Membuat laporan HRD yang efektif menjadi hal penting dalam pengelolaan karyawan di setiap perusahaan. Sebab, ketika laporan disusun secara rapi dan sistematis, manajemen dapat mengambil keputusan dengan lebih cepat dan akurat.
Namun, dalam praktiknya, masih banyak tim HR yang mengandalkan proses manual untuk menyusun laporan HRD. Cara ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga rawan kesalahan input dan inkonsistensi data.
Survei Gadjian pada 2023 menunjukkan bahwa 63% HRD di Indonesia menghabiskan lebih dari enam jam setiap minggu hanya untuk membuat laporan HRD menggunakan Excel. Waktu yang seharusnya bisa dialokasikan untuk pengembangan karyawan justru habis untuk pekerjaan administratif.
Oleh karena itu, memahami cara membuat laporan HRD secara otomatis bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan. Di artikel ini, Anda akan menemukan panduan praktis yang membantu HR menyusun laporan HRD dengan lebih praktis untuk mendukung keputusan bisnis. Simak informasi selengkapnya!
Pentingnya Laporan HRD bagi Perusahaan
Laporan HRD merupakan dokumen yang merangkum berbagai informasi penting terkait pengelolaan karyawan di perusahaan. Jenis laporan ini mencakup data absensi karyawan, laporan cuti dan izin, proses rekrutmen, evaluasi karyawan, hingga laporan penggajian atau payroll.
Baca Juga: Contoh Perhitungan & Laporan Penyusutan Aset Otomatis
Dengan laporan HRD yang tersusun rapi, pimpinan perusahaan dapat memantau kinerja karyawan secara objektif dan berbasis data. Informasi ini sangat membantu dalam pengambilan keputusan, seperti penentuan promosi, evaluasi kebutuhan pelatihan karyawan, hingga perencanaan tenaga kerja jangka panjang.
Laporan yang akurat juga membantu HR mengidentifikasi potensi masalah sejak dini, seperti tingkat absensi tinggi atau beban kerja yang tidak merata.
Selain mendukung pengambilan keputusan, laporan HRD yang lengkap membantu perusahaan menghadapi audit internal maupun eksternal. Data yang terdokumentasi dengan baik memudahkan perusahaan memenuhi kewajiban administratif dan mematuhi regulasi ketenagakerjaan di Indonesia.
Dengan demikian, laporan HRD bukan sekadar arsip, melainkan alat penting untuk menjaga keberlanjutan dan profesionalisme perusahaan.
Langkah-Langkah Cara Membuat Laporan HRD
Agar laporan HRD yang dihasilkan benar-benar akurat dan mudah digunakan, HR perlu mengikuti tahapan yang sistematis. Berikut panduan cara membuat laporan HRD yang praktis dan bisa langsung diterapkan di perusahaan.
1. Tentukan Jenis Laporan HRD yang Dibutuhkan
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan laporan HRD yang berbeda, tergantung pada skala bisnis dan kebijakan internal. Namun, secara umum jenis laporan HRD yang sering dibutuhkan meliputi:
- Laporan absensi karyawan
- Laporan cuti dan izin
- Laporan lembur
- Laporan rekrutmen
- Laporan payroll (slip gaji dan tunjangan)
- Laporan kinerja karyawan
HR perlu menentukan prioritas laporan mana yang paling dibutuhkan oleh manajemen. Dengan menetapkan fokus sejak awal, proses penyusunan laporan akan lebih terarah dan tidak memakan waktu berlebihan.
2. Kumpulkan dan Validasi Data Karyawan
Cara membuat laporan HRD yang akurat selalu dimulai dari data yang valid dan terkini. Pastikan data dikumpulkan dari sumber tepercaya, seperti mesin absensi, formulir cuti, sistem penggajian, hingga database HRIS. Proses validasi penting dilakukan untuk menghindari kesalahan input atau data ganda.
Selain itu, lakukan pembaruan data secara berkala agar laporan selalu mencerminkan kondisi terbaru. Data yang rapi akan sangat memudahkan proses rekap dan analisis di tahap berikutnya.
3. Gunakan Template Laporan HRD yang Sistematis
Template laporan HRD membantu HR menyusun data secara konsisten. Idealnya, template mencakup identitas karyawan, periode laporan, jenis data yang dilaporkan, serta kolom persetujuan atasan. Dengan format yang seragam, laporan akan lebih profesional dan siap digunakan kapan saja.
Dalam hal ini, HR dapat membuat template manual di Excel atau memanfaatkan template otomatis dari aplikasi HR digital, seperti Gadjian. Penggunaan template laporan digital juga membantu mengurangi kesalahan format dan mempercepat proses penyusunan laporan.
4. Rekapitulasi Data Secara Otomatis
Agar lebih efisien, proses rekapitulasi sebaiknya tidak lagi dilakukan secara manual. Aplikasi HRD memungkinkan data langsung terakumulasi secara otomatis setiap kali ada perubahan, seperti kehadiran, cuti, atau lembur.
Dengan rekap otomatis, HR tidak perlu lagi melakukan input data berulang. Cara ini sangat membantu HR menghemat waktu sekaligus meminimalkan risiko kesalahan perhitungan.
5. Analisis dan Visualisasikan Data
Laporan HRD tidak hanya berisi angka, tetapi juga harus memberikan insight. HR dapat menambahkan analisis sederhana, seperti tren absensi, rata-rata jam lembur, atau tingkat turnover karyawan. Analisis ini membantu perusahaan memahami kondisi SDM secara lebih menyeluruh.
Penggunaan visualisasi data dalam bentuk grafik atau diagram juga sangat dianjurkan. Penyajian visual membuat informasi lebih mudah dipahami, terutama saat laporan digunakan untuk rapat atau evaluasi strategis.
6. Simpan dan Distribusikan Laporan HRD
Setelah laporan selesai, pastikan seluruh data disimpan dengan aman dan terstruktur. Penyimpanan dapat dilakukan dalam bentuk soft file atau cloud storage agar mudah diakses dan tidak mudah hilang. Arsip yang rapi juga memudahkan perusahaan saat menghadapi audit atau pemeriksaan internal.
Terakhir, distribusikan laporan HRD secara tepat waktu kepada pihak yang membutuhkan, seperti manajer, pimpinan, atau tim keuangan. Dengan demikian, laporan dapat langsung dimanfaatkan untuk mendukung pengambilan keputusan perusahaan.
Contoh Cara Membuat Laporan HRD Menggunakan Gadjian
Gadjian merupakan aplikasi HRD berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola administrasi karyawan secara efisien. Salah satu keunggulannya adalah kemudahan dalam menyusun laporan HRD, mulai dari laporan penggajian, cuti, hingga absensi.
Dalam praktiknya, cara membuat laporan HRD menggunakan Gadjian dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut:
1. Login ke Dashboard
Langkah pertama adalah masuk ke dashboard admin Gadjian. HR dapat mengakses dashboard Gadjian melalui browser dengan akun yang telah terdaftar. Karena aplikasi ini berbasis cloud, sistem dapat diakses kapan saja sesuai kebutuhan.
2. Pilih Menu Laporan HRD
Langkah selanjutnya adalah pilih menu laporan yang dibutuhkan. Gadjian menyediakan berbagai kategori laporan, seperti laporan absensi, laporan cuti dan izin, laporan penggajian, hingga laporan rekrutmen. HR tinggal memilih jenis laporan yang ingin dibuat tanpa perlu menyusun format dari awal.
Baca Juga: Template Contoh Laporan Rekrutmen Karyawan
3. Atur Periode Laporan
Berikutnya, atur periode laporan yang dibutuhkan. HR dapat menentukan rentang waktu laporan, baik harian, bulanan, maupun tahunan. Penyesuaian periode ini memudahkan penyusunan laporan rutin maupun laporan khusus untuk audit atau evaluasi tertentu.
4. Sistem Otomatis Menghasilkan Laporan
Setelah semua langkah dilakukan, sistem akan segera menarik seluruh data yang diperlukan. Data laporan diambil langsung dari database karyawan yang telah tercatat dalam sistem. Hal ini membantu mengurangi risiko kesalahan input dan memastikan konsistensi data antar laporan.
5. Unduh Laporan
Setelah laporan tersedia, HRD dapat mengunduhnya dalam berbagai format umum, seperti Excel, PDF, atau CSV. Format ini memudahkan HR melakukan analisis lanjutan atau menyesuaikan dengan kebutuhan internal perusahaan.
6. Bagikan Laporan kepada Pihak Terkait
Laporan yang sudah diunduh dapat dibagikan kepada manajemen, tim keuangan, atau digunakan sebagai dokumen pendukung audit. Proses distribusi menjadi lebih cepat karena data sudah tersusun rapi dan mudah dipahami.
Tips Efektif Membuat Laporan HRD
Membuat laporan HRD yang rapi dan akurat tidak hanya bergantung pada tools yang digunakan, tetapi juga pada proses kerja yang konsisten. Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang bisa diterapkan.
- Software yang terintegrasi: Sistem terintegrasi membantu menyatukan data absensi online, cuti, payroll, dan kinerja sehingga proses rekap menjadi lebih cepat.
- Pembagian tugas yang jelas: Tetapkan peran antara pengelolaan data, validasi, dan pelaporan untuk membantu meringankan beban kerja.
- SOP laporan HRD: Buatlah SOP untuk memastikan seluruh tim menggunakan format dan standar yang sama agar laporan mudah dipahami dan konsisten.
- Review berkala: Cek laporan secara berkala dan pastikan tidak ada kesalahan data, perhitungan, atau periode laporan.
- Fitur otomatisasi: Gunakan fitur rekap otomatis, pengaturan periode, dan ekspor laporan untuk membantu HR bekerja lebih efisien.
- Tetapkan jadwal rutin: Atur jadwal pembuatan laporan yang konsisten agar data selalu tersedia kapanpun dibutuhkan.
- Investasi pada pelatihan: Cobalah berinvestasi pada pelatihan penggunaan aplikasi untuk memastikan seluruh tim HR memahami fitur dan alur kerja.
Tantangan Membuat Laporan HRD dan Cara Mengatasinya
Cara membuat laporan HRD secara manual masih menjadi praktik umum di banyak perusahaan. Padahal, cara ini menyimpan berbagai tantangan yang dapat menghambat efektivitas kerja tim HR.
Beberapa tantangan yang sering muncul saat membuat laporan HRD secara manual antara lain:
- Data tercecer dan tidak terpusat, karena berasal dari berbagai file dan sumber berbeda.
- Human error dalam penghitungan, khususnya pada absensi, lembur, dan payroll.
- Proses rekap data memakan waktu lama, terutama saat harus menggabungkan banyak data.
- Sulit melacak riwayat perubahan data, sehingga menyulitkan proses audit dan evaluasi.
- Risiko salah input data, karena seluruh proses dilakukan secara manual.
- Template laporan tidak konsisten, yang membuat laporan sulit dipahami oleh manajemen.
- Data tidak diperbarui secara real time, sehingga laporan cepat menjadi tidak relevan.
Akumulasi dari masalah tersebut sering berujung pada keterlambatan pembuatan laporan HRD. Akibatnya, proses pengambilan keputusan manajemen juga ikut terhambat karena tidak didukung data yang akurat dan terkini.
Untuk mengatasi tantangan tersebut, banyak perusahaan mulai beralih ke aplikasi HR digital. Dengan sistem terintegrasi, seluruh data HRD dapat tersimpan secara terpusat, diperbarui secara real time, dan diolah secara otomatis.
Baca Juga: Perbandingan Software HRIS Gadjian vs Kompetitor
Aplikasi seperti Gadjian membantu HR mengelola absensi online, payroll, cuti, evaluasi karyawan, hingga manajemen aset dalam satu platform. Dengan dukungan teknologi ini, proses pembuatan laporan HRD menjadi lebih cepat, rapi, dan siap digunakan kapan saja.
Solusi Praktis Membuat Laporan HRD dengan Gadjian
Menyusun laporan HRD yang akurat dan tepat waktu bukan lagi tantangan jika perusahaan menggunakan sistem yang tepat. Dengan memahami cara membuat laporan HRD secara sistematis dan didukung teknologi digital, tim HR dapat bekerja lebih efisien.
Untuk menjawab kebutuhan tersebut, Gadjian hadir sebagai aplikasi HRIS terlengkap dari Fast 8 Group yang dirancang untuk mempermudah proses pelaporan HRD secara menyeluruh.
Gadjian menyediakan fitur penggajian otomatis, rekap absensi, jadwal kerja, hingga pembuatan slip gaji online yang siap digunakan sebagai laporan. Seluruh data terintegrasi dalam satu sistem sehingga HR tidak perlu lagi mengolah laporan dari berbagai sumber terpisah.
Selain itu, Gadjian juga dilengkapi kalkulator PPh 21/26 yang membantu memastikan laporan payroll sesuai ketentuan perpajakan. HR dapat menghasilkan laporan gaji dan pajak dengan lebih akurat dan konsisten setiap periode. Fitur ini sangat membantu perusahaan dalam menjaga kepatuhan sekaligus mempersingkat waktu pengerjaan laporan.
Tidak hanya soal payroll, Gadjian juga mendukung pelaporan HRD dari sisi rekrutmen dan kinerja karyawan. Fitur rekrutmen online dan KPI karyawan memudahkan HR menyusun laporan evaluasi secara terstruktur. Seluruh laporan dapat diakses kapan saja melalui sistem berbasis cloud dengan jaminan keamanan data.
Dengan tampilan yang user-friendly dan pengelolaan data karyawan yang lebih praktis, Gadjian juga mempunyai fitur HR Analytics dengan AI Powered menjadi solusi praktis bagi HR perusahaan yang ingin menganalisis data HR seperti kehadiran, cuti hingga produktivitas & komitmen karyawan untuk insight kinerja perusahaan secara real time.
Siap beralih ke sistem HR yang lebih efisien? Coba Gadjian sekarang, GRATIS!
