Apa itu HRIS? Mengapa HRIS itu penting? HRIS apa yang bagus untuk perusahaan saya?
Mungkin tiga pertanyaan itulah yang sering muncul saat berbicara human resource (HR), terutama bagi orang-orang yang awam dengan dunia HR. Menurut Hendrickson (2013), HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem HRIS terintegrasi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisa informasi mengenai human resource perusahaan.
Lalu mengapa HRIS itu penting? Pasalnya banyak sekali perusahaan yang rela mengeluarkan biaya besar hingga ratusan juta setahun hanya untuk HRIS.
Ada empat manfaat yang akan dinikmati oleh perusahaan yang mengadopsi HRIS:
- Pengaturan kehadiran menjadi lebih mudah dan cepat
- Meminimalisir kesalahan (human error) dalam penggajian
- Integrasi sistem dilakukan otomatis untuk transaksi-transaksi karyawan
- Produktivitas meningkat karena dapat lebih fokus dengan strategi dibandingkan operasional seperti kehadiran karyawan
Dengan menerapkan HRIS yang tepat dan sesuai dengan perusahaan, kegiatan administrasi HR akan lebih efisien dan efektif. Tapi, apakah HRIS mahal akan lebih baik untuk perusahaan?
Saat ini, aplikasi HRIS on-premise (dibuat sesuai permintaaan perusahaan) memang menjadi HRIS incaran para pengusaha dan HR profesional. Dengan biaya yang cukup fantastis untuk sebuah sistem HRIS, tidak serta merta menjamin HRIS on-premise adalah HRIS yang paling baik. HRIS on-premise nyatanya tidak fleksibel dengan perubahan. Jika ada perubahan peraturan seperti Undang-Undang, perusahaan harus membayar lagi untuk menerapkan peraturan tersebut ke dalam HRIS perusahaan.
Baca Juga: 4 Alasan Kenapa Perusahaan Anda Membutuhkan HRIS
Selain tidak fleksibel dengan perubahan, biaya maintenance yang harus dikeluarkan setiap 6 bulan atau 1 tahun sekali juga cukup besar. Jika ditotal, setidaknya ada tiga jenis biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk menggunakan HRIS on-premise:
- Biaya pemasangan awal sistem HRIS
- Biaya maintenance sistem setiap 6 bulan atau 1 tahun sekali
- Biaya penambahan untuk setiap fitur
Alih-alih hemat pengeluaran membayar staf untuk mengelola administrasi karyawan, perusahaan malah dirugikan dengan membayar cost yang cukup besar. Namun, bukan berarti perusahaan lebih baik merekrut staf untuk mengurusnya, karena human error dapat terjadi dan memberikan kerugian besar seperti kasus kesalahan pengetikan 1 angka oleh karyawan Dinas Kesehatan Probolinggo yang mengakibatkan 58 pegawai tidak gajian selama 4 bulan.
Sebagai pelengkap kebutuhan perusahaan, sistem HRIS yang bermula dari manual hingga on-premise, kini telah hadir sistem HRIS bebasis cloud. Sistem ini adalah sebuah terobosan yang memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan. Dengan sistem pembiayaan yang terjangkau dan tidak memerlukan biaya tambahan lainnya, seperti maintenance, sistem HRIS ini menjadi incaran baru para pebisnis ataupun finance dan HR profesional.
Selain dari hemat biaya, sistem ini memberikan keamanan yang tinggi untuk penyimpanan data perusahaan yang disimpan ke dalam cloud. Sehingga, kebocoran data akan sulit terjadi. Dilihat dari sisi fitur yang ditawarkan, sistem HRIS berbasis cloud menawarkan berbagai macam fitur yang dibutuhkan perusahaan mengelola administrasi karyawan. Canggihnya, perhitungan gaji, PPh 21, dan lembur karyawan dapat dilakukan secara otomatis. Tanpa repot, divisi keuangan perusahaan juga dapat langsung menggunduh file penggajian dan memasukkannya ke dalam jurnal penggajian.
Di Indonesia sendiri, sistem HRIS seperti ini sudah banyak beredar, salah satunya adalah Gadjian. Aplikasi HRIS Gadjian telah bekerjasama dengan banyak klien besar, seperti Telkomsel (baca: Kembangkan Program Instant Office, Startup Gadjian.com Gaet Telkomsel). Tidak hanya menawarkan berbagai fitur terkini yang mempermudah pekerjaan pengusaha, divisi keuangan dan divisi HR perusahaan, Gadjian juga memberikan training HR secara gratis bagi pengguna Paket Sukses Gadjian sebagai nilai tambahan bagi penggunanya. Nilai tambah inilah yang paling membedakan Gadjian dengan penyedia jasa sistem HRIS berbasis cloud lainnya.
Baca Juga: 6 Panduan Penting dalam Memilih Software HRIS yang Tepat
Paket lengkap yang diberikan mulai dari fitur-fitur HR, bimbingan saat ingin memakai aplikasi, pelatihan penggunaan aplikasi, hingga pemberian training seputar HR menjadikan Gadjian sebagai one-stop-place bagi pengusaha yang sangat membutuhkan HRIS untuk perusahaan. Maka tidak heran kalau Gadjian sudah memiliki ribuan pengguna walaupun baru satu tahun berdiri.
Kesalahan terbesar perusahaan adalah mengira aplikasi HRIS mahal adalah yang paling baik, sedangkan HRIS seperti Gadjian dengan harga yang relatif terjangkau dipandang kurang tepat dijadikan pilihan perusahaan. Padahal, HRIS terjangkau memiliki kemampuan yang sama dan tak kalah canggih dengan HRIS mahal, bahkan aplikasi HRIS Gadjian menyediakan banyak nilai tambahan yang menguntungan bagi pengusaha. Jadi, masih berpikir skeptis dengan HRIS berbasis cloud dengan harga terjangkau?
