KPI karyawan tidaklah asing di suatu bisnis atau perusahaan karena hal tersebut menjadi salah satu faktor untuk kemajuan perusahaan.
KPI karyawan biasanya dibuat oleh para pemangku kepentingan, seperti Business Owner, HR Manager, dan lain sebagainya.
Format KPI Excel minimal memuat kolom key result area, indikator (KPI), bobot (weight) dengan total 100, target, capaian aktual, score, dan final score.
Score dihitung dengan membandingkan capaian aktual terhadap target, lalu final score diperoleh dengan mengalikan score dengan bobot masing-masing indikator.
Di artikel ini juga dilengkapi dengan contoh format KPI Excel. Simak ulasannya lebih lanjut!
Apa Fungsi KPI Karyawan?
KPI karyawan tidaklah asing di suatu bisnis atau perusahaan karena hal tersebut menjadi salah satu faktor untuk kemajuan perusahaan. KPI karyawan biasanya dibuat oleh para pemangku kepentingan, seperti Business Owner, HR Manager, dan lain sebagainya.
Secara umum, pengertian KPI karyawan adalah indikator yang berguna untuk mengukur kinerja individu maupun tim di dalam suatu organisasi dalam beberapa aspek. Aspek yang dinilai meliputi produktivitas, efisiensi, kepuasan pelanggan, dan masih banyak lagi.
Kegunaan KPI adalah untuk memonitor dan memantau kinerja karyawan secara konsisten sehingga dapat membuat perubahan untuk meningkatkan kinerja.
Hasil pemantauan kinerja inilah yang dapat digunakan perusahaan untuk memberikan tindak lanjut yang sesuai, seperti program pelatihan, pemberian bonus, atau bahkan peninjauan upah. Pasal 92 UU Ketenagakerjaan menyatakan bahwa pengusaha melakukan peninjauan upah secara berkala dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas karyawan.
Misal, Anda ingin meningkatkan produktivitas karyawan divisi marketing di bulan ini. Maka dari itu, Anda dapat melihat performanya dengan membandingkan KPI. Selanjutnya, Anda dapat membandingkan apakah performanya sesuai dengan nilai KPI yang sudah ditetapkan atau tidak. Jika hasil performa bulan tersebut tidak sesuai dengan standar KPI, artinya produktivitas karyawan yang harus ditingkatkan kembali.
Baca Juga: Perbedaan KPI dan OKR dalam Penilaian Kinerja
Bagaimana Cara Menentukan KPI Karyawan ?
Sebelum membuat tabel penilaian kinerja karyawan, hal pertama yang dapat Anda lakukan adalah menentukan KPI karyawan yang sesuai.
Bisa dibayangkan jika KPI karyawan tidak sesuai, maka Anda tidak bisa mengukur produktivitasnya sehingga karyawan pun tidak bisa meningkatkan kinerja sesuai dengan jabatan karyawan tersebut. Berikut adalah cara yang bisa Anda lakukan untuk menentukan KPI karyawan.
1. Pilih KPI yang sesuai
Dalam suatu perusahaan, pastilah banyak karyawan di berbagai posisi. Untuk itu, KPI yang ditentukan pun berbeda-beda sesuai dengan posisi dan tujuan perusahaan tersebut. Hal ini bertujuan agar capaian KPI dapat dilihat secara spesifik sesuai dengan tujuan dan posisi karyawan.
Misalnya untuk karyawan penjualan, KPI yang bisa digunakan adalah tingkat penjualan, tingkat konversi, tingkat pengembalian pelanggan. Tentu saja berbeda dengan karyawan pemasaran yang KPI nya adalah tingkat pengunjung situs web, tingkat konversi dari pengunjung ke pelanggan, tingkat kepuasan pelanggan.
Contoh lainnya adalah KPI karyawan produksi dengan karyawan administrasi. KPI untuk Karyawan produksi meliputi tingkat efisiensi, tingkat keandalan, tingkat kualitas produk. Sementara untuk karyawan administrasi KPI nya adalah tingkat kecepatan proses, tingkat kesalahan, tingkat kepuasan pelanggan.
2. Pastikan KPI dapat diukur
KPI yang baik adalah KPI yang dapat diukur secara konsisten. Artinya, KPI tersebut dapat diukur dengan berbagai periode tertentu, baik harian, bulanan, maupun tahunan. Dengan begitu pihak manajemen dapat melihat secara berkala. Setelah itu, Anda dapat membuat tabel penilaian kinerja karyawan. Anda pun dapat melihat contoh format KPI Excel sebagai bahan acuan.
3. Berikan penjelasan ke karyawan
Hal yang tidak kalah penting dalam menentukan KPI adalah dengan mensosialisasikan KPI tersebut kepada karyawan. Karyawan diberikan penjelasan tentang bagaimana KPI akan dicapai dan bagaimana mereka dievaluasi. Jelaskan juga tabel penilaian kinerja karyawan, hingga nantinya tidak ada miskonsepsi.
4. Pantaulah KPI secara berkala
Setelah memberikan penjelasan kepada karyawan, Anda dapat mengolah data dan capaian yang telah diperoleh secara berkala. Anda dapat menganalisis hasil capaian tersebut dan melihat apakah karyawan sudah memenuhi atau melebihi target yang ditentukan. Hasil capaian tersebut harus dibahas bersama karyawan, sehingga mereka mengetahui apa yang harus ditingkatkan.
Bagaimana Mengatasi Karyawan yang Tertekan karena KPI?
Tabel: Masalah Umum Penerapan KPI dan Solusinya
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Karyawan merasa terbebani | Target KPI terlalu tinggi / tidak realistis | Terapkan prinsip SMART, terutama attainable; libatkan karyawan saat penetapan target |
| Karyawan merasa tidak diukur dengan benar | KPI tidak relevan dengan posisi | Susun KPI berbasis job description tiap jabatan |
| Karyawan tidak tahu cara mencapai target | Kurang sosialisasi dan pelatihan | Jelaskan KPI di awal periode; fasilitasi pelatihan yang dibutuhkan |
| KPI terasa satu arah | Tidak ada mekanisme feedback | Buat sistem dua arah, dorong feedback karyawan dan revisi KPI bila perlu |
| Capaian tidak terpantau | Tidak ada review berkala | Pantau harian/bulanan/tahunan, bahas hasilnya bersama karyawan |
KPI kerja yang ditentukan oleh perusahaan tidak menutup kemungkinan muncul beberapa masalah. Untuk mengatasi masalah tersebut, Anda harus mengidentifikasi terlebih dahulu apa saja masalah yang akan timbul dari KPI tersebut dan bagaimana mengatasi masalahnya.
Misalnya adalah masalah terkait karyawan yang merasa tertekan. Seringkali KPI yang tinggi dapat membuat karyawan merasa terbebani. Bukan hanya itu saja, karyawan pun dapat merasa bahwa dia tidak diukur dengan benar karena KPI yang ditetapkan tidak relevan dengan posisi mereka.
Nah, Anda harus dapat mengatasi masalah tersebut dengan bijaksana. Maka dari itu, Anda harus menjaga komunikasi yang terbuka dengan karyawan. Agar karyawan merasa tidak relevan dengan kompeten yang mereka miliki, Anda juga dapat memfasilitasi karyawan dengan mengikuti pelatihan terlebih dahulu sehingga nantinya dia memahami tujuan KPI dan mengetahui cara mencapai KPI tersebut.
Bukan hanya itu, sistem KPI ini pun harus dua arah. Artinya, perusahaan juga harus mendorong feedback dari karyawan dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan KPI jika diperlukan.
Baca Juga: Manfaat Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan
Seperti Apa Contoh Format KPI Excel Karyawan?
Setelah Anda mengetahui manfaat KPI Karyawan serta cara menentukan KPI karyawan, pastinya sudah punya gambaran kan terkait format KPI karyawan, kan? Jika sudah, Anda dapat langsung membuat contoh KPI karyawan dengan format excel. Contoh KPI karyawan Excel ini bisa menjadi rujukan untuk Anda.
Solusi analisis kinerja karyawan
Contoh format KPI Excel di atas memang dapat membantu Anda menilai kinerja karyawan. Namun, tabel penilaian kinerja karyawan tidak akan maksimal jika tidak diimbangi dengan aplikasi manajemen KPI karyawan.
Dengan aplikasi Gadjian, Anda akan mendapatkan parameter kinerja karyawan dengan lebih objektif dan akurat. Fitur dari Gadjian ini menjadi solusi untuk menganalisis demografi karyawan, data kompensasi, sampai dengan data produktivitas.
Bukan hanya memudahkan Anda dalam menilai kinerja karyawan, aplikasi HRIS Gadjian juga bisa menghitung gaji, PPh 21 hingga iuran BPJS karyawan secara akurat dan otomatis. Pembayaran gaji pun dapat dilakukan hanya dalam beberapa klik saja.
Sementara itu, data produktivitas sendiri bisa Anda dapatkan dengan mengintegrasikan aplikasi Hadirr. Melalui fitur absensi dari Hadirr yang berbasis GPS, Anda dapat memantau kehadiran karyawan dengan mudah dengan minim kecurangan. Selain itu, Anda dapat menikmati pengaturan shift kerja dan lembur karyawan secara otomatis.
Nah, Anda sudah paham kan bahwa menetapkan KPI karyawan yang sesuai akan berdampak besar pada pencapaian tujuan bisnis yang diinginkan.
Mudahkan analisis kinerja karyawan dengan Gadjian dan gabung dengan ratusan perusahaan lainnya yang sudah mencoba Gadjian!
Sumber
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
KPI karyawan adalah indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja individu atau tim dalam suatu organisasi. Aspek yang dinilai meliputi produktivitas, efisiensi, dan kepuasan pelanggan. KPI karyawan dibuat oleh pemangku kepentingan seperti Business Owner dan HR Manager, dan berfungsi untuk memonitor kinerja karyawan secara konsisten.
Format KPI Excel minimal harus memuat kolom key result area, indikator (KPI), bobot (weight) dengan total 100, target, capaian aktual, score, dan final score. Score dihitung dengan membandingkan capaian aktual terhadap target, sedangkan final score diperoleh dari pengalian score dengan bobot masing-masing indikator.
Untuk menentukan KPI karyawan, pertama pilih KPI yang sesuai dengan posisi dan tujuan perusahaan. Pastikan KPI dapat diukur secara konsisten, berikan penjelasan kepada karyawan mengenai KPI, dan pantau KPI secara berkala untuk melihat apakah karyawan memenuhi target yang ditentukan.
Jika karyawan merasa tertekan karena KPI, penting untuk menjaga komunikasi terbuka dan menerapkan prinsip SMART untuk menetapkan target yang realistis. Sosialisasikan KPI dengan baik dan fasilitasi pelatihan agar karyawan memahami cara mencapai KPI. Sistem KPI juga harus dua arah, mendorong feedback dari karyawan.
Memantau KPI secara berkala penting untuk menganalisis hasil capaian kinerja karyawan. Dengan pemantauan ini, perusahaan dapat memberikan umpan balik yang diperlukan dan membantu karyawan memahami area yang perlu ditingkatkan, sehingga kinerja dapat ditingkatkan secara keseluruhan.
Sistem dua arah dalam penerapan KPI berarti adanya mekanisme feedback antara perusahaan dan karyawan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk memberikan masukan mengenai KPI yang ditetapkan, serta perusahaan dapat melakukan revisi KPI jika diperlukan, sehingga KPI menjadi lebih relevan dan efektif.
Masalah umum dalam penerapan KPI termasuk target yang terlalu tinggi, KPI yang tidak relevan dengan posisi, kurangnya sosialisasi, dan tidak adanya review berkala. Solusi untuk masalah ini meliputi menetapkan target yang realistis, menyusun KPI berbasis job description, dan melakukan pemantauan secara berkala.
KPI berguna untuk memonitor dan memantau kinerja karyawan secara konsisten. Hasil pemantauan ini dapat digunakan untuk memberikan tindak lanjut seperti program pelatihan, pemberian bonus, atau peninjauan upah, sesuai dengan Pasal 92 UU Ketenagakerjaan.
Jika KPI tidak sesuai dengan jabatan karyawan, perusahaan perlu menyusun KPI yang berbasis pada job description masing-masing jabatan. Hal ini memastikan bahwa KPI relevan dan dapat diukur dengan tepat, sehingga karyawan dapat bekerja untuk mencapainya.
