Cerdas! Berikut 5 Cara Efektif Kelola Inventaris Kantor Saat Pandemi

Pandemi Covid-19 yang masih berlangsung hingga saat ini memaksa perusahaan merubah cara kerja normalnya. Kebijakan pemerintah terkait protokol kesehatan membuat perusahaan harus memperkerjakan sebagian atau seluruh karyawannya dari rumah (work from home). Namun, kenyataannya banyak perusahaan tidak siap dengan kondisi ini.

Baca Juga: Fasilitas Pembiayaan Syariah untuk Karyawan, Hasil Kolaborasi Digital Payuung dan ALAMI

Selain karena tidak semua pekerjaan bisa dilakukan secara WFH, kendala lain yang dihadapi karyawan adalah masalah infrastruktur atau perangkat kerja. Jika biasanya peralatan kantor seperti meja, kursi, komputer, koneksi internet, printer dan scanner tersedia di ruang kantor. Maka pengadaan perangkat penunjang kerja ini untuk di rumah karyawan, dapat menjadi masalah tersendiri.

Sebagian karyawan mengadakan sendiri perangkat kerjanya di rumah. Namun sebagian yang lain membutuhkan dukungan dari kantor. Bagi perusahaan yang mempunyai dana lebih, mungkin tidak akan menjadi masalah dalam mengadakan peralatan penunjang kerja WFH seperti laptop atau portable printer.

Bahkan ada juga perusahaan yang membelikan peralatan khusus seperti standing desk untuk karyawannya agar tidak mudah lelah dan menjaga postur tubuh tetap sehat. Namun tidak demikian bagi perusahaan yang memiliki anggaran terbatas. Dukungan untuk mengadakan perangkat kerja karyawan WFH akan menambah beban operasional yang mesti ditanggung perusahaan.

Untuk mengatasi permasalahan di atas, berikut 5 cara efektif yang bisa diterapkan perusahaan:

Pinjamkan Karyawan Inventaris Kantor

Jika karyawan tidak dapat memenuhi sendiri perangkat kerja di rumah, perusahaan dapat meminjamkan inventaris kantor seperti PC atau laptop yang biasanya mereka gunakan di kantor untuk dibawa pulang. Jika tersedia anggaran khusus, perusahaan bisa mengadakan peralatan-peralatan tambahan seperti modem internet, laptop baru atau portable printer/scanner baru untuk dipinjamkan ke karyawan.

Manfaatkan Fasilitas Pembiayaan Perusahaan atau Pinjaman Karyawan

Apabila perusahaan terpaksa harus membeli perangkat kerja pendukung karyawan saat WFH, namun memiliki anggaran yang sangat minim, perusahaan sebaiknya menggunakan fasilitas pembiayaan. Jika peralatan tersebut dibeli untuk menjadi inventaris kantor, perusahaan dapat menggunakan fasilitas pembiayaan yang disediakan oleh lembaga-lembaga pembiayaan, seperti multi-finance atau platform fintech atau aggregator fintech.

Salah satu platform aggregator fintech yang menyediakan fasilitas pembiayaan yang dana pencairannya dapat digunakan tujuan tersebut adalah Payuung. Platform ini menyediakan 2 metode untuk mendapat fasilitas tersebut. Pertama melalui fasilitas pembiayaan modal kerja perusahaan di modul Payuung Bisnis dan kedua, fasilitas pembiayaan karyawan multiguna di modul Payuung Karyawan. Kedua fasilitas pembiayaan ini perusahaan dapat mengadakan perangkat kerja segera, tanpa terlalu membebani cash flow perusahaan saat pandemi seperti sekarang.

Sewakan Peralatan dalam Jangka Waktu Pendek

Pengadaan peralatan kerja untuk karyawan WFH, tidak mesti dengan membeli barang tersebut. Apalagi jika peralatan tersebut diperkirakan hanya digunakan dalam jangka waktu pendek. Perusahaan dapat menyewanya saja. Saat ini tersedia banyak vendor online yang menawarkan penyewaan peralatan-peralatan kerja dengan harga terjangkau dan periode sewa yang bisa dipilih. Sehingga dengan demikian akan mengurangi beban anggaran perusahaan untuk pengadaannya.

Gunakan Aplikasi Digital untuk Kelola Inventaris Kantor

Memonitor posisi dan keadaan inventaris kantor saat sebagian atau seluruh karyawan bekerja dari rumah merupakan permasalahan tersendiri. Apalagi ketika banyak inventaris kantor dipinjamkan ke karyawan selama masa pandemi ini. Pengelolaan secara manual bukan solusi yang tepat. Perusahaan, terutama bagian GA/HRGA, sebaiknya menggunakan aplikasi digital untuk kelola inventaris kantor.

Solusi yang tepat untuk pengelolaan inventaris kantor di perusahaan Anda adalah aplikasi Gadjian. Sejatinya Gadjian adalah aplikasi HRIS berbasis cloud, untuk pengelolaan HR, penggajian, PPh 21 dan BPJS. Namun terhitung sejak Juli 2021, Gadjian memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan-perusahaan penggunanya dengan meluncurkan modul pengelolaan inventaris kantor lengkap yang bernama GAGA (Gadjian untuk General Affair).

Lakukan Perawatan Inventaris Kantor Secara Periodik

Satu hal yang tetap mesti dilakukan selama masa bekerja dari rumah adalah perawatan inventaris kantor. Peralatan yang lama tidak digunakan juga berisiko untuk mengalami penurunan fungsi jika tidak dilakukan perawatan secara rutin. Karena itu, lakukan penjadwalan untuk perawatan (maintenance) inventaris kantor. Solusi aplikasi seperti GAGA di Gadjian akan membantu Anda untuk membuat jadwal perawatan sekaligus memberikan reminder ketika diperlukan.

Baca Juga: 5 Jenis Aplikasi Penting untuk Work From Home (WFH)

Fitur-fitur yang tersedia di GAGA juga akan membantu perusahaan kelola inventaris kantor secara efektif dan efisien. Manfaatnya mencakup pendataan/pengkodean item-item inventaris (dilengkapi QR code generator), pengajuan karyawan, informasi kondisi unit, waktu maintenance, monitoring posisi dan mutasi inventaris, tabel penyusutan akuntansi dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh bagian-bagian terkait dengan inventaris kantor.

Apabila perusahaan Anda telah menjadi pengguna Gadjian, maka Anda dapat memanfaatkan solusi GAGA ini gratis untuk 50 item inventaris. Jika inventaris kantor yang ingin dikelola dalam aplikasi lebih dari 50 item, maka Anda dapat mengambil paket-paket berbayar dengan harga yang sangat terjangkau. Biaya ini selanjutnya akan ditambahkan pada biaya berlangganan Gadjian Anda.

Coba Gadjian Sekarang

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *