Kebanyakan orang biasanya tidak menyadari ketika mereka menjadi tidak produktif, terutama menyangkut pekerjaan di kantor. Pada malam hari, kita membuat rencana-rencana tentang apa yang akan kita kerjakan keesokan harinya. Akan tetapi, ketika hari berganti, kita banyak melakukan kesalahan yang menjadikan waktu berlalu begitu cepat tanpa hasil yang berarti. Pekerjaan pun tak berhenti datang ke meja kita, sehingga membuat jam pulang kerja semakin lama semakin mundur.
Sahabat Gadjian merasakan hal ini, atau kerap mengamati karyawan yang mengalaminya? Coba perhatikan lagi apakah Anda atau mereka melakukan kebiasaan-kebiasaan berikut:
1. Karyawan yang Tidak Produktif Sulit Bangun Pagi
Sebagian karyawan dapat muncul di kantor dengan penampilan yang ‘berantakan’ karena mereka tidak memiliki waktu yang cukup untuk bersiap-siap di pagi hari. Umumnya, hal ini bisa menurunkan semangat kerja karena mereka sudah ‘terganggu’ dengan kemacetan, tidak sempat sarapan, atau terburu-buru ke kantor. Dengan demikian, ritme kerja karyawan melambat dan kurang produktif.
2. Karyawan yang Tidak Produktif Menempatkan Email pada Prioritas Pertama Kegiatan Harian
Membuka, membaca, dan membalas email – tanpa disadari – dapat menghabiskan banyak waktu. Karyawan yang melakukannya pada pagi hari, sangat mungkin tidak produktif pada sisa hari kerjanya. Idealnya, hal pertama yang dikerjakan setibanya di kantor, adalah hal-hal yang urgent dan membutuhkan energi cukup besar. Misalnya, mengerjakan tugas-tugas yang sulit.
3. Karyawan yang Tidak Produktif Menghadiri Pertemuan yang Tidak Diperlukan
Beberapa karyawan senang berinteraksi sehingga sering muncul di aktivitas berbasis ‘sosial’. Karena bosan berada di kubikelnya, ia ‘berjalan-jalan’ dan mengikuti meeting yang tidak berhubungan dengan pekerjaannya. Ia memang tampak bekerja, tapi kemudian harus dilihat lagi apakah hal ini berdampak positif pada produktivitasnya.
Baca Juga: 10 Keluhan Karyawan Pada HR Perusahaan
4. Karyawan yang Tidak Produktif Sering Terjebak pada Tugas-tugas yang ‘Remeh’
Dalam bekerja, tugas-tugas yang membutuhkan pemikiran panjang dan waktu yang lama untuk menyelesaikannya tidak dapat dihindari. Sayangnya, ada saja karyawan yang cenderung mengesampingkan tugas-tugas tersebut hingga menjelang deadline. Tentu saja kemudian hasilnya menjadi tidak maksimal.
5. Karyawan yang Tidak Produktif Membuang Waktu pada Percakapan yang Kurang Penting
Selain bergosip – yang jelas tidak produktif – karyawan mungkin punya kecenderungan untuk memperpanjang waktu-waktu meeting dengan bahasan yang tidak perlu. Apalagi, ada saja meeting yang dimulai terlambat, sehingga selesainya pun terlambat dan menghabiskan satu hari kerja sendiri.
6. Karyawan yang Tidak Produktif Punya Kebiasaan yang Kontra-Produktif untuk Mengurangi Kelelahan
Lelah dalam bekerja merupakan hal yang wajar, namun bagaimana cara terbaik untuk menghilangkannya? Memang tidak semua kantor menyediakan space untuk beristirahat sejenak, sehingga karyawan pun lebih memilih membuka media sosial atau menggunakan smartphone. Kebiasaan ini justru membuat mereka semakin lelah lho, baik secara fisik maupun emosional karena kita tidak dapat menahan apa yang karyawan lakukan dengan gawai mereka.
Baca Juga: 7 Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Karyawan
7. Karyawan yang Tidak Produktif Mendengarkan Genre Musik yang ‘Salah’
Tidak semua karyawan senang mendengarkan musik saat bekerja, sayangnya sebagian karyawan lain mungkin mendengarkan musik yang justru membuat mereka susah berkonsentrasi. Sesekali memperdengarkan musik yang fun dan upbeat sebenarnya tidak salah, misalnya pada jam istirahat, tetapi ada baiknya memperkenalkan musik klasik yang terbukti dapat meningkatkan fokus dalam bekerja.
8. Karyawan yang Tidak Produktif Tidak Dapat Lepas dari Smartphone
Sebagaimana disebutkan pada poin enam, ada karyawan yang terus-menerus memegang gawai untuk membalas pesan-pesan yang masuk. Hal ini mengacaukan konsentrasi saat mereka seharusnya mengerjakan tugas-tugas yang rumit.
9. Karyawan yang Tidak Produktif Kurang Mengoptimalkan Waktu Istirahat pada Malam Hari dan Akhir Pekan
Demi menyeimbangkan kehidupan di luar pekerjaan, karyawan menyetujui semua ajakan dari mulai teman, keluarga, pasangan, komunitas hobi, dan sebagainya. Sekembalinya ke kantor pada pagi hari atau Senin, karyawan tampak kelelahan. Memang aktivitas di luar jam kerja bukan urusan atasan, tetapi mereka dapat diberikan saran atau bahkan teguran jika memang produktivitasnya terganggu.
Baca Juga: Repotnya HRD Jika Tak Dibantu Software (Infografis)
Tidak hanya karyawan biasa yang bisa mengalami penurunan produktivitas hingga mempengaruhi jebloknya profit perusahaan. Divisi HR pun juga bisa saja terjebak pada hal ini. Demi membuat laporan-laporan HR yang rinci dan benar, HR menghabiskan waktu dengan mengecek data satu per satu. Apalagi jika pekerjaan ini belum didukung teknologi yang canggih, semua harus dilakukan secara manual. Akibatnya, waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk merancang program peningkatan Sumber Daya Manusia menjadi tidak maksimal lagi.
Untuk itu, HR sebaiknya menggunakan payroll software yang sudah teruji sesuai dengan kebutuhan UMKM dan startup di Indonesia. Sebagai contoh, aplikasi HRD Gadjian dapat mempersingkat pengajuan cuti sehingga karyawan dan HR tidak perlu beralasan dalam menghabiskan waktu untuk mengurusinya. Selain itu, perhitungan gaji, upah lembur, tunjangan-tunjangan juga dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem HRIS Gadjian. Pemilihan software HR yang tepat untuk perusahaan Anda dapat berdampak positif pada produktivitas divisi HR dan karyawan secara keseluruhan, sehingga jangan sampai Anda sebagai HR tidak memanfaatkan teknologi ini hanya karena pertimbangan anggaran. Gadjian menyediakan pilihan paket dengan harga yang ekonomis untuk UMKM maupun startup.
