Aturan Karyawan Magang Menurut Undang-Undang

Magang kerja atau internship adalah bentuk program pelatihan kerja bagi siswa sekolah kejuruan dan mahasiswa tingkat akhir. Selain sebagai syarat kelulusan program studi di sekolah/universitas tempat mereka belajar, magang juga bertujuan memberikan bekal pengalaman sebelum calon tenaga kerja memasuki dunia kerja.

Magang kerja diatur dalam peraturan perundang-undangan sehingga tidak dapat dilakukan sembarangan. Nah, apabila perusahaan Anda juga menerima karyawan magang, sebaiknya ketahui lebih dulu aturan magang di perusahaan sebelum mempekerjakan mereka.

Baca Juga: Aturan Karyawan Kontrak Menurut UU Cipta Kerja

Dasar Hukum Karyawan Magang

Aturan magang Indonesia terdapat dalam UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003, Pasal 21 hingga 29. Pasal-pasal ini tidak diubah atau dicabut oleh Omnibus Law UU Cipta Kerja, sehingga masih tetap berlaku. Selain UU, aturan karyawan magang juga ditetapkan dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No 36 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Pemagangan di Dalam Negeri. 

Pengertian Magang Menurut UU

Pemagangan adalah bagian dari sistem pelatihan kerja yang diselenggarakan secara terpadu antara pelatihan di lembaga pelatihan dan bekerja secara langsung di bawah bimbingan dan pengawasan instruktur atau pekerja yang lebih berpengalaman dalam proses produksi barang atau jasa di perusahaan. Pemagangan dimaksudkan agar peserta magang menguasai keterampilan atau keahlian tertentu.

Setelah karyawan magang berhasil menyelesaikan program pemagangan, maka mereka berhak memperoleh pengakuan kualifikasi kompetensi atau mendapat sertifikasi. Dalam seluruh tahapan proses penyelenggaraan pemagangan, perusahaan tidak diperbolehkan memungut biaya dari peserta.

Baca Juga: Sistem Penggajian Karyawan Terbaru Sesuai Undang-Undang

Perjanjian Magang

Meski hanya merupakan bagian dari latihan kerja, hubungan kerja antara peserta magang internship dengan pengusaha wajib dibuat dalam bentuk perjanjian magang. Ketentuan ini ditegaskan dalam Pasal 22 UU Ketenagakerjaan:

1. Pemagangan dilaksanakan atas dasar perjanjian pemagangan antara peserta dengan pengusaha yang dibuat secara tertulis.
2. Perjanjian pemagangan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat hak dan kewajiban peserta dan pengusaha serta jangka waktu pemagangan.
3. Pemagangan yang diselenggarakan tidak melalui perjanjian pemagangan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dianggap tidak sah dan status peserta berubah menjadi pekerja/buruh perusahaan yang bersangkutan.

Pada dasarnya, perjanjian magang tidak jauh beda dengan perjanjian kerja atau kontrak kerja. Menurut Peraturan Menteri di atas, perjanjian magang setidaknya memuat 4 hal, yaitu hak dan kewajiban peserta pemagangan, hak dan kewajiban penyelenggara pemagangan, program pemagangan, dan besaran uang saku.

Perjanjian pemagangan harus diketahui dan disahkan oleh Dinas Ketenagakerjaan kabupaten/kota setempat. Apabila dalam 3 hari kerja, pengesahan oleh dinas belum selesai, maka perjanjian magang dapat dilaksanakan.

Persyaratan Penyelenggara Pemagangan

Aturan perundang-undangan juga menetapkan 3 syarat perusahaan yang menjadi penyelenggara pemagangan, yaitu wajib memiliki program pemagangan, sarana dan prasaran dan pembimbing pemagangan.

Program pemagangan disusun oleh perusahaan sebagai penyelenggara internship dan mencakup nama program, tujuan, kompetensi, jangka waktu, persyaratan peserta, persyaratan pembimbing, dan kurikulum. Program tersebut mengacu pada Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI), Standar Kompetensi Kerja Khusus (SKKK), atau Standar Kompetensi Kerja Internasional (SKKI).

Baca Juga: Tanya Jawab UU Cipta Kerja: Perjanjian Kerja dan Pengupahan

Sarana dan prasarana pemagangan meliputi ruang teori, ruang praktik, kelengkapan alat keselamatan dan kesehatan kerja, serta buku kegiatan (logbook) bagi peserta. Sedangkan pembimbing pemagangan harus memenuhi syarat berikut:

1. Karyawan tetap perusahaan
2. Sehat jasmani dan rohani
3. Memiliki kompetensi teknis dalam jabatan yang sesuai dengan program pemagangan
4. Memiliki kompetensi metodologi pelatihan
5. Mendapatkan surat penunjukan pembimbing dari manajer personalia atau atasanya
6. Memahami regulasi pemagangan

Jangka Waktu dan Jumlah Karyawan Magang

Jangka waktu pemagangan di perusahaan dibatasi paling lama 1 tahun sejak ditandatangani perjanjian magang. Apabila untuk mencapai kompetensi tertentu membutuhkan waktu lebih dari 1 tahun, maka harus dibuat perjanjian magang yang baru dan dilaporkan ke Dinas Ketenagakerjaan setempat.

Waktu penyelenggaraan pemagangan disesuaikan dengan jam kerja perusahaan, namun tidak boleh pada jam kerja lembur, hari libur resmi, dan malam hari.

Sedangkan terkait aturan jumlah peserta, perusahaan hanya dapat menerima karyawan magang paling banyak 30% dari jumlah karyawan. Selain itu, perusahaan dilarang mengikutsertakan kembali peserta pada program, jabatan, atau kualifikasi pemagangan yang sama.

Persyaratan Peserta Magang

Karyawan internship haruslah pencari kerja atau calon tenaga kerja yang ingin memperoleh pengalaman dan keterampilan. Mereka harus memenuhi 3 persyaratan pokok yaitu, usia paling rendah 17 tahun, sehat jasmani dan rohani, serta lulus seleksi pemagangan. Apabila peserta berusia kurang dari 17 tahun, maka wajib melampirkan surat persetujuan dari orang tua atau wali.

Hak dan Kewajiban Karyawan Magang

Peraturan Menteri juga mengatur hak dan kewajiban peserta magang, yang terdapat dalam Pasal 12 dan 13. Hak karyawan magang meliputi:

1. Memperoleh fasilitas keselamatan dan kesehatan kerja selama mengikuti pemagangan
2. Mendapatkan uang saku, yang meliputi biaya transport, uang makan, dan insentif peserta pemagangan
3. Memperoleh perlindungan dalam bentuk jaminan kecelakaan kerja dan jaminan kematian
4. Memperoleh sertifikat

Karyawan magang yang dinyatakan memenuhi standar kompetensi yang telah ditentukan berhak mendapatkan sertifikat pemagangan. Namun, apabila tidak memenuhi standar kompetensi, peserta diberi surat keterangan telah mengikuti pemagangan di perusahaan bersangkutan.

Peserta yang telah menyelesaikan seluruh program pemagangan dapat mengikuti uji kompetensi untuk memperoleh sertifikat kompetensi.

Sedangkan kewajiban karyawan magang adalah menaati perjanjian pemagangan, mengikuti program pemagangan sampai selesai, menaati tata tertib yang berlaku di perusahaan penyelenggara pemagangan serta menjaga nama baik perusahaan.

Baca Juga: Tips Cara Membuat Jadwal Kerja Karyawan

Hak dan Kewajiban Perusahaan

Pada Pasal 14 dan 15 Peraturan Menteri, disebutkan pula hak dan kewajiban perusahaan penyelenggara pemagangan. Hak perusahaan adalah:

1. Memanfaatkan hasil kerja peserta magang
2. Menerapkan tata tertib dan perjanjian pemagangan

Sedangkan kewajiban perusahaan meliputi:

1. Membimbing peserta magang sesuai program pemagangan
2. Memenuhi hak peserta magang sesuai perjanjian pemagangan
3. Menyediakan alat pelindung diri sesuai dengan persyaratan keselamatan dan kesehatan kerja
4. Memberikan perlindungan dalam bentuk asuransi kecelakaan kerja dan kematian kepada peserta magang
5. Memberikan uang saku pada peserta magang
6. Mengevaluasi peserta magang
7. Memberikan sertifikat

Manfaat Magang Bagi Perusahaan

Selain memberi manfaat kepada peserta berupa penguasaan keterampilan, magang kerja juga menguntungkan perusahaan penyelenggara. Apa saja manfaatnya?

1. Sumber rekrutmen yang efisien

Perusahaan yang menjalin kerja sama pemagangan dengan sekolah/universitas tertentu akan mendapat sumber perekrutan yang efisien. Melalui magang, perusahaan dapat menyeleksi bakat-bakat terbaik lebih dini untuk dipekerjakan di masa depan sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis. 

Dengan memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan magang, perusahaan dapat mengidentifikasi mereka yang menonjol, potensial atau menjanjikan, dan sesuai dengan budaya perusahaan. Setelah lulus, perusahaan dapat menawarkan kontrak kerja sebagai karyawan PKWT maupun karyawan PKWTT. Ini lebih efektif dan hemat biaya ketimbang mencari kandidat baru melalui rekrutmen terbuka.

2. Menaikkan reputasi perusahaan

Magang tidak hanya menambahkan catatan pengalaman dalam resume calon tenaga kerja, tetapi juga membantu perusahaan membangun employer brand. Dalam praktik modern HR, employer brand sangat penting dalam proses akuisisi bakat di era war for talent.

Perusahaan yang memperkenalkan budaya kerja kolaboratif, nilai dan etika bisnis yang kuat, serta kepemimpinan yang inspiratif cenderung memberikan pengalaman positif kepada karyawan magang. Reputasi yang baik akan meninggalkan kesan bahwa perusahaan tersebut merupakan tempat terbaik untuk bekerja. Dengan cara ini, perusahaan lebih mudah menarik bakat-bakat terbaik untuk bergabung.

3. Memperoleh dukungan tenaga kerja sementara

Karena berhak memanfaatkan hasil kerja karyawan magang, perusahaan dapat mempekerjakan mereka sesuai dengan peran masing-masing yang diatur dalam perjanjian magang. Dengan bimbingan karyawan berpengalaman, peserta magang bisa dikelola untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan dan mendorong produktivitas.

Meski demikian, perusahaan dilarang menyalahgunakan perjanjian magang untuk mendapatkan tenaga kerja murah, mengeksploitasi karyawan magang, dan tidak memberikan uang saku sebagai kompensasi.

Aplikasi untuk Mengelola Karyawan Magang

Sesuai aturan di atas, perjanjian atau kontrak magang menjadi bagian penting dari proses pemagangan di perusahaan. Magang tidak bisa dilakukan tanpa kontrak tertulis yang ditandatangani kedua pihak. Mempekerjakan karyawan magang tanpa kontrak, sekali lagi, tidak sah menurut UU dan status karyawan magang berubah menjadi karyawan/pekerja di perusahaan tersebut.

Oleh sebab itu, Anda tidak boleh melewatkan jangka waktu kontrak magang, apakah itu 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun, untuk mencegah Anda mempekerjakan karyawan magang tanpa perjanjian. Aplikasi HRD Gadjian dapat membantu Anda mengelola kontrak magang maupun kontrak kerja karyawan PKWT.

Baca Juga: Apakah Uang Saku Karyawan Magang Sama Dengan Upah?

Gadjian memiliki fitur reminder kontrak yang secara otomatis akan memberitahu Anda 30 hari menjelang selesainya jangka waktu kontrak karyawan bersangkutan. Selain mencegah perubahan status karyawan magang akibat lalai mempekerjakan mereka tanpa kontrak, fitur reminder juga merupakan cara praktis kelola kontrak karyawan tanpa harus repot mengecek dokumen perjanjian satu per satu.

Gadjian adalah aplikasi HRIS dan payroll cloud yang memiliki beragam fitur untuk mengelola administrasi karyawan perusahaan secara efisien. Software berbasis web ini dapat menghitung gaji, lembur, PPh 21, BPJS, dan tunjangan karyawan secara otomatis dan akurat melalui sistem hitung gaji online. Jadi, Anda dapat menghitung uang saku karyawan magang, uang transport, uang makan, dan insentif tanpa repot.