Banyak perusahaan yang kini mengandalkan talent pool untuk perekrutan yang lebih efisien dan menjanjikan. Alasannya, HR nggak perlu repot screening ratusan CV pelamar yang melelahkan yang hasilnya belum tentu memuaskan.
Talent pool menyediakan daftar profil kandidat potensial yang sudah dikurasi dan dianggap cocok dengan sejumlah peran dan jabatan di perusahaan. HR tinggal pilih, hubungi, wawancarai, dan tawarkan pekerjaan. Mudah dan cepat!
Tapi, talent pool berkualitas tidak dibangun dalam semalam. Ia adalah hasil dari proses talent sourcing dan talent scouting yang panjang dan berkelanjutan. Nggak cukup hanya mengumpulkan CV kandidat di database, kamu juga harus proaktif memelihara komunikasi dengan mereka.
Bagaimana caranya? Yuk, kita bahas santai di artikel ini.
Talent pool dan manfaatnya dalam rekrutmen
Talent pool adalah kumpulan kandidat potensial yang sudah disaring dan dinilai oleh HRD atau dikurasi oleh seorang Talent Acquisition. Mereka adalah orang-orang yang punya keterampilan, pengalaman kerja, atau potensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, baik untuk posisi/jabatan saat ini atau di masa depan.
Jadi, kapan pun perusahaan butuh tenaga kerja baru, sumber rekrutmen berkualitas telah tersedia. Misalnya, kalau tiba-tiba kamu butuh Data Scientist, kamu nggak harus pasang iklan lowongan. Cukup buka talent pool dan hubungi beberapa kandidat yang relevan dan undang mereka wawancara!
Memiliki talent pool itu ibarat menyetok bahan makanan berkualitas di dapur. Saat kita lapar dan ingin memasak sesuatu, prosesnya akan lebih cepat.
Sayangnya, menarik profil dari daftar kumpulan bakat nggak sesederhana memilih bahan makanan. Pasalnya, kebanyakan dari mereka telah bekerja di perusahaan lain. Jadi, kamu perlu komunikasi intens untuk “menggoda” mereka agar mau bergabung dengan perusahaan kita.
Seperti dalam klub sepak bola di negara-negara Eropa, tiap tim punya pemantau bakat. Jika tertarik dengan seorang pemain muda di klub lain, mereka mengontak pemain lewat agen, menjalin komunikasi dan membujuk pemain tersebut agar mau pindah klub.
Baca juga: 7 Tes Psikologi Online untuk Rekrut Talenta Profesional
Manfaat talent pool dalam rekrutmen
Memiliki talent pool yang terkelola dengan baik memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, di antaranya:
1. Menghemat waktu dan biaya rekrutmen
Proses rekrutmen menjadi lebih cepat, hemat waktu dan biaya, karena HR nggak perlu mulai dari nol dengan pasang iklan lowongan dan menyeleksi ratusan CV. Seorang Talent Acquisition yang berpengalaman bisa mendapatkan kandidat dari talent pool dalam hitungan hari untuk dipekerjakan.
2. Mendapatkan kandidat terbaik
Setiap profil sudah terseleksi dari sisi skill dan pengalaman, sehingga perusahaan lebih berpeluang mendapatkan kandidat terbaik, dibandingkan dengan sumber rekrutmen terbuka yang pelamarnya masih acak.
3. Meningkatkan employer branding
Interaksi rutin dengan talent pool melalui konten, webinar, atau update perusahaan bisa memperkuat pesan merek dan nilai-nilai perusahaan, sehingga kandidat melihat perusahaan sebagai tempat kerja yang diinginkan.
4. Membantu perencanaan suksesi
Talent pool memungkinkan perusahaan mengidentifikasi karyawan atau kandidat eksternal yang berpotensi tinggi untuk posisi kunci, jauh sebelum jabatan kosong, sehingga memastikan kesiapan suksesi lebih awal.
5. Fleksibilitas dalam rekrutmen
Talent pool memberikan cadangan kandidat yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan, baik untuk mengisi jabatan baru yang direncanakan maupun mengantisipasi kebutuhan tak terduga seperti pengunduran diri karyawan.
Baca juga: Pentingnya Employer Brand untuk Menarik Talent Baru
Sumber talent pool
Sebelum membahas cara membangun talent pool yang berkualitas, sebaiknya ketahui dulu sumber-sumber yang bisa kamu manfaatkan untuk memperoleh kandidat potensial. Mau tahu apa saja? Ini dia.
1. Karyawan internal
Karyawan internal sudah dikenal kinerja, budaya kerja, dan kompetensinya, sehingga lebih mudah diidentifikasi untuk peran tertentu dalam suksesi atau pengembangan.
2. Pelamar yang gagal tapi berkualitas untuk peran lainnya
Jangan buru-buru hapus CV kandidat yang gagal seleksi jika profil mereka cocok untuk pekerjaan jenis lain di perusahaan kamu. Siapa tahu kamu akan membutuhkannya ke depan.
3. Employee referral
Rekomendasi karyawan biasanya lebih akurat. Karyawan biasanya sudah mengenal orang yang direkomendasikan dalam hal pengalaman dan keterampilan, misalnya pernah mengerjakan proyek bareng atau pernah bekerja di perusahaan yang sama.
4. LinkedIn
Optimalkan peran scouting kamu dengan memantau talenta potensial di LinkedIn, terutama mereka yang statusnya “open to work”. Kandidat semacam ini biasanya sudah bekerja, namun tidak menutup peluang untuk menerima tawaran baru.
5. Mantan karyawan
Tidak sedikit karyawan top-tier yang resign dari perusahaan secara baik-baik dan menyatakan terbuka untuk kembali direkrut di lain waktu (boomerang hire). Kelebihannya, mereka sudah familiar dengan kultur dan sistem kerja perusahaan.
6. Contingent workforce: tenaga magang, freelance, dan outsourcing
Forbes menyarankan jangan pernah underestimate orang-orang yang pernah bekerja di perusahaan kamu secara tidak tetap. Tenaga magang, freelance, dan outsourcing yang punya skill spesial juga bisa dimasukkan ke dalam talent pool. Bukan cuma sudah kenal dengan lingkungan dan budaya kerja perusahaan, hasil pekerjaan mereka juga terbukti memuaskan.
7. Job fair dan campus hiring
Event karier semacam ini juga bisa untuk menambah daftar dalam talent pool, tetapi hanya terbatas untuk kebutuhan tenaga kerja fresh graduate, bukan kandidat berpengalaman.
8. Pendaftar spontan
Ada kalanya HR menerima lamaran pada saat tidak ada lowongan. Nah, jika profil pelamar cukup menjanjikan, sebaiknya simpan dan hubungi jika kamu membutuhkannya.
9. Komunitas profesional
Ada banyak sekali passive talent yang bergabung di grup atau komunitas profesional atau asosiasi profesi. Memang jarang ada yang menganggur, tapi nggak ada salahnya memasukkan profil mereka di talent pool perusahaan kamu.
10. Portofolio online
Cari bakat-bakat terbaik untuk pekerjaan kreatif dan digital? Platform seperi GitHub, Behance, dan Dribble bisa kamu jadikan rujukan.
Baca juga: Template Contoh Laporan Rekrutmen Karyawan
Langkah membangun talent pool yang efisien
Berikut ini langkah-langkah praktis membangun talent pool yang nggak cuma banyak, tapi juga berkualitas.
1. Pahami kebutuhan perusahaan
Ketahui dulu apa yang perusahaan kamu butuhkan. Apa saja posisi atau jabatan yang sering dicari? Kalau kamu di industri tech, mungkin posisi seperti Developer, Data Analyst, atau UX Designer sering dibutuhkan.
Buat daftar keterampilan spesifik, pengalaman, dan nilai-nilai yang sesuai dengan budaya perusahaan. Dengan begini, talent pool kamu bakal lebih terarah dan nggak random.
2. Kumpulkan profil kandidat dari berbagai sumber
Mulai kumpulkan profil sesuai dengan kebutuhan peran dan jabatan yang mungkin akan kamu butuhkan. Manfaatkan sumber-sumber seperti yang disebutkan di atas. Punya sumber yang lain? Tak masalah, selama kamu menemukan profil yang menurut kamu potensial mengisi posisi di organisasi kamu.
Buat daftarnya, kategorikan berdasarkan kemungkinan peran yang cocok. Simpan di database talent pool dan lengkapi dengan kontak personal mereka, seperti nomor telepon dan email.
3. Gunakan teknologi untuk mengelola talent pool
Mengelola ratusan CV tanpa sistem yang rapi bisa jadi pekerjaan yang menghabiskan waktu. Biar lebih efisien, pakai teknologi seperti Applicant Tracking System (ATS) untuk membantu memilah dan mengategorisasikan berdasarkan jenis keterampilan dan keahlian. Ini memudahkan HR untuk menemukan kandidat tepat.
4. Bangun hubungan dengan kandidat
Bagian terpenting dari proses membangun talent pool bukan soal menyimpan data, tapi menjaga hubungan dengan komunikasi yang intensif. Kandidat di talent pool harus merasa mereka dihargai dan dibutuhkan, bukan cuma cadangan.
Beberapa cara ini nggak cuma bikin perusahaan mendapat perhatian kandidat, tetapi juga bisa membuat mereka stay engaged. Sering tampilkan “wajah” perusahaan kamu kepada mereka, misalnya:
- Kirim newsletter bulanan tentang update perusahaan, misalnya proyek baru atau budaya kerja.
- Hubungi mereka secara personal, misalnya ucapan selamat ulang tahun atau ajakan ngobrol santai tentang peluang di perusahaan.
- Beri akses ke konten eksklusif, seperti webinar atau artikel tentang perkembangan industri.
Dengan pendekatan ini, kandidat akan merasakan hubungan emosional dengan perusahaan kamu. Jadi, saat ada lowongan, mereka lebih excited buat bergabung.
5. Perbarui talent pool secara berkala
Talent pool tidak valid untuk jangka waktu yang lama tanpa pembaruan data. Kandidat bersangkutan bisa jadi sudah menjadi manajer, pindah bekerja ke luar negeri, sudah berhenti bekerja, alih profesi, atau malah punya perusahaan sendiri.
Jadi, cari informasi terbaru dan lakukan pembaruan secara berkala. Jaga kandidat yang masih relevan dan singkirkan mereka yang sudah tidak sesuai dengan kebutuhan kamu. Dengan begitu, talent pool kamu tetap fresh dan up-to-date.
6. Lebih baik fokus pada kualitas ketimbang kuantitas
Tidak perlu mengumpulkan ratusan profil kandidat. Lebih baik sedikit namun benar-benar berisi kandidat top-tier. Fokuslah pada kandidat yang punya keterampilan spesifik atau langka — punya sertifikasi kompetensi dan sebagainya — dibanding mereka yang punya skill generik.
Sebagai tambahan, kandidat yang memiliki kesamaan visi dan nilai dengan perusahaan seharusnya diprioritaskan. Sering kali, karyawan dengan culture fit ini lebih mampu bertahan lama ketimbang kandidat yang skillful tapi kurang cocok dengan budaya perusahaan.
7. Kelola talent pool bersama tim
Membangun talent pool tidak bisa dikerjakan sendiri. Sebaiknya, buat tim untuk mengelola bersama, yang bisa terdiri dari HR spesialis rekrutmen, Talent Acquisition, dan manajer divisi. Misalnya, kalau ingin menaruh CV Digital Marketer ke dalam talent pool, maka manajer marketing lebih tahu apakah profil tersebut relevan atau tidak — punya keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan perusahaan.
Baca juga: 7 Aplikasi HR Analytics Terbaik untuk Para Manajer HRD
Mulai dulu dari rekrutmen terbuka
Kalau kamu mau membangun talent pool, mulai dulu dari rekrutmen terbuka. Sedikit demi sedikit, kumpulkan kandidat yang berkualitas, meski mereka bukan yang kamu butuhkan untuk mengisi lowongan saat ini.
Pakai platform lowongan kerja online Bisadaya untuk membantu memperoleh talenta terbaik. Di sini, kamu bisa merekrut tenaga magang, freelancer, dan tenaga disabilitas, selain karyawan kontrak dan tetap.
Dengan model rekrutmen inklusif, platform ini memberikan peluang lebih besar bagi perusahaan untuk mendapatkan tenaga kerja berbakat, karena tidak ada batasan status dan kondisi tenaga kerja. Pasang iklan di Bisadaya, kelola rekrutmen, dan tawarkan pekerjaan kepada kandidat terpilih!
Bisadaya juga menggunakan teknologi inovatif kecerdasan buatan (AI) untuk meningkatkan akurasi pencocokan pekerjaan dan memberikan informasi terkini mengenai peluang karir.
Yuk, gabung sebagai employer di Bisadaya. Tersedia kuota pasang iklan lowongan kerja gratis lho!
Kalau kamu user Gadjian, kamu juga bisa menggunakan Gadjian Applicant Tracking System (GATS) untuk membantu membangun talent pool. Aplikasi rekrutmen karyawan ini punya fitur Database Terpusat untuk menyimpan dan mengelola seluruh informasi kandidat, termasuk CV dan resume, secara rapi dan terstruktur.
Jadi, kamu nggak perlu repot bikin database pelamar secara manual di komputer kantor setiap kali membuka rekrutmen.
