7 Contoh Laporan HRD Excel di Perusahaan

7 Contoh Laporan HRD Excel di Perusahaan – Sebagai administrator payroll di perusahaan, HRD bertugas membuat berbagai jenis laporan bulanan yang berhubungan dengan perhitungan gaji karyawan, dari mulai laporan kehadiran, lembur, hingga cuti/izin karyawan.

Dalam laporan bulanan HRD, data karyawan direkap secara manual maupun digital, kemudian digunakan sebagai dasar perhitungan kompensasi karyawan. Misalnya, untuk menghitung uang kehadiran (tunjangan makan), HR harus menyelesaikan dulu laporan rekap presensi bulanan karyawan.

Artikel ini akan memberikan contoh laporan HRD Excel yang biasa digunakan dalam sistem payroll manual di perusahaan, di mana seluruh rekap data karyawan dikerjakan oleh admin menggunakan program spreadsheets, seperti Microsoft Excel, WPS, atau Google Sheets.

7 Contoh Laporan HRD

1. Laporan presensi 

Laporan presensi berguna untuk mengetahui tingkat kehadiran karyawan selama satu bulan. Jika daftar hadir masih menggunakan metode pencatatan manual, maka laporan kehadiran karyawan bisa dibuat dengan memindahkan data presensi harian ke dalam form Excel seperti contoh laporan HRD Excel berikut ini.

Presensi harian:

laporan presensi pegawai

Baca Juga: Contoh Laporan HRD dan Cara Membuatnya

Laporan presensi bulanan:

laporan kehadiran karyawan

Contoh di atas merupakan laporan kehadiran karyawan pada bulan Oktober 2022. Kolom paling kanan adalah jumlah kehadiran sebulan, sebagai dasar perhitungan tunjangan kehadiran atau perhitungan upah karyawan harian. 

Jika menggunakan aplikasi payroll Gadjian, laporan presensi karyawan otomatis disajikan di aplikasi tanpa menggunakan spreadsheets. Sedangkan data kehadiran harian bisa diimpor dari mesin fingerprint yang terintegrasi atau dari aplikasi absen online Hadirr.

aplikasi absen online

Hadirr mencatat clock-in dan clock-out karyawan secara akurat dengan teknologi anti-fake GPS dan biometrik wajah. Karyawan dapat melaporkan kehadiran di tempat-tempat yang telah disetujui dari smartphone mereka, dengan cara berfoto selfie di aplikasi.

Kelebihan sistem absen digital adalah kamu tidak perlu repot mencatat dan merekap kehadiran. Data kehadiran karyawan telah disimpan otomatis di aplikasi.

Baca Juga: Contoh Data Karyawan untuk HRD

2. Laporan sakit/izin

Izin dan sakit juga harus direkap ke dalam laporan absensi (ketidakhadiran) bulanan. Laporan ini digunakan untuk memotong tunjangan kehadiran. Untuk karyawan yang tidak masuk karena izin atau sakit, tunjangan kehadiran boleh tidak dibayarkan. Misalnya, uang makan boleh dipotong sesuai hari tidak masuk kerja.

Berikut ini contoh laporan HRD Excel berupa absensi harian yang kemudian direkap ke dalam laporan izin dan sakit karyawan bulanan Excel.

form izin karyawan excel
contoh laporan hrd excel

Laporan izin dan sakit juga bisa digunakan untuk mengetahui tingkat absensi karyawan. Rumusnya seperti berikut:

Tingkat absensi = (Sakit + izin) : (jumlah karyawan x jumlah hari) x 100

Contoh, pada form laporan di atas, jumlah hari sakit dan izin dalam sebulan adalah 8 hari, jumlah karyawan 5, dan jumlah hari kerja 26 hari, sehingga:

Tingkat absensi (tidak hadir) = 8 : (5 x 26) x100 

    = 6,15%

Sama seperti laporan presensi, laporan absensi juga dapat dibuat otomatis dengan aplikasi Hadirr dan Gadjian. Software payroll cloud terbaik Gadjian menerapkan metode pengajuan izin/sakit secara online, dan data otomatis disimpan di aplikasi.

aplikasi pengajuan izin

3. Laporan cuti

Laporan cuti Excel menampilkan jumlah hari cuti karyawan dalam satu bulan, serta saldo cuti setelah dikurangi hari cuti yang diambil. Contohnya seperti di bawah ini.

laporan cuti karyawan

Laporan cuti karyawan tidak mengurangi atau memotong upah karyawan, sebab cuti tahunan merupakan hak istirahat berbayar. Oleh karena itu, cuti hanya boleh mengurangi tunjangan hadir, tetapi tidak mengurangi pembayaran gaji pokok dan tunjangan tetap karyawan.

Gadjian punya sistem cuti online yang praktis. Pengajuan dan persetujuan cuti dilakukan dari aplikasi tanpa form kertas, sehingga lebih cepat dan tidak berbelit. Begitu pengajuan cuti disetujui, otomatis saldo cuti karyawan di aplikasi akan langsung terpotong. 

Baca Juga: Aplikasi Payroll Terbaik Ini Mudahkan HRD & Perusahaan

Dengan Gadjian, kamu tidak perlu repot membuat laporan rekap cuti setiap bulan karena aplikasi menampilkan data cuti real-time.

aplikasi pengajuan cuti

4. Laporan lembur

Laporan lembur karyawan dapat dibuat dalam bentuk rekap bulanan. Cara yang paling mudah adalah dengan menghitung jam lembur di surat perintah lembur (SPL). Kemudian, jam lembur tersebut diubah menjadi unit lembur berdasarkan rumus upah lembur di PP No 35 Tahun 2021.

Selanjutnya, data unit lembur dimasukkan ke dalam laporan lembur Excel menurut hari lembur masing-masing karyawan. Contohnya seperti rekap lembur bulan Oktober 2022 di bawah ini.

laporan lembur karyawan

Unit lembur 1,5 merupakan konversi dari kerja lembur 1 jam pada hari kerja. Artinya, lembur selama 1 jam dibayar 1,5 upah sejam. Sedangkan angka 3,5 berarti kerja lembur dilakukan 2 jam. 

Upah lembur = Unit lembur x 1/173 x gaji sebulan

Setelah dihitung, upah lembur kemudian ditambahkan pada laporan gaji karyawan sebagai komponen pendapatan.

Hadirr dapat mencatat dan merekap jam lembur karyawan secara akurat. Jika kamu juga menggunakan Gadjian, maka data jam lembur di Hadirr tersebut tinggal diimpor untuk perhitungan upah lembur di Gadjian secara otomatis. 

Jadi, payroll system ini mengelola dan menghitung lembur karyawan secara efisien, hemat waktu, dan tetap sesuai dengan ketentuan pemerintah.

Hitung Upah Lembur Karyawan Otomatis | Gadjian

5. Laporan gaji

Laporan ini merupakan rekap bulanan atas pembayaran gaji karyawan. Dalam laporan gaji, informasi yang tercantum harus sama dengan rincian di slip gaji karyawan.

contoh laporan hrd excel

Dalam format Excel, berikut ini contoh laporan gaji karyawan bulanan.

rekap gaji karyawan

Selain menjelaskan rincian gaji, tujuan pembuatan laporan gaji adalah untuk mengetahui beban gaji yang telah dibayarkan perusahaan pada bulan bersangkutan, apakah realisasi pengeluaran untuk gaji karyawan telah sesuai dengan proyeksi biaya atau tidak.

Laporan rekap gaji juga bisa digunakan untuk menyusun database karyawan, dengan memasukkan beberapa informasi tambahan, seperti masa kerja, status kepegawaian, dan beberapa data demografis.

Baca Juga: Contoh Slip Gaji THR Online vs Manual

Gadjian adalah aplikasi slip gaji yang menghitung semua komponen gaji karyawan secara otomatis setiap bulan. Software penggajian ini juga menyediakan fitur pembukuan gaji untuk membuat jurnal beban gaji dan jurnal kasbon.

Berikut ini contoh slip gaji yang dibuat dengan aplikasi Gadjian.

Slip gaji PKWTT

6. Laporan jadwal kerja shift

Apabila perusahaan beroperasi lebih dari 8 jam sehari, maka kamu juga perlu membuat jadwal kerja shift karyawan. Jadwal shift mengatur jam masuk kerja secara bergiliran dengan prinsip perputaran.

Berikut ini contoh jadwal kerja 2 shift untuk sistem kerja 6 hari seminggu, 7 jam sehari, yang dibuat untuk 1 bulan.

contoh laporan hrd excel

Membuat jadwal shift lebih mudah menggunakan fitur pola kerja karyawan di aplikasi Gadjian atau fitur kelola shift kerja karyawan di aplikasi Hadirr. Kamu hanya perlu membuat satu kali jadwal shift di awal, dan selebihnya aplikasi yang akan mengatur pola kerja setiap periode.

aplikasi shift kerja

7. Laporan reimbursement

Reimbursement adalah penggantian biaya yang telah dikeluarkan karyawan untuk kepentingan tertentu. Setiap perusahaan punya ketentuan berbeda dalam hal biaya apa saja yang bisa diganti (reimburse).

Uang reimburse termasuk biaya yang dianggarkan oleh perusahaan, sehingga kamu perlu membuat laporannya secara periodik. Misalnya, perusahaan menganggarkan reimbursement untuk biaya medis karyawan sebesar jumlah karyawan dikalikan nilai pagu, namun realisasi pengeluaran tersebut bisa lebih kecil apabila ada karyawan yang tidak pernah sakit.

Di bawah ini contoh laporan reimbursement karyawan dalam Excel.

contoh laporan reimburse

Hadirr memungkinkan proses pengajuan reimbursement karyawan secara online, cukup dengan mengunggah foto bukti pengeluaran di aplikasi. Setelah disetujui, uang reimburse akan langsung ditransfer ke rekening karyawan.

Reimbursement yang dikeluarkan perusahaan akan tercatat dalam bentuk dokumentasi digital di aplikasi untuk memudahkan HR/Finance memonitor pengeluaran. Dengan demikian, Hadirr membantu pengelolaan keuangan perusahaan lebih baik. 

Aplikasi HR untuk kelola administrasi karyawan lebih efisien

aplikasi hris gadjian

Dengan otomatisasi sistem pencatatan dan perhitungan, aplikasi digital Gadjian dan Hadirr membantu kamu mengerjakan administrasi karyawan secara akurat serta hemat waktu dan biaya.

Gadjian tidak hanya mengelola penggajian setiap bulan, tetapi juga bisa digunakan untuk perhitungan bonus tahunan karyawan. Fitur analisis karyawan di aplikasi ini menyediakan data kinerja karyawan sebagai dasar evaluasi HR akhir tahun menggunakan Key Performance Indicator (KPI) atau Objective Key Results (OKR). Kemudian, Gadjian menghitung bonus sebagai imbalan karyawan.

Baca Juga: Keunggulan Sistem ATS Rekrutmen HRD

Gadjian juga dilengkapi dengan fitur baru Applicant Tracking System (GATS) untuk perekrutan karyawan secara efektif. Fitur ini memungkinkan proses dan tahapan seleksi karyawan dari awal hingga akhir dimonitor melalui satu aplikasi, sekaligus mempercepat pengisian jabatan kosong di perusahaan.

Coba Gadjian Sekarang

Sementara itu, Hadirr adalah aplikasi absensi online yang punya banyak fitur. Selain mencatat jam dan kehadiran lembur, mengelola jadwal shift, serta reimbursement, Hadirr juga bisa memantau jadwal kerja karyawan, kunjungan klien, serta membantu perusahaan meningkatkan omzet penjualan.

Fitur Hadirr Sales dapat digunakan untuk mengelola data pelanggan, memonitor aktivitas sales, membantu strategi penjualan, memungkinkan kolaborasi tim sales, serta mendokumentasikan semua proses penjualan hingga rekap data penjualan secara otomatis.

Coba Hadirr Software Aplikasi Absensi Karyawan Online (E-Absen) Terbaik Indonesia

Dengan berlangganan aplikasi Gadjian atau Hadirr, kamu akan mendapat bonus akses ke pelatihan HRD gratis di Gadjian Academy yang diadakan secara berkala. Gadjian Academy adalah training HRD yang dirancang untuk meningkatkan skill dan pengetahuan HR perusahaan dalam mengelola SDM dan keuangan perusahaan.

Pelatihan yang bernilai jutaan rupiah ini menghadirkan pakar di bidangnya, trainer bersertifikasi, serta praktisi HR berpengalaman. Jadi, manfaatkan kesempatan ini hanya dengan mendaftar Gadjian atau Hadirr sekarang.

Marketing Officer at Fast8 Group

Marketing Officer at Fast8 Group, also an editor Gadjian & Hadirr blogs.

Share

No Thoughts on 7 Contoh Laporan HRD Excel di Perusahaan

Leave A Comment