tidak bergerak dalam jangka waktu yang lama. Dalam konteks perusahaan, dead stock bisa berupa perlengkapan operasional, aset perusahaan, hingga barang pendukung kerja yang sudah tidak relevan atau jarang digunakan.
Kondisi ini umumnya terjadi akibat kesalahan perencanaan kebutuhan, perubahan tren penggunaan, pembelian berlebihan, atau pengelolaan inventaris yang kurang terkontrol. Selain itu, sistem pencatatan dan pelaporan inventaris yang tidak akurat juga menjadi penyebab utama munculnya dead stock.
Ketika data stok tidak diperbarui secara berkala, perusahaan sulit mengetahui barang mana yang masih dibutuhkan dan mana yang seharusnya sudah dihentikan pengadaannya. Akibatnya, stok menumpuk tanpa disadari hingga akhirnya menjadi beban.
Dampak dead stock bagi perusahaan tentu tidak bisa dianggap sepele. Sebab, perusahaan harus menanggung biaya penyimpanan tambahan, risiko kerusakan barang, hingga penurunan nilai aset.
Dari sisi operasional, dead stock juga memperlambat alur kerja tim HR dan keuangan karena mereka tetap harus memantau, mencatat, dan melaporkan barang yang sebenarnya sudah tidak memberikan nilai tambah. Jika dibiarkan, kondisi ini dapat mengganggu efisiensi dan kesehatan keuangan perusahaan secara keseluruhan.
Penyebab Dead Stock di Lingkungan Kantor
Dead stock memang bisa dipengaruhi oleh faktor eksternal, seperti perubahan kebutuhan bisnis atau pergantian teknologi. Namun, dalam praktiknya, dead stock lebih sering terjadi akibat faktor internal. Berikut beberapa penyebabnya:
1. Sistem Inventaris Manual
Banyak staf HR masih mengandalkan spreadsheet atau pencatatan manual untuk memantau daftar inventaris kantor. Padahal, metode ini rawan akan kesalahan input, data ganda, bahkan kehilangan catatan. Akibatnya, stok lama tidak terpantau dan barang baru terus dibeli meski persediaan masih tersedia.
2. Kurangnya Analisis Data Penggunaan
Tanpa data penggunaan inventaris yang akurat dan real-time, HR sulit mengetahui barang mana yang masih aktif digunakan dan mana yang sudah jarang terpakai. Hal ini membuat keputusan pengadaan sering kali dibuat berdasarkan perkiraan, bukan data aktual. Akhirnya, perusahaan terus memesan barang yang sebenarnya sudah berlebih.
3. Tidak Ada Sistem Peringatan Stok Lama
Inventaris yang tersimpan terlalu lama sering terlewat karena tidak ada sistem pengingat atau notifikasi. Tanpa sistem ini, barang akan terus menumpuk dalam jangka panjang sehingga berubah menjadi dead stock.
4. Kurangnya Koordinasi Antar Divisi
Minimnya komunikasi antara HR, keuangan, dan tim operasional membuat kebutuhan inventaris tidak tersinkronisasi. Hal ini membuat barang yang sudah tidak dibutuhkan satu divisi tetap dipesan karena informasinya tidak ter-update.
5. Tidak Dilakukannya Evaluasi Inventaris
Tanpa evaluasi aset rutin, perusahaan sulit mengetahui inventaris mana yang masih digunakan dan mana yang sudah tidak relevan. Kondisi ini membuat stok lama terus tersimpan tanpa ada manfaatnya.
6. Perubahan Kebutuhan Kerja
Perubahan sistem kerja, seperti peralihan ke digital atau hybrid, sering membuat beberapa inventaris fisik tidak lagi terpakai. Tanpa penyesuaian pengelolaan inventaris, barang-barang tersebut berpotensi menjadi dead stock.
Cara Mengurangi Dead Stock dengan Strategi yang Efektif
Berikut beberapa cara mengurangi dead stock yang bisa langsung diterapkan di lingkungan kantor:
1. Lakukan Audit Inventaris Secara Rutin
Audit inventaris membantu perusahaan mengetahui kondisi stok secara aktual, mulai dari jumlah barang, tingkat pemakaian, hingga barang yang sudah lama tidak digunakan.
Dengan audit rutin, HR dapat mengidentifikasi potensi dead stock lebih awal sebelum menumpuk. Proses ini akan jauh lebih efektif jika dilakukan menggunakan sistem terintegrasi agar data lebih akurat dan mudah ditelusuri.
2. Terapkan Metode First In First Out (FIFO)
Metode FIFO digunakan untuk memastikan barang yang masuk lebih dulu digunakan lebih dahulu. Cara mengurangi dead stock dengan FIFO sangat relevan untuk inventaris kantor seperti alat tulis, tinta printer, atau perangkat pendukung kerja lainnya.
Dengan alur penggunaan yang jelas, risiko barang tertimbun dan rusak karena lama disimpan dapat ditekan.
3. Optimalkan Data dan Analisis Penggunaan Barang
Pengambilan keputusan inventaris sebaiknya tidak lagi berdasarkan perkiraan. Dengan memanfaatkan data penggunaan barang, HR dapat melihat pola kebutuhan aktual di kantor.
Analisis ini membantu menentukan barang mana yang frekuensi pemakaiannya rendah sehingga pemesanannya bisa dikurangi atau dihentikan. Cara berbasis data ini jauh lebih efektif dibandingkan pendekatan manual.
4. Integrasikan Sistem Pengelolaan Inventaris dengan Proses HR
Integrasi sistem inventaris dengan proses HR, seperti pengajuan alat kerja, pengembalian aset, hingga mutasi karyawan membantu perusahaan memantau pergerakan barang secara menyeluruh.
Cara mengurangi dead stock melalui integrasi sistem ini dapat meminimalkan human error, mempercepat pencatatan, dan membuat data inventaris lebih transparan.
5. Gunakan Aplikasi Manajemen Inventaris Kantor Otomatis
Mengandalkan sistem digital menjadi langkah penting untuk mencegah dead stock. Dengan aplikasi inventaris seperti GAGA by Gadjian, HR dapat memantau stok barang dan riwayat penggunaan secara real-time.
Data yang dihasilkan melalui sistem ini pun selalu terbarui. Hal ini yang memudahkan pengambilan keputusan dan mendukung proses audit inventaris yang lebih efisien.
6. Evaluasi dan Optimalkan Kerja Sama dengan Supplier
Dead stock sering terjadi karena kebiasaan memesan barang dalam jumlah besar tanpa perhitungan matang. Oleh karena itu, evaluasi kembali skema pemesanan dengan supplier, termasuk minimum order dan jadwal pengiriman.
Cara mengurangi dead stock melalui pengaturan ulang pola pembelian ini membantu perusahaan menyesuaikan stok dengan kebutuhan riil.
7. Edukasi Seluruh Tim tentang Efisiensi Inventaris
Cara mengurangi dead stock akan lebih efektif jika menjadi kesadaran bersama di seluruh tim. Sebab, pengelolaan inventaris bukan hanya tanggung jawab HR. Karyawan sebagai pengguna barang juga perlu memahami pentingnya efisiensi stok.
Dalam hal ini, berikanlah pelatihan karyawan sederhana mengenai penggunaan barang kantor dan pelaporan inventaris untuk membantu mencegah pemborosan.
Manfaat Langsung dari Pengelolaan Inventaris yang Efisien
Pada dasarnya, cara mengurangi dead stock selalu bermuara pada satu hal utama: pengelolaan inventaris yang rapi, terkontrol, dan berbasis data. Ketika inventaris dikelola dengan baik, perusahaan dapat mengetahui secara jelas barang apa saja yang masih produktif, jarang digunakan, atau berpotensi menjadi stok mati.
Tidak hanya itu, pengelolaan inventaris yang efisien juga meringankan beban kerja tim HR dan operasional. Sebab, proses pencatatan manual dan pengecekan stok yang berulang dapat dikurangi. Di sisi lain, pengajuan inventaris pun berjalan lebih cepat karena data stok selalu akurat dan mudah diakses.
Untuk mendukung proses tersebut, penggunaan aplikasi inventaris seperti GAGA by Gadjian dapat menjadi solusi praktis. GAGA membantu perusahaan mencatat, melacak, dan memantau inventaris secara digital dalam satu sistem terpusat.
Dengan fitur pelacakan aset real-time, pengingat perawatan aset, hingga kalkulasi depresiasi aset, perusahaan dapat mencegah penumpukan barang tidak terpakai sekaligus memudahkan proses evaluasi inventaris.
Melalui aplikasi inventaris ini, pengelolaan stok tidak lagi bergantung pada perkiraan, tetapi pada data yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Saatnya Mengatasi Dead Stock dengan Solusi Inventaris Gadjian
Dead stock bukan sekadar persoalan barang menumpuk di gudang, tetapi juga cerminan dari sistem pengelolaan inventaris yang belum optimal. Dengan pengelolaan inventaris yang baik, perusahaan tidak hanya menekan pemborosan, tetapi juga menjaga arus kas dan operasional berjalan efisien.
Untuk mendukung strategi tersebut, penggunaan aplikasi inventaris modern menjadi langkah yang semakin relevan. Dalam hal ini, GAGA by Gadjian hadir membantu perusahaan mengelola inventaris kantor secara lebih rapi dan terstruktur.
Melalui modul GAGA, proses pencatatan aset menjadi lebih akurat, pergerakan barang dapat dipantau secara real-time, dan laporan inventaris bisa dihasilkan secara otomatis. Hal ini membuat proses monitoring dan evaluasi stok jauh lebih transparan dan mudah ditindaklanjuti.
Yang terpenting, keunggulan Gadjian tidak berhenti pada pengelolaan inventaris saja. Sebagai sistem HRIS terintegrasi, Gadjian juga mendukung proses penggajian online, penghitungan PPh 21/26, hingga manajemen absensi dan cuti karyawan. Melalui integrasi ini, perusahaan dapat meminimalkan pemborosan sekaligus meningkatkan produktivitas tim.
Saatnya beralih ke solusi yang lebih modern untuk mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang. Coba Gadjian sekarang!
