Sistem kerja shift adalah pola kerja bergilir yang diterapkan pada jenis pekerjaan terus-menerus, pekerjaan yang harus berjalan 24 jam sehari dan 7 hari seminggu, sebagaimana ditetapkan Kepmenakertrans No. 233 Tahun 2003.
Jam kerja shift wajib mengikuti batas 7 jam sehari untuk 6 hari kerja atau 8 jam sehari untuk 5 hari kerja, dengan kelebihan jam dihitung sebagai lembur (maksimal 4 jam sehari dan 18 jam seminggu).
Waktu istirahat minimal setengah jam setelah 4 jam kerja terus-menerus, dan untuk shift malam (23.00–07.00) wajib disediakan makanan bergizi 1.400 kalori serta transportasi antar-jemput bagi karyawan perempuan. Jadwal shift juga sebaiknya dirotasi secara bergilir untuk mengurangi risiko kelelahan jangka panjang.
Apa saja yang harus dipatuhi pengusaha agar pola kerja karyawan di perusahaan tidak melanggar aturan ketenagakerjaan? Simak ulasannya lebih lanjut!
Berapa Jumlah Jam Kerja Shift yang Diperbolehkan?
Peraturan pertama, jam kerja shift harus mengikuti ketentuan waktu kerja di UU Ketenagakerjaan, dan revisinya di UU Cipta Kerja, yaitu:
- 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja seminggu; atau
- 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja seminggu
Perusahaan bebas mengatur shift karyawan, misalnya shift pagi, shift siang, atau shift malam, selama jumlah jam shift tidak lebih dari 7 atau 8 jam. Waktu kerja ini tidak termasuk waktu istirahat di antara jam kerja.
Contohnya, pabrik manufaktur yang beroperasi 24 jam sehari menerapkan tiga shift sehari, yakni pagi 07.00 -15.00, siang 15.00 – 23.00, dan malam 23.00 – 07.00. Masing-masing shift memiliki waktu istirahat 1 jam.
Baca Juga: Aturan Ketenagakerjaan tentang Jam Kerja Karyawan Swasta
Bagaimana Aturan dan Rumus Lembur Shift?
Peraturan kedua, apabila karyawan dipekerjakan melebihi waktu kerja harian atau waktu kerja mingguan, maka sesuai dengan Kepmenakertrans 233/2003 wajib dihitung sebagai kerja lembur dan dibayarkan upahnya. Dalam hal ini, harus ada perintah lembur yang disetujui karyawan.
Misalnya, jika karyawan diminta untuk bekerja shift di hari libur resmi atau istirahat mingguan, atau bekerja melebihi jam shift harian, maka yang bersangkutan berhak mendapat upah lembur yang dihitung sesuai ketentuan pemerintah. Perhitungan upah lembur shift didasarkan pada jumlah jam lembur shift.
Perhitungan uang lembur shift mengikuti ketentuan PP No 35 Tahun 2021, yaitu menggunakan upah sejam sebagai basis pengali jam lembur. Upah sejam adalah 1/173 upah sebulan. Sedangkan waktu lembur maksimal adalah 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, tidak termasuk lembur di hari libur atau istirahat mingguan.
Berikut ini ringkasan rumus hitung lembur shift dalam tabel:
Contohnya, apabila shift karyawan 08.00 – 16.00 namun diminta oleh atasan untuk bekerja sampai pukul 18.00, maka kelebihan 2 jam tersebut dihitung sebagai kerja lembur dan karyawan bersangkutan berhak mendapat upah lembur sebesar 3,5 x 1/173 upah sebulan.
Berapa Jam Istirahat yang Wajib Diberikan untuk Shift?
Peraturan ketiga, pengusaha wajib memberikan waktu istirahat kepada karyawan, sebagaimana diatur dalam UU Cipta Kerja, Pasal 81 Angka 23 tentang perubahan Pasal 77 UU Ketenagakerjaan, seperti berikut:
- Istirahat antara jam kerja, paling sedikit setengah jam setelah bekerja selama 4 jam terus menerus, dan waktu istirahat tersebut tidak termasuk jam kerja;
- Istirahat mingguan 1 hari untuk 6 hari kerja seminggu atau 2 hari untuk 5 hari kerja seminggu.
Ketentuan waktu istirahat ini juga berlaku untuk sistem kerja shift. Jika biasanya dalam jam kerja normal, istirahat umumnya di lakukan pukul 12.00, maka dalam sistem shift, pengusaha dapat mengaturnya sesuai jadwal. Misalnya, untuk shift malam 23.00 – 07.00, istirahat diberikan pukul 03.00.
Istirahat kerja sangat penting terutama bagi karyawan shift malam. Sebab, rasa kantuk dan lelah di malam hari bisa menjadi penyebab kecelakaan kerja bagi pekerja yang berhubungan dengan peralatan mesin, listrik, dan lainnya.
Apa Kewajiban Perusahaan untuk Karyawan Shift Malam?
Peraturan keempat, apabila pengusaha mempekerjakan karyawan pada shift malam, yakni antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 7.00, maka ada ketentuan yang wajib dipenuhi menurut UU Ketenagakerjaan Pasal 76 serta Kepmenakertrans 224/2003, yaitu:
Tabel: Kewajiban Perusahaan terhadap Karyawan Shift Malam (23.00–07.00)
| Kewajiban | Ketentuan |
|---|---|
| Larangan usia | Dilarang mempekerjakan karyawan perempuan di bawah 18 tahun |
| Larangan kondisi kesehatan | Dilarang mempekerjakan karyawan perempuan hamil yang menurut dokter berisiko |
| Makanan & minuman bergizi | Wajib, minimal 1.400 kalori, tidak boleh diganti uang |
| Keamanan & kesusilaan | Wajib ada petugas keamanan dan kamar mandi terpisah dengan penerangan layak |
| Transportasi | Wajib antar-jemput untuk karyawan perempuan yang berangkat/pulang pukul 23.00–05.00 |
Penyediaan makanan dan minuman bergizi bagi karyawan shift malam bertujuan untuk membantu memulihkan energi, menjaga stamina, dan meningkatkan fokus kerja karyawan hingga pagi hari.
Baca Juga: Cara Mengatur Shift Kerja Karyawan Produksi
Kenapa Jadwal Shift Perlu Dirotasi Bergilir?
Peraturan kelima, shift sebaiknya diatur secara bergilir atau bergantian untuk mengurangi risiko kelelahan dan masalah kesehatan jangka panjang pada pekerja shift malam akibat begadang terus menerus. Untuk itu, jadwal kerja perlu dibuat berotasi dengan periode siklus yang teratur.
Dalam satu periode, karyawan shift pagi akan kebagian shift siang dan shift malam, begitu juga sebaliknya. Dengan pola kerja shift yang teratur ini, karyawan bisa memperkirakan jam kerja mereka untuk beberapa waktu mendatang, sehingga mereka juga dapat mengatur dan merencanakan kehidupan di luar pekerjaan.
Berikut ini contoh jadwal shift kerja untuk 4 grup karyawan dengan 3 shift harian pada divisi produksi perusahaan manufaktur.
Dengan jadwal di atas, grup A, B, C, dan D mendapat giliran shift merata dalam satu periode (pagi, siang, malam), begitu pula dengan libur kerjanya.
Baca Juga: Contoh Surat Pertukaran Shift Kerja di Perusahaan
Aplikasi Apa yang Bisa Membuat Jadwal Shift Otomatis?
Ada cara mudah dan praktis untuk membuat pola kerja shift karyawan, yakni dengan menggunakan Gadjian dan Hadirr. Software payroll berbasis web Gadjian merupakan aplikasi gaji paling efisien, otomatis, dan akurat, untuk menghitung slip gaji online dan semua komponennya, mulai dari gaji pokok, tunjangan, lembur, BPJS, THR, bonus, sampai PPh 21 karyawan.
Gadjian juga bisa digunakan sebagai aplikasi pembuat jadwal shift kerja karyawan dalam hal perusahaan kamu menerapkan peraturan jam kerja beragam, misalnya jam kerja pagi, jam kerja siang, dan jam kerja malam. Dengan fitur pola kerja, kamu bisa mengatur jam kerja harian dan libur mingguan, serta menerapkannya untuk unit kerja, departemen, atau seluruh perusahaan.
Selain Gadjian, aplikasi absensi online Hadirr juga bisa digunakan untuk membuat jadwal shift kerja. Kamu bisa membuat pengaturan shift untuk grup atau individu, dan dapat dipersonalisasi sesuai kebijakan perusahaan. Cukup buat satu kali pengaturan di awal, selanjutnya Hadirr yang akan mengatur jadwal shift secara otomatis. Kamu juga bisa memantau produktivitas harian karyawan di aplikasi.
Apabila kamu menerapkan 3 shift harian, Hadirr bisa menjadi aplikasi absensi 3 shift untuk mencatat kehadiran karyawan sesuai jam masuk dan jam selesai masing-masing shift. Aplikasi ini berbasis teknologi face recognition dan anti-fake GPS, serta bisa digunakan untuk memantau kehadiran karyawan di banyak titik kehadiran berbeda secara real-time.
Misalnya, karyawan administrasi lapor kehadiran di kantor, karyawan produksi lapor kehadiran di pabrik, dan sales lapor kehadiran di mall atau tempat lain, Hadirr bisa mengakomodasi pencatatan kehadiran terpisah semacam itu. Cukup berfoto selfie dengan smartphone di titik lokasi yang disetujui, lalu foto akan diverifikasi oleh sistem di aplikasi, dan data kehadiran akan disimpan secara online.
Selain shift, Hadirr juga bisa digunakan sebagai aplikasi lembur karyawan. Perintah lembur dan persetujuan karyawan bisa dilakukan secara online, kemudian jam lembur dan kehadiran karyawan akan dicatat oleh aplikasi.
Rekap absensi shift karyawan dan data jam lembur di aplikasi Hadirr dapat diimpor ke Gadjian untuk perhitungan gaji, tunjangan kehadiran, serta upah lembur karyawan. Hasil perhitungannya akan muncul di slip gaji online.
Jadi, sekarang kamu tak perlu pusing lagi dengan pekerjaan kelola payroll, shift, lembur, dan absensi karyawan. Pakai Gadjian dan Hadirr, semuanya akan beres lebih cepat.
Sumber
Kepmen Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 233 Tahun 2003 tentang Jenis dan Sifat Pekerjaan yang Dijalankan Terus Menerus. JDIH Kemnaker.
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja, dan PHK. JDIH Kemnaker.
UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja. JDIH Kemnaker.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Sistem kerja shift adalah pola kerja bergilir yang diterapkan pada pekerjaan yang berjalan terus-menerus, 24 jam sehari dan 7 hari seminggu, sesuai dengan Kepmenakertrans No. 233 Tahun 2003.
Jam kerja shift harus mengikuti ketentuan yaitu 7 jam sehari untuk 6 hari kerja atau 8 jam sehari untuk 5 hari kerja, dengan total maksimal 40 jam seminggu.
Karyawan yang bekerja melebihi jam kerja harian atau mingguan berhak atas upah lembur, yang dihitung berdasarkan jam lembur dan harus ada persetujuan dari karyawan.
Waktu istirahat minimal adalah setengah jam setelah 4 jam kerja terus-menerus, dan karyawan juga berhak atas istirahat mingguan sesuai ketentuan.
Perusahaan wajib menyediakan makanan bergizi minimal 1.400 kalori, transportasi antar-jemput untuk karyawan perempuan, dan memastikan keamanan serta kondisi kesehatan yang baik.
Jadwal shift sebaiknya dirotasi untuk mengurangi risiko kelelahan dan masalah kesehatan jangka panjang pada pekerja yang bekerja di shift malam.
Contoh jadwal shift kerja dapat melibatkan tiga shift sehari, seperti pagi, siang, dan malam, dengan waktu istirahat yang diatur sesuai dengan jam kerja.
Aplikasi seperti Gadjian dan Hadirr dapat digunakan untuk membuat dan mengatur jadwal shift kerja karyawan secara otomatis dan efisien.
Perhitungan upah lembur didasarkan pada upah sejam, yang merupakan 1/173 dari upah sebulan, dan harus memperhitungkan jam lembur yang dilakukan.
Karyawan shift malam harus diberikan makanan bergizi, transportasi, dan tidak boleh mempekerjakan perempuan hamil yang berisiko, serta harus ada petugas keamanan.
