Pengunduran diri karyawan adalah hal yang jamak terjadi di perusahaan manapun. Ketika hal tersebut terjadi, tugas utama bagian SDM (HRD) adalah memastikan transisi pekerjaan serta transfer pengetahuan karyawan yang resign berlangsung selancar mungkin sehingga operasional perusahaan sebisa mungkin tidak terganggu. Namun, ternyata ada beberapa hal yang sering terlupakan atau terlewatkan oleh HRD ketika seorang karyawan resign atau mengundurkan diri. Apa saja hal-hal tersebut?
Baca Juga: Inilah Aturan THR Karyawan yang Mengundurkan Diri (Resign)
1. Penyesuaian Gaji Sesuai Hak dan Kewajiban Karyawan
Gaji yang diterima karyawan resign perlu disesuaikan sesuai kebijakan perusahaan terkait perhitungan prorata gaji. Tidak jarang terdapat perselisihan terkait perhitungan prorata ini akibat perbedaan persepsi antara karyawan dan HRD atau akibat kebijakan perusahaan yang tidak terkomunikasikan dengan baik.
Jika karyawan masih memiliki sisa jatah cuti, hal ini juga perlu diperhitungkan dalam perhitungan gaji karyawan tersebut. Selain itu, jika perusahaan memberikan fasilitas aset, pinjaman karyawan atau kas bon yang belum lunas, tentunya sisa pinjaman ini juga harus diperhitungkan dalam perhitungan gaji terakhir karyawan dengan seksama.
2. Bukti Potong PPh 21 Karyawan (Formulir 1721 A1)
Perusahaan baru tempat bekerja si karyawan biasanya membutuhkan Formulir A1 untuk menyesuaikan nilai pajak (lebih bayar) di tahun berjalan. Selain itu, lampiran ini adalah hak karyawan sebagai bukti bahwa pajak penghasilan nya sudah terbayar.
3. Arsip Data Karyawan
Arsip karyawan resign tidak selalu dibutuhkan, namun terkadang informasi ini bisa bermanfaat bagi HRD untuk menganalisa efektivitas rekrutmen, tingkat turnover karyawan atau jaga-jaga seandainya di masa yang akan datang perusahaan membutuhkan keahlian atau pengetahuan dari karyawan yang resign.
Jika Anda menggunakan Gadjian, ketiga hal penting di atas dapat dikelola dengan sangat mudah. Ketika ada karyawan yang mengundurkan diri dan Anda memberhentikan karirnya di sistem Gadjian, maka status personalia atau data karyawan tersebut menjadi non-aktif dan gajinya akan otomatis proporsional jika ia diberhentikan di tengah periode. Formulir A1 karyawan tersebut juga akan otomatis muncul, dan data karyawan bisa di-download untuk diarsip ke tempat lain.
Baca Juga: Hak Karyawan Mengundurkan Diri (Resign) yang Perlu HR Ketahui
Ternyata penggunaan sistem Gadjian sangat memudahkan kerja HRD, bukan? Masih banyak lagi manfaat yang dapat Anda dapatkan dengan menggunakan software HR & payroll berbasis cloud Gadjian. Jangan ragu untuk mencobanya, apalagi paket coba gratis (free trial) tersedia untuk 14 hari.
