Daftar Isi
Sebagai departemen yang mengemban fungsi pengelolaan sumber daya manusia (human resources management), HR wajib membuat laporan-laporan tertentu secara periodik. Selain berguna dalam menata administrasi HR; laporan-laporan tersebut juga penting dibuat untuk mengevaluasi kinerja departemen HR secara khusus, dan perusahaan secara umum. Tanpa pencatatan data yang tertib dan laporan yang baik, alur kerja HR bisa terganggu. Data dan laporan HR yang valid akan membantu manajemen merumuskan kebijakan yang tepat untuk mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang perusahaan.
4 Laporan HR Wajib Dibuat Setiap Bulan
1. Presensi (Kehadiran) Karyawan
Beberapa orang juga menyebutnya sebagai laporan absensi (ketidakhadiran), tergantung dari fokus tujuan untuk apa laporan itu dibuat. Apakah dibuat untuk menunjukkan berapa kali karyawan hadir (presence), atau untuk mengetahui berapa kali karyawan tidak hadir (absence). Laporan ini penting, terlebih jika perusahaan menyediakan tunjangan harian. Jumlah kehadiran menjadi faktor yang menentukan jumlah tunjangan yang berhak diterima karyawan. Selain itu, data absensi bisa punya peran lebih besar jika dimanfaatkan untuk mengukur produktivitas, atau perhitungan beban kerja, yang bisa berpengaruh pada strategi perusahaan kedepannya.
Baca Juga: 3 Akibat Fatal Salah Hitung Absensi Karyawan
2. Gaji
Laporan bulanan lainnya yang juga penting dibuat oleh HR adalah gaji. Laporan ini menghasilkan slip gaji yang berhak diterima oleh masing-masing karyawan setiap bulannya. Dalam bentuk final yang mencakup gaji seluruh karyawan, laporan ini diperlukan oleh departemen keuangan sebagai dasar perhitungan beban pajak penghasilan PPh 21. Karenanya, laporan gaji menjadi salah satu bahan untuk memprediksi kondisi keuangan perusahaan dalam suatu masa.
Baca Juga: 4 Kesalahan Fatal yang Sering Dilakukan HR dalam Penggajian Karyawan
3. Cuti
Cuti memang menjadi hak karyawan. Tugas HR adalah mengelolanya, seperti meng-update jumlah cuti yang sudah digunakan, memastikan izin cuti dikantongi karyawan sebelum pelaksanaan cuti, hingga melakukan evaluasi SOP cuti agar menjadi lebih mudah dan efisien. Data cuti yang rapi dan lengkap dapat menunjukkan kecenderungan waktu-waktu karyawan memilih cuti, yang bisa dipakai perusahaan menentukan kebijakan terkait shift kerja, reward cuti, dll. Data tersebut juga akan penting saat karyawan resign atau di-PHK perusahaan, karena jatah cuti yang masih bisa dipakai akan diperhitungkan sebagai uang penggantian hak (UPH).
Baca Juga: Apa Saja Manfaat Cuti Karyawan bagi Perusahaan?
4. Izin/Sakit
Ketidakhadiran karyawan karena izin atau sakit juga perlu dirangkum dalam sebuah laporan bulanan. Laporan izin dan sakit karyawan dapat menunjukkan bagaimana pola ketidakhadiran karyawan, kecenderungan kebutuhan personal karyawan, bahkan kapan HR perlu mulai merekrut magang atau karyawan baru.
Baca Juga: Konsultasi HR: Apa yang Dilakukan Jika Karyawan Sering Izin Sakit?
Laporan-laporan HR itu umumnya dibuat secara periodik agar memudahkan pencatatan, dan tidak menumpuk di satu waktu. Ada yang membuat pencatatan secara harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya. Namun, biasanya perusahaan secara resmi memerlukan laporannya dalam periode bulanan, seperti halnya periode penggajian. Tidak dipungkiri, semua laporan ini menimbulkan kerepotan tersendiri. Terkait pekerjaan administrasi HR ini, akhir 2017 lalu Gadjian merilis hasil surveinya atas 161 perusahaan di Indonesia. Hasilnya, sebanyak 73% perusahaan departemen HR-nya belum mendapatkan dukungan teknologi yang memadai. Tentu hal ini sangat disayangkan. Apalagi, 86% perusahaan yang disurvei sudah mulai memperhitungkan Pajak PPh 21 dan BPJS karyawan.
Baca Juga: Repotnya HRD Jika Tak Dibantu Software (Infografis)
Bisa dibayangkan kerepotan HR perusahaan yang melakukan administrasi manual dan memiliki data yang terpisah-pisah. Inefisiensi seperti inilah yang kerap menjebak para praktisi HR hingga tak maksimal melakukan tugas utama HR, yaitu mendesain strategi pengelolaan SDM untuk menyesuaikan zaman dan kebutuhan organisasi.
Beberapa perusahaan sudah menyadari hal ini, dan mulai menggunakan Human Resources Information System (HRIS) agar HR dapat melakukan tugasnya secara efektif. Data karyawan yang terintegrasi dalam sistem membuat banyak pekerjaan HR lebih efisien secara waktu. Bahkan, perusahaan yang menggunakan HRIS Gadjian mampu menyelesaikan masalah administrasi HR lebih dari itu melalui aplikasi HRD dan payroll software–nya yang saling terintegrasi. Selain menyederhakan kerja HR, Gadjian juga menyediakan solusi praktis untuk semua karyawan dalam mengakses keperluan administrasinya.
