Pembukuan kasbon karyawan di Excel dapat dibuat dengan mencatat data karyawan, nominal kasbon, tanggal pengambilan, cicilan atau potongan, serta sisa kasbon secara berkala. Dengan pencatatan yang rapi, perusahaan dapat menghitung potongan gaji dan memantau saldo kasbon setiap karyawan dengan lebih mudah.
Sejumlah perusahaan menyediakan fasilitas kasbon untuk membantu karyawan mereka memenuhi kebutuhan finansial yang sifatnya mendesak. Kasbon adalah pengambilan sebagian gaji di muka sebelum tanggal penggajian, atau tarik gaji awal.
Dengan begitu, pada saat pembayaran gaji, karyawan tidak menerima gaji penuh, melainkan akan dipotong gajinya sesuai dengan ketentuan Pasal 63 PP No. 36 Tahun 2021. Aturan tersebut menyebutkan perusahaan dapat memotong gaji karyawan atas pembayaran upah di muka atau sebesar jumlah kasbon. Karena itu, nominal kasbon biasanya tidak boleh melebihi gaji, atau normalnya berkisar antara 30% sampai 50% gaji sebulan.
Agar perhitungan gaji betul, maka dibutuhkan pengelolaan kasbon karyawan yang akurat, termasuk membuat catatan kasbon. Di artikel ini, kita akan membuat contoh pembukuan kasbon karyawan sederhana dengan Excel.
Bagaimana Prosedur Kasbon Karyawan?
Kasbon adalah solusi cepat bagi karyawan yang membutuhkan dana darurat. Berbeda dengan pinjaman karyawan yang mensyaratkan perjanjian di awal tentang besaran cicilan lewat potong gaji, masa kerja tertentu, dan status karyawan tetap, syarat kasbon biasanya cukup sederhana.
Pengajuan kasbon hanya memerlukan form kasbon. Jika disetujui, maka uang (sebagian) gaji karyawan akan langsung cair saat itu juga. Berikut ini contoh SOP kasbon karyawan:
- Karyawan mengisi form kasbon yang disediakan perusahaan, dan diketahui pimpinan/HR, lalu diajukan ke bagian Finance.
- Bagian Finance akan mengevaluasi permohonan kasbon, termasuk jumlah dan alasan pengajuan. Apabila disetujui, maka kasbon akan langsung dicatat sebagai pengeluaran kas.
- Karyawan bersangkutan menerima uang kasbon yang dibayarkan secara langsung atau ditransfer melalui bank.
- Gaji karyawan pada periode bersangkutan akan dipotong sebesar kasbon yang telah diterimanya.
Perlu diingat bahwa kasbon bukanlah pinjaman berbunga, tetapi hak upah yang dibayarkan di muka. Karena itu, tidak ada mekanisme pengembalian maupun bunga yang dipungut dari karyawan.
Meski demikian, perusahaan dapat menolak kasbon apabila pengajuan melebihi batas ketentuan dalam peraturan perusahaan, atau frekuensi pengajuan kasbon terlalu sering.
Baca Juga: Pentingnya Fasilitas Pinjaman Karyawan Swasta bagi Perusahaan
Apa Saja yang Perlu Ada dalam Form Kasbon Karyawan
Tidak ada bentuk baku form kasbon karyawan. Kita bisa membuatkan dalam format baris atau kolom, yang memuat setidaknya nama karyawan, tanggal pengajuan, dan nominal kasbon. Berikut ini contohnya:
Contoh pembukuan kasbon karyawan di Excel
Berdasarkan form kasbon di atas, kita bisa menyusun pembukuan kasbon dengan langkah seperti berikut:
1. Membuat daftar karyawan kasbon bulanan
Daftar kasbon mencakup nama karyawan, departemen, tanggal, jumlah kasbon, dan alasan atau keperluan pengajuan kasbon, atau merangkum informasi di form kasbon.
2. Membuat jurnal kasbon karyawan
Karena kasbon merupakan piutang karyawan yang diberikan oleh perusahaan, maka posisinya dalam jurnal berada di kolom debit, sedangkan kas keluar masuk ke kolom kredit.
Baca Juga: Contoh Slip Gaji Excel dan Komponennya
3. Membuat jurnal gaji
Karena kasbon sudah dibayar dengan memotong gaji karyawan pada tanggal penggajian, maka posisi piutang karyawan (kasbon) pindah ke kolom kredit, bersama dengan nominal gaji yang dibayarkan dari kas. Contohnya seperti berikut ini.
4. Kasbon dalam slip gaji
Sedangkan di slip gaji karyawan, posisi kasbon masuk dalam kolom potongan yang mengurangi pendapatan.
Apa Dampak Kasbon bagi Perusahaan?
Berdasarkan contoh pembukuan kasbon karyawan di atas kita dapat melihat kasbon memang dapat membebani arus kas, mengingat perusahaan harus mengeluarkan sebagian gaji karyawan sebelum waktunya. Namun, di sisi lain, kasbon juga berdampak positif bagi perusahaan, karena merupakan wujud kepedulian perusahaan terhadap karyawannya.
Membantu memenuhi kebutuhan darurat karyawan dapat menumbuhkan loyalitas dan meningkatkan retensi. Selain itu, karyawan juga tetap produktif dan termotivasi, sebab mereka bisa fokus pada pekerjaannya dan tidak perlu pusing memikirkan cara mencari dana cepat.
Bagi perusahaan yang memiliki arus kas masuk yang kuat, kasbon karyawan tidak menjadi masalah. Tetapi, bagi perusahaan dengan cadangan keuangan yang terbatas, kebiasaan karyawan sering kasbon dapat menyebabkan kas defisit.
Mau memberikan fasilitas kasbon tapi kas kantor terbatas? Tenang, ada cara jitu yang bisa kamu coba, yakni menggunakan pembiayaan pihak ketiga.
Baca Juga: Aplikasi Slip Gaji Android Gadjian dengan Fitur Terlengkap
Platform benefit karyawan : Payuung
Tidak perlu repot mencari perusahaan fintech yang menyediakan kasbon karyawan. Kamu bisa menggunakan Payuung, platform penyedia benefit karyawan dari Gadjian yang mudah, cepat, dan terjangkau.
Platform Payuung, bekerja sama dengan lembaga keuangan Kini, menyediakan solusi dana darurat bagi karyawan perusahaan melalui fitur Tarik Gaji Awal. Selain tanpa bunga, syarat pengajuannya pun tidak rumit.
Apabila perusahaan kamu berdomisili di Indonesia dan telah beroperasi minimal 2 tahun, serta memiliki laporan keuangan dalam 2 tahun terakhir dan laporan rekening koran 6 bulan terakhir, maka kamu sudah bisa mengaktifkan fasilitas pembiayaan tarik gaji awal di Payuung.
Setelah pengaktifan disetujui, karyawan kamu dapat memanfaatkan fasilitas pengajuan kasbon sebesar maksimal 80% dari jumlah hari kerja. Baik karyawan tetap maupun PKWT dapat mengajukan tarik gaji awal ini selama yang bersangkutan memiliki komponen gaji pokok dalam slip gajinya.
Karena aplikasi kasbon karyawan Payuung terintegrasi dengan aplikasi payroll Gadjian, maka perhitungan kasbon gaji menjadi lebih mudah. Karyawan yang mengambil kasbon akan terpotong slip gajinya sesuai jumlah yang telah ditarik di awal.
Dengan Gadjian, bukan hanya potongan kasbon yang terhitung otomatis, tetapi juga komponen slip gaji lainnya. Payroll berbasis web terbaik ini dapat mengalkulasi gaji, tunjangan, lembur, BPJS, bonus, THR, serta potongan pajak PPh 21 karyawan secara akurat.
Gadjian juga memudahkan pengelolaan jurnal gaji dan kasbon karyawan tanpa menggunakan Excel. Kamu hanya perlu menghubungkan akun Gadjian dengan akun Jurnal, sehingga jurnal beban gaji dan kasbon otomatis masuk ke dalam pembukuan perusahaan.
Yuk, daftar berlangganan software HRIS & payroll Gadjian dan nikmati akses gratis ke platform Payuung yang menyediakan beragam benefit karyawan, dari pinjaman, asuransi, dana pensiun, investasi reksa dana, hingga gift voucher sebagai reward untuk memotivasi karyawan kamu.
Sumber
PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. JDIH Kemnaker.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Kasbon karyawan adalah pengambilan sebagian gaji di muka sebelum tanggal penggajian, yang membantu karyawan memenuhi kebutuhan finansial mendesak. Kasbon bukanlah pinjaman berbunga, melainkan hak upah yang dibayarkan di muka.
Pembukuan kasbon karyawan harus mencatat data seperti nama karyawan, nominal kasbon, tanggal pengambilan, cicilan atau potongan, serta sisa kasbon secara berkala. Ini membantu perusahaan memantau saldo kasbon dan menghitung potongan gaji.
Karyawan mengisi form kasbon, yang kemudian disetujui oleh pimpinan atau HR dan diajukan ke bagian Finance. Setelah evaluasi, jika disetujui, kasbon dicatat sebagai pengeluaran kas dan karyawan menerima uang kasbon.
Nominal kasbon biasanya tidak boleh melebihi gaji karyawan, dan umumnya berkisar antara 30% sampai 50% dari gaji sebulan. Perusahaan dapat menolak pengajuan jika melebihi batas ketentuan.
Kasbon dapat membebani arus kas perusahaan, tetapi juga menunjukkan kepedulian terhadap karyawan, yang dapat meningkatkan loyalitas dan retensi. Kasbon membantu karyawan tetap produktif dan fokus pada pekerjaan.
Form kasbon karyawan tidak memiliki bentuk baku, tetapi harus memuat informasi seperti nama karyawan, tanggal pengajuan, dan nominal kasbon. Ini penting untuk memudahkan pencatatan dan pengelolaan.
Kasbon dicatat dalam jurnal sebagai piutang karyawan di kolom debit, sementara kas keluar dicatat di kolom kredit. Ketika gaji dibayarkan, piutang kasbon akan dipindahkan ke kolom kredit.
Ya, gaji karyawan pada periode bersangkutan akan dipotong sesuai dengan jumlah kasbon yang telah diterima, sehingga kasbon tercatat sebagai potongan dalam slip gaji.
Perusahaan dapat menolak pengajuan kasbon jika frekuensi pengajuan terlalu sering atau jika jumlah yang diajukan melebihi ketentuan dalam peraturan perusahaan.
