Checklist yang Harus Dipersiapkan HR Saat Orientasi Karyawan Baru

 

Ketika merekrut karyawan baru yang telah berpengalaman, sering kali manajemen berpikir bahwa karyawan tersebut sudah langsung bisa bekerja dengan baik. Orientasi karyawan tidaklah penting, bahkan tidak perlu ada, karena mengganggu waktu produktif si karyawan baru untuk mulai bekerja. Ini bukan anggapan yang sepenuhnya salah. Karyawan tersebut bisa jadi memang profesional yang ahli di bidangnya.

Hemat Biaya Perusahaan dengan HRIS dan Payroll Software Indonesia | Gadjian

Akan tetapi, manajemen sering kali lupa, bahwa karyawan baru, baik fresh graduate maupun berpengalaman, tetap membutuhkan masa transisi untuk menunjukkan kinerja terbaiknya. Pindah dari satu perusahaan ke perusahaan lain bukan saja perpindahan lokasi kerja; tetapi juga tim kerja, standar kinerja baru, budaya organisasi yang berbeda, bahkan mungkin juga cara merayakan keberhasilan kerja tim yang berbeda. Di sinilah program orientasi karyawan berperan untuk mempersiapkan karyawan baru menjadi produktif bagi perusahaan. Selain itu, orientasi karyawan baru membawa sejumlah manfaat lain, seperti menekan angka turnover, sekaligus menumbuhkan komitmen karyawan. Melalui orientasi, karyawan mendapatkan kemudahan menjalani masa transisi untuk menyesuaikan diri, menyelami budaya organisasi, termasuk mengelola ekspektasi.

Menyusun program orientasi karyawan baru tidaklah sulit. Ikuti daftar berikut, dan pastikan satu per satu poin masuk dalam checklist orientasi karyawan baru di kantor Anda!

  • Sambutan yang Menyenangkan

Sambutan untuk karyawan baru bisa bermacam-macam bentuknya. Beberapa organisasi memperkenalkan karyawan baru lewat forum santai, apel pagi, atau meeting mingguan. Beberapa yang lain memberikan kartu ucapan “selamat bergabung” kepada karyawan bersangkutan. Sambutan ini penting sebagai starting point seorang karyawan baru “sah” menjadi bagian dari perusahaan.

  • Office Tour

Yang tak kalah penting, karyawan baru harus segera mengetahui lingkungan fisik kantor. Di mana ruang kerjanya, ruang kerja atasannya, ruang departemen lain, ruang arsip, mesin fotokopi, musala, toilet, pantry, bahkan area parkir. Jika memungkinkan, office tour sebaiknya dilakukan agar karyawan dapat sekaligus merasakan suasana kantor dan bertemu karyawan lain. Namun, jika tidak mungkin, paling tidak perusahaan memberikan denah kantor pada karyawan bersangkutan.

  • Employee Kit & Contact Person

Orientasi karyawan baru merupakan saat yang tepat untuk memberikan employee kit perusahaan. Kit biasanya berupa kartu pegawai, seragam, peralatan kerja, dan kunci untuk mengakses loker/ruang tertentu. Karyawan baru juga perlu mendapatkan keterangan yang jelas mengenai jalur komunikasi yang akan ia gunakan sebagai karyawan perusahaan, antara lain alamat email-nya sebagai karyawan kantor, nomor extention untuk bisa tersambung ke teleponnya, juga alamat pos untuk pengiriman yang ditujukan kepadanya selama bekerja (ruang apa, gedung apa, lantai berapa, jalan apa, dan seterusnya).

Baca Juga: Pentingnya Orientasi dan Pelatihan bagi Karyawan Baru

  • Peraturan Perusahaan

Tidak semua peraturan kepegawaian tercantum dalam perjanjian kerja yang ditandatangani karyawan. Sebagian besar justru lebih banyak dan terperinci dalam Peraturan Perusahaan (PP). Selain memberikan employee kit di atas, buku Peraturan Perusahaan (PP) jangan sampai terlupa. Tentunya disertai dengan penjelasan singkat, dan saran bagi karyawan untuk mempelajarinya.

  • Job Description dan Struktur Organisasi

Struktur organisasi juga penting diketahui oleh karyawan yang baru bergabung. Hal itu akan memberinya gambaran tentang jalur koordinasi, jenjang jabatan, dan posisinya saat ini dalam struktur besar perusahaan. Selain itu, karyawan tersebut berhak mengetahui lebih dalam tentang pekerjaan dan target kerja yang diharapkan perusahaan darinya. Alangkah baiknya jika momen ini melibatkan atasan langsung dari karyawan tersebut.

  • Daftar Istilah-Istilah Khusus

Masing-masing perusahaan punya istilah khusus terkait dengan bidang bisnisnya. Begitu juga masing-masing departemen di dalamnya, mungkin akan sering menggunakan istilah-istilah “khas” yang spesifik. Pasti akan sangat membantu jika perusahaan memiliki glosarium tersendiri, dan karyawan baru bisa mendapatkannya agar proses transisi bisa berlangsung lebih cepat.

  • Jadwal Kegiatan Perusahaan

Jika perusahaan Anda memiliki rencana-rencana kegiatan, baik yang rutin, maupun tidak, baik formal, maupun non-formal, jangan lupa untuk memberitahukannya kepada karyawan baru. Misalnya, kegiatan rutin klub olah raga kantor, rencana kegiatan CSR, meeting bulanan, dan lain-lain. Kalau perlu, dorong karyawan untuk mengikuti salah satu kegiatan non-formal perusahaan yang ia minati, karena bisa berdampak baik bagi proses adaptasi sosialnya.

  • Prosedur Keamanan dan Kondisi Gawat Darurat

Pada situasi emergency, apa saja langkah-langkah yang harus dilakukan oleh para penghuni kantor, seperti apa bunyi alarm tanda bahaya, di mana letak tangga darurat, pintu darurat, instalasi tabung hydrant, dan sebagainya. Ini pun penting disosialisasikan kepada semua karyawan baru, untuk memastikan keselamatan karyawan.

  • Benefit Karyawan

Poin terakhir ini termasuk poin paling penting dalam keseluruhan orientasi karyawan baru. Karyawan yang baru bergabung perlu diberikan penjelasan yang baik tentang hak-hak mereka selama menjadi karyawan di perusahaan Anda. Paparkan dengan jelas, apa saja benefit yang bisa karyawan nikmati yang difasilitasi perusahaan, misalnya asuransi kesehatan pribadi dan keluarga, tunjangan pajak, pinjaman karyawan, keanggotaan gratis di pusat kebugaran, atau yang lainnya. Dengan cara ini, pesan bahwa perusahaan menghargai karyawan dan mendorong work-life-balance dapat dirasakan oleh karyawan baru.

Baca Juga: 4 Hak Karyawan Peserta BPJS Ketenagakerjaan

Setelah mencermati checklist di atas, tentunya mudah bagi Anda mempersiapkan orientasi karyawan baru pasca-kegiatan rekrutmen dan seleksi. Kreativitas serta inovasi departemen HR sangat diandalkan untuk membuat variasi metode dan desain aktivitas yang efektif bagi tujuan orientasi. Sayangnya, dengan checklist sederhana ini pun, masih banyak praktisi HR yang mengeluhkan sulitnya membuat program orientasi karyawan baru karena terkendala waktu.

Pekerjaan administrasi yang menguras waktu dan perhatian, menjadi rutinitas yang menghambat HR merancang program-program strategis, termasuk orientasi karyawan baru. Bagaimana tidak? Perhitungan gaji, upah lembur, PPh 21, BPJS, pencatatan slip gaji, pemutakhiran data cuti, dan lain-lain memang tidak mungkin diabaikan begitu saja. Maka, perusahaan yang serius melakukan human resources development berangsur-angsur melengkapi departemen HR-nya dengan HR Software berkualitas, seperti Gadjian. Waktu dan fokus yang tersita untuk administrasi HR dapat dipangkas secara signifikan, dan energi tersebut dapat dialihkan untuk menjalankan program HR yang lebih berdampak bagi produktivitas karyawan.

Payroll Software Indonesia Untuk Mengelola Keuangan & Karyawan Perusahaan, termasuk perhitungan PPh 21, perhitungan BPJS, dan perhitungan lembur | Gadjian

Share