Mengatur pembagian shift kerja adalah salah satu tugas HR yang krusial dan perlu dilakukan dengan cermat. Pengaturan waktu kerja haruslah sesuai hukum ketenagakerjaan, tapi juga mempertimbangkan produktivitas dan kondisi fisik karyawan.
Terutama pada industri yang beroperasi 24 jam, mendistribusikan jadwal shift kerja bisa jadi pekerjaan yang lebih kompleks.
Table of Contents
Aturan dalam Menentukan Jadwal Kerja Shift
Sebelum membuat pembagian kerja shift, seorang HR atau business owner harus tahu beberapa ketentuan resmi terkait jam kerja dan kewajiban perusahaan.
1. Ketentuan jam kerja dalam sehari dan seminggu
Rumus pertama untuk mengatur jam kerja shift adalah berpatokan pada Undang-undang Ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.
Adapun peraturan tentang waktu kerja merujuk pada UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 77. Menurut pasal ini, waktu kerja di Indonesia sama dengan 7 jam/hari dan 40 jam seminggu jika ada 6 hari kerja, atau 8 jam/hari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja.
Baca Juga: Tips Kelola Jadwal Shift Kerja Karyawan dengan Mudah
Jika perusahaan menetapkan jam kerja yang melebihi peraturan di atas, berarti akan ada upah lembur untuk maksimal 4 jam sehari.
2. Ketentuan jadwal kerja shift untuk karyawan wanita
Di samping peraturan yang berlaku secara umum, perusahaan juga perlu tahu ketentuan khusus. Contohnya, ketentuan tentang karyawan wanita yang bekerja pada shift malam. Pada UU Ketenagakerjaan Pasal 76 dijelaskan beberapa ketentuan berikut:
- Pekerja/buruh wanita yang berumur di bawah 18 tahun dilarang bekerja pukul 23:00—07:00.
- Perusahaan tidak boleh mempekerjakan pekerja/buruh wanita hamil yang menurut keterangan dokter berbahaya bagi kesehatan dan keselamatan kandungannya ataupun dirinya jika bekerja pukul 23:00—07:00.
- Perusahaan yang mempekerjakan pekerja/buruh wanita mulai pukul 23:00 sampai dengan pukul 07:00 wajib:
- Memberikan makanan dan minuman bergizi
- Menjaga kesusilaan dan keamanan selama di tempat kerja.
- Perusahaan wajib menyediakan angkutan antar-jemput bagi pekerja/buruh perempuan yang berangkat dan pulang bekerja antara pukul 23:00 dan pukul 05:00.
Terkait tunjangan shift malam. Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 224 Tahun 2003 Pasal 3 menyebutkan bahwa pekerja shift malam berhak atas makanan bergizi sekurang-kurangnya 1.400 kalori yang diberikan saat istirahat dan tidak dapat diganti dengan uang.
Selanjutnya, perusahaan atau business owner juga wajib menyediakan petugas keamanan di tempat kerja, kamar mandi yang layak dengan penerangan yang memadai dan terpisah antara karyawan wanita dan pria.
3. Ketentuan tentang jenis pekerjaan terus-menerus
Ketentuan waktu kerja pada poin 1 tidak berlaku bagi sektor atau pekerjaan tertentu. Kamu bisa merujuk pada Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 233 Tahun 2003, yang menyebutkan ada jenis pekerjaan terus-menerus yang diperbolehkan shift. Pekerjaan yang dimaksud, yaitu:
- layanan kesehatan
- pariwisata
- media massa
- pos dan telekomunikasi
- penyediaan listrik
- penyediaan air minum
- bahan bakar migas
- swalayan dan pusat perbelanjaan
- transportasi
- perbaikan transportasi
- keamanan
- konservasi
- pekerjaan yang jika dihentikan akan mengganggu proses produksi, merusak bahan, dan perbaikan alat produksi
Jika perusahaanmu termasuk dalam kategori bidang pekerjaan di atas, boleh saja mempekerjakan karyawan shift termasuk hari libur atau istirahat mingguan.
Baca Juga: Aturan Kompensasi Karyawan yang Bekerja Shift Malam
4. Prinsip perputaran jadwal shift: harus adil
Ketika pembagian shift kerja, ingatlah selalu pada prinsip perputaran. Maksudnya, jadwal kerja harus rata dan adil. Setiap karyawan shift dapat giliran pagi, siang, dan malam. Tidak boleh ada karyawan yang bekerja di satu shift terus-menerus.
Misalnya, karyawan A dapat giliran shift malam selama 1 minggu, maka di minggu berikutnya A harus kerja pagi dan minggu selanjutnya kerja siang.
Prinsip perputaran ini diterapkan untuk mengurangi dampak buruk bekerja malam terhadap kesehatan dan kondisi fisik karyawan. Jika kesehatan terganggu, produktivitas juga bisa menurun.
Jenis-jenis Pembagian Shift Kerja dan Contohnya
Secara umum, sebelumnya ada 3 jenis shift kerja yang diterapkan di sektor usaha tertentu. Namun, sejak pandemi Covid 19 mengubah sistem kerja, sistem shift pun bertambah untuk remote working dan work from home (WFH). Berikut penjelasannya.
1. Shift pagi–siang
Shift jenis ini merupakan yang paling banyak digunakan. Jamnya biasa dimulai pukul 08:00 pagi sampai 15:00 sore. Waktu kerja bisa berlangsung selama seminggu penuh atau hanya hari Senin sampai Jumat.
2. Shift malam
Shift malam berlaku bagi perusahaan yang beroperasi 24 jam. Contohnya, rumah sakit, kantor media massa, kepolisian atau satpam, call center, dan pemadam kebakaran. Biasanya, jam shift dimulai pukul 20:00 malam sampai 03:00 pagi, atau 23:00 malam hingga 07:00 pagi.
Pengaturan shift malam di beberapa perusahaan besar bersifat rotating, atau tidak permanen. Karyawan yang bekerja pada shift malam bisa saja masuk shift siang selama periode tertentu.
Seringkali beberapa perusahaan bersedia memberikan hari libur, baik sebelum maupun sesudah shift malam. Selain untuk kepentingan perusahaan, shift malam akan bermanfaat bagi pekerja yang memiliki kepentingan pribadi pada siang hari.
3. Shift panjang (sistem kerja long shift)
Long shift adalah penambahan waktu dari shift normal, yang biasanya diperlukan saat butuh mengejar target jangka panjang. Jadi, tidak sama dengan lembur.
Sistem kerja long shift dilakukan dengan menambah 2 jam kerja pada tiap shift sehingga jam kerjanya jadi 10 jam per hari.
Bagaimana dengan upahnya? Perhitungan upah karyawan yang bekerja long shift disamakan dengan perhitungan upah lembur, yaitu:
- 1 jam pertama = (1,5 x 1/173) x upah sebulan
- 1 jam kedua = (2 x 1/173) x upah sebulan
4. Shift fleksibel
Sistem ini disebut juga dengan istilah flexitime. Sesuai nama jenisnya, shift fleksibel memungkinkan karyawan untuk mengatur jam kerja sendiri. Kamu bisa menemukan sistem flexitime di perusahaan startup. Jika umumnya jam kerja dimulai pukul 09:00 pagi, karyawan flexitime boleh saja masuk pada pukul 08:00 atau 10:00.
Biasanya, di perusahaan yang menerapkan flexitime mensyaratkan jumlah jam per hari atau per minggu yang harus dipenuhi. Tapi, ada juga yang membebaskan karyawan untuk pulang asalkan pekerjaannya hari itu sudah selesai tanpa mesti memenuhi syarat jam kerja per hari.
Selain sistem shift fleksibel biasa, ada juga flexitime untuk remote working dan WFH. Sistem kerja ini mulai populer di masa pandemi. Bahkan, banyak karyawan lebih menyukai sistem ini karena bebas mengatur waktu bekerja dan ada waktu untuk menjalankan hobi atau urusan lain.
Di samping itu, shift yang fleksibel memungkinkan karyawan fokus bekerja pada golden hour mereka masing-masing. Sistem ini juga terbilang bermanfaat bagi perusahaan. Karyawan memiliki performa lebih baik karena memungkinkan work-life balance dengan sistem fleksibel.
Contoh Jadwal Kerja Shift 3 Model
Setelah mengetahui jenis-jenis kerja shift, selanjutnya seorang HR juga perlu memahami tiga metode simulasi jadwal kerja shift. Umumnya, perusahaan menggunakan 3 model sebagai berikut beserta contohnya.
1. Model kerja 3 shift 4 grup
Karyawan dibagi menjadi 4 grup, dengan waktu kerja 5-6 hari dan jam kerja 7 jam sehari (tidak termasuk istirahat 1 jam).
Kamu juga bisa menyesuaikan format dengan kebutuhan/kebiasaan di perusahaan.
Keterangan:
- Shift 1 atau shift pagi: pukul 07:00–15:00
- Shift 2 atau shift siang: pukul 15:00–23:00
- dan shift 3 atau shift malam: pukul 23:00–07:00
2. Model kerja 3 shift 3 grup
Pada model ini, karyawan dibagi menjadi 3 grup dan bekerja selama 6 hari. Jam kerja per harinya adalah 7 jam dengan 1 jam istirahat. Ini bisa diterapkan pada perusahaan yang libur secara teratur karena pergeseran jadwalnya setiap minggu.
Keterangan:
- Shift 1 atau shift pagi: pukul 07:00–15:00
- Shift 2 atau shift siang: pukul 15:00–23:00
- dan shift 3 atau shift malam: pukul 23:00–07:00
3. Model kerja 2 shift 3 grup atau 2 shift 2 grup
Pada model ini, pergantian shift kerja dibagi dalam pola 2-2-2, yakni 2 hari untuk shift 1, 2 hari untuk shift 2, dan 2 hari untuk libur.
Model 2 shift 2 grup juga bisa diterapkan pada jadwal kerja ini, dengan hanya menerapkan shift pagi dan sore.
Baca Juga: Tugas dan Peraturan Kerja Shift Malam Karyawan Kafe / Toko
Bagi Jadwal Shift Kerja dengan Mudah Pakai Aplikasi Gadjian
Membuat jadwal secara manual dengan rumus Excel shift kerja bisa jadi pekerjaan yang rumit. Apalagi, kalau harus mengatur jadwal sebulan sekaligus untuk banyak karyawan. Oleh sebab itu, mulailah beralih ke cara yang lebih praktis dengan aplikasi Gadjian.
Gadjian merupakan software HR, yang memudahkan finance menghitung upah lembur dan gaji karyawan shift dalam satu-dua klik.
Untuk membantu kelola shift karyawan, Gadjian juga terintegrasi dengan aplikasi shift kerja Android Hadirr yang memungkinkan karyawan shift absensi online hanya dengan selfie, dan kelola lembur.
