Banyak perusahaan yang sering menghadapi karyawan yang tidak produktif, pekerja yang tidak disiplin, atau sering bolos kerja. Tentu hal tersebut cukup merugikan perusahaan karena pekerja yang sering bolos kerja dapat mengakibatkan produktivitas perusahaan menurun yang berakibat pada kerugian perusahaan.
Menurut UU Ketenagakerjaan No.13 Tahun 2003 pasal 168 ayat 1, karyawan yang tidak masuk kerja dapat dianggap mengundurkan diri jika perusahaan sudah melakukan pemanggilan. Berikut ini tips langkah-langkah melakukan pemanggilan dari praktisi Hubungan Industrial (Industrial Relations) agar perusahaan dapat menangani permasalahan karyawan yang sering bolos atau mangkir tanpa keterangan.
Baca Juga: Sudah Tahu Prinsip ‘No Work No Pay’? Ini Penjelasan Lengkapnya
1. Membuat surat panggilan
Surat panggilan dibutuhkan agar bukti kuat dan karyawan yang “nakal” tidak dapat berkilah. Lakukan panggilan secara tertulis (melalui surat resmi) yang dikirimkan ke alamat pekerja tersebut.
Dalam surat panggilan sampaikan bahwa apabila pekerja tidak segera masuk maka perusahaan dapat melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) karena pekerja/karyawan dianggap mengundurkan diri sebagaimana diatur dalam UU Ketenagakerjaan No.13 Tahun 2003, pasal 168 ayat (1).
2. Mengirim atau mengantarkan surat panggilan
Usahakan mengantar surat panggilan secara langsung oleh dan usahakan untuk bertemu secara langsung dengan karyawan atau perwakilan karyawan (contoh: anggota keluarganya) agar dapat menyampaikan maksud dan tujuan kedatangan. Jangan lupa sampaikan pula mengenai ketentuan yang terdapat di pasal 168 di atas. Jangan lupa juga untuk membuat tanda terima surat.
Panggilan yang dilakukan sebaiknya tidak hanya disampaikan melalui surat secara fisik. Kirimkan juga hasil scan surat panggilan kepada pekerja melalui aplikasi chatting seperti Whatsapp serta email, disertai pesan bahwa perusahaan meminta agar pekerja dapat kembali hadir bekerja secepat mungkin.
Upaya-upaya di atas sangat bermanfaat jika seandainya dibutuhkan pembuktian bahwa perusahaan sudah berupaya semaksimal mungkin untuk mempertahankan pekerja.
3. Mengulangi panggilan kepada karyawan yang mangkir
Apabila pekerja tidak masuk kerja secara berturut-turut tanpa keterangan, panggilan dapat dilakukan secara tertulis (surat resmi) dan verbal.
Ketentuan hukum yang berlaku saat ini tidak mengatur mengenai tenggang waktu antara panggilan pertama dan kedua. Namun akan lebih baik apabila panggilan dilakukan di hari pertama dan ketiga, jika perlu hari keempat pun dipanggil karena apabila sampai hari kelima pekerja tidak kunjung menanggapi pemanggilan, maka pekerja dianggap mengundurkan diri. Dengan melakukan pemanggilan tertulis dan verbal selama lima hari berturut-turut, perusahaan dapat membuktikan bahwa selama kurun waktu tersebut perusahaan telah berupaya semaksimal mungkin untuk mempertahankan pekerja yang mangkir tersebut.
Tiga langkah di atas sangat berguna untuk melindungi kepentingan perusahaan jika nantinya pekerja mempermasalahkan PHK karena ia dianggap mengundurkan diri. Dengan adanya surat panggilan, tanda terima, dan berita acara akan membuktikan bahwa pihak perusahaan telah semaksimal mungkin mempertahankan pekerja, namun memang pekerja tersebut yang tidak ingin bekerja lagi di perusahaan.
Baca Juga: Konsultasi HR: Apa yang Dilakukan Jika Karyawan Sering Izin Sakit?
Ketidakhadiran karyawan juga dapat dibuktikan melalui rekam data absensi karyawan. Karenanya, data presensi dan absensi harus dikelola dengan baik untuk mengetahui tren ketidakhadiran pekerja. Untuk memudahkan pengelolaan data presensi dan absensi karyawan, perusahaan bisa menggunakan aplikasi absensi online Hadirr.
Hadirr mampu mengakomodasi kebutuhan perusahaan terkait pengelolaan data absensi sehingga data absensi terekam dengan akurat dan rapi. Pencatatan kehadiran kerja karyawan dilakukan dengan pengambilan foto selfie dan dilengkapi juga dengan pencatatan lokasi oleh teknologi Global Positioning System (GPS), sehingga HR dapat memantau pekerja yang tersebar di berbagai cabang.
Perusahaan pun tidak perlu melakukan rekap absensi secara bulanan karena Hadirr menyajikan data kehadiran secara real-time. Data terkini absensi dapat diakses kapan saja dan di mana saja sehingga perusahaan dapat mengambil langkah lebih cepat untuk mengatasi karyawan yang kerap bolos kerja. Yuk, coba Hadirr sekarang juga, GRATIS!
Writer: Diyan Faranayli
