Syarat & Cara Lapor SPT Tahunan Karyawan 2024

Image by Freepik - Panduan Lapor SPT Tahunan

Setiap awal tahun, selain melakukan evaluasi dan perencanaan program kerja, proses administratif seperti laporan pajak juga tidak luput harus dikerjakan. Selain melakukan perhitungan pajak karyawan kemudian melaporkannya, perusahaan juga wajib menghimbau dan mengedukasi karyawan tentang cara lapor SPT tahunan mereka.

Seperti yang dilakukan sebelumnya, Direktorat Jenderal Pajak (DJP) Republik Indonesia, selalu meminta bantuan kepada seluruh masyarakat untuk melakukan pelaporan maksimal tanggal 31 Maret di setiap tahunnya. Perusahaan sebagai pemberi kerja wajib memandu dan meminta karyawan untuk melakukan lapor SPT tahunan atau pajak tahunan karyawan yang telah dihitung oleh perusahaan dan dibagikan melalui formulir e-SPT.

Dalam artikel ini kami akan memberikan panduan praktis apa saja syarat dan cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar dapat memberikan edukasi kepada karyawan dalam proses lapor SPT tahunan karyawan.

Definisi SPT Karyawan

Image by rawpixel.com on Freepik - SPT Karyawan

SPT atau Surat Pemberitahuan Tahunan adalah dokumen yang harus dilaporkan oleh setiap karyawan kepada otoritas pajak setiap tahun. Dokumen ini berisi rincian pendapatan yang diterima selama satu tahun pajak dan kewajiban pajak yang harus dipenuhi. Selain itu di dalam SPT Tahunan juga terdapat jumlah kepemilikan harta dan kewajiban pajak lainnya yang didapatkan diluar pendapatan karyawan selama setahunan.

Pentingnya SPT Tahunan terletak pada kepatuhan perpajakan, di mana setiap warga negara, termasuk karyawan, memiliki tanggung jawab untuk melaporkan pendapatannya kepada otoritas pajak.

Manfaat SPT Tahunan

Melaporkan SPT Tahunan bukanlah sekadar kewajiban, tetapi juga memiliki manfaat yang signifikan. Salah satunya adalah memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi keuangan karyawan. Informasi yang terkumpul dari SPT Tahunan juga dapat digunakan oleh pihak perusahaan untuk melakukan perencanaan keuangan lebih efektif. Selain itu, melalui pelaporan ini, karyawan dapat memastikan bahwa mereka mematuhi peraturan perpajakan dan menghindari potensi masalah hukum.

Selain bagi karyawan, pemerintah pun dapat melihat keaktifan dan kerjasama yang kooperatif dari perusahaan karena telah bertanggung jawab untuk membantu kerapian dan kedisiplinan wajib pajak dalam hal ini adalah karyawan dalam melakukan pelaporan pajak tahunan karyawan.

Baca Juga: Tarif PTKP 2023 PPh 21 dan Contoh Perhitungannya

Syarat yang Harus Diperhatikan Sebelum Lapor SPT Tahunan

Sebelum memulai proses pelaporan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, pastikan semua dokumen terkait pendapatan, termasuk bukti potong PPh 21 yang setiap bulan dibayarkan sudah terkumpul dengan baik. Jangan lupa, pastikan bahwa karyawan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) agar dapat dimasukkan ke dalam formulir baik saat pembuatan maupun pelaporan di DJP.

Setelah memastikan adanya NPWP dan bukti potong, selanjutnya pastikan karyawan telah memiliki Electronic Filing Identification Number (EFIN). EFIN ini dapat ditemukan oleh karyawan di kantor pajak tempat dimana wajib pajak (karyawan) terdaftar. EFIN ini akan berguna untuk melengkapi syarat berikutnya, yaitu akun DJP Online.

Setelah memiliki nomor EFIN, karyawan dapat membuat akun di DJP Online untuk dapat melakukan proses lapor SPT tahunan. Saat proses ini, karyawan akan membuat akun dan akan mendapatkan username dan password yang dapat digunakan untuk masuk ke dalam akun.

Cara Lapor SPT Tahunan Online

Image by Freepik - Lapor SPT Tahunan

Dalam era digital, proses pelaporan SPT Tahunan dapat dilakukan secara online. Berbeda dengan jaman dahulu dimana cara lapor SPT tahunan harus dilakukan secara offline dengan langsung datang ke Kantor Pajak Pratama (KPP) wajib pajak terdaftar. Bahkan tersedia 3 pilihan untuk karyawan dapat melaporkan spt tahunannya.

Cara Lapor SPT Tahunan e-SPT

Cara lapor SPT tahunan yang pertama adalah dengan metode e-SPT. Cara ini menuntut karyawan untuk membuat file dalam format CSV dan diunggah ke DJP Online.

Ketika karyawan ingin membuat file CSV, karyawan wajib mengunduh dan memasang aplikasi e-SPT dari halaman perpajakan DJP Online. Aplikasi e-SPT ini akan membantu karyawan dalam menerbitkan SPT perorangan 1770 S dan 1770.

Bagi pengguna Gadjian, step ini dapat diabaikan, karena perusahaan dapat secara otomatis menerbitkan file CSV yang dapat dibagikan kepada karyawan.

Setelah memiliki file SPT 1770 S atau 1770, berikut ini langkah-langkah yang harus dilakukan:

  1. Silakan masuk ke DJP Online melalui www.pajak.go.id. 
  2. Setelah itu, navigasi ke menu “Lapor” dan pilih opsi “e-Filing”. 
  3. Pilih “Upload SPT” dan kemudian pilih opsi “Browse file CSV” dari direktori di komputer Anda. Jika Anda memiliki dokumen pendukung yang perlu dilampirkan, tambahkan melalui opsi “Browse file PDF”. Pastikan nama file PDF identik dengan file CSV yang diunggah.
  4. Klik “Start Upload”, lalu masukkan kode verifikasi yang dikirimkan melalui email dan klik “Kirim SPT”. 
  5. Setelah proses ini selesai, bukti penerimaan elektronik akan dikirimkan ke alamat email yang terdaftar pada akun wajib pajak.

Baca Juga: Menghitung PPh 21 atas Bonus Tahunan: Aturan dan Contohnya

Cara Lapor SPT Tahunan e-Filing

Cara lapor SPT Tahunan dengan metode ini adalah metode yang paling sering digunakan. Berikut langkah-langkahnya:

  1. Persiapkan semua dokumen pendukung yang diperlukan.
  2. Akses www.pajak.go.id dan lakukan login menggunakan akun DJP Online.
  3. Navigasikan ke menu “Lapor” dan pilih layanan “e-Filing”.
  4. Klik opsi “Buat SPT”.
  5. Ikuti panduan pengisian SPT, termasuk menjawab pertanyaan yang disediakan. Terdapat dua jenis SPT e-Filing, yaitu 1770 SS untuk wajib pajak dengan penghasilan bruto di bawah Rp60 juta per tahun dan 1770 S untuk penghasilan bruto setahun Rp60 juta atau lebih.
  6. Lengkapi semua informasi dengan akurat, seperti tahun pajak, bukti potong pajak penghasilan, daftar harta, daftar utang, dan daftar tanggungan keluarga.
  7. Setelah selesai, sistem akan menampilkan ringkasan SPT.
  8. Untuk mengirim SPT, gunakan kode verifikasi yang dikirimkan melalui email. Masukkan kode tersebut dan klik “Kirim SPT”.
  9. Jika belum ingin mengirim SPT, klik “Selesai”, dan SPT akan disimpan untuk revisi atau peninjauan kembali.

Cara Lapor SPT Tahunan e-Form

Metode lapor SPT Tahunan dengan e-form mirip dengan e-filing. Namun e-form dilakukan secara offline dengan cara download SPT dan isi manual di komputer. Setelah terisi lengkap, wajib pajak dapat melakukan unggah ulang ke akun DJP Online. Berikut langkah-langkahnya:

  1. Persiapkan dokumen pendukung yang diperlukan.
  2. Akses www.pajak.go.id dan lakukan login menggunakan akun DJP Online.
  3. Pilih menu “Lapor”.
  4. Selanjutnya, pilih opsi “e-Form PDF (versi baru)” jika Anda ingin membuka dengan Adobe Acrobat Reader, atau pilih “e-Form XFDL (versi lama)” jika Anda ingin menggunakan IBM Viewer.
  5. Pilih “Buat SPT” dan opt untuk jenis SPT 1770 S (khusus untuk karyawan), lalu unduh e-Form tersebut. Lengkapi semua data secara offline.
  6. Setelah penyelesaian, unggah e-Form SPT ke DJP Online dengan memasukkan kode verifikasi yang dikirim melalui email. Klik “Submit”.
  7. Bukti penerimaan elektronik akan dikirimkan ke alamat email wajib pajak.

Baca Juga: Simulasi Cara Menghitung PPh 21 Terlengkap dan Terbaru

Aplikasi Hitung PPh 21 Akurat: Gadjian

cta skill hrd

Melaporkan SPT Tahunan karyawan bukan hanya sekadar rutinitas tahunan, tetapi juga merupakan peluang untuk mengelola keuangan dengan lebih baik. Dengan memahami definisi SPT Tahunan, manfaatnya, persiapan sebelum pelaporan, cara lapor SPT Tahunan secara online, perusahaan dapat memastikan kepatuhan pada regulasi perpajakan. 

Memang, salah satu proses yang sangat sulit dalam membuat laporan SPT Tahunan karyawan adalah proses perhitungan pajak tahunan karyawan, karena didalamnya terdapat banyak sekali komponen yang perlu diperhatikan, dari jumlah total pendapatan karyawan, THR dan Bonus, hingga akhirnya pengaruhnya terhadap besaran persentase pajak PPh 21.

Tentunya, salah satu alat yang dapat memudahkan seluruh proses tadi adalah kalkulator PPh 21. Gadjian, sebagai salah satu aplikasi terkemuka dalam manajemen sumber daya manusia (SDM), menyediakan fitur kalkulator PPh 21 yang akurat. Selain itu, dengan Gadjian, e-SPT karyawan pun dapat terbit secara otomatis dan perhitungan pajak karyawan pun langsung terhitung secara akurat berikut dengan besaran persentase pajak PPh 21 berdasarkan total pendapatan per tahun karyawan.

Sehingga proses di sisi perusahaan akan sangat cepat dan bagian HR cukup untuk membagikan e-SPT Tahunan karyawan dan memandu karyawan untuk melakukan lapor SPT Tahunan sebelum tanggal 31 Maret.

Selamat melapor!

Payroll Software Indonesia Untuk Mengelola Keuangan & Karyawan Perusahaan, termasuk perhitungan PPh 21, perhitungan BPJS, dan perhitungan lembur | Gadjian

Baca Juga Artikel Lainnya