Absensi Online: Tangkal COVID-19 dengan Teknologi Terkini

Aplikasi Absensi, Timesheet, dan Reimbursement | Hadirr

Memasuki penghujung tahun 2020, angka sebaran wabah COVID-19 di Indonesia semakin tak terkendali. Jumlah kasus harian justru menunjukkan tren kenaikan tinggi dan terus mencatatkan “rekor baru” hingga tembus 6.000 kasus positif per hari.

Salah satu yang mengkhawatirkan adalah semakin banyaknya klaster perkantoran. Tidak hanya di Jakarta, kasus penyebaran virus di tempat kerja meluas di berbagai daerah di Indonesia, seperti Jawa Tengah dan Jawa Timur.

Baca Juga: 7 Keunikan Aplikasi Absensi Online Berbasis Web

Masih ingat ledakan kasus COVID-19 di Semarang Juli lalu, di mana 200 orang di tiga perusahaan terinfeksi coronavirus? Diduga kuat, penyebabnya adalah mesin fingerprint yang digunakan karyawan secara massal untuk mencatatkan kehadiran mereka.

Mengutip kembali keterangan Kepala Dinas Kesehatan Kota Semarang, Abdul Hakim, yang melakukan penelusuran atas kasus tersebut, alat pemindai sidik jari kemungkinan besar menjadi media penularan virus di antara karyawan dan menciptakan klaster tempat kerja.

“Kita lihat dan simpulkan, itu dari fingerprint. Saat absen, tangan atau jari menyentuh alat yang terkontaminasi dari karyawan yang positif. Yang menyentuh kemudian tidak cuci tangan atau pakai hand sanitizer,” kata Abdul Hakim dikutip CNN Indonesia.

Kasus infeksi massal yang dicurigai akibat fingerprint juga terjadi di sebuah gereja di Korea Selatan pada Februari lalu, di mana Korea saat itu memiliki kasus COVID-19 tertinggi di luar China. Gereja tersebut mewajibkan jemaat yang terdaftar menempelkan sidik jari pada perangkat fingerprint untuk memperoleh akses masuk.

Jadi, bagaimana pemindai sidik jari dapat menyebarkan virus?

Sebuah riset yang dilakukan para peneliti di Jerman dan dipublikasikan dalam The Journal of Hospital Infection menyimpulkan coronavirus masih dapat bertahan di permukaan material logam, kaca, atau plastik hingga 9 hari. 

Ini artinya, jika ada satu orang yang positif COVID-19 meletakkan jarinya di permukaan kaca sensor fingerprint dan meninggalkan virus di sana, maka puluhan atau ratusan orang yang menyentuh sensor tersebut bisa memindahkan virus ke tubuhnya apabila tidak mencuci tangan mereka.

Dengan banyaknya kasus transmisi coronavirus oleh alat absensi, sejumlah otoritas lokal di Amerika Serikat, Mesir, dan India sempat melarang penggunaan mesin fingerprint untuk mencegah penularan COVID-19.

Di Indonesia sendiri belum ada ketentuan pemerintah mengenai penggunaan pemindai biometrik jari tersebut. Namun, banyak perusahaan mulai beralih ke teknologi nirsentuh atau absensi online.

Aplikasi absensi online membantu mencegah penyebaran virus karena tidak membutuhkan kontak ke perangkat publik. Setiap karyawan dapat mencatatkan kehadiran melalui telepon pintar mereka yang lebih personal, cukup dari genggaman.

Apa saja kelebihan absensi online dibanding absensi fingerprint?

1. Hemat biaya

Jika absensi model fingerprint yang membutuhkan piranti stasioner yang dipasang di beberapa tempat, absensi online tidak membutuhkan perangkat semacam itu. Setiap karyawan cukup mengunduh aplikasi di smartphone mereka dan menggunakannya untuk melaporkan kehadiran. Jadi, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya pengadaan dan pemeliharaan alat absensi yang mahal.

2. Lebih mudah memantau kehadiran

Aplikasi absensi karyawan berbasis teknologi global positioning system (GPS) dan memungkinkan Anda memantau kehadiran setiap karyawan di banyak lokasi, bahkan pada waktu yang sama. Artinya, absensi online memberi Anda visibilitas terhadap titik-titik yang disetujui sebagai lokasi absen karyawan, di mana pun lokasinya di seluruh dunia. Satu aplikasi bisa menjangkau semua karyawan, sementara fingerprint tak bisa mendukung sistem absensi tersebar semacam ini.

3. Minim kecurangan

Aplikasi e-absensi lebih aman dan minim kecurangan. Karyawan melaporkan kehadiran dengan foto selfie di aplikasi smartphone, kemudian sistem GPS melakukan verifikasi terhadap lokasi karyawan dan teknologi face recognition mencocokkan hasil foto dengan data biometrik pengguna. Selanjutnya, sistem secara otomatis akan menyimpan data kehadiran di server cloud yang aman. Data absensi ini tak bisa diubah oleh karyawan.

4. Mendukung karyawan remote dan WFH

Karena fleksibel dan dapat diakses di mana saja dengan gawai, absensi online sangat mendukung karyawan remote dan sistem work from home (WFH). Karyawan dapat mencatatkan clock in dan clock out dari rumah mereka masing-masing, tanpa harus pergi bolak-balik ke kantor. Karena itu, aplikasi ini adalah model absensi 2020, di mana penggunaannya semakin dibutuhkan sejak pandemi melanda Indonesia di tahun ini. 

5. Menyajikan data real-time

Fingerprint membutuhkan proses unduh data, serta ada kemungkinan perangkat error dan data tidak terbaca. Sedangkan dengan absensi online, data kehadiran karyawan disajikan secara real-time. Tak perlu unduh dan tak perlu rekap, Anda dapat melihat data paling mutakhir kapan saja. Bahkan, Anda bisa tahu karyawan yang tidak masuk kerja tepat pada saat jam masuk kerja.

6. Meminimalkan penyebaran virus

Mobile attendance bebas dari kontaminasi virus karena digunakan secara personal melalui smartphone, berbeda dengan fingerprint yang dipasang di pintu masuk dan disentuh oleh banyak karyawan. Jika Anda mempekerjakan karyawan di kantor saat pandemi, absensi online akan memberi rasa aman bagi mereka dengan mengurangi sentuhan.

Pandemi corona memaksa setiap perusahaan dan aktivitas bisnis untuk cepat beradaptasi dengan situasi, dengan memanfaatkan teknologi digital. Selain absensi online, pengelolaan administrasi karyawan juga perlu dilakukan secara online menggunakan HRIS software

Baca Juga: Solusi Digital HR Bantu Perusahaan BUMN

Gadjian merupakan HRIS berbasis web yang andal, yang menggabungkan fungsi payroll dan HR dalam satu platform online. Tidak hanya menyelesaikan penggajian secara online dan otomatis setiap bulan, Gadjian juga memungkinkan sistem pengajuan dan persetujuan cuti online yang praktis dan cepat.

Coba Gadjian Sekarang

Hadirr dan Gadjian adalah dua aplikasi dari Fast-8 yang saling terintegrasi. Hadirr bukan saja absensi selfie berbasis GPS dan biometrik, tetapi juga aplikasi yang dapat mencatat jam lembur karyawan.

Saat penggajian, data absensi karyawan dan jam lembur di aplikasi Hadirr dapat diimpor ke Gadjian untuk perhitungan tunjangan kehadiran dan upah lembur karyawan secara otomatis. Anda tak perlu repot merekap dan menghitung manual.

Coba Hadirr Software Aplikasi Absensi Karyawan Online (E-Absen) Terbaik Indonesia

Share