Perhitungan Gaji Karyawan Magang Menurut UU Ketenagakerjaan

Perhitungan Gaji Karyawan Magang

Apakah perusahaan yang mempekerjakan tenaga magang juga wajib membayar gajinya? Bagaimana perhitungan gaji karyawan magang yang sesuai dengan aturan ketenagakerjaan dan pengupahan di Indonesia?

Pemagangan kerja menjadi salah satu sumber rekrutmen karyawan yang efisien. Melalui penyelenggaraan program magang kerja, perusahaan dapat mencari tenaga kerja potensial tanpa mengeluarkan banyak biaya dan usaha.

Mereka cukup menjalin kerja sama dengan sekolah vokasi, perguruan tinggi, atau lembaga pelatihan kerja yang memiliki kualitas lulusan yang menjanjikan, dan kemudian membuka diri untuk penyaluran dan seleksi pemagangan.

Tidak sedikit perusahaan yang pada akhirnya menemukan bakat-bakat terampil dari program magang kerja. Melalui bimbingan yang tepat, tenaga magang bisa ditempa menjadi karyawan baru sesuai kebutuhan perusahaan.

Syarat dan aturan pemagangan

aturan pemagangan

Meski demikian, pemagangan tidak bisa dijadikan sebagai tenaga penggerak utama bisnis dan industri. Alasannya, program magang kerja hanya merupakan bagian dari pelatihan kerja, yang bertujuan memberikan bekal kecakapan atau kompetensi bagi peserta magang sebelum mereka benar-benar terjun di dunia kerja.

Itu sebabnya, pemerintah membatasi kuota peserta magang di setiap perusahaan. Sesuai Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) No 36 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Pemagangan di Dalam Negeri, jumlah karyawan magang maksimal adalah 30% dari keseluruhan tenaga kerja yang ada di perusahaan. Sedangkan jangka waktu pemagangan paling lama adalah 1 tahun.

Selain itu, masih berdasarkan ketentuan Permenaker, ada syarat lain yang harus dipenuhi oleh perusahaan agar dapat menyelenggarakan pemagangan karyawan, antara lain:

  1. Memiliki program pemagangan, terutama kurikulum dan silabus yang mengacu pada Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia, Standar Kompetensi Kerja Khusus, atau Standar Kompetensi Kerja Internasional.
  2. Memiliki sarana dan prasarana, termasuk ruang teori, ruang simulasi/praktik, kelengkapan alat keselamatan dan kesehatan kerja, dan buku kegiatan (logbook) pemagangan.
  3. Memiliki pembimbing pemagangan, yang merupakan karyawan tetap, sehat jasmani dan rohani, memiliki kompetensi teknis dan kompetensi metodologi pelatihan, dan memahami regulasi pemagangan.

BACA JUGA: Mengenali Status Hubungan Kerja Antara Perusahaan dan Karyawan Sesuai UU Ketenagakerjaan

Bagian penting yang juga tidak boleh dilupakan adalah perjanjian pemagangan. Tanpa perjanjian ini, pemagangan tidak sah dan peserta magang berubah menjadi karyawan di perusahaan itu. UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 mengaturnya secara jelas di Pasal 22 ayat (3):

Pemagangan yang diselenggarakan tidak melalui perjanjian pemagangan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dianggap tidak sah dan status peserta berubah menjadi pekerja/buruh perusahaan yang bersangkutan.

Perjanjian pemagangan sekurang-kurangnya memuat hak dan kewajiban kedua pihak, program pemagangan, dan besaran uang saku peserta magang.

Hak dan kewajiban karyawan magang

Karyawan Magang

Setiap peserta magang wajib mematuhi peraturan magang di perusahaan yang ditetapkan dalam perjanjian magang. Selain itu, peserta magang juga wajib mengikuti program pemagangan sampai selesai, menaati tata tertib di perusahaan,  dan menjaga nama baik perusahaan penyelenggara pemagangan.

Salah satu tata tertib magang adalah mematuhi aturan waktu kerja. Jam kerja karyawan magang ditetapkan sesuai dengan jam kerja di perusahaan, namun tidak diperbolehkan pada jam lembur, hari libur resmi, dan malam hari.

Meski ikut bekerja di perusahaan dan berkontribusi terhadap produktivitas, peserta magang bukanlah tenaga kerja yang terikat hubungan kerja sehingga tidak dibebani tanggung jawab pekerjaan. Karena itu, peserta magang tidak memperoleh imbalan berupa upah atas pekerjaan mereka. Sebagai gantinya, peserta magang memperoleh kompensasi berupa hak-hak lain. 

Sesuai Permenaker, setidaknya ada empat hak karyawan magang yang wajib diberikan oleh perusahaan, yang disebutkan di Pasal 12:

Peserta pemagangan berhak untuk:

1. Memperoleh fasilitas keselamatan dan kesehatan kerja selama mengikuti pemagangan

2. Memperoleh uang saku

3. Memperoleh perlindungan dalam bentuk jaminan kecelakaan kerja dan jaminan kematian

4. Memperoleh sertifikat

5. Uang saku sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi biaya transport, uang makan, dan insentif peserta pemagangan.

BACA JUGA: Inilah Sanksi Administratif bagi Perusahaan yang Melanggar Aturan Pemerintah

Perhitungan uang magang karyawan

Cara Perhitungan Gaji Karyawan Magang

Berdasarkan ketentuan di atas, bisa disimpulkan bahwa imbalan bagi karyawan magang terdiri atas beberapa komponen, yaitu uang transport, uang makan, insentif, serta jaminan kecelakaan kerja dan jaminan kematian.

Bagaimana cara menghitungnya?

Uang makan dan uang transport

Dalam sistem pengupahan di Indonesia, uang transport dan uang makan termasuk komponen upah, dan dapat dikategorikan sebagai tunjangan tidak tetap. Sebab, uang transport dan uang makan dibayarkan berdasarkan kehadiran karyawan, sehingga jumlahnya tidak tetap setiap bulan. 

Ada dua cara perhitungan gaji karyawan magang ini:

1. Tunjangan harian

Perusahaan menetapkan rate uang makan dan uang transport per hari. Karyawan magang mendapat uang makan dan uang transport apabila hadir, bekerja, atau mengikuti kegiatan magang harian. Cara menghitungnya adalah dengan mengalikan jumlah hari hadir dengan rate harian.

Uang makan = jumlah hari hadir x rate harian dan Uang transport = jumlah hari hadir x rate harian

Contoh: karyawan magang masuk kerja 22 hari dan uang makan harian Rp20.000, maka uang makan yang ia terima adalah: 22 x Rp20.000 = Rp440.000.

2. Tunjangan hadir bulanan

Perusahaan menetapkan uang makan dan uang transport per bulan. Karyawan magang yang tidak hadir, baik karena sakit, izin, atau tanpa alasan, dipotong uang kehadirannya. Cara menghitungnya adalah dengan rumus prorata seperti berikut ini.

Uang makan = hari hadir / hari kerja x rate bulanan dan Uang transport = hari hadir / hari kerja x rate bulanan

Contoh: karyawan magang masuk kerja 20 hari dan jumlah hari kerja sebulan 25 hari, sedangkan uang transport bulanan Rp500.000, maka uang transport yang ia terima adalah: 20 / 25 x Rp500.000 = Rp400.000.

Uang insentif magang

Uang insentif termasuk pendapatan non-upah. Insentif magang dapat ditetapkan sesuai jenis pekerjaan dan dibayarkan dalam jumlah tetap dan teratur. Tidak ada aturan pasti dalam menghitung insentif, sehingga semuanya tergantung pada kebijakan dan kemampuan perusahaan. 

Misalnya, insentif magang karyawan boleh ditetapkan Rp750.000 atau Rp1.000.000. Bahkan, perusahaan dapat memberikannya kurang dari itu, karena insentif bukan upah yang ketentuannya diatur oleh pemerintah atau Undang-Undang.

Jaminan kecelakaan kerja dan jaminan kematian

Selain tiga komponen uang saku magang tersebut, karyawan juga berhak memperoleh perlindungan jaminan kecelakaan kerja (JKK) dan jaminan kematian (JKM). Dalam hal ini, jaminan tersebut dapat diberikan oleh perusahaan penyelenggara magang melalui kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dan pembayaran premi setiap bulan.

BACA JUGA: 4 Laporan HR yang Wajib Dibuat Setiap Bulan

Contoh perhitungan gaji karyawan magang

Setelah mengetahui komponen uang saku tersebut, kita bisa menghitung slip gaji karyawan magang seperti contoh berikut ini:

contoh slip gaji magang

Kelola karyawan magang dengan aplikasi HRIS

cta HRD Tidak Tergantikan oleh AI

Aplikasi HRIS berbasis web Gadjian dapat membantu kamu mengelola perhitungan gaji karyawan magang, seperti halnya mengelola karyawan kontrak. Fitur reminder kontrak Gadjian akan mengingatkan kamu menjelang selesainya jangka waktu program magang karyawan.

Dengan fitur pengingat otomatis ini, kamu tidak akan melewatkan batas perjanjian magang maupun PKWT, sehingga mencegah perusahaan mempekerjakan karyawan tanpa kontrak yang menurut hukum akan mengubah statusnya menjadi PKWTT.

Untuk menghitung uang saku atau gaji karyawan magang, fitur kalkulator gaji online di aplikasi payroll terbaik ini bisa kamu andalkan. Gadjian dapat menghitung segala jenis komponen slip gaji secara otomatis, termasuk tunjangan kehadiran atau uang makan dan uang transport, BPJS, bonus, insentif, sekaligus potongan pajak penghasilannya.

Kamu bisa menghitung gaji semua jenis karyawan perusahaan, dari karyawan tetap, karyawan kontrak, sampai karyawan magang, dengan sistem gaji bulanan, harian, atau satuan. Dengan Gadjian, perhitungan payroll setiap bulan menjadi cepat, akurat, dan minim error. Kamu juga bisa membayar gaji karyawan melalui aplikasi ini.

Sebagai tambahan, Gadjian punya modul rekrutmen karyawan GATS. Dengan fitur berbasis applicant tracking system ini, kamu bisa merekrut dan menyeleksi kandidat karyawan, termasuk tenaga magang, secara efektif.

GATS memudahkan tim perekrut berkolaborasi dan memberikan feedback, memantau seluruh tahapan rekrutmen, mengefisienkan proses seleksi CV, dan mengelola seluruh database kandidat secara terpusat. Modul ini tidak hanya menghemat biaya dan waktu perekrutan, tetapi juga mengoptimalkan peluang perusahaan memperoleh talenta terbaik.

Dengan mendaftar aplikasi Gadjian sekarang, kamu bisa langsung menggunakan modul GATS gratis untuk mengelola data 50 orang kandidat karyawan selama setahun. Kamu juga bisa menambah kapasitas kelola data lebih besar dengan harga langganan yang terjangkau.

Payroll Software Indonesia Untuk Mengelola Keuangan & Karyawan Perusahaan, termasuk perhitungan PPh 21, perhitungan BPJS, dan perhitungan lembur | Gadjian

Baca Juga Artikel Lainnya